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/M5v
E.N.S.S.I.B.
UNIVERSITE ECOLE NATIONALE SUPERIEURE
CLAUDE
BERNARD DES SCIENCES DE LTNFORMATION LYON 1
ET DES BIBLIOTHEQUES DESS en 1NFORMATIQUE DOCUMENTAIRE Memoire de Stage "Cahier des charges pour rinformatisation de la commande de documents primaires» Julie IIIRSCH Sous la direction de M.Richard
BOUCHE Ecole Nationale Superieure des
Sciences
de 1'Information et desBibliotheques Stage effectue a la Direction de ITnformation Economique de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris
sous la responsabilite de MmeFrancine
GOURD 27Avenue
deFriedland
75008PARIS 1996
E.N.S.S.I.B.
ECOLE NATIONALE SUPERIEURE
DES SCIENCES DE LMNFORMATION
ET DESBIBLIOTHEQUES UNIVERSITE
CLAUDEBERNARD LYON 1
DESS enINFORMATIQUE
DOCUMENTAIRE Memoire de Stage "Cahier
des chargespour rinformatisation de la commande de documents primaires» Stage effectue a la Direction de 1'Information Economique de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris
sous la responsabilite de MmeFrancine GOURD
27Avenue
deFriedland
75008PARIS Jnlie HIRSCH v/r
#5 X# # " Sous la direction de M.Richard
BOUCHE Ecole Nationale Superieure des Sciences de 1'Information et desBibliotheques .V' 1996
"Cahier des charges pour rinfonnatisalion de la commande de documents primaires» RESUME : Ce memoire de stage constitue un cahier des charges qui a comme objet la reorganisation et 1'infonnatisation du snivi administratif de la commande de photocopies d articles references dans DELPHES. II s?agit dans un premier temps d analyser 1'existant et d'identifier les besoins puis de proposer des solutions au problemepose. DESCRIPTEl RS : cahier charges, infonnatisation, documents primaires ABSTRACT ; This training report is concemed with specifications dealing with
reorganization and computerization of all the tasks relating to the ordering of copies of articles referenced in DELPHES. The first step of the work has been to perform an analysis of the present situation and to identify the needs, and the second step has been to build some proposals. KEYWORDS specifications, computarization, copies of aiticlesREMERCIEMENTS
Je tiens a remercier toutes les personnes qui ont bien voulu irfapporter leur aide et leurs eonseils et qui ont ainsi contribue au bon deroulement de mon stage. Que tous ceux qui ont participe -de pres 011 de loin- a mon travail trouvent ici 1'expression de ma gratitude.SOMMAIRE
INTRODUCTION , I. PRESENTATION GENERALE 2 1.1. PRESENTATION DE LA CCIP ET DE LA DIE 2 1.1.1. Missions (k I;1 Dircction (Ic rinfnrmaliiin Econnmicpic (DIE) 2 1.1.2. Organisation ' 3 1.1.3. Dcscriptions (lcs produits et sen iccs dc la DIE 5 1.2. FINALITE DE L'ETUDE 9 II. ANALYSE DE L'EXISTANT n 11.1. DESCRIPTION DE L'EXISTANT
11 II.
1.1. De la commandc a I 'cxpcditiondes photocopies 11 II. 1.2. La prcfacturation ]4 11.1.3. La facturation j 5 11.2. ANALYSE CRITIQUE DE L'EXISTANT 17 11*2.1. Rcmarques a propos d11'cfficacitc administrative 17 II.2.2. Remarques sur la qualitc de 1'information 18 %
III. IDENTIFICATION DES BESOINS 20 111.1. DOMAINE DEI/ETUDE 20 IH.1.1. Pourlcs statistiques. 20 111.1.2. Qualitc du scrvicc 20 111.1.3. Pour la faclu ration 21 111.1.4. Inscrtion au scin des systemes deja cxistants 21 III. 1.5. Lcs bcsoins sccondaircs ou a plus long terme 21 111.2. ACTEURS CONCERNES PAR LTNFORMATISATION 23 111-2.1. Departemcnt de fourniturc de documcnts primaircs 23 111.2.2. Secretariat du CDE 23 111.2.3.
Dcpartcmcnt
dc la comptahilite 23 111.2.4. Sccrctariat dc laDircction 24 111.2.5. L'informatique dc la DIE 24 IIL3. NATURE DE LA DEMANDE ET DES DONNEES GEREES 25
II 1.4. LES CONTRAINTES 26 II
1.4.1.
Lcs contraintes orKanisatiomiclles 26 111.4.2. Les contraintcs tle l'enx ironncmcnt technique 26 II 1.4.3. Lcs contraintes cle rcnvironiicmcnt liumain 26 111.4.4. Lcs contraintcs budgctaircs
26 111.4.5.
Les nouNcllcs oricntations politiqucs dc la DIE 27 II 1.5.LIMITES
ET INTERFACES DE I/ APPLIC ATION 29 111.5.1,
Les echangcs cn tcrmc de donnecs 29 111.5.2. Les traitcmcnts a cxclurcpar le systeme 29 III.6. ELEMENTS QUANTITATIFS 31 111.6.1. Pour la facturation 31 111.6.2. Pour lcs statisticjiies 32 IV. PROPOSITIONS
IV. 1. SOLUTION ENVISAGEE IV.1.1. La rcception des commandcs ct Pcxpedition dcs photocopies 33 IV. 1.2. La saisic 34 IV. 1.3. l.a facturation 36 IV. 1.4. Lcs statistiques 37 IV. 1.5.La gcstion dcs dcmandcs d'abonnemcnt 37 IV. 1.6. Importation du fichier extrait dc la base REVUE 37 IV.2. VARIANTES
39 IV.2.1. L*cchange dc clonnccs entrc lc
dcpartemcnt dc FDP ct la DAFP 39 IV.2.2. Choix dc 1'actcur qui calculc lemontant dc la facturc des non-ahonncs 42 IV.3. BILAN ECONOMIQUE 43 IV.3.1. Cout en personnci dc la solution actucllc 43 IV.3.2. Cout dc la solution
propos£e 43 IV.4. SOLUTIONS ECARTEES 44 IV.4.1. Unc ou plusieurs applications ? 44 IV.4.2. Micro-informatique ou
applieation sur mesure ? 44 IV.5. CONCLl SION 45 CONCLUSION GENERALE