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ANNEXE 6

Bons de commande et carte d'achat

Le bon de commande est une pièce prévue au marché et par le Code des marchés publics. L"article 11 du Code des marchés publics spécifie bien que le bon de com- mande est un document constitutif du marché. Ce bon de commande doit exister car c"est ce document qui matérialise l"accord entre les parties et fait foi en cas de désac- cord relatif à l"exécution du contrat. En revanche, les modalités d"émission de ce bon de commande ne sont pas précisées par le Code, qui indique uniquement que le bon de commande est adressé par la per- sonne publique contractante. Il en résulte donc que le formalisme fréquemment donné au bon de commande relève plus de la pratique et du marché passé entre la collectivité locale et le fournisseur que de la réglementation.

Bons de commande et engagement juridique.

La pratique tend à cet égard à être confondue avec l"outil de gestion informatique : le bon de commande est alors la résultante d"un processus de saisie d"informations dans le logiciel de gestion budgétaire et comptable. Sans remettre en question les avantages apportés par ce type de fonctionnement, il présente certaines limites, et la carte d"achat, en déléguant le droit de commande au porteur, donne aux opérationnels une plus grande souplesse dans l"exécution de leurs missions. Dès lors, le bon de commande peut valablement être établi par le porteur de carte d"achat dans la mesu- re où il dispose d"un droit d"engagement juridique. Vis-à-vis du comptable public, le bon de commande n"est pas une pièce justificative

mais une pièce constitutive du marché : il doit lui être transmis s"il est nécessaire au cal-

cul de liquidation. Les articles 11 et 72 du Code des marchés publics spécifient bien que le bon de commande est un document qui décrit la prestation et la quantité souhaitée. La forme du bon de commande n"importe pas (courrier posté, télécopie, message g 252
électronique, Internet...) dès lors qu"il décrit le besoin et identifie le porteur de la carte d"achat. Seule la commande par téléphone paraît à proscrire, tout au moins si elle n"est pas immédiatement suivie d"un écrit de confirmation. On note à cet égard que l"article 11 du Code des marchés publics précise que " le bon de commande est le document écrit adressé par la personne publique contractante au titulaire du mar- ché, il précise celles des prestations décrites dans le marché dont l"exécution est

demandée et en détermine la quantité ». On remarque également que l"article 56 pré-

cise que " les dispositions du présent Code qui font référence à des écrits ne font pas

obstacle au remplacement de ceux-ci par un support ou un échange électroniques ». Autre fait : de nombreux acheteurs publics n"utilisent plus les bons de commande dans "les marchés à bons de commande" de produits pétroliers et s"approvisionnent directement au moyen de cartes aux pompes du distributeur avec lequel ils ont passé le marché. L"utilisation de la carte d"achat pour des achats de proximité, pour lesquels l"agent peut de visu constater que le bien ou la prestation est celui qu"il demande, est donc possible. Bons de commande et clause dÕexŽcution des marchŽs.

Dès lors que la carte d"achat est un mode d"exécution du marché et qu"il est considéré

que l"utilisation de la carte d"achat vaut commande, il est nécessaire de réviser les cahiers des Clauses Administratives Particulières en la matière. L"application du mode d"exécution par carte d"achat aux marchés à bons de commande nécessite mention dans le CCAP. D"une manière plus générale, on peut considérer que les marchés à bons de commande font l"objet d"un écrit. Il en résulte que l"objet, la forme, les modalités d"émission des bons de commande par carte d"achat doivent être décrits dans le mar- ché préalablement établi. À défaut, il convient de procéder par voie d"avenant.

Bons de commande et pièces justificatives.

La production du bon de commande auprès du comptable comme pièce justificative d"un marché à bons de commande est normale dès lors que le mode ou la date de com- mande a une incidence sur la liquidation pour deux raisons essentielles : g 253
- Tout d"abord lorsque ces derniers ont une incidence financière. - Mais également parce que la production de ces bons de commande est un moyen de

contrôler leur date d"émission et de vérifier ainsi s"ils ont été passés avant la date de

fin de validité d"un marché. S"agissant de la nécessité de produire les bons de commande en raison d"incidences financières, plusieurs hypothèses existent : - Hypothèse 1 : le marché à bons de commande ne prévoit pas toutes les modalités de liquidation ; la transmission du bon de commande est alors obligatoire. Dans le cas des achats de petits montants, le cas le plus évident est un prix déterminé en fonc- tion d"une quantité de commandes ou encore un prix fonction du lieu de livraison. La production du bon de commande est alors logique.

- Hypothèse 2 : le marché à bons de commande définit tous les éléments à inciden-

ce financière ; le comptable n"a pas à exiger la transmission du bon de commande en pièce justificative de la dépense. Pour la mise en place d"un système de carte d"achat, c"est cette hypothèse qu"il convient de rechercher. - Hypothèse 3 : le marché définit les modalités de liquidation mais les bons de com- mande comportent des éléments à incidence financière autres que les modalités de liquidation proprement dites. Ainsi peuvent être prévus des délais d"exécution qui se décomposent à partir de chaque commande et qui entraînent éventuellement l"appli- cation de primes ou pénalités. Le comptable a alors besoin d"être informé des dates de commande et de livraison. La nécessité de production ou pas du bon de commande au comptable dépend donc de la rédaction des clauses du marché lui-même. La collectivité locale doit donc réa- liser une analyse économique de ces clauses : si elles peuvent se justifier d"un point de vue théorique - permettant de sanctionner une mauvaise qualité de service ou de réaliser quelques économies liées au montant unitaire de la commande - leur appli- cation génère en contrepartie un coût de contrôle, le renoncement à la simplification et à la dématérialisation pourtant principes fondamentaux offerts par un système de carte d"achat. Il importe donc, lorsque la collectivité locale souhaite exécuter le marché par carte d"achat et qu"elle recherche la fluidité et la dématérialisation, de ne pas s"imposer des contraintes souvent inutiles en matière de bons de commande s"agissant d"achats de g 254
petits montants. S"agissant du contrôle de la date de validité du marché, un travail de réflexion commune du comptable et de l"ordonnateur est alors nécessaire. Plusieurs solutions ou une combinaison de solutions techniques ou réglementaires peuvent être mises en œuvre par la collectivité locale afin d"éviter la transmission du bon de commande tout en maintenant le principe du contrôle de la date d"émission du bon de commande par le comptable : - Le paramétrage "fin de validité du marché" sur le serveur d"autorisation de la banque émettrice. - La mention de la date de commande sur les relevés détaillés d"opérations transmis

par la banque émettrice ou sur les factures dématérialisées émises par le fournisseur.

Cette date correspond à la date et à l"heure de l"autorisation délivrée par le serveur d"autorisation. Il résulte de ces analyses que la transmission du bon de commande au comptable n"est pas une obligation mais dépend des conditions de rédaction du marché et de l"environnement organisationnel et technique dans lequel sont passées les com- mandes exécutées par carte d"achat. Une relecture des clauses d"exécution de ces marchés de manière à ce qu"elles n"entraînent pas une complication excessive des processus de commande, de validation, de comptabilisation et de paiement est possible. gquotesdbs_dbs31.pdfusesText_37