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SOMMAIRE
INTRODUCTION3
1.GENERALITES4
1.1.PRÉSENTATIONDUPROBLÈME4
1.2.OBJECTIFSDEL'ÉTUDEDEL'EXISTANT4
1.3.DÉMARCHESUiViE4
II.RECUEILDEL'EXiSTANT5
11.1.PRÉSENTATIONDEL·ORGANISATION5
11.1.1.Mission5
Il.1.2.Activités6
11.2.COMPTERENDUD'INTERVIEW6
Il.3.LESRÈGLESD'ORGANISATION12
11.6.1.But.38
Il.6.2.Lesconceptsutilisés38
11.6.2.1.Leconceptdepostedetravail...38
Il.6.2.3.Représentationgraphique39
III.LESRÈGLESDEGESTION55
IV.1.BUT56
IV.2.FORMA.L1SMEDUMCT56
IV.2.1.Lanotiond'événement56
IV.2.2.Leconceptdesynchronisation57
IV.2.3.Leconceptd'opération57
V.1LEDICTIONNAIREDEDONNÉES70
V.2.1.but.72
V.2.2.fonnalisme72
1.DIAGNOSTIQUEDEL'EXISTANT74
VI.1.LESPOINTSPosrllFS74
V1.2.LESPOINTSNÉGATIFS74
VI.3.LESSOUHAITSDESVTILISATEURS74
VI.4.LESCONTRAINTESAPRENDREENCOMJTE74
CONCLUSION75
Projet de fin d'étude
INTRODUCTION
Dossier del'existant
Laphase de lancement nous a permis de nous familiariser avec l'OCCGE. La présente phase ditel'étudedel'existant,nous permettrad'unepart de dégager le fonctionnement del'organisationetd'autrepart de modéliser les donnéesqu'ellemanipule ainsi que les traitementsqu'elleeffectue. Ce rapport sera donc le compte rendu détaillé de la phase del'étudede l'existant. Cette études'articuleautour des pointssuivants: - le recueil del'existant, - la description des données et des traitements, - le diagnosticde l'existant.
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Projet de fin d'étude
1.GENERALITES
Dossierdel'existant
1.1.PRESENTA110NDUPROBLEME
L'OrganisationdeCoordinationet deCoopérationpour la lutte contre les GrandesEndémies(OCCGE)est uneorganisationinterafricaine(pays francophones del'Afriquede l'Ouest). Le suiviadéquatd'une telleorganisation impose auSecrétariatGénéral, une gestionminutieuseetpropredes agents de l'organisation. A cet effet, leSecrétariatGénéralest donc chargé de la gestion et du suivi des agents del'organisation. L'exécutionde ces tâchesnécessiteune mise
àjourpermanentede toutes
lesinformationsrelativesaux employés.Actuellementcette gestion est manuelle. La présente étude quipourraitaboutir
àlaproductiond'un logiciel de
gestionautomatiquedupersonneldevraalorsproposerde nouvelles organisations destraitementset denouvellesrègles de gestion afind'améliorerle fonctionnement du service dupersonnelet del'organisationtout entière.
1.2.OBJECTIFSDEL'ETUDEDEL'EXISTANT
Les objectifs visésàtraversl'étudedel'existantsont lessuivants: ...permettre au groupe deprojetd'acquérirune bonnecompréhensiondu fonctionnementdel'OCCGEet plusparticulièrementcelle du domaine d'étude, ...identifierles points dedysfonctionnement, ...approfondirla demandeinitialeparlacirconscriptiondesobjectifsqUI doivent êtrepoursuivisparleprésentprojetd'informatisation.
1.3.DEMARCHESUIVIE
Afin de meneràbien cette étude, onprocéderade la façonsuivante: ...Interview directe despostesde travailconcernés, ...Synthèse destraitementsparlaconstruction: ::: Modèleorganisationnelactuel destraitements(MOT), ::: Modèleconceptuelactuel destraitements(MCT). ...Synthèse desdonnées:modèleconceptuelactuel des données (MCD), ...Diagnosticdel'existant:dégagerles pointspositifset les points négatifs.
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Projet de find'étude
II. RECUEIL DE L'EXISTANT
Il.1. PRESENTATION DEL'ORGANISATION
Il.1.1. Mission
Dossierdel'existant
L'OrganisationdeCoordinationet deCoopérationpourla lutte contre les
GrandesEndémies
(OCCGE)a été créée le 25 avril 1960. Elle estconstituée des catégories demembressuivantes: ...Les Etatsmembresdont le Bénin, leBurkinaFaso, la Coted'Ivoire,le Mali, laMauritanie,le Niger, le Sénégal et le Togo. ...Les Etatspartenaires( la France...), ...Lesinstitutionspartenaires, ...Les Etatsobservateurs. L'OCCGEest uneorganisationinterafricaine(Paysfrancophonesde l'Afriqueoccidentale)publiqueayantunepersonnalitéjuridique.Elle a pour missionessentielledepromouvoirlacoopérationentre les Etatsmembreset d'assurerlacoordinationde leurs actions enfaveurdudéveloppementsanitaire de la sous-région. promouvoirla santépubliqueen Afrique parl'impulsionetl'harmonisation de larecherchesur lesendémiessousrégionalesetlocales, promouvoirla lutte contre lesprincipalesmaladiestransmissiblesou tout autreproblèmede santéprioritaire,dans le cadre de lapolitiquegénérale de santépubliquedéfinie par les Etatsmembresetéventuellementsur les recueilliretdiffuserl'informationsanitaireàl'échellede lasous-région, proposerenpermanenceuneexpertisetechniquede haut niveau, développéeà partir descompétencesnationales, participeràlaformationdespersonnelsde santé des Etatsmembresou associés. Le siège del'organisationest àBobo-Dioulasso,BurkinaFaso.
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Projet de find'étude
Il.1.2. Activités
Dossierdel'existant
Lesactivitésdel'OCCGEsontbaséessur lesrecherchesen matière sanitaire dans la sous région. C'estpourquoilagestiondeschercheurs,des docteurs,ingénieurset autresemployéss'avèreunenécessitémajeurepour la survie del'organisation.LeSecrétariatGénéralquis'occupede cette tâche, doit pouvoirrecueillirlesinformationsinhérentesà la bonne marche de .l'organisation
àsavoir:
• la bonnecirculationdes courrierspourtraitement, • lagestiondesinfrastructures, • la gestion dupersonnel, •l'organisationdesséminaires, •établissementdeplanningdesrencontresentre les paysmembres, •établissementdubudgetprogramme, • la mise envaleurdes ressources.
Il.2. COMPTE RENDUD'INTERVIEW
Lesprincipalessourcesd'informationrestentles servicesimpliquésdans laréalisationduprojet: • Le service dupersonnel, • Le service de lacomptabilité, Latechniquedel'interviewa été laméthodeusitéepourle recueil des informationsnécessaires.
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Projet de fin d'étude
COMPTERENDUD'INTERVIEW
Dossier del'existant
RESPONSABLE:M.IDRISSAZANGRE
fi}C'estune choseindispensable,trèsdifficile.C'estl'ensembledes outils utilisés (actes etdocuments,prisouélaborés)pouraméliorer larentabilitédu travail.
»Commentfonctionnevotreservice?
fi} Ilfonctionnesous ladirectionduDirecteurAdministratifet
Financier(D.A.F.).
TItraite lesaffairescourantes(décisionde
lesCentreset lesInstituts,etc.). Lesdécisionssuivent une voie hiérarchique.DuSecrétariatGénérallesdossierssonttransmisà la DirectionAdministrativeetFinancièreoù ils sont enregistrés. Le
D.A.F. les affecte au service dupersonnel
pourtraitement,s'ils'agit de dossiers dont letraitementrelèvedenotreservice.
»Commentrecrutez-vous?
fi}Nous avons deux formes derecrutementsici: Lerecrutementlocal quiconcernelesemployésdescatégories
4 et 5. Si lebesoinse faitsentir,unedemandeestintroduiteau
niveau del'ONPE( OfficeNationalde laPromotionpourl'Emploi) duBurkinaou le service de la main d'oeuvrehabiletépourlesautres pays, qui nous fournit une liste decandidatspotentiels.Un test de sélectionest alorsorganisépar unecommissionderecrutement. Lerecrutementrégionalpourlescadresmoyens etsupérieurs. En cas de vacance deposte,unecorrespondanceestadressée chaqueministèrede la santé des paysmembresdel'organisationqui àleur tour,soumettentdes dossiers decandidatureauSecrétariat Général. Unecommissionderecrutement,composéedusecrétaire général, dudirecteuradministratifetfinancier,de deux (2)délégués dupersonnel,déterminelesdossiersàretenir,en ce quiconcerneles agents de la 3
ème
catégorie. Pour lesagentsde 2
ème,lère
et hors catégorie(cadressupérieurs),leurrecrutementrelève duConseil d'Administrationdel'organisation. »Quelles sont lescontraintesliées aufonctionnementde votre service? fi}Voyez le D.A.F.pourcela. rnPrincipalementlacomptabilitéparlesétatsde salaire, lesperdiems des agents en rmssion,desdépensesinhérentesaux frais d'hospitalisation,etc. Ce sont lesinteractionsinternes.
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Projet de find'étudeDossier de l'existant
De façon externe, le service interagit avec les services des impôts pour les IUTS, CNSS et le
CARfüpour les reversements des
cotisations pour pension. fi}Les documents et les décisions sont issus du Secrétariat Général et transmis à la Direction Administrative et Financière après annotation. Cette dernière les enregistre puis les transmet à son tour au service du personnel pour lestraitementscorrespondant. Les correspondances avec les instituts et les centres del'organisation sont établies par la D.A.F - dont dépend le Service du Personnel par le moyen de DHL,
EMI-BEPIou par fax.
»Commentestorganiséle travailàvotreniveau? fi}Nous travaillons suivant un chronogramme des instances à traiter que nous établissons chaque semaine. Mais il arrive que ce chronogramme ne soit pas respecté en cas d'urgence de certains dossiers qui nous parviennent. »Quellessontlesdifficultésque vousrencontrez? fi}Les principales difficultés sont liées àl'interprétationdes dispositions du statut.
Par ailleurs les plus courantes sont :
- La lenteur dansl'exécutiondes tâches administratives, - Le nombre élevé de dossiers à traiter parjour, - Le manque de personnel et de matériel, - La correspondance très difficile avec les centres (communication). »Quelssontvossouhaitsparrapport auprésentprojet? fi}Nous aimerionsqu'àl'issuedu présent projet, nouspUISSIons disposer: - de fiches individuelles informatisées des agents, d'uneproduction automatique des projets d'autorisations d'absence, - de moyens de transmission modernes des données, -d'unlogiciel capabled'aiderdans la gestion du personnel, - Des ro ositions ourl'améliorationdu travail.
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Projet de find'étude
COMPTERENDUD'INTERVIEW
Dossierdel'existant
LIEU:SERVICE DE LACOMPTABILITE
RESPONSABLE:M.SERAPHINTOEDATE :29/06/1999
»Quels documentsrecevez-vousduservicedupersonnel? fi}Nous recevons du service dupersonneldes états de salaires et des accessoires ( IUTS, cotisations, etc.) mais également des états complémentaires en cas d'erreurs. »Commentfonctionneleservicede lacomptabilitédans le cadre du traitementdes dossiers dupersonnelquotesdbs_dbs27.pdfusesText_33
[PDF] Gestion Des Ressources Humaines Au Niveau du Musée Régional