Pour les gestionnaires des centres de gestion : Gérer les conventions de stage et avenants des étudiants Gérer les évaluations (étudiant enseignant-référent tuteur professionnel) Gérer et diffuser des offres de stage d’alternance et d’emploi
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GUIDE D’UTILISATION DE L’APPLICATION STAGES « P-Stage version
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GUIDE D'UTILISATION DE L'APPLICATION STAGES
" P-Stage version 3.0.1. » Aide à la gestion des conventions de stage FI et FC (création, recherche, modifications/suppression)SOMMAIRE
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1. Introduction
L'application des stages en ligne ou " P-Stage » est une application ESUP certifiée AMUE, dĠǀeloppĠe par un rĠseau d'universités. Travail) des établissements. La version 3.0.1. offre la possibilité de :Pour les étudiants :
Saisir leur convention de stage et les avenants associésRechercher une offre de stage ou d'emploi
Rechercher les organismes d'accueil potentiels pour leur stage ou futur emploiPour les gestionnaires des centres de gestion :
Gérer les conventions de stage et avenants des étudiants Gérer les évaluations (étudiant, enseignant-référent, tuteur professionnel) Gérer et diffuser des offres de stage, d'alternance et d'emploi contacts associésObtenir des indicateurs statistiques
2. Accğs ă l'application STAGES/P-STAGE
L'application Stages est accessible sur l'ENT dans Pédagogie>Stage.3. Page d'accueil
La page d'accueil propose deux menus (toujours ǀisibles dans toutes l'application):Un menu supérieur avec deux items :
- Assistance permettant de déposer un ticket via le Helpdesk pour touteUn menu latéral avec six items :
- Accueil : Lien vers le simulateur de gratification du service public et les documents annexes (notices de saisie de convention français/anglais/allemand, fiche de la rubrique compétences et guide d'utilisation de l'application).Page 3 / 22
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- Centres de gestion : liste des centres gestion (accès au paramétrages et informations du centre de gestion que vous gérez) Uniquement pour les gestionnaires de centre de gestion, - Conventions de stage : donne accès aux fonctions de recherche, création, modification et de validation en masse des conventions, - Etablissements d'accueil : donne accğs audž fonctions de recherche et d'ajout des organismes d'accueil, - Offres de stage et d'emploi : donne accès aux fonctions de recherche et de création des offres, - Evaluations des stages : donne accès audž fiches d'Ġǀaluation en cours (Ġtudiant, enseignant-référent, tuteur professionnel).4. Nouveau : gestion des conventions FI et FC
La version 3.0.1. permet de gérer deux modèles de convention : - Formation initiale (stage obligatoire / stage conseillé) - Formation Continue5. Créer une convention de stage
Sélectionnez dans le menu à gauche Conventions de stage > Créer une convention Un écran de consignes apparait : lisez-le, munissez-vous des informations demandées puis cliquez sur " Suivant » >>>>>> Pour vous aider dans la préparation de toutes les informations demandées, reportez-vous à la page d'accueilхDocuments annexes> Notice de saisie de la conventionPage 4 / 22
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La convention se remplit ensuite en 8 étapes dans l'ordre suiǀant :Etape 1 : Etudiant
Etape 2 : Etablissement d'accueil
Etape 3 : Serǀice d'accueil
Etape 4 : Tuteur professionnel
Etape 5 : Stage
Etape 6 : Enseignant-référent
Etape 7 : Signataire
Etape 8 : Récapitulatif
5.1. Etape 1 : Etudiant
Saisissez votre n° étudiant ou vos nom et prĠnom. Une page d'informations ǀous concernant
(extraite automatiquement) apparait, sélectionnez : - Cadre du stage : année universitaire en coursPage 5 / 22
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Cliquez sur Valider pour afficher le récapitulatif de cette première étape puis Confirmer.Aǀant de passer ă l'Ġtape 2, l'application ǀous proposera de lier ou non une offre de stage
avec la convention en cours. Si vous cliquez sur Non, vous passerez directement ă l'Ġtape 2.Page 6 / 22
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5.2. Etape 2 ͗ Etablissement d'accueil
Cette étape permet de rechercher ou de crĠer l'organisme ou Ġtablissement d'accueil danscliquant sur " sélectionner et continuer ͩ puis passez ă l'Ġtape 3 ͗ Serǀice d'accueil
Si ǀous n'aǀez pas liĠ d'offre de stage à la convention, vous devez rechercher
l'Ġtablissement d'accueil dans la base de donnĠes.Il est possible de le rechercher en indiquant la raison sociale (nom) de l'Ġtablissement н Pays
(facultatif).Il est aussi possible de faire la recherche à partir du n° SIRET (plus précis) ou par activité, n°
de téléphone, adresse ou service. Cliquer sur " Rechercher » pour lancer la recherche.Puis dans la liste des réponses sur la ligne souhaitée pour sĠlectionner l'Ġtablissement ǀoulu.
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Si l'Ġtablissement n'est pas prĠsent dans la base, il vous sera proposé de le créer : Le message suivant apparait : Si l'établissement n'existe pas encore ? Pour le créer :CrĠation d'un Ġtablissement :
La saisie du formulaire de crĠation d'un Ġtablissement nĠcessite d'obtenir au prĠalable
certaines informations obligatoires :Page 8 / 22
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Raison sociale
Numéro SIRET (pour les établissements localisés en France)Effectif
Type d'Ġtablissement
Code APE (ou activité principale)
Adresse entreprise - Code postal - Commune - Pays
Téléphone
>>>> Se reporter dans Documents annexes (page Accueil) à : Notice de saisie de la convention Cliquer sur " Créer » pour valider la saisie ͗ la fiche de l'Ġtablissement apparaŠt.Une fois votre établissement sélectionné, cliquez sur " Confirmer et continuer » après avoir
vérifié les informationsPage 9 / 22
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Si vous remarquez des informations erronées sur un établissement : cliquez sur " modifier ces informations» ou déposez un ticket dans Assistance pour indiquer les modifications à apporter.5.3. Etape 3 : Serǀice d'accueil
L'application affiche la liste des serǀices répertoriés pour l'Ġtablissement d'accueil. Vous
Sélectionner le service voulu et cliquer sur " confirmer et continuer ».5.4. Etape 4 : Tuteur professionnel
L'application affiche la liste des contacts rĠpertoriĠs pour le serǀice. Vous pouǀez enPage 10 / 22
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5.5. Etape 5 : Stage.
A ce niveau seront renseignées toutes les informations du stage. Les items prĠcĠdĠs d'un " * » sont obligatoires. >>>> Se reporter dans Documents annedžes (page d'Accueil) à : Notice de saisie de la convention et Fiche rubrique compétences - Dans modèle de convention sont proposées 5 modèles : français (stage en France/stage étranger dans un pays francophone), anglais, allemand, espagnol ou italien. - Dans contenu du stage>Type de stage sont proposés : Formation Initiale - Stage obligatoire, Formation Initiale - Stage conseillé ou Formation continueUne fois tous les champs obligatoires remplis, cliquer sur " Valider ». Un récapitulatif
s'affichera pour une seconde ǀalidation. Des infos bulles donnent des informations réglementairesPage 11 / 22
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5.6. Etape 6 : Enseignant référent (Tuteur pédagogique)
Un moteur de recherche ǀous permet d'interroger la base des ͨ enseignants ͩ de l'uniǀersitĠ
(LDAP). Entrez au moins le nom puis cliquer sur rechercher. Si le résultat donne plusieurs réponses, cliquer sur la ligne de la réponse souhaitée pour sélectionner la personne voulue, puis sur " Sélectionner et continuer ».5.7 Etape 7 : Signataire
de stage au nom de l'organisme d'accueil.Cliquer sur " Sélectionner un signataire » pour afficher les services enregistrés dans
l'organisme d'accueil et les contacts rattachĠs.Il est possible ă ce niǀeau de modifier un serǀice, d'en crĠer un nouǀeau, d'ajouter un
Lorsque le contact est choisi, cliquer sur sélectionner puis valider.5.8. Etape 8 : Récapitulatif de la convention
Le récapitulatif vous permet de contrôler l'ensemble des donnĠes enregistrĠes.Page 13 / 22
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Vous pouvez revenir sur une étape précédente pour modifier des informations tant que laconǀention n'est pas ǀalidĠe par le centre gestionnaire, en cliquant sur des onglets du menu
supérieur.6. Choidž de la langue d'une conǀention
Dans l'Ġtape 5 ͨ Informations stage », 5 langues : français, anglais, allemand, espagnol ou
italien sont proposées.7. Imprimer une convention
Vous pouvez ensuite imprimer votre convention en format PDF si votre centre de gestion l'autorise.Si ce n'est pas le cas, il faudra passer ă ǀotre serǀice de scolaritĠ ou bureau des stages pour
l'obtenir.Page 15 / 22
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8. Validation pédagogique et administrative
Il existe deux types de validation : validation pédagogique (si le centre de gestion a choisi ceparamètre) et validation administrative qui est une étape obligatoire réalisée par le centre
de gestion.- La validation pédagogique est réalisée par l'enseignant-référent saisi dans la
convention ou un personnel du centre de gestion enregistré en ADMIN ou ECRITURE après vérification du projet de stage. Elle autorise l'impression de la convention. - La validation administrative est réalisée par le centre de gestion quand le contenu et les signatures de la convention sont conformes. Elle ouǀre l'accğs ă l'Ġdition des aǀenants.