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REPOBLIKAN"I MADAGASIKARA

Tanindrazana - Fahafahana - Fandrosoana

MINISTERE DE L"ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

UNIVERSITE D"ANTSIRANANA

INSTITUT SUPERIEUR EN ADMINISTRATION D"ENTREPRISES ISAE)

ANTSIRANANA

Tél : 020 82 925 98 E-mail : isae_diégo @ yahoo.fr BP : 0 Mémoire de fin d"étude en vue de l"obtention du diplôme de Technicien Supérieur en

Administration d"Entreprises

ORGANISATION ET TRAITEMENT

DU COURRIER

Cas de Madagascar National Parks

Réalisée par:

RAZAFIMANDIMBY V. Lova Oméga.

Spécialité : Assistanat de direction

Encadreur pédagogique : Monsieur HASSANY Arassy Encadreur professionnel : Monsieur MIANDRE Gildatien Bienvenu

Date de soutenance : 23 Mars 2010

8

ème Promotion

Année Universitaire : 2008-2009

Promotion AVANA

SOMMAIRE

REMERCIEMENTS

AVANT-PROPOS

INTRODUCTION

Partie I PRESENTATION GENERALE DE MADAGASCAR

NATIONAL PARKS

Chapitre I - Historique de Madagascar National Parks Chapitre II- La Direction Interrégionale Antsiranana de

Madagascar National Parks

Partie II ORGANISATION ET TRAITEMENT DU COURRIER

Chapitre I- Généralité sur le système d"organisation et traitement du courrier Chapitre II- Présentation et analyse du cas de la DIR de Madagascar

National Parks

Partie III

POINTS A AMELIORER ET SUGGESTIONS

Chapitre I- Constats

Chapitre II- Suggestions

CONCLUSION

ANNEXES

TABLE DES MATIERES

Page REMERCIEMENTS ................................................................... .3 AVANT-PROPOS ...................................................................... .4 INTRODUCTION ...................................................................... .5 Partie I Présentation générale de Madagascar National Parks .......... .6

Chapitre I : Historique de Madagascar National Parks ............................................. .7

Structure juridique de Madagascar National Parks ........................................ .8

1- Fiche de présentation ..................................................................................... .8

2- Duré de l"association ...................................................................................... .9

3- Membre fondateur de l"association ................................................................ .9

Structure organisationnelle de Madagascar National Parks .......................... 10

1- Organisation de Madagascar National Parks ................................................ 10

2- Activité, mission de Madagascar National Parks .......................................... 10

Chapitre II : Direction Interrégionale de MNP Antsiranana ..................................... 13

Activité de Madagascar National Parks DIRA ............................................. 13 Fonctionnement des services de Madagascar National Parks DIRA ............. 13

1- Fonctions et rôles de chaque unité de services à Madagascar National Parks DIRA ................................................................. 14

2- Organigramme de Madagascar National Parks DIRA ................................... 15

Partie II Organisation et traitement du courrier ................................. 18

Chapitre I : Généralité sur le système d"organisation et traitement du courrier ....... 19

Relation communicationnelle ........................................................................ 19

1- La communication .......................................................................................... 19

2- La correspondance ......................................................................................... 20

Généralité sur l"organisation du courrier ....................................................... 21

1- Le service secrétariat ..................................................................................... 21

2- Différents types de courriers et leurs utilités ................................................. 22

3- Enregistrement et tri des courriers ................................................................. 22

4- Rangement des documents ............................................................................. 23

5- Classement des documents ou dossiers .......................................................... 24

6- Les différents ordres de classement ............................................................... 25

7- Mode de classement ....................................................................................... 26

8- Le rangement des supports ............................................................................. 26

9- Les archives .................................................................................................... 27

10- Traitement du courrier ................................................................................... 29

Chapitre II : Présentation et analyse du cas de Madagascar National Parks ............ 30 Présentation de la situation actuelle de Madagascar National Parks .... 30

1- Les différents types de courriers à Madagascar National Parks .......... 30

2- Mode d"arrivée du courrier à Madagascar National Parks .................. 31

3- Enregistrement du courrier ................................................................... 31

4- Organisation du courrier arrivée ........................................................... 32

5- Classement des documents ................................................................... 33

6- Rangement et archivage ........................................................................ 33

7- Mode de départ du courrier à Madagascar National Parks ................... 35

8- Organisation du courrier départ ............................................................ 35

Analyse statistique de volume de courrier de

MNP .............................. 36

1- Lettre .............................................................................................................. 36

2- Inventaire........................................................................................................ 36

Partie III Points à améliorer et suggestions ................................. 39

Chapitre I: Constats ................................................................................................... 40

A- Au niveau du service secrétariat ........................................................... 40

1- Les responsabilités de la secrétaire ................................................................ 40

2- Ses points forts ............................................................................................... 40

3- Ses points faibles ............................................................................................ 40

B- Au niveau de la Direction ...................................................................... 42

Chapitre II : Suggestions .......................................................................................... 43

Au niveau du service secrétariat ..................................................................... 43

Au niveau de la Direction ............................................................................... 46

CONCLUSION........................................................................... 48 ANNEXES .................................................................................. 49

Organisation et traitement du courrier

LISTE DES ABREVIATIONS

MNP : Madagascar National Parks

DIRA : Direction Interrégionale Antsiranana

AP : Aires Protégées

WWF: World Wild Fund

WCS : Wildlife Conservation Society.

PCDI : Projet de Conservation et de Développement Intégrés. PE1 : Programme Environnemental 1 (Première phase du PNAE) PE2 : Programme Environnemental 2 (Deuxième phase du PNAE) PE3 : Programme Environnemental 3 (Troisième phase du PNAE)

PNAE : Plan National d"Action Environnementale.

COAP : Code des Aires Protégées

USAID: United States Agency for International Development

CSAC : Chef de Service Audit et Comptabilité

CSAC : Chef de Service Administration et Comptabilité

CSBA : Chef de Service Budget et Audit

CSAT : Chef de Service Appui Technique

CSAS : Chef de Service Appui Scientifique

Organisation et traitement du courrier

GLOSSAIRE DE L"ETUDE

Association : groupement de personnes librement réunies dans un intérêt commun mais à but

lucratif.

Epistolaire

: qui se rapport à la correspondance, aux lettres.

Exhaustive

: qui traite à fond.

Interlocuteur

: personne qui parle avec une autre.

Compactes

: qui sont conçus pour occuper le moins de place possible.

Classeur à anneaux

: classeur ayant la forme d"un cercle, servant le plus souvent à attacher ou à suspendre.

Intercalaires

: feuilles ou fiches utilisées pour organiser et marqué des séparations (dans un classeur ou fichier) entre plusieurs documents.

Organisation et traitement du courrier

REMERCIEMENTS

Mes premiers remerciements s"adressent à Dieu, Le tout puissant qui m"a donné la force et le courage dans l"accomplissement de ce mémoire.

Je tiens ensuite à remercier toutes les personnes qui ont contribué, de près ou de loin, à la

réalisation de ce travail. Je ne peux m"empêcher de témoigner ici ma reconnaissance à l"égard de : - Monsieur MOUSTAFA, Directeur Inter- Régional de Madagascar National Parks d"Antsiranana pour m"avoir autorisé à y effectuer mon stage ; - Madame BEZARA Adriana Thérèse, secrétaire standardiste de cette organisation pour m"avoir imprégné le fonctionnement de son service au sein de Madagascar National

Parks ;

Je voudrais adresser mes vifs remerciements à : - Monsieur MIANDRE Gildatien Bienvenu, le chef de service Budget et Audit, mon encadreur professionnel, qui a bien voulu consacrer son temps pour m"aider dans la réalisation de ce mémoire ; - Monsieur HASSANY Arassy, mon encadreur pédagogique qui m"a orienté positivement dans mes travaux de recherches ; Ma profonde gratitude s"adresse particulièrement à Madame RAZAFINTSALAMA Claudia, Le

Directeur de l"ISAE, ainsi qu"à mes chers parents qui font de leur mieux pour me soutenir

moralement et assurer mes frais d"études.

Organisation et traitement du courrier

AVANT-PROPOS

L"institut supérieur en administration d"entreprise (ISAE) est un établissement universitaire

privé, fondé en l"an 2000, suivant l"arrêté n° 9034/2000 sous tutelle du ministère de l"enseignement

supérieur, actuellement Ministère de l"Enseignement National et de la Recherche Scientifique

(MENRS). L"institut dispense une formation de deux années. On y forme des spécialistes en

administration d"entreprises pour un Diplôme de Technicien Supérieur en Administration

d"Entreprises (DTSAE) repartis en 3 options : - Assistanat de Direction (AD) - Gestion Comptable (GC) - Transport Transit Douanes (TTD)

L"accès à l"ISAE se fait par voie de concours ouvert à tous les candidats bacheliers de toute série.

En outre, les étudiants doivent obligatoirement effectuer cinq (05) semaines de stage pratique

d"observation en première année et trois (03) mois de stage de fin d"études en deuxième année suivi

d"une présentation de mémoire. Durant ces trois mois, l"étudiant fera une recherche qui doit porter

sur un sujet concernant un domaine d"études qu"il choisit librement et surtout approuvé par

l"entreprise d"accueil et l"ISAE représentés respectivement par les encadreurs professionnel et

pédagogique. A l"issue de cette période, chaque étudiant élaborera un document écrit rapportant ses

travaux, réalisés dans le cadre de processus de formation. En effet, le présent rapport est le fruit de

nos recherches au sein de la Direction International de Madagascar National Parks, l"association pour la gestion des aires protégées.

Organisation et traitement du courrier

INTRODUCTION

La réussite d"une entreprise dépend plus que jamais de la compétence et de la performance du service secrétariat. Il est devenu un carrefour communicationnel incontournable. Son importance est telle que son organisation au niveau de l"entreprise mérite une attention

particulière car elle est à la fois le centre de réception, de dispatching du courrier et le reflet de

l"image de marque de cette dernière.

Le courrier, principal outil de correspondance doit être techniquement maîtrisé par le ou la

secrétaire. Pour se faire, une organisation adéquate s"impose et l"utilisation de technologie moderne dans ce domaine s"avère indispensable. C"est, en effet, l"importance de ce domaine qui nous a amené à faire le choix de notre thème qui est: " l"organisation et traitement du courrier ». Pour faire notre recherche, nous avons placé notre choix sur le cas de Madagascar National

Parks, une association privée d"intérêt public pour la conservation du patrimoine naturel de

Madagascar.

Aussi, somme-nous entraîné à poser les questions suivantes : - qu"est ce que la correspondance ? - comment Madagascar National Parks organise t- elle ses courriers ? - quelle est l"importance d"une bonne organisation ? Notre étude est axée principalement sur l"organisation et traitement du courrier. Nous avons repartie ce document en trois parties :

- La première parle succinctement de la présentation générale de Madagascar National Parks

- La deuxième est axée sur l"organisation et traitement du courrier qui est le vif de notre sujet. - Et la troisième partie est réservée pour les problèmes et nos suggestions.

Organisation et traitement du courrier

PARTIE I :

PRESENTATION

GENERALE DE MADAGASCAR

NATION PARKS

Organisation et traitement du courrier

Chapitre I : HISTORIQUE DE MADAGASCAR NATIONAL

PARKS

Madagascar est un pays important à l"échelle mondiale pour sa biodiversité de faune et de flore.

Philibert Cammerson, un savant français du XVIIIe siècle, célébrait notre patrimoine exceptionnel

composé de milliers d"espèces, dont certaines sont les plus anciennes de la planète et affirmait :

" Madagascar est la terre promise du naturaliste ». Des aires protégées ont été mises en place pour

mieux assurer leur protection.

Avant 1990, toutes les forêts de Madagascar étaient généralement gérées par la Direction

Générale des Eaux et Forêts. A cette période, les responsables Malagasy considéraient simplement

les aires protégées comme des zones à protéger et à " conserver à l"écart des visiteurs ».

Mais en 1990, après l"adoption de la Charte de l"Environnement Malagasy qui a défini notre

Politique Nationale d"Actions Environnementales (PNAE). Cette politique a fait naître un plan

d"actions environnementales qui a été divisés à son tour par trois programmes environnementaux

pour quinze ans biens distincts en trois phases : - PE1 (de 1991 à 1996) : son objectif est de mettre en place l"organisation, les infrastructures, les outils et la formation du personnel. - PE2 (de 1997 à 2001) : ce programme a pour mission de renforcer les acquis durant le PE1 (formation) et de mettre en oeuvre la bonne gouvernance environnementale. - PE3 (de 2002 jusqu"à ce jour) : son but est de se concentrer sur la pérennisation financière et la bonne gouvernance. L"ANGAP (Association National pour la Gestion des Aires Protégées) a vu le jour avec la PNAE pour gérer un réseau d"aires protégées.

Cette Association de droit privé, a été reconnue d"utilité publique à travers le décret n° 91-592

du 4 décembre 1991. Elle assure la conservation et la gestion durable et rationnelle du réseau

national de parcs nationaux et réserves de Madagascar. Cette mission de conservation suggère

l"éducation environnementale, la valorisation de l"écotourisme, la science et le partage équitable des

bénéfices générés par les aires protégées avec la population riveraine.

Organisation et traitement du courrier

Comme elle était encore inexpérimentée, l"Etat Malagasy avec le soutien financier des bailleurs de

fonds a fait appel à des organismes internationaux qui ont déjà eu d"expériences en matière de

conservation et de gestion des aires protégées pour démarrer le programme. Entre autres on peut

citer : WWF, Conservation International, CARE International, WCS (Wildlife Conservation Society). Pendant ce temps l"ANGAP était chargé de " coordonner » les PCDI de Madagascar et le

programme d"aires protégées, elle devient également le centre logique d"un système de suivi d"évaluation

pour tout le programme.

En juillet 1997, les aires protégées créées pendant le PE1 ont commencé d"être transféré à

l"ANGAP. A partir de cette date, c"est à cette association de gérer la protection environnementale

dans notre pays avec toujours le soutien financier des bailleurs de fonds. Le 28 Novembre 2008, l"ANGAP est remplacé par Madagascar National Parks. Dans le

contexte actuel, le succès dépend plus que jamais de la force et de la signification de sa

dénomination aux yeux de ses partenaires et son public. C"est ainsi qu"ANGAP devient Madagascar

National Parks. Cette nouvelle dénomination permet en effet au public, en général, de reconnaître

Madagascar National Parks et de la différencier des autres structures qui prétendent au même but.

Elle joue aussi un rôle d"intégration dans le monde de la conservation de la biodiversité aux yeux

des touristes bien sûr, mais aussi aux yeux des employés et des partenaires divers que sont entre

autres les bailleurs et les partenaires techniques.

Madagascar National Parks est une Association privée d"intérêt public, opérant à l"intérieur du

territoire Malagasy sous tutelle du ministère de l"Environnement, des Forêts et du Tourisme. Le rôle du Madagascar National Parks est donc double. Il est d"abord d"assurer que le réseau

correspond à sa vocation fondamentale de réseau national et de protéger un ensemble représentatif

adéquat du patrimoine naturel Malagasy. Il est ensuite de veiller à la valorisation et à la

conservation durable de ce réseau. A- Structure juridique du Madagascar National Parks

Madagascar National Parks est une association à but non lucratif qui a pour objectif de protéger et

de conserver la biodiversité malagasy, régie par l"ordonnance n°60-133.

1- Fiche de présentation

Raison sociale

: Association

Dénomination

: Madagascar National Parks

Organisation et traitement du courrier

Statut juridique : Organisation Non Gouvernemental

Adresse postal du siège

: BP- 1424 Tananarive 101 Ambatobe Antananarivo Fax : (261) 202241539

E-mail

: contact@ madagascar.national.parks.mg

Madagascar National Parks est représentée dans les provinces hormis la capitale par les Directions

Inter- Régionales :

- La DIR d"Antsiranana - La DIR de Fianarantsoa - La DIR de Mahajanga - La DIR de Toliara - La DIR de Toamasina

2- Durée de l"association

Madagascar National Parks étant une association, sa durée est illimitée

3- Membre fondateur de l"association

L"association est initialement fondée en 1991 par : L"Etat Malagasy qui a été représenté par : - Le ministère de la production animale (élevage et pêche) et des eaux et forêts ; - Le ministère de l"économie et plan ; - Le ministère de recherche scientifique, technologique pour le développement ; - Le ministère de l"intérieur ; - Le ministère des transports, de la météorologie et de tourisme ; - Le ministère de l"enseignement supérieur ; - La cellule d"appui ou plan d"action environnementale ; - Les Organisations Non Gouvernementales Le World Wildlife Fund (W.W.F) L"Association Nationale d"Action Environnementales (ANAE) L"Orin"Asa Mpampiroborobo ny Kojakojan"Ala eto Madagascar (OROMPAKA) Conservation Internationale (CI) Sampan"Asa Fampadrosoana / FJKM (SAF/FJKM)

Organisation et traitement du courrier

B- Structure organisationnelle de Madagascar National Parks

1- Organisation

L"Association est composée de trois organes :

- Une Assemblée Générale (AG) - Un Conseil d"Administration (CA) - Une Direction Générale (DG) L"Assemblée définit les orientations de Madagascar National Parks. Le Conseil d"administration

agit et décide des projets à réaliser au nom de Madagascar National Parks et selon les grandes lignes

tracées par l"Assemblée. Tandis que la direction générale est l"organe exécutif de Madagascar

National Parks.

Madagascar National Parks ou l"ANGAP à l"époque fut la première institution crée dans le

cadre du projet SAVEM financé par l"USAID pendant le PE1. En tant qu"institution directementquotesdbs_dbs19.pdfusesText_25