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UniversitédeLausanne

pourunegouvernanceinformationnelle Page2

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o31,+

AntoinedeSaint-

Eupér-

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Tabledesmatières

-------------------4 ------------------------5 Lag ------------6 7. --------8 ----------------------9 ---------------------9 6. r:)*l)5B;:5si3e32o*Bsl2s>o)

LaDirectiondel'UNIL

-----------------------------12 ----------13 ------13 ----------------14 ---14 N. Page4

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Glosaire)

Lorsqu'ils'agit de gérer des flu d'informations, de tenir compte de la multiplication des obligations légales et réglementaires, l'angle patrimonial classique des archives n'est pas papier. développe des bonnes pratiques documentaires et informationnelles, en tenant compte des tdestechnologiesàdisposition. urveCeihsatrveilatqrAnrtqahte d'interventionsuivants 1. le',4&'.-+$)*)5,$,*( 2. lagestiondesarchiveshistoriques 3. 4. laveilledocumentaireetstratégique 5. eplic itésdansledocument nsl'eercicedesesactivités.

LeRM,telqu'ilestcomprisdansnotrepoliti

documents et informations dès leur création ou réception dans un cadre d'activité del'information. Page5

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rmations. Le RM, par ses normes et ses pratiques,constitueuncadre conceptuelet offre les bases La présente politique s'applique au collaborateurs qui créent, reçoivent ou accumulent des degestionauseindel'UNIL. Lagestion des données issues de l'activité académique (rechercheet contenu des sdevral'êtreàterme. @Q Archivess tedobjes'vfdo péLa'viieldo d'archivagedel'UNIL doiventpermettreque:

1.1. Lesunitésadministrativesdisposentdemanièrerapide,fiable

1.2. Lagouvernancedisposedesinformationsrequisessurlecontetepolitique,économique,

1.3. Lescollaborateursdesservicesetfacultésperçoiventunevaleurajoutéedanslaprofessionnalisationdelagestiondesinformationsdontilsontbesoin.

1.4. L'UNILpeutentouttempsretrouverlesinformationsessenti

1.5. L'UNILestenmesurederépondreauobligationslégalesenmatiè

detransparence.

1.6. L'UNILpeutrapidementproduirelesinformationsnécessairesàe

pliciterseschoietsagestion. Page6

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Ces objectifssont détaillés dans le document6o--oi*-2+ i37,4eo8-2+ ar,-e)eoi*-+ ,e+ ir5)*o-)eoi*+

.l9:;<;=. tao ned'vio5uoLvdqueovifLma'viielo transformée en connaissance. Une bonne gestion de l'information et des documentsvise à maîtrise rl esrisques danslesdomaines suivants

Conduitestratégique

o aufonctionnementdel'institution; o tiondesdroitsd'accès); o o mauvaiseinformation.

Gestionadministrative

o documentaire; o o

Conformitélégale

o o plongue d'information; o ationetlaprotectiondesdonnées.

Efficiencedocumentaire

o o slocaud'archives); o mauvaiseallocationderessourceshumaines. Page7

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RQ Archiveshrtoqs

terme ainsi qu'une bonne gouvernance informationnelle. A chacun de ces domainessont activitésd'uneinstitution. La norme15489présente les eigences permettant auorganisations de produire et de itères: essus. hangésainsiqu'une

3>-#*,--

etdegestiondesrisques.

Dmavieofis'viielo

-oiLmedo5eosisep'vioe'o5cexplv'a'vio Les normes de conception et d'eploitation portent d'avantage sur les mo-ens quesurles vationd'informations

électroniques(2012)

ouvertd'archivaged'information(OAIS)-

Modèlederéférence(2003)

igrationdes documentsd'activitéélec troniques(2012) Page8

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numérisationdesenregistrements(20 10 uments d'activité

Principesessentielsetvocabulaire(2011)

environnement

électronique

(2008) onnées duDublinCore(2009)

Partie1

:Principes(2006),

Partie

2:Conceptsetmiseenoeuvre(2009)

roniques pouruneconservationàlongterme- conditionsdenatureàen 2012)

NIRISarédigé

conformer.

SQ etdlàl'àUNIU:"#$%&%'()*:%$

L mentairecantonaletfédéral.

MhireireiPhtqhyhoarerqeilrtoorsrtqve

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Ms*1l*,/s*r

doise(ACV) etl'UniversitédeLausanne,2012.

SlD,lirl,ra/Glo,/1lir/*,lG*lir

documentsrelatifsaupersonnes. personnelles. -s/irl,rGT+3lel*,iro)*,s*)4Dr

Loisurl'archivage(LArch)du14juin2011

embre2007 personnellesdu29octobre2008

Règlementd'applicationdu1

er

Codedesobligationsdu30mars1911.

deslivresdecomptes(Olico). mbre2011. domainedelasignature

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oncernantles suitepourdettesetde faillite.

AQ !"#$%&'()Retdl'aerrchiv

'à:"#$%h Pour permettre au usagers internes de l'UNIL de gérer adéquatement leurs document s institutionnels et leurs informations,UNIRISétablit desdocumentsopérationnelsde bonnes pratique s crleDCc desdocuments ph-siques(inondations, incendie,etc.). pensablesau el'Université.Ledocument rchivesdel'UNIL. ttreleclassement,le auseind esunités informationsélectroniquesdansletemps. d'accès.

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dechaqueunitécommerelaisetconseilpour lescollaborateurs,ainsiqu'unnyecctCr. vrhatrhvrhyqtomeCsuteo.

Schémadesdocumentsàdisposition:

que.

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aQ ALes5dso5maina!"#$!%&'()*)+"("*,Retdel'archivageàl'UNILs: une e pon abilitépa tagée s La mise en place d'une politique de records management et d'archivage relève d'une responsabilité partagée entre différents acteurs. Chaque acteur/usager dispose d'un rôle

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endécoulent.

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Le Service des ressources informationnelles et archives (UNIRIS) est chargé de la veille documentaire, de la gestion, de la conservation et de la mise en valeur des informations et se in de l'Université de Lausanne.Le secteur archives d'UNIRISorganise la mémoire de

l'institution postérieure à 1945 (les archives antérieures à 1945 se trouvent au Archives

demettreenvaleurlepatrimoinedocumentai redel'Université. Direction, auunités de l'Université de disposer, en toute confiance, des informations loitable. nnelle auseindel'institution. etenconformitéaveclaloi; -lirosGGli7s*a)*,iFXP=L=>rUM?L=>Vr

Lecorrespondant

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UNIRIS.

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os33)2sG),l4Gir alr30XP=- r Les usagers proviennent de l'ensemble de la communautéuniversitaire ou de l'etérieur de rsité.

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information. Ce u -ci se conforme nt au prescriptions édictées par UNIRIS sous forme de directivesoudebonnespratiques. lacréationdeleursdocuments; leurduréedevaliditéadministrative; archivage(OLGA). urveDtaqPveatqrAtrvefAqrtaArve

Defaçongénéral

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