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1

ECOLE DESFOURRIERS

QUERQUEVILLE

P R E P A R A T I O N P A R

C O R R E S P O N D A N C E D E L ' E A 2

E p r e u v e c o m m u n eE D

D o m a i n e sA D M-P B F-S D H

C O R R E S P O N D A N C E M I L I T A I R E

Edition:21mars 2011

-2-

LA CORRESPONDANCE MILITAIRE

1.PREAMBULE

2.COMPOSITION DES DOCUMENTS

2.1.L'EN-TETE

2.2.LE CORPS

2.3. LEFINAL

3.LA LETTRE

3.1. GENERALITES

3.2. PARTICULARITES

4.LA NOTE

5.LA NOTE DE SERVICE

6.LA NOTE-EXPRESS

6.1. GENERALITES

6.2. PARTICULARITES

7.LE BORDEREAU D'ENVOI

7.1. GENERALITES

7.2. PARTICULARITES

8.LE MESSAGE

8.1. DEFINITION

8.2. PRESENTATION

9.LA CHARTE GRAPHIQUE

10.TERMES DE VOCABULAIRE

10.1. POUR LES ECRITS D'INFORMATION

10.2. POUR LES ECRITS APPELANT OU EXPRIMANT UNE DECISION

10.3. POUR LES ECRITS ADRESSANT OU TRANSMETTANT UN DOCUMENT

11.ANNEXES

A.1. LETTRE

A.2.NOTE

A.3.NOTE DE SERVICE

A.4.NOTE-EXPRESS

A.5.BORDEREAU D'ENVOI

A.6.MESSAGE

-3-

BIBLIOGRAPHIE:

L'instructionn° 850/DEF/EMAT/EP/L du 29 mai 1989. Le mémento de correspondance de l'état-major des armées. L'annexe II de l'instruction n° 12820/DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988, modifiée.

L'instruction n° 221/DEF/SGA du 08 mars 1996.

La note n° 441/DEF/EMAT/DPS/BPES du 17décembre 2009. Le guide interarmées pour les rédacteurs de messages (GIRM). Les annexes et tableaux ne sont pas à apprendre :ils ne feront pas l'objet de questions -4-

1.PREAMBULE

Le présent fascicule aborde la correspondance militaire exclusivement dactylographiée et les documents les plus couramment utilisés dans l'armée de Terre. En ce qui concerne la correspondance militaire manuscrite, il convient de se référer au titre XX du TTA 150. -5-

2. COMPOSITIONDES DOCUMENTS

Le format A4 (21 x 29,7)est privilégié dans le cadre d'une correspondance militaire officielle. Les documents s'établissent principalement sur du papier blanc. Cependant, d'autres couleurs peuvent être adoptées: blanc: documents à vie courte, classement occasionnel, CLT: O/, vert: documents à durée de vie indéterminée, classement temporaire, CLT: T/, jaune:documents à conserver et ne détruire que sur ordre, classement de base, CLT : B/.

En règle générale, l'orientation des pages utilisée est verticale (format "portrait»). Il est

toutefois possible d'employer une orientation horizontale (format "paysage») lorsque le contenu d'une ou plusieurs pages (après celle sur laquellefigure la signature) l'exige. Par défaut et exceptions faites de l'attache et du pied de page, les correspondances sont dactylographiéesen utilisantla police Times New Roman de taille 12. La première page des documents ne comporte pas de marque de pagination. Les pages seront donc numérotées à partir de la deuxième page et à courir, sans distinction des annexes éventuelles. Les numéros de page figurent enbas à droite. Chaque document comportent 3 parties, composées d'un certain nombre d'éléments, dont la disposition et la rédactionpeuvent différer selon les correspondances.

Il s'agit del'en-tête, du corps et du final.

2.1.L'en-tête

2.1.1. Le logotype gouvernemental

Iln'apparaît que sur la première page.

2.1.2. Le logotyped'armée

Iln'apparaît que sur la première page et ne figure pas sur la note-express.

2.1.3. L'attache

Placée sous le logotype d'armée, c'est l'appellation exacte de la formation d'appartenance de l'expéditeur,qui peut être suivie de la mention d'une division, d'une direction, d'un bureau oud'une unité élémentaireet qui peut s'achever par la mention d'une section ou d'une cellule. -6-

2.1.4. Le groupe lieu-date

Il s'agit de la commune où est stationnéela formation et dela date de signature du document.

2.1.5. Letimbre

Cette rubrique débute par le numéro d'enregistrement départ.Celui-cipermet un classement numérique et chronologique de la correspondance et figure obligatoirement sur tous les documents dactylographiésofficiels. Ilest suivi des différents éléments de l'attachecettefois mentionnéspar leur acronyme(formation/division, direction, bureauouunité élémentaire/section ou cellule).Il est d'usage de mentionner, avant la formation, son autorité immédiatement supérieure (/DEF/) en ce qui concerne les organismes faisant partie de l'administration centrale, le sigle de labrigade à laquelle il est subordonné en ce qui concerne un régiment ...) Si le document nécessitel'apposition d'une mention de protection (diffusion restreinte(DR)),d'une mention de confidentialité spécifique(confidentiel personnel officier (CPO)...),oud'un niveau de classification (confidentiel défense(CD)...),son sigledoit conclurele timbre. Par défaut, le timbre s'achève par la mention NP (non protégé).

2.1.6.Les mentions de protection oude classification

Leur marquage diffère en fonction de lamention employée. Dans ce domaine, qui ne sera pas développé dans le présent fascicule, il convient de se référer à l'instruction n° 900/DEF/CAB/DR du 18 juin 2007relative à la protection du secret de la défense nationale au sein du ministère de la défense. Elles apparaissentpré-imprimées sur la note-express.

2.1.7.Le type de document

Il s'agit dutitredu documentquifigureen majuscule, centré sur la largeur de la page. Seule, la lettre ne possède pas de titre.

2.1.8. Les coordonnées de l'émetteur

Ellesfigurent dans le pied de page, centrées, sur 2 ligneset n'apparaîrent que sur la première page des correspondances. Sur la première ligne sont précisés l'adresse postale de la formation, puis les coordonnées téléphoniques (versions militaire et civile) etle numéro de faxdu personnel chargé d'assurer le suivi du dossier. Sur une seconde ligne figurel'adresse Intradef du même personnel.

2.2.Le corps

Il se compose de 4 rubriques: l'objet, la(es) référence(s), la(es) pièce(s) jointe(s) et le texte. -7-

2.2.1.L'objet

Il résume très succinctement la question traitée. Le même libellé est maintenu lorsqu'il y a plusieurs échanges de correspondances relatives à la même affaire.

2.2.2.Les références

Ellespermettentde rattacher la correspondance auxdocuments auxquels ellese rapporte, sur lesquels elle se base. Les références citées doivent être complètes (type de document, timbre et date). Ellessont classées par ordre hiérarchique (loi, décret, arrêté, instruction, circulaire...) puis dans cette hiérarchie par ordre chronologique (de la plus ancienne à la plus récente).

Si plusieurs références sont mentionnées, elles doivent être repérées par les lettres

a), b), c)... Le(S)qui suit le motRÉFÉRENCEindique que l'accord en nombre doit être effectué. Sicette rubrique n'a pas lieu d'être renseignée, elle est supprimée.

2.2.3.Les pièces jointes

Il peut s'agir dedocuments ou d'extraits de documentsdistincts de la correspondanceprincipale.Il convient de mentionner leur nature (un tableau, un

état, unCD-ROM...).

Tout développement à caractère technique ou de détail, qui n'est pas nécessaire à la compréhension générale du texte d'un document,et afin d'éviter de le surcharger inutilement,doit figurer dans une annexe. Aussi, si le document dépasse deuxpages, il est souhaitable de rédiger l'ensemble du texte dans une ou plusieurs annexe(s) qui sera(ont) jointe(s) à la correspondance.Il est alors mentionné dans cette rubrique le nombre total d'annexes. Le mot "ANNEXE» est inscrit au centre en haut dela page, en gras et en lettres capitales. Il est suivi d'une numérotation en chiffre romain (même lorsqu'il n'y a qu'une seule annexe).Le titre de l'annexe est inscrit sur la ligne suivante, également centré, en gras et en lettres capitales. Un appendiceest une pièce jointeà une annexe (sous-annexe). Il est repéré par le chiffre romain de l'annexe qu'il complète, suivi d'un chiffre arabe. La mise en forme est identique à celle de l'annexe. Si plusieurs pièces jointes sont mentionnées, elles doivent être repérées par les lettres a), b), c)... Le(S)qui suit le motJOINTEindique que l'accord en nombre doit être effectué. Si cette rubrique n'a pas lieu d'être renseignée, elle est supprimée(sauf dans le bordereau d'envoi).

2.2.4.Le texte

En fonction dudocument établi, le texte sera rédigé sous une forme rédactionnelle conforme à chaque type de correspondance(formes personnelle, impersonnelle, style télégraphique...). En règle générale, le texte est aligné à la marge de gauche (sans alinéa) et est justifié. Un intervalle est laissé entre chaque paragraphe. -8- Il est souhaitable de ne pas abuser des majuscules; en effet, leur multiplication dans un texte imprimé rompt l'harmonie de la composition et donne à celle-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture. Il convient donc de s'attacher à respecter, sur ce point, les règles de grammaire française relatives à l'emploi des majuscules, conformément à l'annexe II de l'instruction n° 12820/DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988, modifiée, en usage pour les documents insérés auBulletin officiel des armées. Toutsigledoit êtreexplicitélors de sa première citation. Il doit figurer entre parenthèse immédiatement après l'appellation en toutes lettres, sans point entre les lettres. Il convient de rappeler que dans une correspondance adressée à un supérieur, souligner des mots ou des phrases constitue une incorrection.

2.3.Le final

Il comprend les destinataires et copies, la signature,l'empreinte du timbre humide et l'attache de signature.

2.3.1.Les destinataires et copies

Les destinataires sont les organismes ou services à qui une correspondance est adressée "pour action». S'ils sont plusieursou trop nombreux, ilsfigurent en bas de page après l'attache de signature ou, par manque d'espace,font l'objet d'une page nouvelle. Il convient alors de préciser à l'emplacement prévu pour le(s)destinataire(s),la mention "destinatairesin fine»(les guillemets n'apparaissent pas et l'expressionin fineest inscriteen caractères italiques). En suivant l'ordre protocolaire,les destinataires extérieurs àl'organisme émetteur seront dans un premier temps mentionnés, puis dans un second temps suivront les destinataires intérieursà l'organisme émetteur. Quant aux copies, elles concernent les organismes ou services à qui une correspondance est adressée "pour information» ou "à titre de compte rendu». Elles sont classées selon le même principe que celui qui prévaut pour ordonner les destinataires. Une copiedestinée aux archivessera systématiquement faitesous les dénominations chrono ou archives. Le(S)qui suit les motsDESTINATAIREetCOPIEindique que l'accord en nombre doit être effectué.

2.3.2.La signature

Ils'agit de l'acte par lequel l'auteur dela correspondanceprend la responsabilité de ses écrits ou de ceuxpréparés par ses subordonnés.

Elle est placéeaprès le texte à droite.

2.3.3.L'empreinte du timbre humide

-9- Ce timbre,qui authentifie le document,appeléégalement "sceau de l'Etat» ou "Marianne»,est apposé sur lescorrespondancessignées par les autoritésqui en sont détentrices. Il est recommandé d'apposer l'empreinte du sceau humide officiel au côté gauche de la signature en empiétant légèrement sur celle-ci, de manière à ce qu'elle reste parfaitement visible. Cette Marianne ne doit pas être apposée sur les correspondances internes à l'organisme émetteur. Pour un même document, l'apposition du sceau de l'Etat n'est effectuée que sur l'original.

2.3.4.L'attache de signature

L'attache de signaturesert à mentionner les coordonnées du signataire. Elle débute en bas à droite, deux intervalles après la fin du texte.

Ellepeut prendre plusieurs formes.

L'autorité signe en vertu de ses pouvoirs propres:

L'attache de signature est la suivante:

"Le grade Prénom Nom», "fonction».

Le colonel Boris Masel,

commandant le 126erégiment d'infanterie.

L'autorité signe par délégation:

La délégation de signature est le procédé par lequel une autorité (le délégant) charge une autre autorité (le délégataire) qui lui est hiérarchiquement subordonnée,de signer en son nom. Elle constitue une mesure d'organisation interne du service, qui ne modifie en rien la répartition des compétences. Toute délégation de signature doit être autorisée par un texte d'un niveau juridique au moins égal à celui du texte qui donne compétence au délégant. L'acte portant délégation de signature doit en outre indiquer les matières pour lesquelles celle-ci est accordée. Exemple:un délégant dont on a accordé une compétence par décret ne peut déléguer sa signature par arrêté. Consentie à une autorité nominativement désignée, elle est donc essentiellement personnelle et, par conséquent, devient caduque en cas de cessation des fonctions soit du délégant soit du délégataire. -10-

L'attachede signatureest la suivante:

Pour"lafonction du délégant»

et par délégation: "legrade Prénom Nom», "fonction du délégataire».

Pour leministre d'État, ministre de la

défense et des anciens combattants et par délégation: legénéral de corps d'armée Didier Geaire, directeurdesressources humaines de l'armée de Terre.

L'autorité signe par ordre:

Le chef d'un échelon de commandementpeut habiliter un ou plusieurs subordonnés à signer, en ses lieu et place, les pièces du service courant ou de routine ainsi que les documents d'application de ses ordres et directives générales. L'habilitation à signer "par ordre» doit faire l'objet d'une décision signée par l'autorité dont elle émane et préciser les domaines dans lesquels le subordonné va agir "par ordre». Remarque: la signature "par ordre» des demandes et décisions dans le domaine disciplinaire est proscrite.

L'attache de signature est la suivante:

"Lafonction du supérieur», par ordre, "le grade Prénom Nom», "fonction du subordonné».

Le commandant du 126erégiment

d'infanterie, par ordre, le commissaire capitaine Luc Bis, directeur administratif et financier.

L'autorité signe par intérim:

Cette attache de signature est utilisée en cas d'indisponibilitédéfinitivedu commandement. Dans la pratique, il est recouru à l'intérim, lorsqu' aucun texte n'a prévu de suppléance. Sa mise en place requiert une décision émanant du supérieur hiérarchique de l'autorité empêchée en cas de décès, de mutation, de relève de temps de commandement, de disparition... Cette attache de signature est utilisée pour assurer la continuité du service menacée par une absence ou un empêchement définitif d'une autorité dont le successeur n'est pas encore investi de ses nouveaux pouvoirs. L'intérim ne peut être que provisoire et n'est possibleque pour une période relativement brève. Le remplaçant,désigné nominativement,reçoit l'intégralité des attributions attachées à la fonction de l'autorité absenteou empêchéeet assure toutes les tâches liées à la fonction qu'il prend. Il sera nommé "commandant par intérim", "directeur par intérim". -11-

L'attachede signatureest la suivante:

"Le grade Prénom Nom du remplaçant », "fonction de l'autoritéempêchée» par intérim.

Le lieutenant-colonel Patrice Hapon,

commandant le126erégiment d'infanterie par intérim.

L'autorité signe par suppléance:

Cette attache de signature est utilisée en cas d'indisponibilitéprovisoiredu commandement (OPEX, congé de maladie, permission...). Elle est prévue et

organisée par un texte législatif ou réglementairequi désigne à l'avance l'autorité

qui assurera la suppléance. Le suppléant dispose de toutes les compétences attribuées à l'autorité qu'il supplée.

L'attache de signature est la suivante:

"Le grade Prénom Nom dusuppléant », "fonction de l'autoritétitulaire » par suppléance.

Le lieutenant-colonel Patrice Hapon,

commandant le 126erégiment d'infanterie par suppléance. Remarque:Le paraphe figurera seul surune lettreofficiellesi l'autorité désignée dans la suscription signe elle-même la correspondance. -12-

3.LA LETTRE

3.1. GÉNÉRALITÉS

La lettreofficielleest un écrit par lequel une autorité communique soit avec un échelon de

commandement dont elle relève, soit avec des autorités transverses, des personnes n'appartenant

pas au ministère ou des autorités étrangères.

Elleest rédigée sous la forme personnelle et doit comporter une seule fois la locution "j'ai l'honneur

de» dans son texte.

3.2. PARTICULARITÉS

3.2.1. LA SUSCRIPTION

La lettrene possède pas de titre.

En revanche, figure dans sonen-tête une suscription,aussi appelée "adresse», qui se compose de

2 parties.

La première partie concerne l'autorité émettrice. Son grade, son prénom, son nom, puis sa fonction

y seront précisés, précédés d'un article défini. La présence de majusculesest obligatoire pour

l'initiale de l'article défini, du prénom et du nom. Les fonctions ne prennent jamais de majuscule

initiale.

Les 2 différentes parties de la suscription seront séparées par la préposition "à».

La seconde partie concerne le destinataire. Elle débute par sa qualité ("Monsieur» ou "Madame»),

suivie de son grade et de sa fonction. Le nom du destinataire n'est pas mentionné sauf en de rares exceptions ou dans le cas de lettres adressées à des autorités civiles ou des personnes "privées».

Le terme "chef de corps» est une appellation courante qui ne s'écrit jamais en rubrique fonction. Il

y a lieu d'utiliser les termes "commandant», "directeur» ou"chef». Si les destinataires sont multiples, il seraporté dans la 2epartie de lasuscription la mention destinatairesin fine,et ils figureront tous en fin de texte ou sur une page nouvelle.

Dans ce cas, les destinataires d'une lettre doivent être mentionnés de la même façon que dans la

suscription; par leur qualité, leur grade et leur fonction et non par l'acronyme de leur formation.

Exemplede suscription:

Le colonel Yves Maréchal

commandant le 1errégiment de tirailleurs

Monsieur le général de corps d'armée

directeur des ressources humaines de l'armée de Terre -13-

4. LA NOTE

4.1. GÉNÉRALITÉS

Lanote est un moyen de correspondance couramment employé pour le traitement des dossiers et la gestion des affaires courantes entre états-majors et organismes de l'administration centrale.

Elle peut exprimer une décision, fixer des orientations, des dispositions ou des prescriptions sur un

sujet donné, développer la position d'un organisme sur une question particulière. La note est destinée à des subordonnés ou des destinataires de rang homologue à celui du signataire. Elle est rédigée à la forme impersonnelle. -14-

5. LA NOTE DE SERVICE

5.1. GÉNÉRALITÉS

Rédigée sous la forme impersonnelle, lanote de service (NDS), dont la présentation générale

est celle de la note, a pour objet de permettre à une autorité de donner, sur une question déterminée, des instructions à usage interne,à l'échelon subordonné. -15- .6. LA NOTE-EXPRESS

6.1. GÉNÉRALITÉS

La note-express (NE) est un document qui ne traite que d'affaires courantes ou de dispositions techniques.

Elle a un caractère de relative urgence et est exclusivement réservée à la correspondance interne au

ministère de la défense. Elle est rédigée dans un style concis, voire télégraphique et sous forme impersonnelle.

6.2. PARTICULARITÉS

6.2.1.LES MENTIONS DE PROTECTION ET NIVEAU DECLASSIFICATION

La mention NON PROTÉGÉ, la mention de protection DIFFUSION RESTREINTE et le niveau de classification CONFIDENTIEL DÉFENSE sont applicables à ce document. Deux seront systématiquement barrés.

6.2.2.LES DESTINATAIRES POUR ACTION ET POUR INFORMATION

Les destinataires sont désignés par leur acronyme. A la suite de celui-ci, le service

destinataire, précédé d'une barre de fraction (/) et également sous forme abrégée, peut être

précisé. Tous les destinataires seront séparés par un tiret. Si les destinataires (action et information) sont trop nombreux pour être logés dans l'emplacement qui leur est réservé, il convient d'utiliser la formuledestinatairesin fine.

6.2.3. LE TEXTE

A l'instar du message, chaque paragraphe (ou idée principale) est introduit par les adverbes latins PRIMO, SECUNDO, TERTIO, QUARTO, QUINTO, SEXTO, SEPTIMO, OCTAVO... Chaque sous-paragraphe (ou idée secondaire) est introduit par les équivalents phonétiques des lettres de l'alphabet ALFA, BRAVO, CHARLIE... -16-

7. LE BORDEREAU D'ENVOI

7.1. GÉNÉRALITÉS

Le bordereau d'envoi (BE) est un écrit marquant la trace de l'expédition d'un ou plusieurs documents se rapportant au même sujet.

7.2. PARTICULARITÉS

7.2.1. LA COLONNE "NOMBRE»

En regard de chaque pièce jointe sera noté dans cette colonnele nombre d'exemplaires transmis.

7.2.2. LA COLONNE "OBSERVATIONS»

La mention TRANSMIS qui figure dans cette colonne introduit obligatoirement uneformule de transmissionappropriée (cf.7.2.3.).

Cette dernièredonne une indication au destinataire quant à l'exploitation des pièces envoyées. Elle

doit être utilisée à bon escient, en respectant le niveau de hiérarchie auquel on s'adresse.

Sous la formule de transmission peuvent être ajoutés des observations, précisions ou commentaires, rédigés de façon concise et à la forme impersonnelle.

Enfin, dans le bas de cette colonne est portée la signature, précédée d'une attache de signature

complète.

7.2.3. LES FORMULESDE TRANSMISSIONS

pour avis: Indique au destinataire qu'il aura à émettre un avis sur l'affaire qui lui est soumise. pour éléments de réponse: Indique que les renseignements relatifs à l'affaire doivent être transmis en retour.

à toutes fins utiles:

Le destinataire est libre de donner ou de ne pas donner suite à l'affaire.

à titre d'information ou pour information:

Indique au destinataire qu'il n'a pas à agir directement, mais doit être informé de la substance du document qui lui est adressé. pour attribution: Confère au destinataire subordonné le droit de statuer sur l'affaire qui luiest soumise. pour attributions: Précise au destinataire que l'affaire est de sa compétence. pour suite à donner: Le destinataire doit donner suite à l'affaire sans être tenu de rendre compte.

à titre de compte rendu:

Permet de rendre compte à l'autorité supérieure. en retour: Indique le renvoi d'un document à l'expéditeur. S'emploie de supérieur à subordonné. pour émargement: Indique que l'échelon subordonné destinataire doit apposer sa signature, accusant ainsi avoir pris connaissance des dispositions du document. -17- pour mise à jour: Indique que le document doit être renseigné en fonction de la situation du moment. en communication : Indique que le document doit être retourné à l'expéditeur.quotesdbs_dbs7.pdfusesText_13