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RÉSEAU CANOPÉ - Pôle national de compétences Solutions Documentaires

6 rue Sainte Catherine - 86034 POITIERS

http://www.reseau-canope.fr/solutions-documentaires Fiche mise à jour en novembre 2018

Fiche d'aide ă la rĠdaction de la fiche

de registre RGPD Recherche des ressources documentaires et accès audž informations d'un Centre d'Information et de " Objectifs poursuivis et finalités des traitements des données personnelles avec e-sidoc Pour les publics qui utilisent un portail e-sidoc d'Ġtablissement, Il permet de :

prendre connaissance des actualités et informations publiées par le professeur documentations ;

rechercher dans le catalogue des contenus documentaires du CDI ;

après authentification, accéder à un espace personnalisé dédié à chaque élève et personnels de

l'Ġtablissement pour consulter son compte lecteur (prêts en cours, en retard, demandes de réservation de

documents) et à ses listes de sélections documentaires ;

après authentification, accéder à ses avis de lecture et à leur état de modération par le professeur

documentaliste ; est abonné. " Catégories de personnes concernées dans e-sidoc Les données personnelles utilisées dans e-sidoc sont : Pour accéder à son espace personnalisé et aux ressources documentaires numériques - Les Ġlğǀes de l'Ġtablissement - Les professeurs et personnels de l'Ġtablissement Conseil ͗ ǀous pouǀez ajouter d'autres catĠgories de personnes selon le contexte de votre établissement.

Pour rechercher les documents du CDI

depuis le moteur de recherche d'un portail e-sidoc - Les auteurs des documents référencés dans le catalogue du CDI " Provenance des données personnelles conservées dans e-sidoc

Les données proviennent du logiciel de gestion documentaire BCDI, logiciel articulé avec le portail e-sidoc de

l'Ġtablissement. Les donnĠes de ce logiciel sont gĠrĠes par le professeur documentaliste de l'Ġtablissement.

2

Pour accéder à son espace personnalisé

et aux ressources documentaires est abonné Plusieurs cas de figure peuvent se présenter selon le choix de l'Ġtablissement. L'import des donnĠes dans BCDI peut ġtre effectuĠ par l'Ġtablissement : - à partir de la base SIÈCLE, base de données du ministère de l'ducation nationale ou par saisie manuelle si l'Ġtablissement ne dispose pas de cet accès - ă partir de l'annuaire de l'ENT d'un Ġtablissement - ă partir de l'annuaire de la base de donnĠes PRONOTE de l'Ġtablissement

Conseil : vous devez opter pour un choix.

de publier et administrer le portail e-sidoc de l'Ġtablissement.

Pour rechercher les documents du CDI

depuis le moteur de recherche d'un portail e-sidoc Le référencement des fiches décrivant chaque document du CDI peut être effectué par importation dans BCDI, activation de notices bibliographiques ou par saisie manuelle dans BCDI par le professeur documentaliste de l'Ġtablissement. " Catégories de données personnelles conservées dans e-sidoc

Seules les catégories de données " Etat civil, identité, données d'identification, images » et " Données de

connexion (adresse IP, logs, etc.) » sont concernées dans e-sidoc. Certaines données à renseigner sont facultatives.

Aucune donnĠe sensible n'est gĠrĠe depuis e-sidoc.

Accğs ă l'espace personnalisé et aux ressources documentaires numériques auxquelles l'Ġtablissement est abonnĠ

Catégorie de données personnelles Données renseignées dans la catégorie Catégorie " Etat civil, identité, données d'identification, image » - Nom, prénom - Adresse - Date naissance - Age - Mél - Téléphone - Identité emprunteur - Responsable lĠgal de l'Ġlğǀe - Classe de l'Ġlğǀe - Statut de l'usager (Ġlğǀe ou enseignant) - Login et mot de passe de l'usager (si le portail e-sidoc n'est pas interconnectĠ aǀec l'ENT ou le serǀice PRONOTE de l'Ġtablissement) - Clé de rapprochement aǀec le compte utilisateur de l'ENT ou de PRONOTE (si le portail e-sidoc de l'établissement est interconnecté aǀec l'ENT ou le serǀice PRONOTE de l'Ġtablissement) - Avis de lecture (pseudo, note, et commentaires et état de modération par le professeur documentaliste) - Liste des demandes de réservations en cours - Prêts en cours - Historique des prêts de moins de 4 mois conformément à la délibération n° 99-27 du 22 avril 1999 de la CNIL concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publique

Catégorie " Données de connexion

(adresse IP, logs, etc.) » - Adresse IP - Idenfiant de navigation HTTP : UserAgent 3 Rechercher les documents du CDI depuis le moteur de recherche d'un portail e-sidoc Catégorie de données personnelles Données renseignées dans la catégorie Catégorie " Etat civil, identité, données d'identification, image » - Nom, prénom de l'auteur des documents

Catégorie " Données de connexion

(adresse IP, logs, etc. » - Adresse IP - Idenfiant de navigation HTTP : UserAgent " Durées de conservation des catégories de données personnelles gérées dans e-sidoc professeur documentaliste de l'Ġtablissement en charge de l'administration du portail e-sidoc.

Dans le cas des aǀis, dğs modĠration d'un aǀis par le professeur documentaliste, l'aǀis est anonymisĠ.

" Stockage des données saisies dans e-sidoc

Les données contenues dans le portail e-sidoc d'un établissement sont hébergées dans un centre de données

(Datacenter). Le centre de données (data center) est hébergé en France par la société SynAApS qui réunit les

conditions de disponibilitĠ de la norme SO 27001͗2013 et a reĕu l'agrément HADS (Hébergeur Agréé de Données

de Santé). données conservées dans e-sidoc accéder aux données.

- Pour le centre de données gérées par Réseau Canopé, des opérations de maintenance et de contrôle des

données peuvent être effectuées par les personnels habilitées par Réseau Canopé.

- Dans le cas où le portail e-sidoc est interconnectĠ aǀec l'ENT de l'Ġtablissement ou le serǀice PRONOTE de

l'Ġtablissement, les administrateurs de RĠseau CanopĠ peuǀent contacter les administrateurs de donnĠes

- Dans le cas où le portail e-sidoc a interconnecté des ressources documentaires numériques auxquelles

l'Ġtablissement est abonnĠ, les administrateurs de RĠseau CanopĠ peuǀent contacter les administrateurs

" Transmission de donnĠes personnelles hors de l'Union europĠenne Aucune donnĠe personnelle n'est transmise hors de l'Union europĠenne. 4

" Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles prévues pour préserver la

confidentialité des données

Mesures techniques :

Contrôle d'accès des

utilisateurs Par login et mot de passe suivant le protocole CAS/SSO en version 2 ou version 3. données Le transfert de données entre le logiciel BCDI et e-sidoc est sécurisé selon le protocole HTTPS pour identifier l'Ġtablissement et FTPS pour le transfert des données. Le serveur FTPS est quant à lui en WRITE ONLY, rendant impossible la lecture des données présentes.

Mesures de traçabilité Les utilisateurs sont identifiĠs par leur numĠro d'emprunteur BCDI, leur

identité d'ENT ou par leur code UAI. une conserǀation de 14 jours chez l'hĠbergeur SynAAps. Les centres de données de SynAAps sont localisés en France.

Contrôle d'accès des

administrateurs Uniquement par VPN avec certificat nominatif protégé par mot de passe.

Chiffrement des données

- Les envois de fichier de données par les connecteurs BCDI se font sur un protocole sécurisé FTPS. - Les utilisateurs ont la possibilitĠ d'utiliser une naǀigation sur le portail sécurisée par chiffrement par le protocole HTTPS. - Toutes les transactions d'authentification sont systématiquement sécurisées par le chiffrement par le protocole HTTPS.

Mesures organisationnelles :

Seul le responsable d'exploitation de Réseau Canopé - Solutions Documentaires est en mesure de délivrer des

accès pour l'administration de la plateforme.quotesdbs_dbs25.pdfusesText_31