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Enregistrement
horaire avec pointeuseManuel
© Dynamic Software S.A. 2 22/11/2012
INDEX1 Introduction .................................................................................... 3
2. Emplois du temps ............................................................................ 4
3. Gestion du personnel ....................................................................... 5
4. Sélection des employés .................................................................... 8
5. Codes boni et mali ........................................................................... 9
6. Paramètres ................................................................................... 10
7. Prestations ouvertes ...................................................................... 12
9. Détail des documents .................................................................... 14
10. Détail du personnel ........................................................................ 16
11. Résumé mensuel du personnel ....................................................... 18
12. Clôture du mois ............................................................................. 21
13. Réconcilier les prestations .............................................................. 23
14. Rapports ....................................................................................... 28
15. Codes de facturation ...................................................................... 29
16. Après la réconciliation .................................................................... 30
© Dynamic Software S.A. 3 22/11/2012
1 INTRODUCTION
Le module 'Enregistrement horaire avec pointeuse' vous offre les possibilités suivantes : (documenter) Gestion du personnel
Résumé des présences des employés Nombre illimité des emplois du temps avec dossier historique lors des adaptations Résumés mensuels et listes avec la quantité des heures prestées par employé, de balance et de cumul Coupure automatique des pauses
Des différentes listes peuvent être consultées : les employés, le rendement et les prestations par document Des codes boni et mali que vous pouvez créer vous-mêmes Les prestations peuvent être consultées à partir du dossier du véhicule Etapes nécessaires à suivre avant de se mettre au travail : Création des emplois du temps
Création du personnel + relier à un emploi du temps et un groupe Création des codes boni et mali (pas nécessaires) Mise au point des paramètres
Contrôle des codes de facturation existants
© Dynamic Software S.A. 4 22/11/2012
2 EMPLOIS DU TEMPS
Les emplois du temps sont indispensables pour la gestion du personnel.Le nombre des emplois du temps est illimité.
Description
Heures
calculée et remplie automatiquement). Si vous travaillez seulement une partie du jour, sans pause, vous remplissez seulement les deux premières indications du temps. le bouton, les heures de travail du lundi sont copiées vers les quatre jours suivants. Des petites différences peuvent éventuellement encore être adaptées manuellement.Marges des heures supplémentaires
Le nombre des minutes ne pas calculé comme heure supplémentaire. p.ex.: Paramètre est mis à 10 minutes Employé enregistre 9 minutes après la fin de son emploi du temps = 0 minutes Employé enregistre 12 minutes après la fin de son emploi du temps = 12 minutes© Dynamic Software S.A. 5 22/11/2012
3 GESTION DU PERSONNEL
Création et gestion des employés.
Remarques :
fléchées. chiffres. Si les employés ont déjà un ID, vous pouvez le garder. prénoms usuels. Si vous avez des factures pour les heures prestées par un certain employé, vous ne pouvez plus supprimer cet employé. La création d'un employé et/ou des adaptations à un employé existant ne sont pas sauvegardées automatiquement. Avant de prendre un autre employé à l' écran, vous devez© Dynamic Software S.A. 6 22/11/2012
Remarques :
Groupe :
Indiquez toujours un groupe si possible !
Les groupes disponibles sont p.ex. mécanique, carrosserie, réception, magasin etc.Numéro de badge :
avec le matériel (terminals). Ce numéro est la connexion entre matériel et logiciel et doit être
rempli soigneusement et correctement. Vous ne pouvez accorder q'un seul numéro de badge par employé. Avec le bouton complémentaire (bleu ± gris), vous pouvez imprimer le numéro de badge comme code à barres sur une étiquette. portatif au lieu du scanning usuel de la carte. Attention! Cela fonctionne seulement avec une imprimante pour étiquettes de la marque Dymo. Quand un employé abandonne la firme, vous pouvez effacer le numéro de badge et réutiliser le badge pour un nouvel employé.© Dynamic Software S.A. 7 22/11/2012
Emploi du temps :
Vous pouvez relier un employé à un emploi du temps via un écran secondaire qui sera activé
en poussant le bouton complémentaire. sauvegardé de manière que vous puissiez toujours consulter des données historiquement correctes.Procédé :
- Sélectionnez un emploi du temps dans la liste. - Validez votre choix. sélectionné.© Dynamic Software S.A. 8 22/11/2012
4 SELECTION DES EMPLOYES
souvent en rapport étroit avec le personnel. Etant donné que dans la plupart du temps vous ne voulez pas consulter tous les groupes du personnel mais un groupe spécifique, il existe la possibilité de consulter ou de traiter les Vous retrouverez ce bouton sur plusieurs écrans dans tout le module. Il vous offre des employés. Vous pouvez sélectionner tous les employés, un certain groupe ou un employé individuel.IH NRXPRQ
$QQXOHU© Dynamic Software S.A. 9 22/11/2012
5 CODES BONI ET MALI
Quand vous réconciliez les lignes prestées à un ordre de réparation afin de les facturer, des
différentes situations peuvent se produire. - Le temps presté est exact le temps estimé. Vous pouvez relier ces temps boni-mali à des codes qui expliquent la différence en temps. A vous de créer ces codes sans limites. Ils vous serviront plus tard à mieux analyser le rendement par employé.Remarque :
Trois codes standards existent déjà. Vous pouvez adapté ces codes au besoin de la société.
Attention : Veuillez lire le paragraphe suivant si vous voulez modifier la description du code Si vous ne voulez pas vous servir de cette fonction, les codes boni-mali sont normalementAutres exemples des codes:
- Attendre dans le magasin. - Aller chercher des pièces à une autre localisation. Etc.© Dynamic Software S.A. 10 22/11/2012
6 PARAMETRES
3MUMPqPUHV
spécifiquement pour votre société.Remarques :
Code de facturation :
Il vaut mieux de remplacer ce code par le code de facturation que vous utilisez pour facturer la main d'oeuvre. Temps standard doit être correctement relié : Si vous cochez ce carré, vous ne pouvez pas dévier les valeurs standardes comme fournies© Dynamic Software S.A. 11 22/11/2012
Détail prestations (cadre) :
Ces paramètres ne comptent pas pour les actions entrées via les terminals, mais uniquement peut bien le faire par la création ou en adaptant des lignes de détail via Flexigar2000.Ordres de réparation :
Ce paramètre est important pour pouvoir obtenir rapidement dans un ordre de réparation un résumé detaillé de toutes les lignes auxquelles des prestations sont ajoutées. Le champ© Dynamic Software S.A. 12 22/11/2012
7 PRESTATIONS OUVERTES
- Résumé des présences des employés Fermer les prestations : p.ex.: fermer à midi toutes les lignes ouvertes pour les employésAdapter : adapter la ligne sélectionnée
Remarques :
carrosserie et intérims. faire une sélection par la procédure de sélection d'un employé (bouton avec 2 bonhommes)© Dynamic Software S.A. 13 22/11/2012
Remarques :
de début. Les lignes sont groupées par client. normalement seules les employés du groupe mécanique, carrosserie et intérims. Si vous voulez voir toute la liste des employés, vous devez faire une sélection par la procédure de© Dynamic Software S.A. 14 22/11/2012
9 DETAIL DES DOCUMENTS
Cet écran vous offre un résumé détaillé des prestations sur un document. Vous pouvez consulter et adapter les temps de travail par cet écran ci. Supprimer une ligne : Sélectionnez la ligne souhaitée et poussez sur le boutonAdapter une ligne :
- En sélectionnant la ligne dans la grille, les données de cette ligne sont transférées vers la
section de détail. - Adapter des temps et/ou des employés comme désiré. Bouton 'Rayer' : Rayer la ligne sélectionnée maintenant.© Dynamic Software S.A. 15 22/11/2012
Ajouter une ligne :
- Remplissez les valeurs souhaitées dans les différents champs.© Dynamic Software S.A. 16 22/11/2012
10 DETAIL DU PERSONNEL
Cet écran vous offre un résumé détaillé de la présence des employés. Vous pouvez consulter et adapter les temps de travail sur cet écran. automatiquement. (poubelle).Ajouter une ligne :
- Réglez le temps en indiquant manuellement le début et la fin ou par cocher matin et/ou - Réglez l'état en faisant un choix dans la liste des états.Adapter une ligne :
- Quand vous sélectionnez une ligne dans la grille, les données de la ligne sont transférées
vers la section de détail.© Dynamic Software S.A. 17 22/11/2012
- Adaptez les temps et états dans la section du détail comme voulu. Rayer : Rayer maintenant la ligne sélectionnée. Seulement possible quand vous avez© Dynamic Software S.A. 18 22/11/2012
11 RESUME MENSUEL DU PERSONNEL
- Résumé et gestion des heures de travail du personnel. - Corrections, mise au point des différents états et coupage des pauses non rayées. - Gestion des heures supplémentaires. automatiquement repris.Grille :
Début : Premier temps de début
Pause : Pause prévue en minutes
Heures: Quantité des heures à prester ce jourDébut : Premier temps de début du jour
effectivement présent.© Dynamic Software S.A. 19 22/11/2012
Cumul : Somme totale de la balance à partir de début du moisEtat : Des informations supplémentaires
Dernière colonne : ! = employé est toujours présentRemarques :
Balance : Lors du calcul des heures de balance, les heures supplémentaires indiquées sur en compte comptes p.ex.: se peut quand on a oublié de rayer.Fonctions :
Paramétriser états : des différents états comme p.ex. congé, malade, jour de fête etc.
Procédé :
- En cliquant sur la ligne du jour, vous pouvez sélectionner ce jour ou sélectionner sur les différents jours. Les lignes sélectionnées auront un fond bleu foncé. lesquels vous désirez régler l'état choisi.9RXV SRXYH] MQQXOHU XQ pPMP pPMNOL HQ XPLOLVMQP O
© Dynamic Software S.A. 20 22/11/2012
Quand :
- Un employé a oublié de rayer pendant la pause. rayages des pauses. P.ex. les employés de la réception enregistrent le matin et rayent seulement le soir. A la fin du mois vous pouvez couper toutes les pauses pour ce grouperéparation, étant donné que les ordres de réparation doivent quand même être rayés
pendant les pauses. Procédure pour faire une sélection de différents jours : - Sélectionnez un jour en cliquant avec la souris sur la ligne de ce jour ou sélectionnez sur les différents jours. Les lignes sélectionnées auront un fond bleu foncé. - Cliquez sur le menu 'correction de pause pour la ligne sélectionnée'.Procédé pour tout un mois :
- Ouvrez le menu 'corriger pause' et choisissez une des possibilités suivantes :1) Ce mois pour cet employé
2) FH PRLV SRXU XQH VpOHŃPLRQ GHV HPSOR\pV "
Employés : limiter les choix dans la boîte à choix des employés.temporairement la liste des employés pour faciliter votre travail. Ainsi, vous pouvez gérer vos
employés groupe par groupe.Clôture du mois :
voir clôture du mois© Dynamic Software S.A. 21 22/11/2012
12 CLOTURE DU MOIS
Gestion des heures supplémentaires
- Transfert vers le mois suivant - Payer ou compenser les heures supplémentairesPar employé, les heures supplémentaires peuvent être transférées vers le mois suivant ou
Une combinaison des deux est aussi possible.
© Dynamic Software S.A. 22 22/11/2012
Procédé :
Répétez les actions suivantes pour chaque employé à qui vous voulez payer les heures. - Indiquez les heures que vous voulez payer. - Confirmez.Remarques :
© Dynamic Software S.A. 23 22/11/2012
13 RECONCILIER LES PRESTATIONS
ŃOURQR
- Ventiler les prestations des différents employés. - Réconciliation automatique des prestations fournies. - Temps disponibles en système de division 100 et de division 60. - Raccord vers le détail du document. - Travailler avec des temps boni-mali.© Dynamic Software S.A. 24 22/11/2012
Grille 1 :
Les employés et leurs prestations sur cet ordre de réparation. Si plus de trois employés sont enregistrés sur le même ordre de réparation, vous pouvez utiliser la barre coulissante à droite pour visualiser tous les employés. Réconcilié : Temps déjà réconcilié à une ligne de détail (voir grille 2).Différence : Différence actuelle entre les heures prestées et les heures déjà réconciliées.
A la fin de la ventilation la différence dans la balance peut être positive ou négative.Exemple 1 :
= temps boni de 30 minutes ou 50 pointsExemple 2 :
2 heures prestées par un employé.
= temps mali de 30 minutes ou 50 pointsJustification de la différence :
éventuels temps de différence ouverts .
zéro. Vous pouvez cependant créer sans restriction des codes boni-mali (voir codes boni- mali).Exemple :
2 heures prestées par un employé.
= temps mali de 30 minutes ou 50 points une autre localisation.© Dynamic Software S.A. 25 22/11/2012
Grille 2 :
Toutes les lignes de détail sur un ordre de réparation auxquelles peuvent être ajoutés des
temps prestés. Code et description : Description de la ligne de détail dans les paramètres, vous ne pouvez que réconcilier la quantité mentionnée en points. ID et Nom : Par ligne de détail chaque employé qui a travaillé à cette ligne, sera Réconciliation : Par ici la véritable réconciliation aura lieu. ligne de détail. Quand vous quittez la ligne (touches fléchées ou enter), les heuresréconciliées et les heures de différence seront immédiatement adaptées aux employés dans
grille n°1.© Dynamic Software S.A. 26 22/11/2012
Exemple :
Employé 1 : 130 points réconciliés sur ligne de détail n° 1 (différence ou temps mali de 25 points)20 points sur ligne de détail 3
Employé 2 : 400 points sur ligne de détail 2Différence sur la balance
Fonctions :
réparation. Vous pouvez immédiatement lier des prestations des employés à cette ligne. Réconciliation automatique : Le code de facturation choisi, sera ajouté aux lignes de réconcilié à ce code de facturation. réconciliés et traités par cette fonction. Attention! Ne fonctionne que pour des ordres de réparation avec un employé.© Dynamic Software S.A. 27 22/11/2012
Feu vert : Permission de faire des réconciliations. Feu rouge : Interdit de faire des réconciliations. - Un employé est encore enregistré à cet ordre. - Ordre de réparation est déjà facturé.Détail des prestations sur ce document :
Contrôle, adaptations et/ou rayer employé.
Indication du temps :
Attention! Division 60 est seulement pour votre information et dans ce mode il est interdit de faire des adaptations.© Dynamic Software S.A. 28 22/11/2012
14 RAPPORTS
Filtre : Paramètres pour limiter la sélection des données.Procédé :
- Réglez les paramètres du filtre si souhaité - Sélectionnez une liste à partir de la liste des options - Bouton prévision (loupe)© Dynamic Software S.A. 29 22/11/2012
15 CODES DE FACTURATION
Une manière pour réconcilier les heures prestées à un ordre de réparation est indiquer des
codes de facturation comme code horaire. enregistrement horaire.Temps standard : Nouveau paramètre.
Le prix de vente égale ainsi le prix de vente standard/100 x temps standard.Exemple :
Horaire normal pour mécanique est de 30 EUR.
Horaire/100 x Temps standard = prix de vent calculé (30 EUR:100) x 20 points = 6 EUR.Le/la réceptionniste peut maintenant réconcilier les 20 points du temps presté à la ligne de
détail et le prix de vente reste à 6 EUR. commentaire, le prix de vente calculé (cadre jaune). de vente calculé sera imprimé sur la facture.