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N°4073 Assisterun clientdansle cadredel obligationd utilisationde logicielsde caissesécurisés

Datede fraîcheur:30 Novembre2017

actualisépar :

FabriceHeuvrard

Expert-comptable/ Commissaireauxcomptes

1.Comprendre lamission

1.1.Présentation générale

Àcompter du1erjanvier 2018,touteentreprise oupersonnephysique assujettieàla TVAquienregistre lesrèglementsde sesclientsau moyend'unlogiciel oud'unsystème decaisse,devra respectercertaines

conditionsd'inaltérabilité, desécurisation,de conservationetd'archivage desdonnéesen vueducontrôle de

l'administrationfiscale (pourplusde précisions,V.D.O Actualité51/2016,n° 36,§1 etD.OActualité

36/2017,n° 1,§1 ).Cette nouvellerèglementations inscritdans unedémarchede sécurisationinitiéepar la

créationde lobligationde productiondunfichier desécriturescomptables (FEC).

Dansune foireauxquestions miseenligne enjuillet2017, lAdministrationa précisélechamp dapplication

dudispositif, initialementpluslarge. Onretiendranotamment lespointssuivants : Sontconsidérés comme"logiciel ousystèmede caisse»,les systèmesinformatisésdans

lequelun assujettienregistreles opérationseffectuéesavec sesclientsnon assujettis;Leslogiciels ousystèmesde caissedanslesquels sontenregistréesà lafoisles opérations

effectuéesavec desclientsassujettis àlaTVA (clientsprofessionnels)et desnonassujettis (clientsparticuliers) relèventduchamp d'applicationdudispositif ; Ilconvient denepas tenircomptede laqualificationdu logiciel(decaisse, comptableoude gestion)en question,maisde retenirsafonctionnalité decaisse;

Concernantles logicielsmultifonctions(comptabilité/gestion/caisse), seuleslesfonctions caisseenregistreuse/encaissement,et nonl'ensembledu logiciel,devrontêtre certifiées;

Leslogiciels decomptabilitéou degestiondits "libres» oudéveloppésen internesont

égalementvisés.

Pourplus dedétails,V.D.O Actualité36/2017,n° 6,§1 .

Sachantque laclientèletraditionnelle desexperts-comptablesest principalementcomposéede TPE,cette

nouvellerèglementation offreuneopportunité demissionà saisirparles cabinetsdexpertise-comptable.1.2.Intérêt pourlexpert-comptable

Certainsclients ducabinetseront vraisemblablementrassurésde pouvoirbénéficierdes compétenceset

desressources matériellesdeleur expert-comptableafinde satisfaireàcette nouvelleobligationdans le

courtdélai imparti.

Encas decontrôleselon uneprocédureencadrée, oulorsd unevérification decomptabilité,l administration

fiscalesanctionnera lesentreprisesqui nesatisfontpas àcettenouvelle obligation(pourplus deprécisionssurla procéduredecontrôle parlAdministration,V.D.O Actualité36/2017,n° 1,§46 ets.).

Attention: Lesmanquements nonspontanémentrégularisés donnentlieuà uneamendede 7500parlogiciel ousystèmede

caisseutilisé. Ilconvientde veilleràobtenir unecopiede cetteattestationet ladocumenterdans ledossierde révisionducabinet.

Cetteattestation doitêtreconforme aumodèlefourni parlAdministration(V.BOI-LETTRE-000242, 3août2016).

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Toutefois,l Administrationne peutpas,dans lecadrede cetteprocédure,examiner lacompatibilitéde lentreprisequi suppose

lengagementd uneprocédure devérificationde comptabilité.

2.Définir lecadrejuridique

2.1.Cadre législatifetrèglementaire

CGI,art. 286,I,3 bis

CGI,art. 1770duodecies

BOI-TVA-DECLA-30-10-30,3 août2016

Communiquén° 22,15juin 2017:" Luttecontreles logicielsfrauduleux: simplificationdu dispositifapplicable au1erjanvier 2018»

2.2.Bibliothèque Lexisnexis

2.2.1.Encyclopédie

JCl.Fiscal chiffredaffaires,Fasc. 2038:OBLIGATIONS DESASSUJETTIS.Obligationset formalitésd'ordre administratifetcomptable

2.2.2.Articles

"Mise enligned unefoire auxquestionsrelative àlobligationd utiliserdes logicielsdecaisse sécurisés» :V.D.O Actualité36/2017,n° 6,§1 "Obligation dutiliserdes logicielsdecaisse sécurisésàpartie de2018», Synthèsepar ThomasBillon, consultantendroit fiscal,Infodoc-experts: V.D.OActualité 51/2016,n°36, §1 "Commentaires administratifsdela nouvelleobligationd utiliserun logicieldecomptabilité ou unsystème decaissesécurisé »:V. D.OActualité36/2016, n°1,§ 1

2.3.Cadre déontologiqueetnormatif

Dansla typologieduréférentiel normatifdel'Ordre desexperts-comptables,la missionquifait l'objetdecette

fichefait partiedes" autresprestationsfournies àl'entité», danslacatégorie desmissionssans assurance.

Ellene faitpasl'objet d'unenormeprofessionnelle spécifique.Àce titre,elleest régieparles textes

d'applicationgénérale :

Ord.n° 45-2138,19sept. 1945

D.n° 2012-432,30mars 2012(Codede déontologie) Laréalisation decettemission estégalementsoumise auxnormesprofessionnelles suivantes: Normeprofessionnelle demaîtrisede laqualité;

Normeanti-blanchiment.

Remarque: Cesnormes sontreprisesdans louvrage" Référentielnormatif desprofessionnelsde lexpertisecomptable »,

disponiblesur www.bibliordre.fr

3.Détecter lesclientsconcernés

3.1.Ciblage

3.1.1.Clients actifsduportefeuille ducabinet

Tousles assujettisàla TVA,personnesphysiques oumorales,de droitprivéou dedroitpublic, sont

concernéspar cetteobligation.Ainsi, sontégalementconcernés lesassujettisdont toutoupartie des

opérationsréalisées sontexonéréesde TVAouqui relèventdurégime delafranchise enbasede TVA

(BOI-TVA-DECLA-30-10-30,3 août2016,§ 10).

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Toutefois,selon lafoireaux questionspubliéepar ladministrationfiscale, "dansle projetdemodification du

dispositifqui devraitfairel'objet demesureslégislatives d'ici[fin2017], lesassujettisrelevant delafranchise

enbase ouceuxexonérés deTVAseront égalementexclusdu champdela mesuredecertification »(pour

plusde détails,V.D.O Actualité36/2017,n° 6,§8) .

3.1.2.Prospects

Lescabinets "digitaux» ouégalementappelés les"pure player»du web,nedisposent généralementpas

decollaborateurs quipeuventphysiquement intervenirchezle client.Cettefaiblesse peutsavérerêtre un

avantageconcurrentiel pourlecabinet "traditionnel» quidisposed uneassise localeetde collaborateurs.

Àl occasionde lamiseen placedece nouveaulogicielde caisse,lentreprisepeut éprouverdesdifficultés

quantaux choixdulogiciel etdel intégrationdes différentesinterfacesqui serontutilespour lecabinet

comptable.À cetitre,le cabinetpeutêtre unpartenaireprivilégié pourréussircette intégration.Un

référencementcorrect etunemise enavantde lamissionsur lesiteinternet ducabinetdevrait permettrede

transformerdes prospectsenclients. Encomplément,une documentationpapier,comportant toutesles obligationsfactuelles surcettenouvelle règlementationpeutêtre distribuéelocalement.

Lamise enavantde lamissionsur lesiteinternet doittenircompte deséventuellesévolutions législativeset

réglementaires.En effet,ilest impératifqueles prospectstrouventune informationfiable,pertinente età

jour.

Attention: Dansle cadredeces démarches,lexpert-comptabledoit veilleràrespecter scrupuleusementlesrègles dedéontologie

édictéespar lOrdres agissantdu démarchage.

3.2.Facteurs déclenchants

Conformémentà larticle155 duCodede déontologiedesexperts-comptables, leprofessionnela undevoir

dinformationet deconseilvis-à-vis desesclients. Àcetitre, leprofessionneldoit demeurervigilanten cas

demanquement(s) constaté(s)deson clientvis-à-visde larèglementationen vigueur.Danscette hypothèse,il estfortementrecommandé dedocumenterce devoirdeconseil parlamatérialisation dun envoid emailet/ou duncourrier circonstancié. Parailleurs, encasde manquementdel unde sesclients,le cabinetdoitêtre réactifafinde proposer rapidementla réalisationdecette missiondansde bonnesconditions.

Modèlede mailing-client:http://bit.ly/2zEMjgw

3.3.Missions liées

3.3.1.Audit dusystèmeinformatique comptable

Dansl hypothèseoù leclientdispose dunsystème informatiqueconçuen interne,ilconvient desassurerde

laconformité desinformationsissues dulogicielavec lesdifférentstextes envigueur.En outre,ilfaudra

veillerà léventuelleobtention dunereconnaissance deconformitépar ladministrationfiscale.

Retourdâ expérience: Àl instardu FEC,leConseil supérieurdel Ordredes experts-comptables(CSOEC)et lAcadémie

dessciences comptablesetfinancières ontproposéà laDGFiPde regrouperlesquestions relativesauréférentiel dattestationet de

certificationau seindungroupe detravailad-hoc. Cegroupede travailtransmettrales différentesinterrogationsà ladministration

fiscale.

3.3.2.Contrôle delaconformité duFEC

Lamise enplacedu logicieldecaisse estunebonne portedentréepour faireunpoint surlétatdu respect

dela règlementationvis-à-visdu FECparl entreprise(si elledisposed unoutil interne).Pourplus dedétail

surla réalisationdecette mission,V.Fiche missionn°3861 :Vérifierla conformitédufichier desécritures

comptables.

3.3.3.Mise enplacede gestiondepilotage delactivité

Leslogiciels decaissepeuvent comporterdenombreuses possibilitésdexport,qui peuventêtreexploitées à

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4.Vendre lamission

Dansun premiertemps,un simplequestionnairedoit permettreauclient/prospect demesurersa capacitéà

répondrefavorablement àlamise enplacede cettenouvellerèglementation : Connaissez-vousles obligationslégalesen matièredelogiciel/système decaisse? Connaissez-vousles sanctionsencas denon-respectdes règlesrelativesaux logicielsde caisse? Êtes-voussûr queléditeurde votresolutionde caisseesten mesuredevous fournir lattestationde conformitéau1er janvier2018? Lesinformations issuesdevotre logicieldecaisse peuvent-ellesêtrecorrectement exploitées parvotre expert-comptableouvotre/vos servicesinternes? Disposez-vousdes ressourcesinterneset compétentesafind installeret dexploitervotre nouveaulogiciel decaisse? Àl issuede cequestionnaire,le cabinetpeutmesurer ledegréde maturitéduclient visàvis dela problématiquede lamiseen placedunnouveau logicieldecaisse etadapterla propositiondemission en conséquence.

5.Formaliser lamission

5.1.Acceptation delamission

Outreles normesdapplicationgénérale, àsavoirla normeprofessionnellede maîtrisedela qualitéparles

professionnelsde lexpertise-comptable(NMPQ), etlesrègles professionnellesrelativesà lapréventiondu

blanchimentde capitauxetdu financementduterrorisme, leprofessionneldiligent devrarespecterles règles

spécifiques,inhérentes auxautresprestations sansassurance. Modèlede fichedacceptation: http://bit.ly/2AhZ97G

5.2.Lettre demission

Lamission dassistancedans lecadrede lobligationd utilisationd unlogiciel decaissesécurisé peutdonner

lieuà létablissementd unelettre demission,V.Modèle delettrede mission.Létablissementd unelettre de

missionest prescritparle Codededéontologie.

Remarque: Dansles développementsci-après,nous partonsdupostulat quelatotalité delamission aétéconfiée aucabinet.

Dansle cascontraire,il faudraadapterla lettredemission enconséquence,et notammentlapartie relativeàla répartitiondes

tâchesentre leclientet lecabinet. Modèlede lettredeMission :http://bit.ly/2AMcS7W

5.3.Documentation destravauxet rapports

Leprocessus dedéroulementde lamissionque nousproposonspermet deformalisertoutes lesétapesde lamission, depuislacollecte desinformationsjusqu àla restitutionauclient d'uncompte-rendude finde mission.

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1.Schéma généraldemise enuvre

Collectedes informationset

calendrier

TraitementRestitution

Collectedes informationsrelat-

ivesà lenvironnementsectoriel del entreprise

Collectedes informationsrelat-

ivesà lasolutionde caisse(si existante)

Définitiond uncalendrier avecle

client

Présélectiondes logicielsparle

cabinet

Vérificationdes extractionsdulogi-

cielsélectionné ettestd import dansle logicielcomptable

Assistanceà lamiseen placedela

nouvellesolution enlienavec léditeur

Assistancelors delinitialisationdu

logiciel

Assistancelors delinventaire

physiquepour saisirlesmalis/bonis constatés

Assistancesur lerespectde la

procédurede validationdela caisse(magasin multi-site)

Remised uncompte-rendu avec

lesdiligences effectuéesetles nouvellespossibilités offertespar lenouveau logicieldecaisse etdes missionsproposées parlecabinet Ilfaut raisonnablementcompterun délaidunmois entrelasélection deslogiciels,la miseen productionet sonutilisationpar leclient.Un calendrierraisonnablepeut êtrelesuivant : Réalisationd unepremière réunionafinde récupérerlesinformations de lenvironnementsectoriel delentreprise,de lasolutionde caisseélectroniqueet des besoinsdu cliententermes dinformationsfinancières etcomptables. Deuxièmeréunion :Présentationdes solutionsretenuespar lecabinet. Réalisationdes testsdextractionpar lecabinetafin devérifierla conformité. Troisièmeréunion :assistance(si leclientle souhaite)àla miseenplace delanouvelle solutionen lienavecl éditeuret assistance(sile clientlesouhaite également)lorsde linitialisationdu logiciel.

Quatrièmeréunion :remised uncompte-rendu.

Assistancelors delinventairephysique poursaisirles malis/bonisconstatés. Assistancesur lerespectde laprocédurede validationdela caisse(magasinmulti-site).

2.Collecte desinformationset calendrier

2.1.Collecte desinformationsde lenvironnementsectoriel delentreprise

Renseignementsrelatifs auclient:

Typede structure(formesociale)

Périmètregéographique delactivitéde lentreprise(important sileclient disposedeplusieurs

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Page6 Copyright©2017LexisNexis.Tousdroits réservés. magasins) Listedes intervenantsdansl entrepriseafin decoordonnerla mission Documentation(éventuelle) desprocédurescomptables auseinde lentreprise

2.2.Collecte desinformationsrelatives àlasolution decaisseélectronique (siexistante)

Renseignementsrelatifs àlacomptabilité etàl écosystèmelogiciel actuelduclient :

Nomet versiondulogiciel/système decaisse.

Existenced uneattestation deconformité.Si oui,récupérerune copiedel attestation. Existenced uncontrat demaintenance.Si oui,obtenirune copie. Évaluationdu degrédadéquationdes besoinsduclient aveclespossibilités offertesparla solutionde caisseexistante. Récupérationdes informationsquifont lobjetd unexport.Modèle decourrierde demandede renseignements: http://bit.ly/2AmLCcV

3.Précisions techniques

LAdministrationvise lesdonnéesqui concourentdirectementou indirectementàla réalisationd'une transactionparticipant àlaformation desrésultatscomptables etfiscaux.

Exemple: Ilpeut sagirde :

lémissiond'une note,d'unticket, d'unefacture; donnéesliées àlaréception dupaiement;

donnéespermettant latraçabilitéde cesdonnéesconcourant àlaréalisation delatransaction etdegarantir

l'intégritéde celles-ci. Pourl'Administration, cesdonnéescomprennent aussilestransactions quineseraient quesimulées

(utilisationd'un moduledetype "école» ou"test »).L'emploid'une fonction"école »ou" test»destinée

àl'enregistrement d'opérationsderèglement fictivesauxfins deformationdu personneldoitdonc également

êtresécurisé.

4.Traitement

Lamise enplaced unnouveau logicieldecaisse estuneopération importanteetstructurante pouruneTPE.

Au-delàde laspectmatériel, ilconvientde prendreencompte laspectpsychologique delopérationsur le

dirigeantde lentreprise.En effet,leshabitudes duclient,généralement noncontraignantesvont être

confrontéesà larigueurd unlogiciel quidemeureune extensioncomptableet financière.Ilest nécessairede

fairepreuve depédagogievis-à-vis dudirigeantet desopérationsde clôturepériodiquede lacaisse.

Afind optimiserle tempsdintervention,il estrecommandéde répartirlestravaux entreleclient etlecabinet.

Afinde réduirelescoûts, leclientpourrait êtretentéd internalisercertaines étapesduprocessus, ilconvient

dele dissuaderutilementafin denepas mettreenpéril lecalendrierprévisionnel.

4.1.Présélection deslogicielspar lecabinet

Aupréalable, ilestimpératif dedéfinirle périmètredutilisationdu logicieldecaisse. Ilconvientd interrogerle

client: Lentrepriseutilise-t-elle unouplusieurs logicielsdecaisse ? Existe-t-ildifférents niveauxdhabilitationau seindel entreprise(administrateur, utilisateur, valideur,etc )? Leclient dispose-t-ilduneprocédure écritefiablede validation/clôturepériodiquede son logicielde caisse? Leclient dispose-t-ildescompétences pourmettreen placeetexploiter demanièrefiable la

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Page7 Copyright©2017LexisNexis.Tousdroits réservés. nouvellesolution decaisse? Lasolution actuelledispose-t-ellede fonction(s)quele clientestimecomme indispensable(s) dansla nouvellesolution(par exemple,accèsen ligne)? Leclient a-t-ilbesoinde fonctionnalitésspécifiques(zonage deproduits,commentaires produits,interface avecunesolution métier,etc)? Leclient souhaite-t-ilavoiraccès àsesdonnées ensituationde mobilité?

Lenombre darticlesest-il unelimitedu logiciel?

Lelogiciel doit-ilgérerles "packs» ?

Lelogiciel peut-ilgérerdes modalitésdepaiement "exotiques»: chèquesvacances,chèques cadeaux,etc

Lelogiciel doit-ilégalementgérer lesstocks?

Siles donnéessontstockées enSAAS,quelle estlaposition duclientsur lestockagede donnéesen dehorsduterritoire français?Àl issuede cequestionnaire,le cabinetseraen mesured établirune feuillederoute afindechoisir lelogiciel/solutionde caisseadaptéau client. Remarque: Deuxmoteurs derecherchepermettent deretrouverla listedescertificats émispar: AFNOR-certificationvia INFOCERT:http://infocert.org/index.phpoption

Laboratoirenational demétrologieet dessais(LNE) :www.lne.fr/recherche-certificats/accueil?lang=FR&prov=LNE

Pourplus dedétails,V.D.O Actualité36/2017,n° 6,§81 .

4.2.Phase 2:Vérification desextractionsdu logicielsélectionnéet réalisationdetest(s) dimport(s)

dansle logicielcomptable

Aprèsavoir sélectionnélelogiciel, ilestnécessaire detesterl importde fichier"type»dans le

logicielcomptable etdanalyserleur correcteintégrationdans loutilcomptable. Théoriquement, lesextractions dulogicieldevraient êtredansun formatcsvou Excel.Maisil estprobablequ un retraitementsoit nécessairepourles intégrernativementdans lelogicielcomptable. Cependant,l extractionpropose-t-elle demanièrejournalière :

LeCA partypologiede produit/famille/typologie.

Latotalisation partypede paiement(espèce,CB, chèque,autres).

Laventilation duCApar tauxdeTVA.

Latotalisation desavoirsémis.

Lesolde decaisseen débutetfin dejournée.

Lhorodatagede lavalidationde lacaisse.

Remarque: Lelogiciel decaisseest unlogiciel" métier»d unpoint devuefiscal. Lavalidationeffective delacaisse estune

conditionpréalable àlacentralisation desécriturescomptables compatiblesavecles prescriptionsfiscalesrelatives auFEC

4.3.Phase 3:Assistance àlamise enplacede lanouvellesolution enlienavec léditeurde la

solution

Tousles éditeursnontpas forcémentlapossibilité devenirinstaller physiquementlapplicationdans

lentreprisedu client.

Lexpert-comptable,qui disposegénéralementde laconfiancede lentreprisepour meneràbien cetypede

mission,peut doncproposerson assistancelorsde lamiseen placedel outil.

Retourdâ expérience: Cependant,il estimpératifque ledirigeantde laTPEsoit disponibleetprenne connaissancedes

différentesétapes delamise enplacede lasolution.En effet,léditeurpeut avoirbesoinde seconnecterau réseauwifipar

exemple.

Reference: Aucune

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