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FORUM ICT pour PME
le 21 septembre 2015 approche pour mon entreprise ?»
Vincent Kolaczynski, CK
Définition
Archivage : Action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat.
Documents Stockage
Electronique
Dématérialisation
Scanning
Numérisation
Documents
Ranger
Classer
Archiver
Stockage
Physique
Archivage
Physique
Archivage
Electronique
Accès pas toujours facile
Temps de recherche et d'accğs longs
Je veux scanner et détruire le papier
Je veux archiver électroniquement pour retrouver plus facilement les documents
Objectif des clients
La dématérialisation, c'est la
Transformation de supports physiques en supports numériques Transformation des informations analogiques vers un support numérique. Dans ce cas précis, on parle de la numérisation et de la capture d'informations d'un document
Yu'est-ce que la dématérialisation?
478.45
1.La gestion sous forme informatique de documents papier
Edžtraction de l'information sur le document
1.Production interne de documents pour le fonctionnement de l'entreprise ou pour
2.Documents en proǀenance de l'edžtĠrieur de l'entreprise, courrier entrant
A quoi cela sert-il ?
Dans ce cas, l'information sur le
papier provient de systèmes informatiques internes, il n'y a donc aucun besoin de numérisation pour une capture d'information.
Pour gérer sous forme informatique
les documents papier, il suffit de générer automatiquement des fichiers dans des formats type Pdf/a, tiff...
Dans ce cas, la nécessité de
matérialiser le document papier par impression est à définir en fonction des processus de chaque entreprise et des règles applicables. Traitement généralisé du papier interne/sortant
Impression +
copie
Stockage
Armoire
Archive
Encodage
Envoi
Les documents sont créés en
encodant des informations dans les systèmes informatiques.
Dématérialisation
Non Matérialisation
Dans ce cas, l'information sur le papier provient de systèmes informatiques externes. Pour gérer sous forme informatique, les documents papier, il est nécessaire de les numériser. Pour gérer sous forme informatique, les informations sur documents papier, il faudra capturer ces informations (Encodage ou Lecture Automatique de Document).
Traitement généralisé du papier entrant
Ouverture
Tri
Encodage
Stockage
Distribution
/Personne /Département /Service
Facturation
Compta
Armoire
Archive
Copies inutiles
Temps de traitement long
Pertes de documents
Des difficultés à partager
Oubli, surcharge de travail, absences
: qui fait quoi ?
Cheminement du papier
Réception
Courrier
Destinataire
Courrier
Manager
Service de
traitement
Responsable
Département
Fait une copie
pour son archive Pas de copies inutiles, on consulte la version numérique Temps d'accğs trğs rapide depuis son poste de traǀail Plus de pertes de documents après numérisations
Facilité à partager les documents
Les originaux papiers sont centralisés en amont de la numérisation
Processus automatique de rappel
Traitement automatique de certains documents
Attribution automatique des tâches
Gain de place
Sauvegarde
Objectifs de la numérisation
Papier
Copie numérique
Workflow
numérique
Stockage
numérique
Recherche Partage Sécurité
Destruction
papier
Gain de
place
Stockage
papier
Sauvegarde
Objectif : gain de place
Papier
Copie numérique
Workflow
numérique
Stockage
numérique
Recherche Partage Sécurité
Destruction
papier
Gain de
place
Stockage
papier
Sauvegarde
Papier
Copie numérique
Workflow
numérique
Stockage
numérique
Recherche Partage Sécurité
Destruction
papier
Gain de
place
Stockage
papier
Garder le papier
reste encore une alternative
Estimation des volumes papier
1 mètre linéaire : 4000 à 6000 feuilles 1 armoire : 24000 à 36000 feuilles (6 étagères, 1m2 au sol)
1 feuille A4 en 80gr/m2 = 5g
On peut estimer les volumes suivant différentes méthodes, par armoire, au mètre, au
1 palette : 60000 à 80000 feuilles
(1m3, 1m2 au sol)
Coût du stockage papier chez un
tiers archiveur < 11Φ/mois
Estimer son archive papier
1 million de feuilles représentent :
30 m2 25 m2 20 m2
Garder le papier n'est donc pas et ne doit pas être un frein
à un projet de dématérialisation
disparaissent
Erreurs à ne pas faire et bonnes pratiques
Ouverture
Tri
Encodage
Stockage
Distribution
Numérisation
Préparation
Numérisation
Contrôle
Encodage
Distribution
Ouverture
Tri
Encodage
Stockage
Distribution
La numérisation du courrier
entrant nécessite des opérations supplémentaires
Etapes de la dématérialisation
Préparation
Numérisation
Contrôle
Encodage
Distribution
Préparation physique des documents
Retrait des agrafes, trombones
Retrait/Déplacement des post-it
Séparation/Découpe des documents
Réparation des documents
Séparation des documents
Tri des documents
Mise en place de séparateur
Mise en place de barcodes
Etapes de la dématérialisation
Préparation
Numérisation
Contrôle
Encodage
Distribution
A4 A4 A3
1 8
Choix du matériel
1.Scanner de plans
2.Scanner de livres
3.Multi fonction
quotesdbs_dbs7.pdfusesText_13
[PDF] avantages-archivage-electronique-ckpdf