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Boîte à outils pour les

relations publiques de la Fondation Trillium de l'Ontario V . 1.6

Septembre 2019

Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 2

Table des matières

Reconnaissance du soutien de la FTO ........................................................................

............. 3 Planification de votre événement de reconnaissance de la FTO .............................. 6 Quelle forme prendra votre événement de reconnaissance de la FTO? ............... 9

Notoriété de la marque

......................................10

Foire aux questions

ANNEXES

Avis aux médias ou communiqué ........................................................................

..................... 14

Exemple d"avis aux médias ........................................................................

................................15

Example de communiqué

.....................................16 Exemple de programme........................................................................

Formulai

re d"autorisation de prendre des photos ........................................................19 Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 3

Section 1

: Reconnaissance du soutien de la FTO

Exigences en matière de reconnaissance

Afin de maintenir les normes de responsabilité publique et de transparence les plus élevées en matière

de

distribution des fonds publics, la Fondation Trillium de l'Ontario (FTO) a établi des exigences en

matière de reconnaissance pour les bénéficiaires de subvention

Les bénéficiaires de subvention doivent respecter les exigences décrites dans la Politique de

reconnaissance de la FTO, ainsi que d"autres exigences qui pourraient être contenues dans le Contrat

de subvention . La FTO a affecté un responsable des relations publiques à votre subvention qui est disponible pour répondre aux questions sur les communications, même après la tenue de votre

événement de reconnaissance

Reconnaître p

ubli quement la subvention que vous avez obtenue de la

FTO est un excellent moyen de

promo uvoir et de souligner le travail important qu"accomplit votre organisme. Nous sommes là pour vous

aider à mettre sur pied une occasion de reconnaître publiquement la subvention que vous avez obtenue

de la

FTO, tout en veillant à ce que le député provincial local et un représentant de la FTO soient conviés

à y prendre

part.

Exigences en

matière de reconnaissance

Organiser un

événement de

reconnaissance à tout moment pendant la durée de votre subvention

Aviser trois

semaines à l'avance la FTO et les députés provinciaux de la tenue d'un

événement de

reconnaissance

Utiliser le logo

conformément à nos directives et dans notre matériel de communications (p. ex. site Web et rapports annuels)

Afficher tout le

matériel promotionnel reçu de la FTO dans des endroits publics

Utiliser les médias

sociaux pour faire la promotion de votre projet et de l'événement de reconnaissance de la FTO

Rendre compte de

toutes les activités de reconnaissance Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 4 Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 5

Annonce officielle des subventions de la FTO

La FTO exige que tous les bénéficiaires de subvention respectent une période de silence dans les

médias et médias sociaux au sujet de leur subvention jusqu'à ce que nous publiions un communiqué de

presse et que les subventions soient affichées sur notre site Web. En général, ceci a lieu environ dans le

mois qui suit votre notification , mais ceci est sujet à changement. Jusqu'à ce moment-là, les bénéficiaires de subvention ne doivent pas faire d'annonces publiques ni d'annonces dans les médias, à moins

que le député provincial local le demande et qu'ils n'aient contacté leur responsable des relations

publiques de la FTO. Cependant, les bénéficiaires peuvent utiliser cette période pour planifier leur

annonce s'ils désirent organiser un événement au début de leur subvention.

La FTO demande que les

bénéficiaires donnent au moins trois semaines de préavis pour un événement de reconnaissance.

Députés provinciaux

La FTO s'engage à reconnaître le gouvernement de l'Ontario en tant que bailleur de fonds en exigeant

que les bénéficiaires de subvention invitent leur député provincial local, peu importe leur appartenance

politique, à participer à des événements de reconnaissance à la suite de l'obtention d'une subvention. Au

moment de préparer votre événement, consultez le

Calendrier parlementaire

Vous trouverez les

calendriers pour l"année 2019, 2020 et 2021, afin de planifier votre événement en fonction de l"emploi du

temps des députés et des moments où l"Assemblée législative siège. Quand l"Assemblée législative

siège, les vendredis (journées pour la circonscription) seront préférables pour les députés puisqu"ils

doivent être à Queen"s Park du lundi au jeudi.

Organisez-vous votre événement à l"extérieur de la circonscription dans laquelle vous vous trouvez? Si

tel est le cas, vous pouvez alors inviter votre député provincial local ainsi que le député provincial

repré

sentant la région où a lieu votre événement. Si vous n"êtes pas sûr de quel député provincial inviter,

veuillez communiquer avec votre responsable des relations publiques, ou consulter le site Web d"Élections Ontario

Si vous envisagez d"inviter un député provincial qui fait partie du Conseil des ministres, vous voudrez lui

donner plus de trois semaines de préavis étant donné que son emploi du temps est fixé assez longtemps

à l"avance

. Dans ce cas, un mois de préavis serait préférable. Votre responsable des relations publiques

peut vous aider avec l"invitation et le suivi. Bénévoles de la Fondation Trillium de l'Ontario

Votre responsable des relations publiques prendra des dispositions pour qu'un bénévole de l'Équipe

locale d'évaluation des demandes de subvention de la FTO prenne la parole lors de votre événement.

Nos bénévoles sont de votre localité et examinent toutes les demandes avec nos chefs de programme,

ce qui est la raison pour laquelle ils aiment pouvoir voir les subventions à l'oeuvre ! Veuillez ne pas Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 6

contacter directement les bénévoles de la FTO. Les invitations pour les bénévoles seront envoyées par

votre responsable des relations publiques. En de

rares occasions, l"emploi du temps de nos bénévoles pourrait ne pas fonctionner avec la date que

vous aurez choisie . Si tel est le cas, nous demanderons au député provincial de prendre la parole au nom de la FTO et de remettre officiellement la plaque de la FTO à votre organisme. Néanmoins, nous ferons toujours de notre mieux pour assurer la présence d"une personne de la FTO.

Section 2

: Planification de votre événement de reconnaissance de la FTO

Que vous soyez

nouveaux dans la planification d'événements ou très compétents en communications, les responsables des relations publiques sont ici pour vous aider.

Votre événement de reconnaissance

, ou l'annonce de l'obtention de votre subvention, peut avoir lieu au début, au milieu ou à la fin de votre subvention - quand il est plus judicieux pour votre organisme de le

faire. Le bureau de votre député provincial pourrait aussi vous contacter pour organiser une annonce tôt.

Étant donné qu'il y a, chaque année, plusieurs centaines d'événements de reconnaissance de la FTO,

nous demandons au moins trois semaines de préavis pour que le député provincial et nous

disposions de suffisamment de temps pour nous préparer, et pour que vous ayez le temps de planifier

l'événement que vous prévoyez. Un préavis tardif concernant votre événement pourrait entraîner le fait

que votre député ou le bénévole de la FTO ne soit pas en mesure de participer, ou que la FTO vous

demande de choisir une nouvelle date.

Informer et confirmer

Veuillez revoir et envoyer votre Contrat de subvention avant d"annoncer publiquement l"obtention de votre subvention de la FTO. Communiquez avec votre responsable des relations publiques de la FTO pour discuter de vos idées et des protocoles liés à l"événement. Fixez une date, une heure et un lieu, et établissez un programme.

Invitez votre député provincial local.

Votre responsable des relations publiques prendra des dispositions pour qu"un bénévole de la FTO y

participe

Invitez vos alliés principaux, des employés, des bénévoles, et la communauté, le cas échéant.

Restez en contact pendant les semaines précédant la tenue de votre événement, en fournissant des

mises à jour pouvant être partagées avec le député provincial et le bénévole de la

FTO.

La FTO affiche tous les événements de reconnaissance dans son Calendrier d"événements. Si pour

une raison ou une autre, vous ne souhaitez pas que le vôtre le soit (p. ex., pour des raisons de confidentialité ), veuillez en informer votre responsable des relations publiques. Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 7

Réunir les conditions propices

Assurez-vous d"avoir la plaque de la FTO à l"événement pour qu"elle soit officiellement remise à

votre organisme par un bénévole de la FTO et votre député provincial. Si vous faites partie d"un

projet de collaboration et n"avez pas la plaque de la FTO, veuillez vérifier auprès de l"organisme

chargé des activités administrative s relatives à la subvention Votre responsable des relations publiques peut vous envoyer gratuitement le matériel de reconnaissance . Veuillez nous indiquer ce que vous souhaitez ainsi que l"adresse d"expédition. Les

bénévoles de la FTO n"apportent pas avec eux aux événements les plaques ni le matériel de

reconnaissance. Il n"est pas nécessaire de louer des locaux, de faire appel aux services d"un traiteur ou d"un photographe. Si vous voulez que des rafraîchissements et/ou des amuse-gueule soient servis, rappelez-vous que ce n"est pas une exigence

Sensibilisation des médias et du public

Organiser un événement de reconnaissance de la FTO et inviter les médias sont un excellent moyen

de provoquer une certaine " effervescence » dans votre communauté.

Votre responsable des relations publiques reverra vos ébauches de communiqué, d"avis aux médias

et de programme pour s"assurer qu"ils respectent les protocoles de reconnaissance de la FTO.

Votre responsable des relations publiques obtiendra une citation de votre député provincial pour

votre communiqué.

Préparer une liste des médias à inviter (médias imprimés, médias en ligne, radio, télévision). S"il y a

des journalistes qui ont écrit des articles sur votre organisme dans le passé, invitez-les de nouveau

pour qu"ils en apprennent plus.

Si les médias n"ont pas relaté votre histoire, vous pouvez envoyer par courriel votre communiqué et

une photo de l"événement (en nommant les personnes présentes sur la photo, de gauche à droite)

plus tard ce jour-là ou le lendemain. Il est possible que les médias contactés s"en servent ultérieurement - qui ne risque rien n"a rien! Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 8

Photos et rapports

Prenez des dispositions pour qu"une personne de votre organisme qui aime prendre des photos apporte un appareil -photo. Vous voudrez avoir vos propres photos afin de les afficher sur les médias sociaux, sur votre site

Web, dans un bulletin, etc.

Si vous utilisez les médias sociaux, assurez-vous de nous étiqueter :

Facebook/Twitter: @ONTrillium

Instagram

Linked in

Envoyez-nous vos photos tout de suite après l"événement. Nous pourrions inclure une photo de

votre événement dans nos futures publications.

Envoyez-nous des liens vers une couverture médiatique que vous avez reçue et faites en sorte de

les inclure aussi dans votre rapport final. Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 9

Section 3

: Quelle forme prendra votre événement de reconnaissance de la FTO?

Les événements de reconnaissance constituent un excellent moyen de mettre en évidence la manière

dont votre organisme rend votre communauté plus saine et plus dynamique. Vous pouvez organiser un

événement de reconnaissance

distinct ou l'intégrer dans un autre événement. Comment raconterez-vous votre histoire?

Plaque

Présentation

Conférence

de presse

Événement

de fin d"année

Événement

sportif

Journée

portes ouvertes

Premier

coup de pioche

Cérémonie

d"ouverture

Festival

Inauguration

AGA

Lancement

d"un programme

Séance de

photos Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 10

Section 4

: notoriété de la marque

Logo et nom de la FTO

Selon les exigences en matière de subvention attendues des bénéficiaires, vous devez : Utiliser le nom et le logo de la FTO conformément à notre Guide d"utilisation du logo (pdf). Souligner le financement dans des communiqués, des entrevues avec les médias, des rapports annuels, des bulletins, des activités sur les médias sociaux, des vidéos et du matériel promotionnel , en ligne comme en version imprimée.

Si vous achetez un véhicule, créez du matériel d"information, des vidéos en ligne ou autre

matériel du fait de votre subvention, la FTO demande que son logo y soit ajouté. Utilisez la mention suivante pour reconnaître la FTO, si l"espace le permet :

La Fondation Trillium de l"Ontario (FTO) est un organisme du gouvernement de l"Ontario ainsi que l"une

des principales fondations subventionnaires au Canada. La FTO a octroyé plus de 108 millions de dollars à

629 projets l"an dernier pour favoriser l"épanouissement de communautés saines et dynamiques

en Ontario. Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 11

À faire

Utiliser la " Fondation

Trillium de l'Ontario »,

" la Fondation » ou la " FTO »

Utiliser le plus récent

logo se trouvant sur notre site Web

À ne pas faire

Ne pas utiliser

" Trillium » ou la " Fondation Trillium »

Ne pas utiliser le logo

de la FTO sur un en tête professionnel, des cartes d'affaires, signatures

électroniques ou

publicités pour l'embauche de personnel Boîte à outils pour les relations publiques - Septembre 2019 12

Section 5

: Foire aux questions

Pourquoi devons

-nous donner au moins trois semaines de préavis avant la tenue de notre

événement de reconnaissance

Les é

vénements de reconnaissance sont, pour vous, l'occasion de mettre en vedette votre travail. Il est souhaitable que vous vous accordiez suffisamment de temps pour planifier et compter sur la

présence d'importants alliés, partenaires et membres. L'emploi du temps des députés provinciaux

est fixé à l'avance et celui des ministres provinciaux l'est encore bien plus tôt. Les bénévoles de la

FTO auront également besoin de temps pour pouvoir se libérer afin d'y être présents. Devons-nous faire une annonce officielle avant d"afficher le logo de la FTO sur notre site Web ou de l"ajouter à des documents se rapportant à notre subvention?

Vous pouvez commencer à utiliser le

logo dès que votre subvention figure au site Web de la FTO à la suite de l'annonce officielle . Votre annonce officielle concernant la FTO, ou votre événement de reconnaissance , peut se faire n'importe quand pendant la durée de votre subvention. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec votre responsable des relations publiques. J'a imerais annoncer immédiatement l'obtention de ma subvention dans un communiqué et organiser un événement de reconnaissance plus tard au cours de la subvention. Est-ce possible?

Oui. C'est une excellente idée et un bon moyen de susciter une certaine effervescence autour de votre

projet. Quels sont les meilleurs jours de la semaine pour organiser l'événement de reconnaissance de la FTO? Les vendredis et les fins de semaine conviennent davantage aux députés provinciaux lorsque

l'Assemblée législative est en période de session. Si vous organisez votre événement pendant la

journée, en milieu de semaine, n'oubliez pas que vos invités pourraient travailler et ne pas pouvoir y

assister.

Puis-je inviter un représentant de la FTO à plus d'un événement au cours de la durée de notre

subvention

Nous serions plus que ravis de voir si quelqu'un est en mesure d'assister à vos événements. Vous

pourriez avoir une subvention pluriannuelle et souhaiter que nous participions à l'annonce d'une subvention et au lancement d'un programme. Ou, si vous avez organisé une cérémonie du premier coup de pioche et vous planifiez une inauguration , nous aimerions aussi y être présents! Mon

projet a une portée régionale ou municipale, devrais-je inviter plus d'un député provincial?

Oui. Si votre projet concerne plusieurs communautés et circonscriptions, vous pouvez inviter plus d'un

député provincial . Le protocole prévoit que le député provincial de la circonscription dans laquelle se déroule l'événement devrait d'abord parler de votre projet financé par la

FTO. Le député provincial de

l'endroit où se trouve votre siège social pourrait ensuite intervenir. Votre responsable des relations

publiques peut travailler avec vous au sujet du protocole.

Quel devrait être l'ordre de prise de la parole à mon événement? Existe-t-il un protocole de la

FTO?

Très bonne question! Consultez notre exemple de programme fourni dans les annexes pour avoir plus de

détails sur le programme et l'ordre de prise de la parole. Combien de temps devrait-être accordé à chaque conférencier?

Nous recommandons d'accorder

2 à 3 minutes à chaque conférencier. Cela pourrait varier en fonction du

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