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EXAMEN PROFESSIONNEL DE SECRETAIRE ADMINISTRATIF

DE CLASSE EXCEPTIONNELLE DU MINISTERE DE L'INTERIEUR - SESSION 2017 -

Epreuve écrite d'admissibilité

Jeudi 14 avril 2016

L'épreuve consiste, à partir d'un dossier à caractère administratif, en la résolution d'un

cas concret destiné à mettre le candidat en situation de travail. Le dossier peut comporter des graphiques ainsi que des données chiffrées.

Il ne peut excéder vingt-cinq pages.

(Durée : 3 heures - Coefficient 2)

Le dossier documentaire comporte 25 pages.

L'utilisation de la calculatrice est interdite.

IMPORTANT

IL EST RAPPELE AUX CANDIDATS QU'AUCUN SIGNE DISTINCTIF NE DOIT APPARAITRE NI SUR LA COPIE NI SUR LES INTERCALAIRES. SUJET Vous êtes secrétaire administratif de classe exceptionnelle, chargé(e) de mission auprès du sous-préfet de Grinchy. Un projet de création d'une maison de l'Etat dans votre arrondissement doit être mis en oeuvre dans les prochains mois. Votre sous-préfet est nommé préfigurateur de cette nouvelle structure, qui doit accueillir les services de la sous-préfecture, une antenne de la DDT, de l'UT DIRECCTE et du pôle emploi. Le préfet souhaite organiser très rapidement une réunion avec les responsables de ces administrations pour arrêter le calendrier et les modalités de création de cette nouvelle maison de l'Etat. Pour préparer cette réunion, le sous-préfet vous demande d'élaborer une note rappelant les enjeux de ce projet et les modalités de mise en oeuvre au sein de la sous-préfecture. Vous proposerez les dispositifs d'accompagnement à mettre en oeuvre pour l'ensemble des agents de la sous-préfecture.

Dossier documentaire :

Document 1 Eléments de contexte. Page 1

Document 2 Organigramme avant / après

de la sous-préfecture de Grinchy. Page 2 à 3 Document 3 Circulaire n°5745 / SG du 15 octobre 2014 :

Création de

Maisons de l'Etat. Page 4 à 12

Document 4 Fiche de presse du 25 septembre 2015 :

Inauguration de la maison de l'Etat à Nérac. Page 13 à 15 Document 5 Article de presse de G.Labro - LADEPECHE.fr du 26 mai 2015: La sous-préfecture deviendra une Maison de l'Etat. Page 16 à 17 Document 6 Article du quotidien MAIREinfo - Edition du 17 octobre 2014 : Les Maisons de l'Etat seront ouvertes aux collectivités locales. Page 18 Document 7 Directive nationale d'orientation des préfectures et sous- préfectures 2016-2018. Page 19 à 20 Document 8 Le site officiel de l'administration française :

Quelles

sont les surfaces minimales pour un espace de travail ? Page 21

Document 9

irculaire du 8 avril 2015 :

Mise en oeuvre de l'appr

entissage dans le secteur public non industriel et commercial.

Page 22 à 25

Eléments de contexte L'arrondissement de GRINCHY compte 3 cantons et 27 communes, dont la population augmente du fait de la proximité de grands centres urbains. La population totale s'élève à 46 121 habitants au 1er janvier 2015. Le sous-préfet, délégué du préfet dans l'arrondissement de GRINCHY coordonne l'action des services de l'Etat dans l'arrondissement en vue de favoriser le développement local en termes d'économie et d'emploi et de développement durable du territoire. Organisation de la sous-préfecture avant la création de la maison de l'Etat: La sous-préfecture contribue au développement du territoire et assure le conseil juridique des collectivités locales, délivre les certificats d'immatriculation et instruit les demandes de permis de conduire. Elle est également en charge des missions de police administrative. Elle est composée de 23 agents + 1 apprenti. Cet apprenti prépare une licence " métiers de l'administration territoriale ». La sous-préfecture est organisée en 2 pôles : - Un pôle des collectivités et du développement des territoires composé de :

Une section du développement territorial

Une section d'appui au contrôle de légalité et conseil auprès des collectivités territoriales - Un pôle des libertés publiques composé de :

Une section des usagers de la route

Une section des polices administratives

Un accueil courrier

Organisation prévisionnelle de la sous-préfecture après la création de la maison de l'Etat: Les missions de délivrance des titres (SIV avec régie et permis de conduire) seront transférées en préfecture. 8 ETP seront supprimés. La sous-préfecture sera ainsi composée de 15 ETP + 1 apprenti, qui changera de maître d'apprentissage. Ses missions seront organisées autour de 2 bureaux : Le bureau des polices administratives et de la réglementation générale Le bureau des collectivités et du développement des territoires : Mme Sophie A souhaite rejoindre la préfecture et quitterait donc la section appui au contrôle de légalité et conseil auprès des collectivités territoriales Mme Eliane G dont le poste disparaît, la remplacerait.

Effectifs de la sous-préfecture:

23 ETP + 1 apprentiORGANIGRAMME DE LA SOUS-PREFECTURE DE GRINCHY

SOUS-PREFET

DE GRINCHY

Evelyne R

Secrétariat sous-préfet

Xavier M

Chargée de mission

Sylvie S

Pôle des Libertés Publiques

Benoît D

Adjoint

FiU Pôle des collectivités et du développement des territoires

Yvette S

Section développement territorial

Secrétaire Général

Nadine P

Françoise U

Section des usagers de la route

Eliane GSIV (système d'immatriculation des véhicules)

Catherine S

Robe rt F

Régie des Recettes

André A / Nathalie M

Permis de conduire

Hélène S / Monique S

Section des polices administratives

Accueil 1er niveau Etrangers et réglementations diverses

Yves N

Réglementations diverses

(armes, funéraire, gardes particuliers, ...)

Robert S

Accueil Courrier

Chantal L

Delphine R

Aménagement du territoire- Environnement

Sandrine O

Intercommunalité

Blandine U

Dotations, Concours financiers de l'Etat

(DETR FCTVA...)

Odile R

Section appui au contrôle de légalité et conseil auprès des collectivités locales

Sophie A (maître d'apprentissage)

Paul F (apprenti)

Effectifs de la sous-préfecture:

15 ETP +

1 apprentiORGANIGRAMME PREVISIONNEL DE LA SOUS-PREFECTURE DE GRINCHY

APRES CREATION DE LA MAISON DE L'ETATSOUS-PREFET DE

GRINCHY

Evelyne R

Secrétariat sous-préfet

Xavier M

Chargée de mission

Sylvie S

Bureau des polices administratives et de la

réglementation générale

Benoît D

Secrétaire Général

Nadine P

Bureau des collectivités et du

développement des territoires

Yvette S

Section développement territorial

Dephine R

Adjoint

Françoise U

Accueil 1er niveau Etrangers et réglementations diverses

Yves NRéglemntation diverses

armes, funéraire, gardes particuliers, ...)

Robert S

Accueil Courrier

Chantal L

Dephine R

Aménagement du territoire -Environnement

Sandrine O

Intercommunalité

Blandine U

Dotations, Concours financiers de l'Etat

(DETR FCTVA...)

OdileR

Section appui au contrôle de légalité et

conseil auprès des collectivités locales

Eliane G (maître d'apprentissage)

Paul F (apprenti)

La sous-préfecture deviendra une

Maison de l'État

Publié le 26/11/2015 à 03:51, Mis à jour le 26/11/2015 à 07:38

Réorganisation

Quai du Temple, les locaux de la sous-préfecture devraient accueillir d'autres services dans le courant de l'année 2 017./Photo DDM La sous-préfecture est appelée à regrouper en son sein d'autres services de l'État. Une grande réorganisation en perspective avec l'arrivée, entre autres, de la CPAM et de la DDT. Comme cela s'est déjà produit ailleurs, la sous-préfecture devrait se transformer en Maison des services de l'État. Un établissement qui accueillera d'autres services de

l'État afin de réduire les coûts structurels en mutualisant les moyens sur un seul lieu, qui

aujourd'hui, apparaît manifestement trop grand pour les seuls services de la sous- préfecture. Dans une interview qu'il nous avait accordée au début de l'automne (lire La Dépêche du Midi du 1er octobre) le sous-préfet, Éric Suzanne, avait évoqué le sujet en ces termes :

"L'idée est de créer une petite cité administrative où chacun garderait son autonomie. Il

y aurait toujours la sous-préfecture dans cette Maison de l'État». Interrogé sur l'avenir de

la sous -préfecture par le conseiller départemental Éric Cantournet, fin octobre à la séance publique du Conseil départemental, le préfet de l'Aveyron, Louis Laugier, avait été explicite : "Derrière la question de savoir comment renforcer la sous-préfecture se cache celle de la maison d'État. Nous sommes dans une phase de validation du projet. Des échanges interministériels ont eu lieu la semaine derrière et l'ouverture d'une Maison d'État, qui proposerait des services autres que ceux d'une sous-préfecture au sens propre du terme, est en bonne voie.» "Nous travaillons au projet» confirme le sous-préfet, qui, aujourd'hui, ne peut en dire plus, étant soumis au devoir de réserve imposé par la période électorale actuelle (scrutins des régionales des 6 et 13 décembre prochains). Selon nos informations, l'arrivée de la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) semble pratique ment acquise. Ses services occuperaient le rez-de-chaussée. Attendue aussi l'installation des bureaux de la direction départementale des territoires (DDT), actuellement avenue Vincent Cibiel. La venue des services de l'inspection de l'Éducation nationale est aussi évoquée. Par ailleurs, cette future Maison de l'État accueillerait diverses permanences. On peut imaginer, par exemple, celles de services de l'État mais aussi d'associations, à l'exemple de l'UDAF. Enfin, il n'est pas inutile de mentionner les services de la sous-préfecture, qui resteraient sur place. Avec un sous-préfet. Aucune date n'est aujourd'hui donnée pour cette réorganisation administrative, mais l'échéance de la mi 2017 apparaît comme vraisemblable. Un délai nécessaire pour la réalisation de travaux, notamment en matière d'économies d'énergie, qu'impose l'ancienneté du bâtiment (40 ans) du quai du Temple.

MAIRE Info

Edition du 17 octobre 2014

Les Maisons de l'État seront ouvertes aux

collectivités locales

Réforme de l'état

Une instruction de Manuel Valls aux préfets concernant la création des Maisons de l'État,

signée le 15 octobre, a été publiée hier. Le Premier ministre invite les préfets à mettre en

oeuvre cette mesure issue de la " nouvelle étape de la réforme de l'État » lancée en juillet

dernier. Les Maisons de l'État ne doivent pas, rappelle le texte, être confondues avec les Maisons de services au public (MSAP). Ces dernières ont pour objectif de mutualiser, " dans des territoires en situation de déficit de services publics », des services tels que La Poste, les

impôts, la CAF, etc. Les MSAP sont portées, rappelle le Premier ministre, par les collectivités

locales et sont implantées à une échelle " infra-arrondissement ». Les Maisons de l'État en revanche ne sont pas spécifiquement tournées vers les services au public mais visent " à assurer une meilleure présence de l'État » au niveau infra- départemental. Elles accueilleront des services de l'État (comme les DDA ou délégations territoriales d'aménagement, une partie des DDT, etc.) et les services des sous-préfectures.

Le Premier ministre évoque naturellement la volonté d'être " au plus près des territoires », de

mutualiser », d'améliorer " l'efficacité »... mais il est évident - et le texte ne s'en cache pas

- qu'une des principales rais ons de cette réforme est " la rationalisation des implantations

immobilières de l'État, des coûts financiers et des services support ». Regrouper plusieurs

administrations dans un seul bâtiment, c'est aussi permettre qu'il n'existe plus qu'un seul service informatique, un seul service maintenan ce, un seul accueil, un seul service courrier, etc.

Les préfets sont invités à trouver le lieu adéquat pour l'implantation des Maisons de l'État, en

étudiant " toutes les opportunités immobilières » et en cherchant y compris les possibilités de

bâtiments mis à la disposition de l'État à titre gratuit par les collectivités territoriales ».

Concernant le périmètre des services participants aux Maisons de l'État, la note du Premier

ministre est claire : " Il peut s'agir de tout service de l'État, éventuellement de ses opérateurs,

mais aussi des collectivités territoriales et de leurs groupements ». Chaque service accueilli au sein d'une Maison de l'État, ainsi que toute collectivité souhaitant y participer, devra

signer une " convention locale » pour cinq ans, fixant " les superficies occupées » par chacun,

les modalités de participation aux frais de fonctionnement », etc. Dernière précision d'importance : les Maisons de l'État pourront partager les locaux d'une

Maison des services au public. Dans ce cas, " la collectivité porteuse de cette dernière aura la

possibilité de solliciter, outre les subventions d'autres collectivités territoriales, une participation au titre de la DETR [dotation d'équipement des territoires ruraux] ». Directive nationale d'orientation des préfectures et sous -préfectures 2016-2018 3

ème

partie : L'accompagnement du changement I. Rénover l'organisation des préfectures et des sous-préfectures Sur la base d'organigrammes cibles proposés par l'administration centrale, l'organisation locale sera adaptée au nouveau contexte et aux nouveaux enjeux.

Avec la généralisation de services intégrés de sécurité, de structures chargées de la

coordination interministérielle, de pôles juridiques ou encore la création des plateformes de

délivrance des titres, l'organisation traditionnelle des services devra ainsi être repensée.

Ces travaux de réorganisation seront conduits dans le dialogue avec l'ensemble des agents, leurs représentants et en donnant à l'encadrement intermédiaire toute sa place dans la

conduite des projets. Le projet de service de la préfecture doit ainsi permettre de décliner les

orientations et les traduire dans la mise en oeuvre et le suivi d'un plan d'actions inscrit dans la durée. Il doit aussi être le support de l'adaptation des organisations de services. Ces évolutions imposent une nécessaire adaptation des services en charge des fonctions supports qui doivent être en capacité de porter des projets de modernisation ambitieux.

A cet effet les secrétariats généraux pour les affaires régionales (SGAR), sont appelés à

exercer un rôle renforcé de pilotage et de coordination auprès des préfets de région. Un

second adjoint au SGAR est désormais en charge d'un pôle spécifiquement dédié à la

coordination interministérielle de la déconcentration, de la modernisation et des

mutualisation en réseau des moyens des services déconcentrés notamment en matière immobilière, d'achats ou de ressources humaines. Les impacts de cette nouvelle organisation comme l'amélioration de la performance de la

chaîne de dépenses et le déploiement des services facturiers doivent être intégrés dans les

organisations des services des préfectures, au niveau régional et départemental. La professionnalisation des agents en charge de ces fonctions sera renforcée et prise en compte dans l'élaboration des plans de formation. La modification de la relation à l'usager entraînera, à terme, une baisse significative du

niveau de fréquentation des préfectures et des sous-préfectures. La sécurité interne des sites

devra être repensée à cette aune, et les zones accessibles au public rationalisées.

II. Accompagnement et conduite du changement

L'évolution des missions des préfectures induit la déclinaison d'une stratégie des ressources

humaines ambitieuse visant à accompagner la mise en place d'un nouveau modèle. Le positionnement de la fonction ressources humaines au sein des préfectures sera renforcé, permettant ainsi d'accroitre la capacité des services chargés des ressources humaines à accompagner le changement, à assurer une gestion de proximité qualitative et individualisée et à mettre en oeuvre une politique territoriale de gestion des emplois, des effectifs et des compétences. La mise en synergie des différents réseaux des ressources humaines (gestion, formation, action sociale et accompagnement des personnels, conseillers mobilité carrière) sera systématiquement recherchée. Un plan de requalification des carrières des personnels accompagnera l'évolution des missions des préfectures d'ici 2020. Dans le cadre de ce plan, des mesures de repyramidage

feront évoluer la proportion d'agents de catégorie A à horizon de 5 ans de 18 à 23%, ceux de

catégorie B de 29 à 35%, ceux de catégorie C de 53 à 42%.

Ce plan se réalisera à travers la mobilisation de l'ensemble des dispositifs disponibles :

concours, examens professionnels et listes d'aptitude. Il offrira ainsi des opportunités aux agents de promotions de corps, au choix, p ar liste d'aptitudes et par la mise en place d'examens professionnels au profit du seul périmètre de gestion des préfectures (215 promotions de secrétaires administratifs et 560 promotions d'adjoints administratifs par examen professionnel sont prévues sur 5 ans). Les agents des préfectures pourront par ailleurs se porter candidats aux concours directs qui

vont être créés pour la catégorie A et qui vont permettre d'augmenter le nombre de postes

offerts pour la catégorie B.

Un plan de formation dédié à l'ensemble des agents de toutes catégories sera déployé afin de

conforter les compétences fondamentales des agents, d'accompagner l'encadrement dans la mise en oeuvre des réformes, et de consolider les compétences spécifiques des acteurs RH de terrain. Ses conditions de déploiement seront conçues pour faciliter l'accès de tous aux actions

proposées. Les séminaires à l'attention des cadres et des acteurs RH se dérouleront en région.

Les formations sur les compétences fondamentales seront dans la mesure du possiblequotesdbs_dbs17.pdfusesText_23

[PDF] [PDF] EXAMEN PROFESSIONNEL DE SECRETAIRE ADMINISTRATIF DE

EXAMEN PROFESSIONNEL DE SECRETAIRE ADMINISTRATIF

Epreuve écrite d'admissibilité

Jeudi 14 avril 2016

Il ne peut excéder vingt-cinq pages.

Le dossier documentaire comporte 25 pages.

L'utilisation de la calculatrice est interdite.

IMPORTANT

Dossier documentaire :

Document 1 Eléments de contexte. Page 1

Document 2 Organigramme avant / après

Création de

Maisons de l'Etat. Page 4 à 12

Document 4 Fiche de presse du 25 septembre 2015 :

Quelles

Document 9

Mise en oeuvre de l'appr

Page 22 à 25

Une section du développement territorial

Une section des usagers de la route

Une section des polices administratives

Un accueil courrier

Effectifs de la sous-préfecture:

23 ETP + 1 apprentiORGANIGRAMME DE LA SOUS-PREFECTURE DE GRINCHY

SOUS-PREFET

DE GRINCHY

Evelyne R

Secrétariat sous-préfet

Xavier M

Chargée de mission

Sylvie S

Pôle des Libertés Publiques

Benoît D

Adjoint

Yvette S

Section développement territorial

Secrétaire Général

Nadine P

Françoise U

Section des usagers de la route

Catherine S

Régie des Recettes

André A / Nathalie M

Permis de conduire

Hélène S / Monique S

Section des polices administratives

Yves N

Réglementations diverses

Robert S

Accueil Courrier

Chantal L

Delphine R

Aménagement du territoire- Environnement

Sandrine O

Intercommunalité

Blandine U

Dotations, Concours financiers de l'Etat

Odile R

Sophie A (maître d'apprentissage)

Paul F (apprenti)

Effectifs de la sous-préfecture:

15 ETP +

1 apprentiORGANIGRAMME PREVISIONNEL DE LA SOUS-PREFECTURE DE GRINCHY

GRINCHY

Evelyne R

Secrétariat sous-préfet

Xavier M

Chargée de mission

Sylvie S

Bureau des polices administratives et de la

Benoît D

Secrétaire Général

Nadine P

Bureau des collectivités et du

Yvette S

Section développement territorial

Dephine R

Adjoint

Françoise U

Yves NRéglemntation diverses