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INDEXÉDUCATION.COM

2018STAGESQCMGESTION

DES SALLESPLANNINGS

INTERACTIFSRÉCAPITULATIFS

HORAIRES

ASSIDUITÉ

PUBLICATION

EN TEMPS RÉELSTATISTIQUES

ORAUXNOTATION

AUTOMATISATION DES

IMPORTS/EXPORTSINTERCONNEXION

AVEC LE S.I.HYPERPLANNING

GUIDE PRATIQUE

2

Sommaire

Sommaire

Mise en place d"HYPERPLANNING.................................5 Installation des applications.................................................................... 6

1 - Installation du Contrôleur........................ ..................................................7

Configuration optimale du poste....................................................................................7

Télécharger l"application................ ...............................................................................7

Activer le Contrôleur................ ......................................................................................7

Enregistrer la licence.....................................................................................................7

Noter les paramètres de publication.............................................................................8

2 - Installation du Serveur et mise en service d"une base...............................8

Configuration optimale du poste....................................................................................8

Télécharger l"application................ ...............................................................................8

Connecter le Serveur au Contrôleur..............................................................................8

Créer un planning...........................................................................................................9

Créer une base vide........................................................................................................9

Noter les paramètres de publication...........................................................................10

3 - Installation des Clients sur les postes utilisateurs.................... ..............10

Configuration optimale des postes.......... ....................................................................10

Télécharger l"application................ .............................................................................10

Deux modes d"installation possibles............. ..............................................................11

Deux modes de connexion possibles.................. .........................................................11

Connecter le Client au Contrôleur ou au Serveur............................. ..........................12

Gestion des utilisateurs......................................................................... 13

1 - Créer ou récupérer les utilisateurs..........................................................13

2 - Définir les profils d"autorisation...............................................................14

3 - Affecter les utilisateurs aux profils pour un planning..............................15

4 - Choisir un mode d"authentification...........................................................15

Garder l"authentification HYPERPLANNING................................................................16

Déléguer l"authentification à un Serveur CAS.............................................................16

Récupération des données.................................................................... 17

1 - Récupérer les données depuis un fichier Excel........................................17

2 - Récupérer les données d"une autre base HYPERPLANNING....................18

3 - Récupérer les données depuis un annuaire LDAP....................................18

4 - Récupérer les données depuis une base SQL...........................................19

5 - Récupérer les données via le Service Web...............................................19

6 - Saisir des données à la volée....................................................................20

7 - Gérer l"unicité des données......................................................................20

3

Sommaire

Saisie des plannings.. ............................................................................ 21

1 - Paramétrage utile......... ...........................................................................21

Saisie des jours fériés..................................................................................................21

Saisie des calendriers des promotions.......................................................................21

Saisie des contraintes à respecter..............................................................................21

2 - Découpage des promotions en groupes....................................................21

3 - Saisie des cours........................................................................................22

Créer les cours et les placer en même temps............................................................22

Créer les cours et les placer dans un second temps....................................... ..........22

Publication des données sur Internet.................................................... 23

1 - Installer HYPERPLANNING.net.................................................................23

Configuration optimale du poste.................................................................................23

Télécharger l"application.............................................................................................23

Connecter HYPERPLANNING.net au Serveur ou au Contrôleur................................23

Créer une publication............ ......................................................................................24

2 - Paramétrer les Espaces...........................................................................24

Paramétrer un Espace.................................................................................................24

Paramétrer les plannings............................................................................................25

Ne pas publier les informations concernant une ressource......................................25 Définir les profils des enseignants et des utilisateurs de l"Espace Secrétariat........25

3 - Choisir un mode d"authentification...........................................................26

Garder l"authentification HYPERPLANNING...............................................................26

Déléguer l"authentification à un autre serveur (CAS ou ADFS)..................................26

Recommencer une nouvelle année........................................................ 27

1 - Créer un fichier de préparation de rentrée....................... .......................27

2 - Initialiser la base de données...................................................................27

Changer de version d"HYPERPLANNING................................................ 28

1 - Archiver la base en cours.........................................................................28

2 - Supprimer les services Windows 2017.....................................................28

3 - Installer les applications HYPERPLANNING 2018...................... ..............28

4 - Récupérer les utilisateurs et les plannings..............................................29

5 - Publier la base en cours...........................................................................29

De Absence à Zip .........................................................31

Index............................................................................................. 358

Contrat de licence de l"utilisateur final ........................................ 365 Conditions de vente.. .................................................................... 367

Crédits.......................................................................................... 368

Avertissement.............................................................................. 368 Informations Éditeur .................................................................... 368

Notation

ąRécupération des notes depuis

une autre base p.332 ąCalcul de la moyenne générale des modes d"évaluation p.60

ąRécapitulatifs des ECTS et bulletins: possibilité de n"afficher que les modules, sans les services

p.60 ąDevoir de rattrapage : option supplémentaire d"attribution à un service entier p.285

Enseignants

ąSaisie des heures de décharge par promotion, volume horaire annuel ou hebdomadaire p.100 ąRécapitulatif des heures de décharge par motif et par enseignant p.102 ąPossibilité de publier un corrigé p.111

Étudiants et assiduité

ąAjout des photos sur les listes d"étudiants présents sur un cours p.128

ąRécupération de données supplémentaires depuis l"année précédente : maquette des récapitulatifs d"ECTS, motif de dispenses

p.291

ąGestion du motif des dispenses p.114

ąGestion par période des financements des stagiaires p.171

Stages

ąSaisie de plusieurs contacts d"entreprises

p.133

ąPersonnalisation du libellé " stage »

p.205

Gestion des salles

ąGestion des priorités d"occupation de salles lors de la répartition des cours p.176

ąAttribution de salles préférentielles pour les enseignants et les promotions permettant de limiter les déplacements

p.309

ąDemande ou recherche de salle: ajout d"une option permettant de ne pas prendre en compte les salles pour lesquelles une demande de réservation est en cours

p.290

Sécurité

ąModification des règles de sécurité des mots de passe depuis le Contrôleur

ąPrise en compte des dernières recommandations de la CNIL relatives à la gestion des mots de passe

ąAjout des documents externes lors de l"archivage et du compactage de base (photos, documents joints, etc.)

p.54

Paramétrages

ąPersonnalisation de la durée des séquences, gestion des séquences ayant une durée différente de 60 min

p.172 ąAccès à la gestion des familles pour les utilisateurs et les appariteurs p.156

ąPersonnalisation de la notion de service: matière/promo/enseignant ou matière/promo ou promo/enseignant

p.265

Confort d'utilisation

ąIntégration d"un outil de recherche dans les listes de données p.208 ąAlimentation des photos directement depuis une webcam p.254 ąChamp de saisie des adresses postales permettant le publipostage aux utilisateurs p.45

ąServeur d"imports/exports HYPERPLANNING.data : automatisation des imports/exports pour les établissements hébergés

p.185

Nouveautés HYPERPLANNING 2018

4 5

Mise en place

d"HYPERPLANNING 6

Mise en place d"HYPERPLANNING

Installation des applications

La version Réseau nécessite l"installation de 3 applications : le Contrôleur, le Serveur et le Client.

Deux applications complémentaires sont disponibles : HYPERPLANNING.net, pour publier les

données à travers des espaces dédiés sur Internet et le Service Web, pour échanger des données

avec d"autres programmes informatiques.

Il est préférable d"installer les applications sur des postes différents (même si techniquement

elles peuvent être installées sur le même poste).

Si vous avez la version hébergée ( Hébergement des applications et de la base, p. 178), seul le

Client (et éventuellement le Service Web) doit être installé sur les postes des utilisateurs.

La version Réseau standard comprend 1 Contrôleur, 2 Serveurs (= 2 bases de données mises en service) et 5 utilisateurs simultanés en modification. La version Réseau + net comprend 1 Contrôleur, 2 Serveurs (= 2 bases de données mises en service), 2 serveurs Internet et 5 utilisateurs simultanés en modification. 7

Mise en place d"HYPERPLANNING

1 - Installation du Contrôleur

Le Contrôleur contrôle le nombre de plannings mis en service et publiés ainsi que le nombre d"utilisateurs connectés simultanément.

FConfiguration optimale du poste

Windows Server 2016

Écran : permettant un affichage en 1280 x 1024

FTélécharger l"application

FActiver le Contrôleur

Le Contrôleur doit être activé manuellement la première fois. Il se lance ensuite automatiquement au démarrage de l"ordinateur, en tant que service Windows. Pour l"activer ou le réactiver, cliquez sur le bouton Activer le contrôleur en haut à droite.

Lors de la première activation, vous définissez le mot de passe du SPR : c"est avec cet identifiant

(SPR) et le mot de passe défini que vous vous connectez aux applications en tant que superviseur.

FEnregistrer la licence

Vous pouvez travailler pendant 8 semaines sans enregistrer votre licence. Passé ce délai, il faut

l"enregistrer. Cet enregistrement peut se faire depuis le Contrôleur, le Serveur ou le Client via le

menu Fichier > Utilitaires > Enregistrer automatiquement votre licence. Si c"est la première fois que vous installez HYPERPLANNING sur le poste, munissez-vous d"une facture : un numéro de facture et la référence Client sont demandés. Pour des raisons de

sécurité, aucun numéro de facture ne sera communiqué par Index Éducation ; seul votre service

de gestion est habilité à vous le fournir.

Si vous êtes déjà client, HYPERPLANNING récupère automatiquement votre numéro client à

partir des fichiers de licence présents sur votre poste. 8

Mise en place d"HYPERPLANNING

FNoter les paramètres de publication

L"adresse et le port TCP devront être reportés dans d"autres applications. Allez dans le volet

Paramètres de publication pour les noter. Si vous utilisez déjà le port TCP par défaut (port 21200),

modifiez-le.

Voir dans le guide de A à Z

Administrer à distance, p. 41

Contrôleur, p. 79

Licence, p. 206

2 - Installation du Serveur et mise en service d"une base

Le Serveur gère les requêtes des utilisateurs sur la base de données.

FConfiguration optimale du poste

Dans la mesure où il gère toutes les requêtes de tous les utilisateurs, la performance de la

machine ainsi que celle du réseau sont prépondérantes pour un fonctionnement de qualité.

Windows Server 2016

Écran : permettant un affichage en 1280 x 1024

FTélécharger l"application

FConnecter le Serveur au Contrôleur

1. Dans le volet Connexion au Contrôleur, reportez l"Adresse IP (ou nom de domaine) et le

numéro de Port TCP du Contrôleur avec lequel il communique.

2. Cliquez sur le bouton Se connecter.

9

Mise en place d"HYPERPLANNING

FCréer un planning

Un planning est l"association d"une base de données et d"une liste d"utilisateurs.

1. Dans le volet Liste des plannings, cliquez sur la ligne de création.

2. Saisissez le nom du planning et validez avec la touche [Entrée].

3. Modifiez si nécessaire le nom de publication : c"est celui vu par les utilisateurs.

4. Sélectionnez le planning, faites un clic droit et choisissez Installer en tant que service

Windows.

5. Un nouvel onglet est créé à gauche : il contient toutes les informations spécifiques à ce

planning.

FCréer une base vide

1. Allez dans l"onglet correspondant au planning.

2. Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle base vide en haut à droite.

3. Dans la fenêtre qui s"affiche, paramétrez la grille horaire :

le premier jour de l"année, le nombre de semaines, les jours ouvrés de la semaine, le nombre d"heures nécessaires par jour, le pas horaire nécessaire pour les cours.

4. Cliquez sur Valider.

5. Dans la fenêtre qui s"affiche, sélectionnez le dossier où vous souhaitez enregistrer la base,

nommez votre base, puis cliquez sur Enregistrer.

6. Le planning est mis en service automatiquemen

t et la base associée s"affiche. Celle-ci est désormais accessible depuis les applications Client, HYPERPLANNING.net et les Services Web. 10

Mise en place d"HYPERPLANNING

FNoter les paramètres de publication

L"adresse et le port TCP devront être reportés dans d"autres applications. Allez dans le volet

Paramètres de publication pour les noter. Si vous utilisez déjà le port TCP par défaut (port 21201),

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