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La dématérialisation des documents
de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier A, le juin 2013
1. La dématérialisation, un
enjeu stratégique
3 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
1. La dématérialisation, un enjeu stratégique
Pourquoi la dématérialisation ?
Les enjeux de la dématérialisation
Une démarche partenariale
Qu -
Qui dématérialise ?
Comment mener la dématérialisation ?
Le processus de passage au PES
La signature électronique des flux
La dématérialisation des pièces justificatives
Pourquoi la dématérialisation ?
5 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Pourquoi la dématérialisation ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
PJ émises par des tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. DGFiP
6 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Pourquoi la dématérialisation ?
Modernisation de l
e-administration " zéro papier »
Simplification des processus de traitement
Diminution des coûts de gestion.
Recherches simplifiées via le logiciel de comptabilité (liens entre les divers documents) une souplesse du contrôle pour le visa et la signature (électronique).
Fluidité des processus (pas de suspension)
Facilitation des échanges par un flux unique entre et le comptable
Restitution du comptable
Richesse du Protocole d Standard permet :
- la garantie d et du caractère complet des échanges - la qualité accrue des comptes et des informations financières Optimisation et accélération des processus, réduction des délais de paiement, des délais de recouvrement raccourcis.
Les enjeux de la
dématérialisation
8 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
76 500 collectivités et établissements publics locaux
Produisant 216 millions de feuilles A4, les EPS et ESMS représentent 35 % des enjeux (202 millions pour les seuls EPS)
68 millions de feuilles sont déjà dématérialisées dans les EPS, la majorité par des conventions
tripartites relatives aux pièces justificatives.
Les enjeux de la dématérialisation
55 %
9 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Avant le PES
Génération du
bordereau et des mandats & titres dans le logiciel
Enregistrement sur
le poste de travail
Connexion au Portail
de la DGFiP
Dépose du fichier
Édition des
Bordereaux et
mandats ou titres
Copie des pièces
justificatives
Préparation des
documents pour la signature
Signature des
Bordereaux
Dépose des
documents au
Comptable
Les enjeux de la dématérialisation
10 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Avec le PES
Dépose des fichiers
dans le logiciel financier
Génération des
Bordereaux
Mandats Titres
Dépose des flux
pour signature
électronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJ
Dématérialisation
des pièces justificatives (PJ)
PJ TIERS
PJ EMISES PAR
L
NATIVES (paye, arrêtés
MP
Les enjeux de la dématérialisation
Une démarche partenariale
12 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Une démarche partenariale
(BCFR0750735A) généralisation du PES V2 à compter du 1er janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques
Charte nationale Partenariale
Signée le 07.12.2004
(AMF,
ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM,
APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs
Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de
Centres Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL,
DGOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants des
Chambres Régionales des Comptes pour les
juridictions financières
Structure
Nationale
Partenariale
Accessible sur Bercy colloc :
a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html
Une convention cadre nationale depuis le
18 janvier 2010
nationales Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.
14 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qu -
Les pièces comptables
Les mandats
Les titres de recette
sont signés électroniquement
15 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qu -
Les pièces justificatives (PJ)
Produites par les tiers :
- Factures
Produites par la collectivité :
- Paye - Délibérations, arrêtés et décisions - Pièces de passation de marchés publics - Intervention sociales - États de frais déplacement - Factures de recette - Documents budgétaires etc.. Le PES permet le transport de ces pièces justificatives préalablement dématérialisées selon les formats prévus dans la convention cadre.
Qui dématérialise ?
17 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qui dématérialise ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
DGFiP + prestataire
PJ émises par des tiers
Comment mener la
dématérialisation ?
19 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation ?
Dans l'établissement de santé :
Cadrer et piloter le projet
Conduire l
Adopter de nouveaux outils
20 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Cadrer et piloter le projet
- Prise de décision
Dans l'établissement de santé
- Désigner un Chef de projet
Tous les acteurs concernés
Comment mener la dématérialisation ?
21 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation ?
Conduire et accompagner le changement
Deux processus à mener en parallèle
Etats justificatifs
de paye / Aide sociale
Délibérations et
décisions PJ de passation de marché
Titres,
Mandats
Transmission des PJ
dématérialisées bordereaux (Signature
électronique du flux PES)
de marché PJ
PES V2
22 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation?
Adopter de nouveaux outils
- Outils de numérisation et de gestion des pièces justificatives - Adaptation des logiciels financier et de facturation - Choisir un mode de transmission des flux - Choisir un outil de signature électronique
Dépose des fichiers
dans le logiciel financier
Génération des
Bordereaux
Mandats Titres
Dépose des flux
pour signature
électronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJ
Dématérialisation
des pièces justificatives
PJ TIERS
PJ EMISES PAR
L
NATIVES (paye, arrêtés
MP
Le processus de passage
au PES
24 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Le PES est un Protocole d Standard
- électronique entre l et le comptable permettant la dématérialisation native des pièces comptables (titres de recette, mandats de dépenses) - qui véhicule les Pièces Justificatives associées et, qui permet la signature électronique des bordereaux de titres et de mandats - d vers la certification des comptes Le PES est un format de données de type XML Structurant les données comptables, avec des éléments concernant les
PJ et la signature électronique
Le processus de passage au PES
25 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Le processus de passage au PES
La richesse du PES
26 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Phase 1
Étape 1
LANCEMENT
Étape 2
CADRAGE
Préalable
VALIDATION du
progiciel
EDITEUR
Phase 3
Étape 4
quotesdbs_dbs18.pdfusesText_24
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