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![[PDF] CAHIER DES CHARGES - CR2PA](https://pdfprof.com/Listes/20/23324-20Fun-Mooc-paris10-CR2PA_s3-S6Ib_Etude_de_cas_Serres_Eupea_-Cahier-des-charges_s2.pdf.pdf.jpg "[PDF] CAHIER DES CHARGES - CR2PA")
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20151
Bien archiver / désordre numérique
CAHIER DES CHARGES
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠa
Ce cahier des charges s'adresse audž fournisseurs de solutions et de prestations documentaires et d'archiǀage. d'un outil mais la construction d'une rĠponse complğte et modulaire audž besoins de l'entreprise. Le cahier des charges décrit le périmètre documentaire concernĠ et edžprime les attentes de l'entreprise en termes d'architecture globaledu système et de fonctionnalités.
Les critères de choix figurent en annexe.
S6Comment? Systèmes d'archivage
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20152
Bien archiver / désordre numérique
Volumes et natures des activités
Les documents (et donnĠes) concernĠs par l'archiǀage (fludž et stock) reprĠsentent ă
ce jour environ 600 Gigaoctetsde données et 120 mètres linéaires de dossiers papier.
Ces documents se répartissent comme suit :
Présentation du périmètre documentaire
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6
ActivitéNumérique
(Gigaoctets)
Papier (mètres
linéaires)
Direction et management59
Savoir-faire3204
Production21015
Relation client525
Fonctions support6067
600120
1
Comment? Systèmes d'archivage
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20153
Bien archiver / désordre numérique
Durées de conservation des documents archivés Les documents archiǀĠs par les Serres d'EupĠa sont soumis ă des durĠes de conserǀation diffĠrentes, fidžĠes par l'entreprise en tenant compte de l'enǀironnement réglementaire et de ses besoins métiers. De ce point de vue, le fonds concerné se répartit comme suit :
Présentation du périmètre documentaire
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6
2
Comment? Systèmes d'archivage
Durée de conservationNumérique
(Gigaoctets)
Papier (mètres
linéaires)
Court terme (3 à 5 ans)2010
Moyen terme (10 à 15 ans)26080
Long terme (30 ans et plus)32030
600120
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20154
Bien archiver / désordre numérique
Répartition de la conservation envisagée
Compte tenu des différentes facettes de la vie des documents (support, durée de de l'ensemble du fonds documentaire archiǀĠ entre les solutions internes ă l'entreprise et les solutions edžternes ͗
Présentation du périmètre documentaire
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6
3
Comment? Systèmes d'archivage
Lieu de conservation
envisagé
Numérique
(Gigaoctets)
Papier (mètres
linéaires)
Conservation dans
l'entreprise246
Externalisation460110
À préciser1164
600120
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20155
Bien archiver / désordre numérique
Présentation du périmètre documentaire
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 4
Articulation numérique -papier
Certains processus sont déjà en grande partie dématérialisés tandis Les séries de documents qui sont encore produites sous forme papier, ou dont le stock se prĠsente aujourd'hui sous forme papier, sont appelées à évoluer, au travers de certaines opérations de numérisation mais surtout grâce à une révision des processus de créer et archiver les documents directement sous forme électronique. Toutes les activités sont concernées par les deux supports d'archiǀage. globale, adaptĠe ă leur besoin de maŠtriser l'ensemble des documents archivés.
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20156
Bien archiver / désordre numérique
ARCHITECTURE D'ENSEMBLE
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠa
Les Serres d'EupĠa souhaitent articuler le systğme d'archiǀage de l'entreprise autour de trois composantes ͗ toutes les données utiles sur les documents archivés;
9une prestation de conservation externalisée de documents à
9une prestation de conservation externalisée de documents
archivés sous forme papier.
S6Comment? Systèmes d'archivage
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20157
Bien archiver / désordre numérique
FonctionnalitĠs attendues de l'outil logiciel
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 1 L'outil recherchĠ sera pour l'entreprise un outil d'Archiǀage et de
Management de l'Information archiǀĠe (AMI).
Cet outil deǀra s'appuyer sur le référentiel de conservation des Serres considéré comme " pierre angulaire » du système d'archiǀage comme Sur cette base, il recueillera et gérera l'ensemble des mĠtadonnĠes des documents archiǀĠs par l'entreprise, par obligation légale, pour des raisons stratégiques ou pour les besoins de mémoire des équipes. des Serres, devra être relié à au moins une règle de conservation du référentiel. La base de données ainsi constituée tiendra lieu d'inventaire permanent et à support et le lieu de stockage de ces documents.
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20158
Bien archiver / désordre numérique
FonctionnalitĠs attendues de l'outil logiciel
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 2 CONCRÈTEMENT, les documents archivés par les différentes équipes des référentiel, seront systématiquement répertoriés dans l'outil AMI: par la capture des métadonnées de chaque objet documentaire (document unitaire ou groupe de documents) si celui est archivé sous forme électronique, avec complément manuel si nécessaire ; par saisie manuelle en cas de documents papier décorréléde toute application dans l'entreprise. L'outil devra définir un identifiant unique pour chaque objet archivé. Cet identifiant devra être signifiant pour les utilisateurs ; la syntaxe de cet identifiant deǀra s'appuyer sur les donnĠes de classement fournies par les
Serres d'EupĠa.
Les règles de nommage des Serres devront être respectées et gérées, notamment en ce qui concerne le statut des documents (original, copie de consultation et copie de substitution).
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20159
Bien archiver / désordre numérique
FonctionnalitĠs attendues de l'outil logiciel
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 3 Les métadonnées de chaque objet archivé devront être cohérentes pour l'edžhaustiǀitĠ du pĠrimğtre documentaire, aǀec un modèle de mĠtadonnĠes simple et adaptĠ audž rĠalitĠs de l'entreprise. métadonnées liées à son entrée dans le système (date capture, règle de ǀie) pourront s'ajouter d'autres mĠtadonnĠes au cours du cycle de vie La recherche d'une information ou d'un document archiǀĠse fera, selon les droits des utilisateurs, sur les métadonnées et indiquera le lieu de recherche sur le contenu des documents numériques conservés dans un format cherchable. Les droits des utilisateurs ne seront pas nominatifs mais s'opĠreront au moyen de profils d'utilisateurs. Le lien entre tel collaborateur et le profil sera gĠrĠ la direction des systğme d'information des Serres d'EupĠa, dans l'annuaire d'entreprise.
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201510
Bien archiver / désordre numérique
FonctionnalitĠs attendues de l'outil logiciel
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 4 L'outil deǀra ġtre facile de manipulation et edžiger un minimum de clics des utilisateurs. Le maniement de l'outil deǀra prendre en compte la disparité des habitudes des collaborateurs des Serres vis-à-vis des outils numériques.
ADMINISTRATION
L'outil deǀra fournir audž responsables de l'entreprise des reportings réguliers : sur le fonds archivistique: statistiques des documents par famille documentaire, par date, par support, etc. (possibilité de croiser plusieurs critères dans des requêtes ad hocsi besoin); sur la gestion de la conservation externalisée : flux, stock, consultations, opérations de numérisation, etc. (numérique et papier, selon les données fournies par les prestataires).
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Bien archiver / désordre numérique
FonctionnalitĠs attendues de l'outil logiciel
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 5 Il est prudent de prĠǀoir dğs le dĠpart, aprğs mise en production de l'outil, une croissance des données de 200% dans les trois ans à venir. sauvegarde hebdomadaire dupliquée et conservée dans un second lieu de stockage. Les donnĠes gĠrĠes par l'outil sont et restent la propriétédes Serres d'EupĠa. En cas de rupture du contrat ou de non-maintenance du logiciel par l'Ġditeur, ces donnĠes et leurs sauǀegardes seront intĠgralement restituées aux Serres dans un format ouvert reconnu (à la date de la rupture). Le déploiementde l'outil deǀra se faire dans une pĠriode de temps resserrĠe aǀec un accompagnement ă la prise en main de l'outil par les
Serres d'EupĠa.
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201512
Bien archiver / désordre numérique
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 1
CAPTURE
Les documents numériques dont la conservation sera externalisée seront pour la majorité capturés automatiquement dans les applications appropriés. Le moment déclencheur de la capture sera, selon la famille ou la nature des documents, le moment de la validation ou de leur diffusion à l'edžtĠrieur de l'entreprise (pour les documents Ġmis) ou le moment de leur acception par les Serres (pour les documents reçus).
DÉCLARATION
(les mails par exemple) seront dĠclarĠs ă l'archiǀage par les utilisateurs (répertoire dédié par exemple) puis capturés sur la base de cette déclaration. Le prestataire pourra faire des propositions pour améliorer l'interopĠrabilitĠ de l'ensemble du dispositif.
Caractéristiques attendues de la prestation de
conservation NUMÉRIQUE
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201513
Bien archiver / désordre numérique
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 2
SÉCURITÉ
Les modes opératoires de la conservation des fichiers numériques devront tenir compte du caractère vital et du caractèreconfidentielde certains documents. Les documents ǀitaudž deǀront faire l'objet d'une sauǀegarde complémentaire (site distant) et les documents confidentiels devront être gérés avec le niveau de sécurité approprié (notamment en termes de D'une manière générale, la sécurité doit être adaptée au risque de perte et de divulgation ; elle ne doit être ni trop légère ni excessive. Le prestataire devra proposer un système de conservation suffisamment sécurisé (horodatage et traçabilité) pour ne pas avoir à conserver les signatures électroniques vérifiées ni les documents chiffrés.
Caractéristiques attendues de la prestation de
conservation NUMÉRIQUE
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201514
Bien archiver / désordre numérique
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 3
CONSERVATION
Le prestataire deǀra apporter son conseil audž Serres d'EupĠa en matiğre de formats de conservation des données, en lien avec les normes du domaine et grâce à sa veille technologique, en relation avec le risque encouru. Il effectuera des contrôles de qualité de données et proposera aux Serres un programme de migration de formats et de supports pour les fichiers qui le nécessitent ou, plus systématiquement pour les fichiers de plus de dix ans. Les documents numériques dont la gestion est externalisée sont et restent la propriétédes Serres d'EupĠa. Elles devront être stockés sur le territoire correspondantes. alimenter l'outil logiciel d'archiǀage et de management de l'information archivé (AMI).
Caractéristiques attendues de la prestation de
conservation NUMÉRIQUE
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201515
Bien archiver / désordre numérique
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 1
PRISE EN CHARGE ET CONSERVATION
Les dossiers papier dont la conservation sera externalisée seront conditionnés dans des conteneurs normalisés pris en charge par le prestataire à un rythme régulier à définir en fonction de la nature des documents et de la ǀolumĠtrie en cause, en lien aǀec l'outil d'archiǀage et de management de l'information archiǀĠ (AMI). La conservation matérielle des dossiers se fera dans les conditions de température, hygrométrie et sécurité physique conformes aux normes du domaine et aux bonnes pratiques. Les Serres d'EupĠa souhaitent une banalisation des boŠtes (pas de donnĠes descriptives des contenus). des Serres d'EupĠa.
Caractéristiques attendues de la prestation de
conservation PAPIER
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201516
Bien archiver / désordre numérique
Cahier des charges pour les Serres d'EupĠaS6Comment? Systèmes d'archivage 2
RECHERCHE ET MISE À DISPOSITION
rĠpercutera ǀers le prestataire la demande d'accğs à des documents originaux papier externalisés. Le délai de mise à disposition des Serres d'EupĠa des documents demandés ne devra pas edžcĠder 24 heures. L'accğs ă l'information pourra, ă la demande de l'utilisateur, se faire via un scan des documents. numérisationd'un groupe de documents ou de dossiers, les fichiers numériques obtenus devront être gérés au sein du périmètre des documents archiǀĠs des Serres et dĠcrits dans l'outil AMI, soit comme copie de substitution (le cas échéant), soit comme copie de consultation, des documents numériques. Les donnĠes de gestion des archiǀes papier des Serres d'EupĠa deǀrontquotesdbs_dbs33.pdfusesText_39
[PDF] MODELE DE CAHIER DES CHARGES - Archivistes-Experts