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FICHE DE POSTE

SECRETAIRE /ASSISTANTE DE CHARGE D'OPERATIONS

Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale

Rattaché (e) à la Direction Générale Adjointe pour l'aménagement et /ou à la direction de la

construction

MISSIONS :

Il ou elle assure le

secrétariat classique des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations. 1 - Assurer le secrétariat classique des chargés d'opérations : - Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique de la société en cas de nécessité pour ces deux dernières taches, - Saisir et /ou rédiger et dactylographier les documents, courriers, notes, rapports, - Classer le courrier de l'opération entrant et sortant matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire, O r g an i s er l e cl as s em en t cl as s er a r ch i v e r - Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous, - Organiser et préparer les réunions, - Organiser l'accueil des tiers lors de ces réunions, - Organiser l'intérim de son poste avant ses absences, - Assurer en fonction des besoins le secrétariat courant par intérim des autres chargés d'opérations 2 - Assurer une fonction d'accueil et d'information des tiers - Accueillir et orienter les interlocuteurs,

- Recueillir les données relatives aux acquisitions et aux ventes, les transmettre au notaire, à l'avocat et à la personne renseignant la base foncière

3 - Assister le chargé d'opérations sous sa responsabilité dans le cadre des marchés, lettres de commande etc ... Assurer le suivi administratif des opérations depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception, notamment : - Constituer les dossiers de lancement et la gestion des appels d'offres, - Préparer les dossiers de consultation, de concours et les appels publics à la concurrence, - S'assurer en relation avec la responsable des marchés de la publication des avis d'appel publics à la concurrence sur la plateforme dédiée,

- Préparer la mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics, - Préparer les rapports de jurys et des rapports d'analyse des offres, procéder à

l'analyse administrative (candidatures et offres), - Préparer les correspondances avec les entreprises, - Suivre les attributions des marchés et constituer les dossiers pour le contrôle de 2 légalité, - Préparer les avenants aux marchés, - Suivre les notifications, - Relancer les prestataires, - Envoyer à la reprographie les dossiers reçus des prestataires, - Diffuser les pièces remises et les compte rendus de chantier, Préparer les OS, les commandes et tenir à jour le tableau des OS, - Diffuser les notifications,

Gérer les agréments de sous-traitants,

- Tenir à jour le tableau des agréments, - Suivre les attestations légales, assurances, Préparer les notifications des Procès Verbaux, des Opérations Préalables à la réceptions Garantie de parfait Achèvement, levée de réserves, Diffuser les DOE après vérification par le responsable d'opération et préparer les quitus dont le cas échéant des dossiers de clôture,

Veiller à l'archivage de l'opération (au cours de l'opération : archivage régulier suivant le plan

de classement ; en phase de quitus : archivage définitif pour transfert au mandant ou concédant) Et plus globalement toute mission nécessaire à l'avancement des opérations 4 - Assurer une fonction d'alerte et d'interface : - S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations, - Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers, - Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéance, informations

à compléter ...)

- Assurer à la demande du ou des chargés d'opérations les contacts avec les tiers (maitre d'oeuvre, collectivité, collectivités, administrations, vendeurs, expropriés, clients futurs...)

- Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les chargés d'opérations,

FORMATION

- BAC +2 ou équivalent, - Expérience de 3 ans d'un secrétariat opérationnel dans le milieu du des EPL ou similaire

COMPETENCES REQUISES

- Maitrise des outils informatiques de base (traitement de texte, (Word) et tableur (Excel), PowerPoint. Bonne connaissance d'Outlook.

- Connaissance des logiciels de gestion (Pour ceux internes à la SEM : une formation sera assurée) 3

Comportement :

- Rigueur, méthode, - Sens de l'organisation et de l'anticipation et de la gestion du temps, - Dynamisme et efficacité, - Disponibilité, - Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la représentation de l'entreprise, - Discrétion, - Goût du travail en équipe et du reporting, - Polyvalence

Dans le cadre de sa mission, il/elle participe à la vie de la société, est force de proposition

pour tout axe de progrès et met en application systématique les règles et procédures en vigueur.quotesdbs_dbs1.pdfusesText_1