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Interne Unternehmensanalyse

HANDLUNGSEMPFEHLUNGUNTERNEHMEN

positionieren

SITUATION

analysieren

FACHKRÄFTE

finden

FACHKRÄFTE

binden

FACHKRÄFTE

qualifizieren

Impressum

Herausgeber

V. www.iwkoeln.de

Redaktion

fachkraefte@iwkoeln.de www.kofa.de Autor

Sebastian Bußmann

Autorinnen vorheriger Versionen

Dr. Claudia Achtenhagen, Dr. Julia Wolff von der Sahl

Gestaltung und Produktion

Stand

Februar

Auf einen Blick ........................................................................

? So profitiert Ihr Unternehmen .......................................................................

? So gehen Sie vor .......................................................................

?.? Konkretisierung eines Unternehmensleitbildes .......................................................................?............................................................. ?

Durchführung einer SWOT-Analyse .......................................................................?..................................................................................... ?

?.? Entwicklung einer Unternehmensstrategie ........................................................................?..................................................................... ?

?.? Analyse der Personalarbeit .......................................................................?..................................................................................................... ?

? So messen Sie Ihren Erfolg ........................................................................

? Arbeitshilfen und weitere?Informationen .......................................................................

Inhalt

SITUATION ANALYSIEREN

Auf einen Blick ine interne Unternehmensanalyse hilft Ihnen, Handlungs- bedarfe für alle ?ormen der Personalarbeit zu identifizieren. Diese beziehen sich sowohl auf das Rekrutieren, das Bin- den als auch das Qualifizieren Ihres Personals. Durch die ?estlegung klarer Unternehmensziele und die Ableitung von Strategien zur Zielerreichung erlangen Sie ?rkenntnisse hinaus bieten die festgelegten Ziele in Kombination mit einem Unternehmensleitbild allen Mitarbeiterinnen und Vertrauen, sowohl intern als auch gegenüber externen

Partnern.

Im Rahmen dieser Handlungsempfehlung gewinnen Sie

einen Überblick darüber, welche Daten für die Optimie- rung Ihrer Personalarbeit zu erheben sind. ?ine hierfür vielversprechende Methode ist die sogenannte SWOT-Ana- Unternehmens zu erkennen sowie Chancen und Risiken mittel- und langfristige Personalarbeit treffen. So profitiert Ihr Unternehmen Mit der Durchführung einer internen Unternehmensana- che im Betrieb. Davon profitieren Sie in vielerlei Hinsicht: zGrundlage strategischer Planungen und Personal- eine klare Unternehmensstrategie entwickeln, mit der Sie die mittel- bis langfristigen Unternehmensziele for- als ?ntscheidungsgrundlage für einzelne Unterneh- mensbereiche dienen, insbesondere für die Personal- Personalentwicklung aber auch das Austrittsmanage- ment situationsgerecht gestalten. zHerausforderungen erkennen und Prozesse opti-

Herausforderungen Ihrer aktuellen Personalarbeit

frühzeitig erkennen. ?ine vorausschauende Personal- arbeit wirkt kostensenkend und steigert die ?ffizienz interner Prozesse. Mit verbesserter Informations- welche Quali fikationen sie aufweisen sollten und wel- che Potenziale Ihre derzeitige Belegschaft bietet. zBewusstsein für Personalarbeit steigern: ine gut qualifizierte Belegschaft mit hoher Motivation und

Bindung verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil

gegenüber Ihren Mitbewerbern. Daher ist die Perso- nalarbeit ein elementarer Baustein Ihres Unterneh- menserfolgs. Mit einer Unternehmensanalyse wird zTransparenz schaffen: Gemeinsame Ziele und Werte schaffen klare Vorgaben für das unternehmerische Handeln aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vom Auszubildenden bis zur ?ührungskraft ziehen alle an So gehen Sie vor ine interne Unternehmensanalyse erfolgt am besten in vier Schritten. So erhalten Sie eine fundierte Informations- grundlage für Ihre Unternehmensstrategie und die Opti- mierung Ihrer Personalarbeit:

Konkretisierung eines Unternehmensleitbildes

Vor Durchführung der eigentlichen Unternehmensanalyse ist es ratsam, ein Unternehmensleitbild zu erstellen bezie- hungsweise ein bestehendes Leitbild zu prüfen. Dieses nis, das dem gesamten Wirken Ihrer ?irma zugrunde liegt. Damit handelt es sich um die Visitenkarte des Unterneh- mens, die sowohl intern als auch extern kommuniziert wird. Sie legen fest, was Ihr Unternehmen auszeichnet und welche Ziele angestrebt werden. Das Unternehmens- leitbild dient als Grundlage für Ihre Unternehmensstrate- gie. Nur, wenn Sie eindeutig definierte Ziele vor Augen gilt insbesondere für die Personalarbeit.

INTERNE UNTERNEHMENSANALYSE

Die folgende Checkliste dient als Orientierung für die nt- wicklung eines solchen Leitbildes: Die ?ckpunkte des Unternehmensleitbildes werden im Regelfall von den Unternehmensverantwortlichen (?igen- Ausgestaltung kann es sinnvoll sein, Ihre Belegschaft einzubeziehen. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen genauen Überblick über die Realisierbarkeit von der Kundschaft wahr genom men wird. ?in Austausch kann unter anderem in Workshops, Mitarbeiterversamm- lungen oder Abteilungssitzungen erfolgen. Zudem sollten Sie selbst nach Ihren vorgegebenen Werten Auftreten davon überzeugen, das Unternehmensleitbild intern wie extern zu leben. Auch die Ausformulierung sonal dabei helfen, das erstellte Leitbild zu verinnerlichen. Ihres Betriebes erfolgen. Weiterführende Informationen zur ?rstellung eines Leitbildes erhalten Sie in einem Leit- faden zur Leitbildentwicklung des Bundesinstituts für Berufsbildung (siehe Arbeitshilfen).

Vorgehensweise bei der Unternehmensanalyse

liegen Ihrem gesamten unter nehme rischen Handeln zugrunde, und welche Ziele verfolgen Sie? eine SWOT-Analyse durchführen, mithilfe derer Sie

Unternehmens sowie die zukünftigen Chancen und

Risiken durchleuchten.

nehmensstrategie entwickeln, aus der Sie die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens, lang- sourcen und Prozesse ableiten. ?. Schließlich prüfen Sie, inwiefern Ihre Unternehmens- strategie und Ihre derzeitige Personalarbeit aufein- ander abgestimmt sind. Holen Sie dafür umfassende

Informationen zu Ihrer Personalarbeit ein. ?twa

über Ihre Mitarbeiterstruktur, die aktuell genutzten

Wege der Rekrutierung sowie die im Unternehmen

eingesetzten Instrumente zur Mitarbeiterbindung und Qualifizierung. Damit decken Sie auf, in wel- chen Bereichen Sie Anpassungen vornehmen und entsprechende Maßnahmen einleiten sollten.

Checkliste: Fragen zur Konkretisierung Ihres

Unternehmens

leitbilds verfolgen Sie? Mission (Ziel): Welche Zukunftsvision haben Sie für Ihr Unter- nehmen? Was wollen Sie in fünf und in zehn Jahren erreichen? Werte: Was sind die zentralen Werte, die Ihr Unternehmen

Handeln ausgerichtet?

Beispiel für ein Unternehmensleitbild

Ansprechpartner für unsere Produkte.

zMission: Wir wollen besser sein als unsere Konkur- renz. Dies erreichen wir durch eine hohe Produkt- zWerte: ür unser Unternehmen sollen Menschen gerne arbeiten und sich engagieren wollen.

Kompetenz und dem eigenverantwortlichen Han-

deln unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. zDafür entwickeln wir unsere fachliche Kompetenz kontinuierlich durch Weiterbildung fort. und Mitarbeitern wie auch unseren Kun dinnen und

Kunden.

zAls Unternehmen tragen wir zum Wohlstand der

Wirtschaftsstandort.

SITUATION ANALYSIEREN

Durchführung einer SWOT-Analyse

Haben Sie die Rahmenbedingungen festgelegt, die Ihrem

Risiken herausarbeiten.

sich auf die interne Unternehmenssituation. Chancen und Risiken ergeben sich dagegen aus externen ?aktoren, auf die Ihr Unternehmen nur selten ?influss nehmen kann. Sie resultieren beispielsweise aus technologischen, sozia- ?irma am Markt agiert. Die anhand der SWOT-Analyse gewonnenen Informatio- Ihrer Unternehmensstrategie nutzen und so einen ?ahr- plan zur ?rreichung Ihrer aufgestellten Ziele entwickeln. Zur ntwicklung einer Unternehmensstrategie ist das Wis- Personalsituation, die finanzielle Ausstattung sowie die internen Prozess- und Organisationsstrukturen. ?olgende Kriterien zeigen auf, welche Aspekte Sie bei einer Analyse Zahlreiche weitere Personalkennzahlen, die Sie bei einer mit dem interaktiven Unternehmensvergleich "Spiegel der beit, auch gegenüber Wettbewerbern, identifizieren und in die SWOT- Analyse einfließen lassen (siehe Arbeitshilfen). Um herauszufinden, wie gut Ihr Unternehmen die obigen Kriterien erfüllt, sind folgende Leitfragen hilfreich:

Das Instrument SWOT-Analyse

Die SWOTAnalyse ist ein zentrales Instrument der stra- tegischen Unternehmensplanung. "SWOT" steht in die- (Risiken).

Bekanntheit

Personal

Bilanz- und Erfolgs-

kennzahlen:

Marktanteile

Jahresgewinn

Rendite

Kundenzahlen

Personalkennzahlen:

Fehlzeitenquote

Ausgaben für

Weiter

bildung

Dienstleistungs-

Preispolitik

Bekanntheit

Image bzw.

Reputation des

Unternehmens

Organisationsstruktur

Know-how und

Altersstruktur der

Qualifikation der

Mitarbeiterinnen

und Mitarbeiter

Betriebsklima

Mitarbeiter fluktuation

Wissens management

Quelle: in Anlehnung an Lehrstuhl TIM, RWTH Aachen, SWOT-Analyse

Worauf sind Sie stolz? Welche

Erfolge konnten Sie feiern?

Welche Unternehmensprozesse

erzielen die besten Resultate?

Welche Faktoren unterstützen

diesen Erfolg besonders?

Welches sind Ihre wichtigsten

Marktleistungen?

die Marktposition ausbauen?

Was motiviert Sie und Ihre

besonders an Ihnen?

Welche Prozesse bieten

Verbesserungspotenzial?

Welche Schwierigkeiten gibt es?

In welchen Bereichen? Mit wel-

chen Konsequenzen? gen behindern Sie beim optima- len Prozessablauf?

Worin sind andere Unternehmen

gegebenenfalls erfolgreicher?

Herausforderungen um?

Welche Wünsche Ihrer Kund-

erfüllen? Quelle: in Anlehnung an Stocker, KMU-Magazin Nr. ?/????

INTERNE UNTERNEHMENSANALYSE

Analyse von Chancen und Risiken

Wenn Sie Ihre Unternehmensanalyse auf ein sicheres un- grund wandelnder externer Rahmen bedin gungen. Das gilt unter anderem in Hinblick auf:

Konjunktur, Arbeitsmarkt),

zBranchen sowie Marktstrukturen und entwicklungen, zWettbewerbssituation und Kundenstruktur, erstattung, ehrenamtliches ?ngagement), zntwicklung staatlicher inflüsse (Steuern, Wirt- (Sozial- und Arbeitsrecht) und zInnovationen sowie technologischer ortschritt. ?olgende ?ragen unterstützen Sie dabei, die sich bieten- den Chancen zu erkennen, aber auch die potenziellen

Risiken offenzulegen:

Bei der Identifizierung von Chancen und Risiken, die aus externen Gegebenheiten resultieren, ist Ihnen auch die Handlungsempfehlung "Umfeldanalyse" behilflich (siehe

Arbeitshilfen).

Auswertung der Analyseergebnisse

Haben Sie mithilfe der SWOTAnalyse die aktuelle Situation Ihres Unternehmens identifiziert, hilft eine Gewichtung der jeweiligen Aspekte nach ihrer Relevanz. Die Gewichtung kann beispielsweise anhand einer Skala von ? (sehr schwa- nommen werden. So sehen Sie, welche Punkte für Sie ?ine tabellarische Übersicht stellt sich beispielhaft wie folgt dar:

ChancenRisiken

Wo liegen Zukunftschancen?

Welche Unternehmensbereiche

keiten haben Sie?

Sie nutzen?

Was wird in Zukunft aus

Kunden

sicht von Ihrem Unter- nehmen erwartet?

Welche Risiken beeinflussen

Ihre Branche?

Auf welche Unternehmensbe-

rigkeiten zukommen?

Welche Her aus forderungen

Entwicklungen bei Ihrer

Konkurrenz entstehen?

Unternehmen bzw. intern

8 6 3 5 4 2

Umfeld bzw. extern

O - ChancenGewichtungT - RisikenGewichtung

Chance 1

Chance 2

8 7 4

Risiko 1

Risiko 2

9 3 1

SITUATION ANALYSIEREN

Auf diese Weise erhalten Sie ein erstes Bild Ihrer derzeiti- beziehungsweise Gewichtung auch von weiteren ?ach- nenen ?rkenntnisse miteinander vergleichen beziehungs- Kunden und Lieferanten wertvolle Informationen durch deren externe Perspektive bei.

Entwicklung einer Unternehmensstrategie

?rgebnisse in einer sogenannten SWOT-Matrix ist zu Über- sichtszwecken sowie zur Identifizierung von Handlungsal- ternativen nützlich. In dieser Matrix werden die verschie- denen Bestandteile der SWOT-Analyse so miteinander und Risiken konkretisiert werden. Um herauszufiltern, welche Handlungsoptionen bestehen, ist die Beantwortung folgender ?ragen nützlich: ken nutzen, sodass die Chancen rea lisier bar werden? (Ziel: Absicherung): Welche Risiken lassen sich mit minimieren? Ihres Unternehmens? Wie schützen Sie Ihr Unterneh- men vor Problemen, die bei ?intritt der Gefahren beziehungsweise Risiken zu erwarten sind?

Analyse der Personalarbeit

Ihre Personalarbeit ein bedeutender ?aktor. Sie müssen in der Lage sein, die aktuelle und zu erwartende Personalsi- tuation zu überblicken. Nur wenn diese Informationen hen Sie hierbei die externen Gegebenheiten wie die demo- grafische ?ntwicklung, das zukünftig zu erwartende ?ach- (Umfeld analyse) ein. Übersicht über den Status quo zu erhalten. Dies gilt in Bezug auf Ihre Personalstruktur, Rekrutierungsmaßnah- men sowie die Personalentwicklung und -bindung.

Aus der Kombination von Unternehmensleitbild und

der vorgegebenen Ziele entwickeln. Hilfe stellung liefert die Checkliste:

Umfeld

(extern)

Unterneh

men (intern)

Chancen

Chance 1

Chance 2

Risiken

Risiko 1

Risiko 2

Kombinationen

(Ausbauen)

Kombinationen

(Absichern)

Kombinationen

(Aufholen) Kombi nationen (Meiden) Quelle: in Anlehnung an Lehrstuhl TIM, RWTH Aachen, SWOT-Analyse

Checkliste: Fragen zur Konkretisierung Ihrer

Unternehmensstrategie

verringert werden soll? Welche Produkte bzw. Dienstleistungen sollen in welchen Mengen Welche Absatz- und Produktionswege wollen Sie nutzen? Mit welchen Technologien (zum Beispiel Produktionsmittel und -verfahren) soll gearbeitet werden?

Welche Investitionen planen Sie?

INTERNE UNTERNEHMENSANALYSE

Analyse der Personalstruktur

In einem ersten Schritt sollten Sie sich verdeutlichen, wieviel Personal in welchem Umfang zur Verfügung steht, welche Qualifikationen es aufweist und wie sich die Altersstruktur darstellt:

Personalstruktur

Wie ist Ihre Personalabteilung aufgebaut?

(Als eigene Abteilung im Unternehmen? Wie viele Personen sind verantwortlich? Welche Teile der Personal

Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter absolvieren eine berufliche Aufstiegsfortbildung? (bspw. Meister, Techniker) Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter absolvieren eine akademische Qualifizierung? (bspw. berufsbegleitendes Masterstudium oder Promotion) Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen über besondere Kompetenzen?

(bspw. bestimmte Sprachkenntnisse, spezielle Computerprogramme, besondere handwerkliche Fertigkeiten)

Wie sieht die Altersstruktur Ihres Unternehmens aus? B.: unter 35 Jahren zwischen 35 und 49 Jahren ab 50 Jahren Der Großteil des Personals ist weiblich (mehr als 70 Prozent). weniger als 2 Jahre zwischen 2 und 5 Jahren zwischen 5 und 10 Jahren Wie viele und welche Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten Teilzeit? In welchem Umfang? Wie ist Ihr Unternehmen strukturiert? Welche Abteilungen, Bereiche, Teams existieren?

SITUATION ANALYSIEREN

zin besonderes Risiko besteht, wenn betriebsnotwendi- ges Know-how nur wenigen Personen innerhalb Ihres Unternehmens zur Verfügung steht. Dies betrifft einer- auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit speziellen

Kenntnissen, wie die Bedienung einer bestimmten

Maschine. Durch unvorhersehbares Ausscheiden sol-

Wissen verloren. Hilfestellungen bei der konkreten Pla- nung Ihres Personalbedarfs finden Sie auch in der

Handlungsempfehlung zur Personalbedarfsplanung.

Mit Beantwortung dieser ?ragen erhalten Sie ein umfas- sendes Bild über Ihre derzeitige Personalstruktur. Die zAnhand einer Altersstrukturanalyse Ihres Personals darf ermitteln. Dazu erfassen Sie den Ist-Zustand Ihrer Personalstruktur und schreiben ihn fort. Idealerweise che ?in- und Austritte in den kommenden Jahren. und Szenarien über die künftige ?ntwicklung, etwa Unternehmensumfelds, arbeiten. So stellen Sie sicher, chen Stellen innerhalb Ihres Unternehmens zu wel- So ist denkbar, dass in bestimmten Abteilungen ?ng- beiterinnen und Mitarbeiter zeitgleich ausscheiden. Hierzu finden sich auch kostenlose Angebote im Inter- net, die Ihnen einen ?instieg in das Thema erleichtern (siehe Arbeitshilfen). ten vorzubeugen. ?in weiterer Ansatz besteht darin, Mit arbeite rinnen und Mitarbeiter, die gesundheitliche zDie Beachtung der Qualifikationsstruktur Ihrer Beleg- liefern Ihnen Anhaltspunkte, auf welche Weise Sie über eine Rekrutierung neuen Personals, über eine nals oder aber die Mitarbeiterbindung, beispielsweise

über das Rentenalter hinaus.

INTERNE UNTERNEHMENSANALYSE

Analyse des Rekrutierungsprozesses

in zentraler Bestandteil der Personalarbeit ist die Rekru- tierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die bishe- rige Rekrutierungspraxis sollte in Bezug auf Zielgruppen sicherzustellen:

Auszubildende

Wenn ja, worin liegen oder lagen die Ursachen für diese Rekrutierungsprobleme?Trifft zuTrifft eher zu

Trifft eher

nicht zu

Trifft

nicht zu

Geringer Bekanntheitsgrad als Arbeitgeber

Zu lange Dauer des Rekrutierungsverfahrens

Zu hohe Gehaltsvorstellungen

Andere Probleme, und zwar:

Gruppen an?

Trifft zuTrifft

eher zu

Trifft eher

nicht zu

Trifft

nicht zu

Vorhandenes Personal

Ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Frauen

Menschen mit Behinderung

Arbeitslose

Schulabsolventinnen/Schulabsolventen

Studienabbrecherinnen/Studienabbrecher

Aus weiteren Gruppen, und zwar:

ca. 20 km

Entfernung

Regional

ca. 20 bis 100 km

Entfernung

Über

regional ab ca. 100 km

Entfernung

Auszubildende

SITUATION ANALYSIEREN

zung, hilft es, neue Such wege zu beschreiten. ühren Sie sich dabei vor Augen, welche Rekrutierungswege für ein- zelne Zielgruppen besonders vielversprechend sind. Bei- terführende Hinweise, welche Zielgruppen Sie in welcher tor ist auch bei der Mitarbeiterbindung wesentlich. Zeigt das ?rgebnis Ihrer Analyse, dass Sie bisher nurquotesdbs_dbs12.pdfusesText_18