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Excel 2013
initiationPhilippe MoreauGuide de formation avec exercices et cas pratiquesGuide de formation avec exercices et cas pratiques
Guide de formation avec exercices et cas pratiquesLes Guides de formation Tsoft
Rédigés par des professionnels
de la formation, les Guides de formation Tsoftont été adoptés par de nombreuses entreprises comme supports de cours ou manuels d"autoformation aux logiciels de bureautique.
Chaque ouvrage de la col-lection comprend une partie cours, conçue sous forme de fiches descriptives très pra-tiques, suivie d"exercices et de cas pratiques grâce auxquels vous saurez rapidement créer vos propres documents de manière autonome.
M aîtrisez rapidement les fonctions essentielles d'Excel 2013 pour créer vos propres feuilles de calcul Destiné aussi bien aux vrais débutants sous Excel qu"aux utilis ateurs des versions antérieures du tableur souhaitant se familiariser rapi- dement avec la nouvelle interface d"Excel 2013, ce manuel d"auto- formation est construit en trois parties :7 La première partie, Manuel utilisateur, présente les fonctions
de base d"Excel 2013 sous forme de fi ches pratiques : prise en main de l"environnement de travail, gestion des classeurs et des feuilles de calcul, mise en page et impression, saisie et manipulation des données, création d"une formule de calcul et traitement des erreurs, utilisation des noms de cellules ou de plages de cellules, mise en forme des cellules, fonctions de calcul, etc.7 La deuxième partie, Exercices de prise en main, vous permet d"assimiler les notions étudiées précédemment à travers 37 exercices couvrant la plupart des fonctions Excel 2013 dont vous aurez besoin au quotidien.
7 La troisième partie, Cas pratiques, vous propose de réaliser
vous-même onze documents Excel complets correspondant à des applications courantes en entreprise : totaux et sous- totaux, évolution d"un ratio, d"un taux de croissance, compa- raison résultats/objectifs, suivi des impayés, statistiques, etc. L"ouvrage décrit comment effectuer les tâches Excel 2013 aussi bien avec la souris qu"à l"aide de l"écran tactile d"un ordi nateur ou d"une tablette. Une annexe fournit les équivalences entre les commandes de l"ancienne version Excel 2003 et celles du Ruban d"Excel 2013. Deux autres annexes recensent les nouveautés d"Excel 2013 par rapport à la version Excel 2010, ainsi que les fonctionnalités aban- données ou modifi ées. Les fi chiers nécessaires à la réalisation des cas pratiques sont disponibles en téléchargement sur le site Web www.editions-eyrolles.comExcel 2013
initiationAprès une carrière d"ingénieur
chez IBM,Philippe Moreau
a été responsable formation.Après avoir fondé et développé
un important organisme de for- mation informatique en France, il dirige aujourd"hui la société d"édition Tsoft. Il est auteur depuis 15 ans de nombreux ouvrages sur Windows et sur les suites bureautiques. P H . M OREAU gymnase.com | photo : photager.com 12,90Code éditeur : G13811ISBN : 978-2-212-13811-5
13811_excel2013ini_145.indd 131/07/13 20:45
Sans titre-2 117/09/13 11:51
Avant-propos
Conçu par des pédagogues expérimentés,FICHES PRATIQUES
La première partie, Manuel Utilisateur, présente sous forme de fiches pratiques les fonctions de base
propres documents. Une fois les bases du logiciel maîtrisées, vous pourrez également continuer à
-mémoire. Si vous vous êtes déjà aguerri sur une version précédente version 2013 du tableur ExcelEXERCICES DE PRISE EN MAIN
Dans la deuxième partie,
Exercices de prise en main, il sagit de réaliser des exercices simples,comprenant chacun une étape guidée pas à pas pour revoir les manipulations et une étape mise en
pratique. Ces eutiles aux utilisateurs déjà aguerris sur une version antérieure à Excel 2013 qui veulent passer
directement à la pratique de la nouvelle version 2013, notamment pour une utilisation tactile.La réalisation du parcours
Un formateur pourra aussi utiliser cette partie pour animer une formation aux manipulations de basede Microsoft Excel 2013 : mis à disposition des apprenants, ces exercices permettent à chaque élève
de progresser à son rythme et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres élèves.CAS PRATIQUES
La troisième partie,
Cas pratiques, consiste à réaliser des applications en se servant des commandes de Microsoft Office Excel 2013. Cette partie vous propose onze cas pratiques, qui vous permettront des fonctions étudiées dans les deux parties précédentes, tout en vous préparant à concevoir vos propres applications de manière autonome.Les fichiers nécessaires à la réalisation de ces cas pratiques peuvent être téléchargés depuis le site
Web www.editions-eyrolles.com. Il vous suffit pour cela de taper le code 13811 dans le champC:\Exercices
Excel 2013
ou un autre dossier de votre choix.Téléchargez les fichiers
des cas pratiques depuis www.editions-eyrolles.com± 1 TABLE DES MATIÈRES
PARTIE 1
MANUEL UTILISATEUR
1. ERGONOMIE EXCEL 2013 .................................................... 7
Lancer Excel ...................................................................................................... 8
Arrêter Excel ou basculer vers une application ...................................................... 9
Fenêtres classeur ............................................................................................. 10
Le Ruban et les onglets .................................................................................... 13
Les boîtes de dialogue ...................................................................................... 15
Les menus, les galeries et les commandes ......................................................... 16
Utilisation du clavier ......................................................................................... 17
Annuler, restaurer, répéter et récupérer ............................................................. 19
2. GÉRER LES FEUILLES DE CALCUL ET LES CLASSEURS ....... 23
Créer un classeur ............................................................................................. 24
Ouvrir et fermer un classeur ............................................................................. 25
Enregistrer un classeur ..................................................................................... 27
Créer et utiliser des modèles ............................................................................. 30
Rechercher un classeur .................................................................................... 32
Organiser les feuilles de calcul .......................................................................... 33
3.METTRE EN PAGE ET IMPRIMER ....................................... 37
Mise en page ................................................................................................... 38
Gérer les sauts de page .................................................................................... 40
En-tête et pied de page .................................................................................... 41
Imprimer ......................................................................................................... 42
2 © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation 4. SAISIR ET MANIPULER LES DONNÉES .............................. 45
Saisir, modifier et effacer des données ............................................................... 46
Sélectionner une cellule .................................................................................... 48
Sélectionner une plage de cellules ..................................................................... 49
Insérer et supprimer des cellules ....................................................................... 50
Déplacer et copier des données ......................................................................... 51
Rechercher et remplacer ................................................................................... 53
5. CRÉER LES FORMULES ...................................................... 55
Créer des formules ........................................................................................... 56
Référencer des cellules ..................................................................................... 57
Formules de liaisons entre feuilles ..................................................................... 59
Traitement des erreurs ..................................................................................... 60
Définir et utiliser des noms ............................................................................... 64
Formules et constantes matricielles ................................................................... 67
6. METTRE EN FORME LES CELLULES .................................... 69
Ajuster la largeur des colonnes .......................................................................... 70
Ajuster la hauteur des lignes ............................................................................. 71
Mettre en forme les caractères .......................................................................... 72
Aligner et orienter le contenu des cellules .......................................................... 73
Mettre en forme les nombres ............................................................................ 75
Syntaxe des formats personnalisés .................................................................... 77
Bordures des cellules ........................................................................................ 78
Utiliser les thèmes ............................................................................................ 80
Styles de cellules .............................................................................................. 82
Reproduire des mises en forme ......................................................................... 83
7. L .................................................. 85
Utiliser les fonctions ......................................................................................... 86
Fonctions mathématiques ................................................................................. 88
Fonctions trigonométriques ............................................................................... 91
Fonctions statistiques ....................................................................................... 92
Fonctions financières ........................................................................................ 99
Fonctions date & heure................................................................................... 102
Fonctions logiques.......................................................................................... 104
© Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation 3 Fonctions de recherche et matrices ................................................................. 106
Fonctions base de données ............................................................................. 108
Fonctions texte et Web ................................................................................... 109
8. ANNEXES ......................................................................... 111
Correspondances Excel 2003 ± Excel 2013 ....................................................... 112
Nouveautés Excel 2013 .................................................................................. 118
Fonctionnalités abandonnées ou modifiées ....................................................... 120
PARTIE 2
EXERCICES DE PRISE EN MAIN
1. ERGONOMIE EXCEL 2013 ................................................ 125
Exercice 1 : Démarrer et arrêter Excel 2013 ..................................................... 126
Exercice 2 : Fermer un classeur ....................................................................... 127
Exercice 3 : Éléments de la fenêtre Excel 2013 ................................................. 128
Exercice 4 : Organiser les fenêtres classeur ...................................................... 129
Exercice 5 : Onglets et boutons du Ruban ........................................................ 130
Exercice 7 : Les menus, galeries et dialogues ................................................... 132
Exercice 8 : Le " mode Backstage » - onglet Fichier .......................................... 133
Exercice 9 : Créer un classeur et ses feuilles .................................................... 134
Exercice 10 : Enregistrer un classeur ............................................................... 135
Exercice 11 : Ouvrir un fichier classeur existant ................................................ 136
Exercice 13 : Annuler ou répéter des actions .................................................... 138
2. SAISIR DES DONNÉES ET DES FORMULES ..................... 139
Exercice 14 : Saisir des données ..................................................................... 140
Exercice 15 : Se déplacer ou faire défiler ......................................................... 141
Exercice 16 : Sélectionner des cellules ............................................................. 142
Exercice 17 : Modifier ou effacer les données ................................................... 143
Exercice 18 : Recopier une formule ................................................................. 144
Exercice 19 : Créer une formule ...................................................................... 145
3. METTRE EN FORME LES DONNÉES .................................. 147
Exercice 20 : Mettre en forme les caractères .................................................... 148
Exercice 21 : Largeur et hauteur des cellules .................................................... 149
Exercice 22 : Aligner dans les cellules .............................................................. 150
4 © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation Exercice 23 : Formater les nombres ................................................................. 151
Exercice 24 : Appliquer des bordures ............................................................... 152
Exercice 25 : Appliquer une couleur de fond ..................................................... 153
Exercice 26 : Utiliser les styles de cellule .......................................................... 154
4. METTRE EN PAGE ET IMPRIMER ..................................... 155
Exercice 27 : Mettre en page........................................................................... 156
Exercice 28 : En-tête et pied de page .............................................................. 157
Exercice 29 : Mise en page de la feuille imprimée ............................................. 158
Exercice 30 : Aperçu avant impression ............................................................. 159
Exercice 31 : Imprimer ................................................................................... 160
5. MANIPULER LES DONNÉES ............................................. 161
Exercice 32 : Insérer des cellules ..................................................................... 162
Exercice 33 : Supprimer des cellules ................................................................ 163
Exercice 34 : Copier des données .................................................................... 164
Exercice 35 : Déplacer des données ................................................................. 165
Exercice 36 : Utiliser des noms de cellules ........................................................ 166
Exercice 37 : Modèles de classeur .................................................................... 167
PARTIE 3
CAS PRATIQUES
Cas 1 : Totaux de colonnes ............................................................................. 171
Cas 2 : Totaux de lignes et de colonnes ........................................................... 177
Cas 3 : Sous-totaux et totaux .......................................................................... 183
Cas 4 : É ............................................................................. 189 Cas 5 : É ........................................................ 195Cas 6 : Comparaison résultats/objectifs ............................................................ 199
Cas 7 : Évolution et taux de croissance ............................................................ 205
Cas 8 : Calculer une répartition ....................................................................... 211
Cas 9 : Estimations prévisionnelles .................................................................. 217
Cas 10
: Statistiques sur des notes .................................................................. 223Cas 11
: Suivi des impayés .............................................................................. 229
INDEX ............................................................................................................. 235
6 © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation 71 AJUSTER LA HAUTEUR DES LIGNESLa hauteur de ligne s
doigt, la séparation inférieure du numéro de la dernière ligne sélectionnée. À la souris, la hauteur en cours de modification Pour ajuster la hauteur au contenu de la ligne, effectuez un double-clic sur la séparationinférieure du numéro de ligne (tactile : un double-appui après avoir sélectionné la ligne).
MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES À LAIDE DE LA COMMANDECellules, actionnez le bouton Format, puis :
Pour spécifier une hauteur : sélectionnez +MXPHXU GH OLJQH " puis saisissez la hauteur souhaitée en nombre de points typographiques (par défaut 15), validez par [OK]. Pour ajuster automatiquement la hauteur au contenu :RETOUR À LA LIGNE DANS LES CELLULES
Vous pouvez formater la cellule de façon à avoir un renvoi du texte à la ligne automatique en fin
toutes les lignes du texte de la cellule.Renvoyer à la ligne automatiquement.
MASQUER OU AFFICHER DES LIGNES
vous les réaffichez, elles reprennent leur hauteur précédente.Masquer des lignes
Sélectionnez les lignes, effectuez un clic droit ou un appui long sur les numéros de lignesRéafficher les lignes masquées
Effectuez un clic droit ou un appui long sur les numéros de lignes sélectionnés, puis actionnez
0MVTXHU $IILŃOHU, enfin $IILŃOHU OHV OLJQHV.
© Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation 75 METTRE EN FORME LES NOMBRES du groupe et spécifiez les options.APPLIQUER DES FORMATS PRÉDÉFINIS
Sélectionnez les cellules, puis actionnez la flèche de la zone Format de nombre n qui affiche une galerie de formats prédéfinis :6PMQGMUG : les nombres sont alignés à droite et les textes à gauche.
1RPNUH : affichage avec deux décimales.
0RQpPMLUH : affiche deux décimales, le séparateur des milliers et le
symbole monétaire. FRPSPMNLOLPp : nombre aligné à un caractère du bord droit, valeur nulle remplacée par un tiret, signe moins aligné à gauche. GMPH ŃRXUPH : format jj/mm/aa, activé automatiquement si vous saisissez une donnée comme 03/02/07, Février 2007 ou 02/07. GMPH ORQJXH : affiche le jour de la semaine ou le mois en toutes lettres. +HXUH : format hh:mm:ss, activé automatiquement dès que vous saisissez une donnée comme 9:00 ou 15:15:00.3RXUŃHQPMJH : affiche le nombre sous forme de pourcentage avec
deux décimales. )UMŃPLRQ : affiche un nombre décimal avec sa partie entière suivie6ŃLHQPLILTXH : affiche en notation exponentielle, appliqué
automatiquement dès que vous saisissez une donnée comme2.342E03 qui signifie 1,342*10^3.
choisir le symbole monétaire RX ¼.Format pourcentage à deux décimales.
Équivalent au format Comptabilité sans le symbole monétaire.Augmente/réduit le nombre de décimales.
UTILISER LES RACCOURCIS CLAVIER
+R Standard ± +! Séparateur de milliers et deux décimales +Q Heure ± +J Date (sous la forme 17-avr-04) +% Pourcentage ± +E Scientifique (2,51E+05 par exemple) +M MonétaireUTILISER LA MINIBARRE DOUTILS
Après avoir sélectionné les cellules, effectuez un clic droit ou un appui long sur la sélection.La minibarre contient certains boutons
de format des nombres. n © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation 77 SYNTAXE DES FORMATS PERSONNALISÉS QUATRE PARTIES AU MAXIMUM Un code de format personnalisé est composé de plusieurs parties (une à quatre) séparées par des
points-virgules. positives, négatives ou nulles. valeurs positives ou nulles, la deuxième aux valeurs négatives. valeurs positives, la deuxième aux valeurs négatives et la troisième aux valeurs nulles. SIGNIFICATION DES CODES DE FORMATS Exemple de formats personnalisés : "texte" ou \"texte" : affiche un texte concaténé avec la valeur numérique.séparateur décimal : (en général la virgule) insère ce séparateur qui sera suivi des décimales.
séparateur ; s? : ???,?? ajoute des espaces pour les zéros non significatifs de chaque côté du séparateur
indique un nombre variable de chiffres pour les fractions. j, jj, jjj, jjjj : affiche les jours sur forme 1-31, 01-31, dim-sam, dimanche-samedi. m, mm, mmm, mmmm : affiche les mois sous forme 1-12, 01-12, jan-déc, janvier-décembre. aa, aaaa : affiche les années sous forme 00-99, 1900-9999. h, hh : affiche les heures sous forme 0-23, 00-23. m, mm : affiche les minutes sous forme 0-59, 00-59. , ss : affiche les secondes sous forme 0-59, 00-59.h:
[h]:mm, [mm]:ss, [ss] : affiche le temps écoulé en heures, minutes, secondes. [Couleur] : affiche en couleur Noir, Cyan, Vert, Magenta, Rouge, Blanc, Jaune. [Condition] : définit une condition, par exemple .80 © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation UTILISER LES THÈMES
METTRE EN FORME AVEC LES COULEURS ET LES POLICES DU THÈME Un thème est un ensemble de choix cohérents et homogènes
de mise en forme : thème de couleurs, thème de polices, polices du thème et de couleurs du thème. Si vous changez de thème, les polices et les couleurs changent dans votre classeur Lorsque vous changez la police ou la couleur (de fond ou des caractères), les polices de thème sont proposées avant les toutes les autres polices, de même que les couleurs de thème . Il existe deux polices de thème : une pour le corps (les cellules), variantes plus claires ou plus sombres. APPLIQUER UN THÈME
Lorsque vous créez un nouveau classeur, le thème par défaut est Office. Pour appliquer un autre thème existant : bouton comporte deux sections :6RXV 3HUVRQQMOLVp : les thèmes que vous avez créés ou
que vous avez téléchargés depuis Office.com.6RXV 2IILŃH OHV POqPHV LQVPMOOpV MYHŃ ([ŃHOB
C:\Programmes\Microsoft Office15/root/ Document Themes 15 , et dans Program files (x86)/Microsoft Office/DocumentTheme14
. Ils sont mis à disposition de chaque utilisateur dans son dossierUsers\nom_user\
Appdate\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes. CRÉER UN THÈME DE POLICES PERSONNALISÉ Onglet Mise en page>groupe Thèmes, actionnez le bouton Polices, puis 3HUVRQQMOLVHU OHV SROLŃHV.
Le dialogue
Choisissez la police pour les titres et la police pour le corps du texte, visualisez le résultat dans
la zonePour modifier ou supprimer un thème de police
Actionnez le bouton Polices du groupe Thème, puis clic droit ou appui long le dialogue Modifier les polices de thème permettant de changer les Supprimer permet de supprimer un fichier de thème de polices.82 © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation STYLES DE CELLULES
Un style est une mise en forme de ŃHOOXOH SROLŃH MOLJQHPHQP ŃRXOHXU" GpVLJQpe par un nom que
Excel fournit des styles prédéfinis présentés dans une galerie. Les styles prédéfinis sont classés sous les sections, ,Amenez le pointeur à la souris (ou glissez le doigt sans relâcher la pression) vers différents
CRÉER ET UTILISER UN STYLE PERSONNALISÉ
Mettez en forme une cellule et sélectionnez-la, puis sous certains paramètres de format de cellule. Vous pouvez exclure du style certaines catégories de format en décochant les cases devant ces catégories.Actionnez [OK].
Les styles de cellules personnalisés sont présentés en premier dans la galerie des styles, au-dessus des styles prédéfinis. Pour modifier ou supprimer un style personnalisé : effectuez un clic droit ou un appui long sur la vignette du style dans la galerie, puis Un style personnalisé est enregistré dans le classeur, il est possible de " VRXV OM JMOHULH GHV VP\OHVB © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation 177 CAS 2 : TOTAUX DE LIGNES ET DE COLONNESLES DONNÉES
LES CALCULS
LE RÉSULTAT
178 © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation CAS 2 : TOTAUX DE LIGNES ET DE COLONNES
Fonctions utilisées
± Calculs : totaux de lignes/colonnes ± Autoformat ±Format des nombres ± Largeur de colonnes ±
Ouverture, sauvegarde, impression ± Diagramme : secteursLes données ont déjà été saisies dans le classeur Cas2.xlsx, dans le dossier C:\Exercices
Excel 2013. Ouvrez ce classeur et enregistrez-le sous le nom Cas2-R.xlsx.1 - MODIFIEZ LA LARGEUR DES COLONNES
Agrandissez le zoom à 140 % en actionnant plusieurs fois le bouton zoom + sur la droite de laSélectionnez la colonne A, faites glisser, à la souris ou au doigt, le séparateur droit du numéro
À la souris, une infobulle affiche la largeur en cours de modification ; au doigt cette valeur sNom de la barre de formule.
Sélectionnez les colonnes %G. Ensuite, faites glisser le séparateur droit du numéro de la2 - CRÉEZ LA FORMULE DE TOTALISATION
Edition) puis . La plage à sommer étant correcte, validez par ou en actionnant .3 - RECOPIEZ CETTE FORMULE VERS LE BAS
Sélectionnez la cellule G4, puis :
(Souris) faites glisser vers la droite la poignée de recopie (carré noir dans le coin inférieur
(Tactile) appui suivi de4 - CRÉEZ LES FORMULES DE SOMME DES COLONNES
sélectionnée automatiquement étant correcte, validez par ou en actionnant . Recopiez cette formule : sélectionnez la cellule B8, puis : © Tsoft/Eyrolles Excel 2013 Initiation 179 CAS 2 : TOTAUX DE LIGNES ET DE COLONNES5 - FORMATEZ LE TITRE ET LES LIBELLÉS DU TABLEAU
Accueil>groupe Alignement, actionnez le bouton Fusionner et centrer, puis . Le contenu de la première cellule de la plage sélectionnée occupe la cellule provenant de la fusion
des cellules sélectionnées.police en choisissant la police du thème pour les en-têtes, spécifiez la taille 14. "Sélectionnez les étiquettes (libellés) de colonne , centrez et mettez en gras.
Sélectionnez les étiquettes (libellés) de ligne , mettez en gras. Sélectionnez la cellule et
alignez son contenu à droite.