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La dématérialisation des documents
de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier A, le juin 20131. La dématérialisation, un
enjeu stratégique3 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
1. La dématérialisation, un enjeu stratégique
Pourquoi la dématérialisation ?
Les enjeux de la dématérialisation
Une démarche partenariale
Qu -Qui dématérialise ?
Comment mener la dématérialisation ?
Le processus de passage au PES
La signature électronique des flux
La dématérialisation des pièces justificativesPourquoi la dématérialisation ?
5 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Pourquoi la dématérialisation ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
PJ émises par des tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-DFournisseurs
Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. DGFiP6 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Pourquoi la dématérialisation ?
Modernisation de l
e-administration " zéro papier »Simplification des processus de traitement
Diminution des coûts de gestion.
Recherches simplifiées via le logiciel de comptabilité (liens entre les divers documents) une souplesse du contrôle pour le visa et la signature (électronique).Fluidité des processus (pas de suspension)
Facilitation des échanges par un flux unique entre et le comptableRestitution du comptable
Richesse du Protocole d Standard permet :
- la garantie d et du caractère complet des échanges - la qualité accrue des comptes et des informations financières Optimisation et accélération des processus, réduction des délais de paiement, des délais de recouvrement raccourcis.Les enjeux de la
dématérialisation8 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
76 500 collectivités et établissements publics locaux
Produisant 216 millions de feuilles A4, les EPS et ESMS représentent 35 % des enjeux (202 millions pour les seuls EPS)68 millions de feuilles sont déjà dématérialisées dans les EPS, la majorité par des conventions
tripartites relatives aux pièces justificatives.Les enjeux de la dématérialisation
55 %9 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Avant le PES
Génération du
bordereau et des mandats & titres dans le logicielEnregistrement sur
le poste de travailConnexion au Portail
de la DGFiPDépose du fichier
Édition des
Bordereaux et
mandats ou titresCopie des pièces
justificativesPréparation des
documents pour la signatureSignature des
Bordereaux
Dépose des
documents auComptable
Les enjeux de la dématérialisation
10 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Avec le PES
Dépose des fichiers
dans le logiciel financierGénération des
Bordereaux
Mandats Titres
Dépose des flux
pour signatureélectronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJDématérialisation
des pièces justificatives (PJ)PJ TIERS
PJ EMISES PAR
LNATIVES (paye, arrêtés
MPLes enjeux de la dématérialisation
Une démarche partenariale
12 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Une démarche partenariale
(BCFR0750735A) généralisation du PES V2 à compter du 1er janvier 2015, en remplacement des protocoles historiquesCharte nationale Partenariale
Signée le 07.12.2004
(AMF,ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM,
APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs
Généraux de CHU, Conférence des Directeurs deCentres Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL,
DGOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants des
Chambres Régionales des Comptes pour les
juridictions financièresStructure
Nationale
Partenariale
Accessible sur Bercy colloc :
a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.htmlUne convention cadre nationale depuis le
18 janvier 2010
nationales Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.14 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qu -Les pièces comptables
Les mandats
Les titres de recette
sont signés électroniquement15 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qu -Les pièces justificatives (PJ)
Produites par les tiers :
- FacturesProduites par la collectivité :
- Paye - Délibérations, arrêtés et décisions - Pièces de passation de marchés publics - Intervention sociales - États de frais déplacement - Factures de recette - Documents budgétaires etc.. Le PES permet le transport de ces pièces justificatives préalablement dématérialisées selon les formats prévus dans la convention cadre.Qui dématérialise ?
17 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qui dématérialise ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-DFournisseurs
DGFiP + prestatairePJ émises par des tiers
Comment mener la
dématérialisation ?19 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation ?
Dans l'établissement de santé :
Cadrer et piloter le projet
Conduire l
Adopter de nouveaux outils
20 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Cadrer et piloter le projet
- Prise de décisionDans l'établissement de santé
- Désigner un Chef de projetTous les acteurs concernés
Comment mener la dématérialisation ?
21 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation ?
Conduire et accompagner le changement
Deux processus à mener en parallèle
Etats justificatifs
de paye / Aide socialeDélibérations et
décisions PJ de passation de marchéTitres,
Mandats
Transmission des PJ
dématérialisées bordereaux (Signatureélectronique du flux PES)
de marché PJPES V2
22 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation?
Adopter de nouveaux outils
- Outils de numérisation et de gestion des pièces justificatives - Adaptation des logiciels financier et de facturation - Choisir un mode de transmission des flux - Choisir un outil de signature électroniqueDépose des fichiers
dans le logiciel financierGénération des
Bordereaux
Mandats Titres
Dépose des flux
pour signatureélectronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJDématérialisation
des pièces justificativesPJ TIERS
PJ EMISES PAR
LNATIVES (paye, arrêtés
MPLe processus de passage
au PES24 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Le PES est un Protocole d Standard
- électronique entre l et le comptable permettant la dématérialisation native des pièces comptables (titres de recette, mandats de dépenses) - qui véhicule les Pièces Justificatives associées et, qui permet la signature électronique des bordereaux de titres et de mandats - d vers la certification des comptes Le PES est un format de données de type XML Structurant les données comptables, avec des éléments concernant lesPJ et la signature électronique
Le processus de passage au PES
25 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Le processus de passage au PES
La richesse du PES
26 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Phase 1
Étape 1
LANCEMENT
Étape 2
CADRAGE
Préalable
VALIDATION du
progicielEDITEUR
Phase 3
Étape 4
PASSAGE en PRODUCTION
et à laDEMATERIALISATION
Phase 2
Étape 3
VALIDATION
de l'établissement de santé par Hélios Le préalable : la validation complète du logiciel de associée à une collectivitéreprésentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation
(MDD) de la DGFIP Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux
Une phase de test menée par l'établissement de santé avec le soutien de Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP , la date est arrêtée avec la MDD Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut après quelque temps