Fiche de poste d'Assistante Médico-Administrative (AMA) Secrétariat du Service de Radiologie et Imagerie Médicale Codification : P_REF Date d'application
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Fiche de poste d'Assistante
Médico-Administrative (AMA)
Secrétariat du Service de
Radiologie et Imagerie Médicale
Codification :
P_REFDate d'application :
P_APPLICATION_DATE
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1PRESENTATION DU POSTE
Fonction :
Assistante médico-administratif (secrétaire médicale) Métier (précisez également le code métier) : Secrétaire médicale (40L20) Liaisons hiérarchiques : Cadre de santé du SRIMLiaisons fonctionnelles :
Médecins, manipulateurs, AS et ASH du SRIM
Encadrement du SRIM et du pole 6
Personnels médicaux, paramédicaux et administratifs de l'établissementMédecins externes à l'établissement.
MISSIONS
Mission principale :
La secrétaire est à l'interface entre le service d'imagerie, les patients, le public, les prescripteurs qu'ils soient
interne ou externe au CHU et avec les services cliniques. Elle contribue à la prise en charge radiologique globale des patients par : - La maîtrise des techniques de communication - La maîtrise des outils informatiques - La coordination du parcours patient - La continuité de la prise en charge administrative des patientsActivités :
Accueil physique et téléphonique des personnes et réception des prescriptionsVérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Réaliser la prise des rendez vous sur la base de protocolesGérer, traiter et coordonner les programmations liées à la prise en charge médicale (consultation,
hospitalisation, chirurgie, examens...) Frapper des comptes rendus, mettre en forme les documents et gérer les dossiersTraiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion,
archivage)Nom Fonction Signature
Rédacteur NOUHAUD Véronique
MALCHIEN Isabelle
Cadre de Santé
Coordinatrice des secrétariats
médicauxACT_PARTICIPANTS_DATE_
SIGN1_NOTIME
Vérificateur GOERGEN Philippe Cadre Supérieur de Santé ACT_PARTICIPANTS_DATE_SIGN2_NOTIME
Approbateur JEHANNO Laëtitia Directrice
des Relations HumainesACT_PARTICIPANTS_DATE_SI
GN3_NOTIME
Fiche de poste d'Assistante
Médico-Administrative (AMA)
Secrétariat du Service de
Radiologie et Imagerie Médicale
Codification :
P_REFDate d'application :
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2 Mettre en route les différents postes de travail Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe de comptes-rendus Connaître les modes dégradés de prise en charge en cas de panne du système informatique Régulariser les données des patients dans le système après une panne Connaître et mettre en oeuvre les procédures d'appels pour dépannage Encadrer les stagiaires sur un cursus de formation secrétaireTransmettre ses connaissances
Participer à des groupes de travail et nourrir une réflexion sur l'amélioration des pratiques
Participer à la rédaction et à l'amélioration des procéduresParticiper à des réalisations de protocoles
Participer à la mise en place de nouvelles activités Missions spécifiques (en complément de la mission principale) : NEANT PARTICULARITE DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L'ACTIVITESpécificités du poste :
Durée quotidienne de travail : 7 h 30
Grille de travail avec repos fixe les dimanches et jours fériés.Congés annuels pris en concertation avec l'équipe du secrétariat et en fonction des nécessités de service.
Amplitude des horaires de travail de 7h30 à 19h00 du lundi au vendredi en fonction du secteur et de 8h30 à
12h30 le samedi matin.
Pour garantir la continuité de la prise en charge des personnes soignées, les secrétaires interviennent dans
les différents secteurs du SRIM indépendamment de leur UF d'affectation.Les mouvements, entre les différents secteurs, sont anticipés sur les tableaux de services, en fonction de
l'activité et des effectifs.Formations obligatoires requises :
Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS ou d'une formation équivalente BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat Moyens mis à disposition (techniques, humains, financiers) :Ordinateur, logiciels dédiés, casque pour la frappe, poste téléphonique adapté pour l'accueil téléphonique,
fax, photocopieuse Prévention - Sécurité (risques liés au poste, habillement, protection) : NEANTPROFIL REQUIS
Formations - Qualifications (Savoir) :
Techniques d'accueil physique et téléphonique (Connaissances détaillées) Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (Connaissances détaillées) Géographie et topographie de l'établissement (Connaissances détaillées) Droits des patients (Connaissances détaillées) Droits hospitaliers (Connaissances générales) Charte de l'identitovigilance (Connaissances détaillées) Internet/Intranet (Connaissances détaillées)Fiche de poste d'Assistante
Médico-Administrative (AMA)
Secrétariat du Service de
Radiologie et Imagerie Médicale
Codification :
P_REFDate d'application :
P_APPLICATION_DATE
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3Connaissances particulières (Savoir-faire) :
Techniques du secrétariat (Connaissances approfondies) Vocabulaire Médical (Connaissances détaillées) Maitrise de la dactylographie (Connaissances approfondies)Maitrise de l'outil informatique : Xplore, Crossway (logiciel institutionnel), Word et Excel (Connaissances
détaillées) Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseauQualités professionnelles (Savoir-être) :
Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelleEtre méthodique, organisée et rigoureuse
Avoir le sens de l'accueil et de l'écoute
Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du service