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L'assemblée générale est seule décisionnaire du montant du budget prévisionnel, le syndic devra donc se montrer convaincant avant le vote et bon

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Le syndic prépare le budget pour les dépenses courantes avec le conseil Budget prévisionnel Dépenses hors budget Exemples de faux comptes séparés :

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demander aux entreprises, par exemple : des devis détaillés, des attestations approuve le budget prévisionnel, et selon la durée des mandats, élit le syndic

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Chaque année les syndics doivent adresser à TOUS les copropriétaires les 5 annexes exceptionnelles hors budget prévisionnel de l'exercice copropriété aura des dettes vis-à-vis des tiers (exemple : fournisseurs non réglés) Il

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Nous vous rappelons à ce sujet que le syndic ou son représentant Exemple : Une copropriétaire totalisant 56 copropriétaires et 10 000 voix 1 la majorité APPROBATION DU BUDGET PREVISIONNEL POUR LA PERIODE DU AU

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comptabilité Il présente le budget prévisionnel à l'assemblée • générale Tel est le cas, par exemple, pour les commerçants L'article 1 du Dahir n° 1-92 du

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lement S'il manque d'argent sur le compte du fonds de roulement, le syndic doit faire un appel de provisions budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de Exemple 1 : l'ACP X possède un fonds de roulement permanent

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permettant d'améliorer la gestion (en visant par exemple des économies) -Le conseil syndical élabore le budget prévisionnel avec le syndic et suit son

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Le syndic tient les pièces justificatives des charges de copropriété à la disposition de tous les Le syndicat doit, sauf impossibilité, voter ce budget prévisionnel avant le début de l'exercice comptable importantes que prévues par exemple)

ème

année - n°757 avril 2015 l"activité immobilière

Fiche pratique

Etablir un budget pour une copropriété

L'établissement d'un budget n'étant pas un acte anodin il y a lieu de s'interroger sur les obli gations, les objectifs et les erreurs à éviter. L'enjeu pour le syndic est d'être en mesu re de

pourvoir à toutes les dépenses de l'exercice sans avoir à appeler des fonds supplémentaires.

L'assemblée générale est seule décisionnaire du montant du budget prévisionnel, le syndic devra donc se montrer

convaincant avant le vote et bon gestionnaire après pour que ce budget soit tenu sauf événement réellement imprévi

sible, ce qui est en fin de compte assez rare.

La règLe : ce que disent Les textesLa loi SRU du 14 décembre 2000 a consacré une pratique déjà courante : la gestion par budget. L'article 14-1 de la

loi du 10 juillet 1965 impose le vote d'un budget prévisionnel annuel par les copropriétaires réunis en assemblée générale

dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice précédent. Ainsi, les copropriétaires sont appelés à statuer sur le budget

de l'exercice suivant lors du 1 er semestre de l'exercice en cours. L'article 14-1 est d'ordre public, ni le syndic ni l'assemblée

générale ne peuvent y déroger. Le budget prévisionnel est destiné à faire face aux dépenses courantes de maintenance,

de fonctionnement et d'administration des parties communes et équi pements communs de l'immeuble. Les dépenses courantes de maintenance sont définies aux articles 44 et 45 du dé cret de 1967. Les appels de provisions se font norma lement par quart trimestriellement exigibles le 1er jour de la période, mais l'assemblée peut en décider autrement. Établi en concertation avec le conseil syndical, le projet de budget (montant en TTC) doit être joint à la convoca tion et présenté : par natures de dépenses et produits sous la forme du tableau de l'annexe 2 et selon la répartition prévue au règlement de copropriété sous la

forme du tableau de l'annexe 3.un budget sous-estimé, queLLes conséquences ?Sous la pression du conseil syndical ou pour éviter

d'affronter les copropriétaires, un syndic peut être tenté de proposer un budget inférieur à ce qu'il fau drait.

C'est un risque important :

de créer des impayés de charges avec un " cin- quième » appel non prévu par les copropriétaires, de ne pouvoir ni régler les fournisseurs, ni négo- cier prix et interventions en urgence, d'une maintenance insuffisante, d'une dégrada- tion de l'immeuble, des surcouts ultérieurs, de mettre en situation débitrice le compte ban- caire de la copropriété et le syndic en faute. C'est aussi la certitude de donner aux copropriétaires une piètre image des qualités de gestionnaire du syn dic qui devra justifier le dépassement de budget. L'éta blissement du budget demande du temps pour faire une analyse poste par poste des dépenses à venir afin d'être en mesure de justifier ligne à ligne la proposi tion et limiter ainsi les coupes arbitraires en réunion de conseil syndical puis en assemblée générale.

TEXTES DE RÉFÉRENCE

Loi du 10 juillet 1965 : articles 14-1,

18, 19-2 et 41-3

Décret du 17 mars 1967 : articles

35, 35-2, 43, 44 et 45

Décret comptable du 14 mars

2005 : articles 9 et 10

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l"activité immobilière 71

ème

année - n°757 avril 2015

Fiche pratique

queLs points de vigiLance ? En premier lieu, il faut bannir définitivement la fonction d'augmenta tion automatique de budget (certitude d'un bud

get inadapté) et bien calquer son budget sur les clés de répartition de charges prévues au règlement de copropriété

afin d'éviter des régularisations importantes à la clôture de l'exercice. Ensuite, il faut déterminer les "

dépenses cou rantes sur parties communes et éléments communs de l'immeuble r elatives à la maintenance, au fonctionnement, à l'administration et après ?

Le syndic doit respecter le budget voté.

Il dispose d'un peu de marge de manoeuvre, mais cela doit rester dans la limite

de quelques pour cent. Si un événement important rend impossible le respect du budget, une assemblée générale spé

ciale s'impose même si cela coute cher. Pour réduire ce risque, il faut :

Anticiper

Editer chaque trimestre un rapprochement dépenses/budget pour repérer et corriger les dérives

Effectuer un suivi des fluides afin de repérer au plus tôt les situations anormales

Corriger

Lors de l'assemblée générale il est possible de réviser le budget en cours en cas d'imprévus

En cours d'exercice, reporter certaines interventions de maintenance ou d'achats non urgents ou au contraire en-

visager de la maintenance préventive s'il y a eu peu de défaillances afin de limiter le c umul d'interventions sur l'exercice suivant.

Fiche pratique rédigée par Mathieu GILBERT

Formateur Copropriété

Que comprend la maintenance ?

Le budget comprend les dépenses courantes de

maintenance , mais pas les travaux de conservation ou d'entretien ni les travaux d'amélioration ni les diagnos tics et les études techniques (art. 44 du décret) . La main tenance s'entend limitativement comme étant l'action de maintenir la fonction, par opposition à l'entretien qui se définit comme la remise à neuf. Ainsi, sur une porte de parties communes, la réparation de la serrure rie est de la maintenance, le remplacement de la porte relève de l'entretien. Sa simple remise en peinture est de l'entretien sauf s'il s'agit de retouches ponctuelles... La limite est parfois ténue ! Une exception toutefois : lorsqu'un contrat intègre forfaitairement pour un équi pement ce qui pourrait relever de la maintenance et ce qui pourrait relever de l'entretien (contrats type P3), la dépense pourra être intégrée dans le budget prévi sionnel. Déterminer de façon précise les dépenses de mainte nance à inclure au budget prévisionnel est essentiel ; un budget fourre-tout rend toute prévision impossible et engage la responsabilité du syndic qui n'a pas pouvoir d'engager des dépenses relevant de l'article 14-2. Attention, la signature d'un devis par le conseil syndical n'a aucune valeur juridique.

Points de vigilance pour les dépenses de

fonctionnement et d'administration

Il est nécessaire d'anticiper les hausses

et d'esti mer les conséquences des clauses de révision des contrats (ce qui permet aussi de rappeler aux en treprises leurs engagements) et de ne pas oublier d'anticiper les dépenses à venir non récurrentes telles que les frais de recouvrement et être attentif aux tendances du marché pour les postes importants (énergie, assurance). Enfin, il faut exclure du budget tous les postes non inclus expressément par la loi : Les dépenses autres que celles relatives aux par- ties communes du syndicat telles que - les dépenses privatives (ex : contrats d'entre- tien de chaudières individuelles) - les dépenses du syndicat principal si le budget concerne un syndicat secondaire Les dépenses nécessitant une décision séparée de l'assemblée générale - Les opérations exceptionnelles (prime de dé- part à la retraite du gardien) - les travaux autres que la maintenance. 50
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