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2018] Disponible en Internet: < URL: http://www tbs-telecon es/importancia- gestion-documental> 11 CHARMAN, Derek Análisis y planeamiento de la

Integración de la gestión documental

en la administración pública: un estudio de caso

María del Valle Palma Villalón

Universitat Pompeu Fabra

maria.palma@cpis.upf.es RESUM Resaltar la importància que té, en el procés de racionalització de l'activitat admi- nistrativa, la integració del sistema de gestió documental i l'administratiu ha con- tituït el principal objectiu d'aquest estudi. Actualment, a les administracions pú- bliques se'ls exigeix un major nivell de competitivitat, d'orientació al ciutadà, d'eficiència i eficàcia en la seva gestió. Aquesta modernització passa necessà- riament per aconseguir una millora en els sistemes d'informació i en l'agilització dels procediments administratius. En aquest treball es defen la hipòtesi de que el requeriment bàsic per què es produeixi una integració eficaç del sistema docu- mental com el sistema de gestió administratiu consisteix en contemplar la gestió del document com un sistema que abarca tot el seu cicle vital: des de la seva crea- ció fins la seva transferència a l'arxiu. Aquesta nova forma d'entendre globalment el procés encamina a les diferents parts implicades a entendre's: la comunicació, la col·laboració i la coordinació entre les diferents unitats administratives i entre els diferents tipus de professionals (es necessiten equips multidisciplinars) es fa necessària i imprescindible.

RESUMEN

Resaltar la importancia que tiene, en el proceso de racionalización de la actividad administrativa, la integración del sistema de gestión documental y el administrati- vo ha constituido el principal objetivo de este estudio. Actualmente, a las adminis- traciones públicas se les está exigiendo un mayor nivel de competitividad, de orientación al ciudadano, de eficiencia y eficacia en su gestión. Esta modernización pasa necesariamente por lograr una mejoría en los sistemas de información y en la agilización de los procedimientos administrativos. En este trabajo se defiende la hi- pótesis de que el requisito básico para que se produzca una integración eficaz del sistema documental con el sistema de gestión administrativo consiste en contem- plar la gestión del documento como un sistema que abarca todo su ciclo vital: des- de su creación hasta su transferencia al archivo. Esta nueva forma de entender glo- balmente el proceso encamina a las distintas partes implicadas a entenderse: la comunicación, la colaboración y la coordinación entre las distintas unidades admi- nistrativas y entre los distintos tipos de profesionales (se necesitan equipos multi- disciplinares) se hace necesaria e imprescindible.

ABSTRACT

To stand out the importance of the integration of the Document and Archive Mana-

gement System into the process of the rationalization of the administrative activitybrought to you by COREView metadata, citation and similar papers at core.ac.ukprovided by Revistes Catalanes amb AccÈs Obert

is the main goal of the present survey. Nowadays the public administration is being required a higher level of competition, of an orientation towards the citizen, of effi- ciency and efficacy in its management. This modernization goes necessary through speeding up the administrative procedures. In this survey it is defended the hypot- hesis that the main requirements to get an effective document system into the ad- ministrative consists into considering the document managements a system wich would include its whole cycle: from its creation to its transference to the archive. This new way of understanding the process globally makes the different implied parts to get an agreement: the communication, the cooperation and the coordina- tion among the different administrative unities and among the different type of pro- fessionals (multidisciplinary teams are needed) become necessary and essencial.

Introducción

En este artículo se ha pretendido realizar una aproximación a determinados elementos es-

tratégicos sobre la integración de los sistemas de gestión de documentación en la Adminis-

tración. Con este fin se han elegido, a conveniencia, diversos organismos, aunque nos he- mos centrado preferentemente en dos casos: la Generalitat de Catalunya,como modelo de administración autonómica, y el Ayuntamiento de Barcelona, como modelo de administra- ción local. 1 Naturalmente, no se pretende que estos modelos agoten todas las posibilidades admi- nistrativas, pero creemos que representan dos niveles suficientemente significativos como para que las conclusiones puedan extrapolarse: el primero representa la administración de una comunidad autónoma (Cataluña) y el segundo la de la administración local (Barcelona). La metodología concreta que hemos adoptado para este trabajo es la siguiente: primero se discuten los temas considerados relevantes para nuestro propósito, a saber, ilustrar las ten-

dencias actuales en la integración de la gestión documental en la Administración. Inmediata-

mente después se ofrece o bien una comparativa en forma de tabla, o bien una ilustración re- lativa a un organismo significativo en forma de cuadro. El propósito es no dejar ningún tema o elementos de discusión teórico/conceptual sin ofrecer algún apoyo informativo concreto. En cuanto al criterio lingüístico, se han traducido algunos textos procedentes de citas bi- bliográficas al castellano, pero en los textos legislativos se mantenido siempre la lengua ori- ginal (catalán) para evitar los delicados problemas de interpretación jurídica que acarrea cualquier intento de traducir un texto de naturaleza legal a otra lengua. Además, en este estudio se ha dividido el sistema de gestión de documentación adminis- trativa en unas fases que abarcan desde la misma creación del documento hasta su transfe- rencia 2 a los archivos. Y, aunque tradicionalmente el archivero no ha participado de una for- ma activa en algunas de ellas, en estos momentos, en que se considera que el sistema documental ha de estar integrado en la gestión administrativa, su intervención se considera imprescindible. Por tanto, a partir de ahora, se discutirán primero unos conceptos globales, tales como la gestión administrativa considerada como sistema integrado, para pasar des- pués a discutir los temas en función de las diversas fases de la gestión documental. 180

1. Mis agradecimientos a Anna Lorente del Servei d'Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya y Cris-

tina Domínguez de Organització de l'Administració de la Generalitat; a Ramón Alberch, Carmen Martínez y Jordi Serchs del Ar-

xiu Municipal de Barcelona, no sólo por la valiosa información que me han ofrecido sino por su gran amabilidad.

2. No se ha considerado necesario explicar la fase de transferencia porque está muy normalizada y no existen grandes di-

ferencias en el proceso entre las distintas administraciones.

A. Conceptos globales

A.1. La gestión de la documentación administrativa como sistema integrado Según Cruz Mundet y Mikelarena (1998) la gestión de la documentación administrativa (o "records management»), se define como el conjunto de tareas y procedimientos orientado a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones. La archivística tradicional sólo consideraba la gestión del documento desde el momento en que entraba en el archivo administrativo. Sin embargo, ya desde los años 30 (Cruz, Mikelare- na, 1998), los teóricos norteamericanos empezaron a plantearse que la gestión de la docu- mentación administrativa debía de comenzar desde el mismo momento en que se crea el do- cumento y abarcar todo su ciclo vital, hasta su transferencia a los archivos. Estas nuevas ideas fueron recogidas por el Ayuntamiento de Barcelona en su "Instrucción relativa al sistema de

administración integral de la documentación y de los archivos», en la cual se especifica que el

documento debe de ser controlado durante todo su ciclo de vida de una forma integral: T ABLA1: INTEGRIDAD DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Ajuntament de Barcelona

Normativa

"Per tal d'integrar la gestió documental dels difererents òrgans de l'Ajuntament de Barcelona en un únic sis-

tema i controlar el document durant tot el seu cicle de vida fins que sigui conservat o eliminat, atenent crite-

ris d'eficàcia, rendibilitat i recuperació ràpida de la informació, el conjunt de l'administració municipal haurà

de fer ús de les tècniques o metodologies de tractament de la documentació emanades des de l'Oficina de

l'Arxiver en Cap»

(Instrucció relativa al sistema d'administració integral de la documentació i dels arxius de 1997(AIDA))

Otros autores se adhirieron a esta tradición del "records management»comenzada por los americanos, como es el caso del canadiense Michel Roberge cuyos principios teóricos inte- resan especialmente a este estudio porque en Cataluña ha tenido una amplia acogida su mo- delo de gestión de documentación administrativa (Roberge, 1990, 1991, 1992a, 1992b,

1992c). En concreto, la Generalitat de Catalunya lo ha aplicado,

3 y el Ayuntamiento de Bar- celona lo ha tenido muy presente. Por este motivo, en este apartado se ha creido necesario introducir unos breves apuntes esenciales para conocer la teoría de este autor. Michel Roberge define la gestión de la documentación administrativa o"records manage- ment» (Roberge, 1991, 1992) como "el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la con-

cepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos ne-

cesarios, desde la creación de los documentos hasta su destrucción o su transferencia a los

archivos». Según esta definición, la gestión de la documentación administrativa comienza

desde el mismo momento en el que se crean los documentos. Como éstos se crean y se ges- tionan en las mismas oficinas administrativas que los están tramitando, el diseño eficaz de un sistema integral de documentación debe de comenzar por crear las normativas que regu-

len la formación de los archivos de gestión en los cuales se organiza físicamente e intelec-

tualment toda la documentación activa de una organización. El primer paso, por tanto, es de- finirlos y reconocerlos como parte integrante del sistema, esta consideración la han recogido las dos instituciones que estamos estudiando: 181

3. El Sistema de Gestión de la Documentación Administrativa de la Generalitat (traducción): "se ha definido como una síntesis

entre el tradicional sistema archístico francés-español (especialmente en cuanto a la descripción y control de préstamos, procedi-

mientos de consultas y transferencias, tablas de evaluación y de eliminación) y los principios innovadores del records management

de los Estados Unidos y de la aplicación que de éste último se hace en el territorio de Quebec, en Canada (cuadros de clasificación,

manual de gestión, normativa); la clasificación se inspira en el modelo propuesto en Quebec por Michel Roberge». (Llansó, 1995).

TABLA2: CONCEPTO DE ARCHIVO DE GESTIÓN

Generalitat de Catalunya Ajuntament de Barcelona

Normativa Normativa

"Són arxius de gestió els constitüits per la docu- "Són també elements del sistema arxivístic munici-

mentació activa de la unitat administrativa que l'ha pal el fons documentals existents en els òrgans au-

generada o rebuda. Es considera documentació ac- xiliars de qualsevol nivell, de l'administració centrat

tiva la que la unitat utilitza habitualment per a la rea-litzada i de la desconcentrada territorialment (Dis-

lització de les seves activitats. trictes) i funcionalment (Organismes autònoms i Em- La documentació ha de romandre en l'arxiu de ges preses municipals). Aquests fons seran anomenats

tió un màxim de cinc anys des de la seva generació arxius de gestió i es consideraran com integrants de

o recepció, excepte en aquells supòsits que passat l'etapa pre-arxivística, prèvia a l'ingrés dels docu-

aquest termini encara sigui activa» ments a l'Arxiu Municipal (...) Els arxius de gestió de-

(DECRET 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula finits en la norma tercera conservaran en el seu

el sistema general de gestión de la documentació poder tots el documents rebuts o generats per l'ac-

administrativa i l'organització dels arxius de la Gene-tivitat del propi òrgan o la des òrgans subordinats,

ralitat de Catalunya) mentre duri la tramitació dels assumptes a què fan referencia i durant els 5 anys següents a aquell en què va concloure la seva tramitació» (Normes i Reglaments de l'Arxiu Municipal de Barce- lona, 1994)

Otro de los principios teóricos básicos del modelo teórico de Roberge es la consideración

de la gestión de la documentación administrativa como un sistema que debe ser único para toda la organización (Roberge, 1991). Y, además, este sistema (Camarero, 1996) debería de estar totalmente integrado en otro sistema más general, el sistema de gestión administrativa de la entidad. La consideración de la integración del sistema documental en el administrati- vo, objetivo prioritario de este estudio, es un requisito básico que debería de contemplar cualquier responsable de un organismo si desear lograr una mayor eficacia en su gestión. Tanto el Ayuntamiento de Barcelona como la Generalitat han considerado este punto de par- tida: T ABLA3: INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DOCUMENTAL EN EL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Generalitat de Catalunya Ajuntament de Barcelona

Normativa Normativa

"El sistema general de gestió de la documentació "La implantació d'un sistema de gestió integral de la

administrativa de la Generalitat de Catalunya és el documentació municipal s'ha de contemplar com a

conjunt d'operacions i tècniques, integrades en la part substancial del conjunt de polítiques i procedi-

gestió administrativa general (...)» ments que conformen el model de gestió adminis-

(Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula trativa general de l'Ajuntament de Barcelona».

el sistema general de gestión de la documentació (Instrucció relativa al sistema d'administració integral

administrativa i l'organització dels arxius de la Ge- de la documentació i dels arxius de 1997(AIDA))

neralitat de Catalunya).

A.2 Organigrama, coordinación e integración

Como ya se ha mencionado, el sistema documental ha de ser único para toda la entidad. Si se parte de esta consideración global, sería conveniente e incluso necesario, que la uni- dad que se responsabilizara de su diseño e implantación se encuadrara en un nivel jerárqui- co elevado dentro del organigrama. Las razón es obvia, si el Servicio de Archivos ha de mar-

car las directrices a toda la organización en lo que se refiere a la gestión documental necesita

disponer de los mecanismos de poder suficientes para que se acaten sus directrices. 182
En general, en casi todas las comunidades autónomas, es el Departamento de Cultura el

que tiene asignada la función de la gestión de la documentación administrativa. Sin embargo,

según nuestro punto de vista (que puede ser discutible), sería conveniente que esta función se asignara a un departamento como el de Presidencia o en el mismo nivel jerárquico que la unidad de Organización y Métodos. Esta idea la ha recogido el Ayuntamiento de Barcelona 4 al hacer depender la unidad que se responsabiliza de los archivos directamente de Gerencia. A continuación se incluye la dependencia orgánica de la función de gestión de la docu- mentación administrativa en las entidades estudiadas: T ABLA4: DEPENDENCIA ORGÁNICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Generalitat de Catalunya Ajuntament de Barcelona

Normativa Normativa

"Correspon al Departament de Culturaestablir les "L'Arxiver-Cap dependrà directament de la Gerència

directrius bàsiques del sistema general de gestió de dels Serveis Central i tindrà adscrits els llocs de tre-

la documentació administrativa i coordinar-ne i su- ball i els recursos tècnics necessaris per al desenvo-

pervisar-ne l'aplicació». lupament de les seves funcions».

(Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el (Instrucció relativa al sistema d'administració integral

sistema general de gestión de la documentació ad- de la documentació i dels arxius de 1997(AIDA))

ministrativa i l'organització dels arxius de la Genera- litat de Catalunya). El primer paso que ha de llevar a cabo una organización para conseguir la integración del sistema documental en el administrativo es el establecer los mecanismos necesarios para posibilitar la plena coordinación del Servicio de Archivos con la dependencia orgánica que se ocupa de la racionalización y la informatización de los procedimientos administrativos, esta- mos hablando de la de Organización y Métodos. Como ya hemos mencionado, si se parte del principio de contemplar el circuito del documento en su totalidad, en la formación y en la automatización de los procedimientos administrativos debería de incluirse las especificacio- nes del Servicio de Archivos 5 . A continuación se explicar la dependencia orgánica y funcio- nes de la unidad de Organización y Metodos de la Generalitat de Cataluña: T ABLA5: INTEGRACIÓN CON LA UNIDAD ORGÁNICA DEORGANIZACIÓN YMÉTODOS

Generalitat de Catalunya

Apoyo informativo

La "Direcció General d'Organització de la Administració», depende del "Departament de Presidencia» e inte-

gra el área de "Recerca i Racionalització de Procediments». Este último área se encarga de normalizar los

procedimientos en los que intervienen diversos departamentos (por ejemplo, la contratación administrativa o

la gestión de personal). Sus directrices se publican en libros o revistas internas, como por ejemplo el Butlletí

d'Informació de Presidencia(BIP).También se responsabiliza de coordinar la informatización de los procedi-

mientos, para lo cual necesita involucrar a las diversas unidades que intervienen en el proceso. Y, aunque el

diseño de los procedimientos departamentales corresponde a las Secretaries Generals de cada departa-

mento, otra de las funciones del área es la de consultoría: si un departamento lo requiere, les ofrecen su so-

porte en el diseño de sus procedimientos administrativos. 6 183

4. "La creación de un mando único, de rango funcionarial elevado, y con autoridad por encima de toda la administración

para lo relacionado con el patrimonio documental municipal y adscripción del servicio de archivo a un órgano político central,

de ámbito global e interdepartamental» (Alberch, 1996d)

5. Sistema de Gestión de Documentación Administrativa de la Generalitat (traducción): "Desde un primer momento, se in-

cidió en el hecho de que, archivar la documentación forma parte del procedimiento administrativo, y es una tarea importante

como cualquier otra en la gestión correcta del expediente» (Lorente, 1995)

6. Información ofrecida por Cristina Dominguez de la unidad Organització de l'Administració de la Generalitat.

La coordinación entre ambas unidades permitiría planificar globalmente los procedimien- tos administrativos y su normalización documental, este estudio redundaría en una mayor eficacia de la gestión administrativa de la entidad. La eliminación de procedimientos innece- sarios, la reducción de los modelos de documentos a los estrictamente necesarios con la consiguiente desaparición de los duplicados o caducos, la adecuación de los documentos a su función etc. supondría un ahorro de recursos humanos y financieros, y una mejoría en el servicio al ciudadano. Esta coordinación aseguraría un flujo de información en ambas direc- ciones y una integración de los datos en el inicio del proceso documental, de este modo, la

descripción de los expedientes, la asignación de los códigos de clasificación y de confiden-

cialidad, la fijación de su período de permanencia o eliminación, e incluso de transferencia,

podrían incorporarse en el mismo instante en el que se abre un procedimiento administrati- vo nuevo. La tercera unidad administrativa que ha de formar equipo y coordinarse con las dos men- cionadas es la de Informática. La razón es de peso, esta unidad es la que en general se res- ponsabiliza del diseño (puede encargarse a una empresa) de las aplicaciones que automati- zan los procedimientos administrativos. Sin embargo, aunque su función debería consistir únicamente en informatizar el procedimiento ya diseñado, tradicionalmente han debido de

asumir también la tarea de normalización de los procedimientos y la de la coordinación de las

diferentes unidades orgánicas que intervienen en el proceso, tarea para la cual no están su- ficientemente preparados (correspondería a los gestores y no a los informáticos), aunque, si bien habría que decir en su favor, que con la práctica continuada se convierten en unos ex- pertos (su forma sistemática de trabajar ayuda a la normalización documental. La responsa- bilidad de esta gestión debería de asumirla la unidad de Organización y Métodos. Como esta informatización, normalización e integración de los procedimientos adminis- trativos se extiende también a otras administraciones, sobre todo, en aquellos procedimien- tos en los que intervienen (o de los cuales han de informar) varias la unidad de Informática habrá de estudiar las formas de integrar los diferentes sistemas informáticos a nivel interno o externo. Para facilitar esta comunicación entre los ordenadores, la Administración General está promoviendo diferentes proyectos que orientan acerca de las especificaciones que de- ben de cumplir los diversos sistemas informáticos para que puedan entenderse. T ABLA6: ESPECIFICACIONES QUE DEBEN DE CUMPLIR LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

DE GESTIÓN INTEGRADA DE DOCUMENTOS

Ministerio de Administraciones Públicas. Consejo Superior de Informática

Proyecto ATRIO y SICRES

Apoyo informativo

En el proyecto ATRIO (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación de Información de Oficinas) se estu-

dian las especificaciones que deben cumplir los sistemas de gestión integrada de documentos que preten-

den ser homologados para su uso por parte de la Administración General del Estado. En la misma línea y co-

nectado con el anterior como módulo operacional está SICRES (Sistema de Información Común de Registros

de Entrada y Salida) que se orienta a la informatización de registros (Cruz, Mikelarena, 1998). La coordinación con la unidad informática, por consiguiente, es muy importante si se de- sea conseguir un sistema documental eficaz. El Ayuntamiento de Barcelona ha considerado tan importante esta coordinación que la ha formalizado en su "Instrucción relativa al sistema de administración integral de la documentación y de los archivos»: 184

7. La dirección del lugar web del Ministerio de Administraciones Públicas, proyectos: ATRIO, SICRES: http://www.

map.es/csi. TABLA7: INTEGRACIÓN CON LA UNIDAD ORGÁNICA DEINFORMÁTICA

Ajuntament de Barcelona

Normativa

"Per la seva banda, l'Institut Municipal d'Informàtica garantirà la funcionalitat de les aplicacions informàti-

ques per tal de complir amb la normativa arxivística implantada a l'Ajuntament de Barcelona i d'acord amb

les directrius de l'Oficina de l'Arxiver en Cap, en tot allà referent al tractament de la documentació els ar-

xius i oficines municipals (...). L'Institut Municipal d'Informàtica, o si s'escau, els caps dels òrgans admi-

nistratius, haurà d'informar a Oficina de l'Arxiver en Cap de la incorporació de noves tecnologies i mèto-

des de treball en la gestió administrativa per tal de preveure el tractament arxivístic que se'n pugui derivar

i garantir la seva compatibilitat amb el sistem` AIDA des de l'inici de la gestió (...). Els nous sistemes in-

formàtics hau de facilitar la interconexió i la transferència de la informació entre els òrgans que integren

l'Arxiu Municipal de Barcelona, per una banda, i els Arxius de Gestió de la resta de l'administració munici-

pal, per l'altra»

(Instrucció relativa al sistema d'administració integral de la documentació i dels arxius de 1997 AIDA)

La cuarta dependencia orgánica necesaria en este proceso de integración de sistemas es la de Difusión de la Información o Comunicación. Esta unidad es la que se responsabiliza de dar forma a esa entidad nebulosa, pero muy carismática, de la "Sociedad de la Información», que interesa especialmente en este trabajo porque le compete la función de informar al ciu- dadano acerca de los procedimientos administrativos. Actualmente esta unidad es la que se responsabiliza del diseño y contenido de las sedes

web para el ciudadano, en las que se está ofreciendo algún tipo de tramitación en línea, en

general bastante pobre porque la mayoría sólo ofrecen el envío de una solicitud o petición de

un certificado. Sin embargo, esta situación cambiará en un futuro (cuando se solucionen to- dos los problemas relacionados con la autoría, integridad y confidencialidad del documento) debido a que aumentarán las exigencias de los ciudadanos respecto a la "administración en

casa» y forzarán a las administraciones a realizar un mayor esfuerzo para ofrecer cualquier ti-

po de tramitación en línea. T ABLA8: INTEGRACIÓN CON LA UNIDAD ORGÁNICA QUE SE RESPONSABILIZA DE SOCIEDAD DE LAINFORMACIÓN(DEPENDIENTE DEDIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN OCOMUNICACIÓN)

Generalitat de Catalunya

Apoyo informativo

- La responsabilidad de la sede web de la Generalitat recae en la "Subdirecció General d'Informació al Ciu-

tadà», que depende de la "Direcció General de Difusió».

- El "Comissionat per a la Societat de la Informació» de la Generalitat de Cataluña incluye un apartado de

"Administració i Serveis al Ciutadà», entre cuyos objetivos se encuentra "Implantar un sistema d'accés co-

mú o "finestreta única virtual» que faciliti als ciutadans i a les empreses l'accés al conjunt d'informacions i ser-

veis de tramitació electrònica prestats per les administracions públiques». 8 Otra competencia importante de la unidad de Difusión de la Información o Comunicación es la de configurar y mantener la imagen corporativa de la entidad. En la sede web del Ministerio de las Administraciones Públicas se destaca que una de las funciones primordiales de los do- cumentos administrativos es la comunicación: "los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la administración». Si las administraciones fueran conscientes de que los documentos constituyen su carta de presentación podrían especial cui- dado tanto en el diseño de sus documentos como en el de su normalización. Esta tarea cons- tituye un proceso complejo porque implica la coordinación de distintos tipos de profesionales

(diseñadores, lingüistas, gestores, archiveros, abogados etc.) y diversas unidades orgánicas.

185

8. La dirección de la sede web del Comissionat per a la Societat de la Informació de la Generalitat de Catalunya es

http://www.gencat.es/csi/ccsi1.htm. Una iniciativa interesante que encaminaba a esta integración la inició la Direcció General de Difusió de la Generalitat de Cataluña creando un programa informático, que denominaron Programa d'Identificació Visual, (sus especificaciones las publicó en 1997), en el cual, apar- te de explicar los elementos de identidad de la Generalitat de Catalunya y cómo se deben de aplicar, se mostraban unos modelos de documentos y formularios (muy pocos) y se fijaban los principios y criterios para diseñar otros nuevos.

La quinta unidad orgánica necesaria para la integración es la de Política Lingüística, su

función no es otra que la de cuidar del uso de la lengua en la administración. Es importante en el estudio que nos ocupa porque la forma lingüística es fundamental en los documentos administrativos. En la Generalitat de Catalunya la unidad orgánica que se encarga de aseso- rar sobre el uso del lenguaje administrativo es la Comissió Assessora de Llenguatge Admi-

nistratiu, integrada en la Direcció General de Política Linguïstica. Sin embargo, la estructura

de las unidades que se encargan de normalizar una lengua en las comunidades autónomas que son bilingües puede llegar a ser bastante compleja, como es el caso de Cataluña: T ABLA9: INTEGRACIÓN CON LA UNIDAD ORGÁNICA QUE SE RESPONSABILIZA DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO Y DE LA NORMATIVA LINGÜÍSTICA (DEPENDIENTE DEPOLÍTICALINGÜÍSTICA)

Generalitat de Catalunya

Apoyo informativo

La "Direcció General de Política Lingüística» que depende del "Departament de Cultura» tiene por misión:

"vetllar per l'ús correcte de la llengua catalana, en especial de la terminologia i dels llenguatges d'especiali-

tat, per part de tots els departaments de la Generalitat, d'acord amb la normativa de l'Institut d'Estudis Ca-

talans» (Decret 36/1998).

- La unidad orgánica que se encarga del uso del lenguaje administrativo en la Generalitat de Catalunya es la

"Comissió Assessora de Llenguatge Administratiu» que depende de "Política Lingüística». Sus criterios los

publican en la revistaLlengua i us.

- La "Comissió tècnica de Política Lingüística»"és l'òrgan col legiat encarregat de garantir l'aplicació ho-

mogènia per part de tots els departaments de la Generalitat de la normativa lingüística (...) La Comissió Tèc-

nica de Política Lingüística és presidida pel conseller de la Presidència, nés vicepresidente el conseller de

Cultura i en són vocals els secretaris generals de tots els departaments i el director general de Política Lin-

güística» (Decret 36/1998).

Esta comisión es importante porque una de las funciones de los secretarios generales consiste en el dise-

ño de los procedimientos administrativos.

- La "Xarxa Técnica de Política Lingüística», adscrita a la "Direcció General de Política Lingüística» se res-

ponsabiliza de "Informar a la Direcció General de Política Lingüística sobre l'actuació dels diferents depar-

taments en matèria de política lingüística b) Vetllar per compliment de la legislació sobre usos lingüístics a

l'Administració i de la normativa sobre coneixement del català per part del personal al servei de l'Adminis-

tració de la Generalitat c) Vetllar per l'ús correcte i uniforme de la terminologia, en col laboració amb el term-

cat, i presar l'assessorament lingüístic necessari»(Decret 36/1998)

Estas unidades ha de coordinarse con otros organismos que controlan el uso normalizado del catalán:

- "Institut d'Estudis Catalans»: "L'ús lingüístic dels òrgans de l'Administració de la Generalitat, de les corpo-

racions locals, de l'Administració de l'Estat a Catalunya i de les entitats autònomes, les empreses i les al-

tres entitats i institucions que depenen de les esmentades administracions ha de respectar la normativa es-

tablerta per l'Institut d'Estudis Catalans» (Llei 8/1991).

- "Centre de Terminologia», TERMCAT: "En 1994 es va consituir un consorci integrat per la Generalitat de Ca-

talunya, l'Institut d'Estudis Catalans i el Consorci per a la Normalització Lingüística.... El TERMCAT ha es-

tablert acords de col laboració amb diversos organismes de la Generalitat de Catalunya, com ara el Comis-

sionat per a la Societat de la Informació, la Fundació Catalana pera a la Recerca o el Centre de

Supercomputació de Catalunya...»

9 - "Consorci per a la Normalització Lingüística»: 10 lo constituyen principalmente entidades locales: la Gene- ralitat, Diputació y bastantes ayuntamientos 186

9. Cita recogida en la página web del Centre de Terminologia (Termcat): http://www.termcat.es/termcat/centre/cent_ca.htm

10. La información sobre el Consorci de Normalització Lingüística se encuentra en el SIAL (Sistema d'Informació d'Admi-

nistració Local) de la Generalitat de Catalunya http://www.gencat.es:80/sial/competen/98012000.htm.

La sexta unidad órgánica que es necesaria para la implantación de este sistema integra- do es la unidad que se responsabiliza de la Formación. Esta función es primordial si se de- sea lograr la implantación total del sistema integrado de gestión documental, por ello es ne- cesario que se impartan periódicamente cursos de reciclaje a los funcionarios, en los cuales

se enseñe a clasificar, describir, archivar y transferir la documentación administrativa (esto no

es incompatible con los cursos de formación específica que el Servicio de Archivos progra- me para la implantación del sistema en las distintas oficinas). Lo ideal es que los profesores se coordinaran con el Servicio de Archivos. En algunos casos, estos organismos también se encargan de publicar manuales como documentación de apoyo a sus cursos. En la Genera-

litat es la "Escola d'Administració Pública» la que se responsabiliza de esta competencia. Un

ejemplo del problema que supone el que el personal de los archivos de gestión no posea la formación adecuada nos lo encontramos en la fase inicial de estudio de archivos del Ayun- tamiento de Barcelona: T ABLA10: INTEGRACIÓN CON LA UNIDAD ORGÁNICA DEFORMACIÓN:

PROBLEMAS SI NO SE FORMA AL PERSONAL

Ajuntament de Barcelona

Apoyo informativo

El estudio que se derivó del "Proyecto de Ordenación de Archivos» realizado en 1988 evidenciaba claramen-

te que el mayor grado de desatención se producía en los archivos de gestión, faltos de directrices técnicas

claras, con un personal que desconocía las más elementales normas de clasificación y ordenación, y donde

se producía una eliminación incontrolada de documentación más o menos reciente» (Alberch, 1996c)

Como colofón a este apartado nos ha parecido interesante destacar que el Ayuntamiento de Barcelona ha considerado globalmente esta coordinación y colaboración con algunas de las unidades orgánicas mencionadas para la implantación de su sistema integral de la docu- mentación administrativa: T ABLA11: COORDINACIÓN PARA LA INTEGRACIÓN GLOBAL DEL SISTEMA DOCUMENTAL

Ajuntament de Barcelona

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Entre los los objetivos de su plan de gestión documental cabe destacar "impulso a la interlocución múltiple

dentro de la administración para incidir concertadamente en los proyectos de ámbito global relacionados con

la función archivística. Así se ha procedido a formalizar una serie de proyectos con el Instituto Municipal de

Informática en la creación y desarrollo de programas de informatización de fondos, con el Departamento de

Formación para los temas de reciclaje y formación especializada y generalista en archivos para todos los ni-

veles de la administración, con el Instituto de Cultura de Barcelona para la realización de actividades de di-

fusión cultural (publicaciones, exposiciones, ciclos de conferencias) y con el Departamento de Organización

y Métodos para incidir en el diseño de los productos de mejora de la gestión y la calidad del servicio en lo re-

ferente a temas de información y documentación administrativa» (Alberch, 1996d)

A.3 Posibles soluciones para la integración

De todo lo mencionado en los anteriores apartados podemos deducir que el proceso de coordinación global para la integración del sistema documental en el administrativo es com- plejo y tropieza principalmente con dos tipos de dificultades: la primera es el número elevado de unidades orgánicas que intervienen y, la segunda, la variedad de profesionales involucra- dos en el proyecto (gestores, lingüistas, diseñadores, informáticos, abogados, periodistas, archiveros, documentalistas, etc.) 187
La solución, en principio, parece que podría ir por el camino que ofrece la Gestión de la Calidad: el enfoque al proceso y la orientación al cliente. Formar equipos plurisdicipli- nares, dirigidos por la unidad de Organización y Métodos, constituidos por profesionales cualificados que pertenezcan a todas las unidades involucradas y que se encarguen de diseñar y automatizar los procesos. De esta forma cada procedimiento podría contem- plarse globalmente y así se estudiarían mejor las necesidades de los usuarios. Estos equi- pos salvarían las barreras interdepartamentales que imposibilitan una verdadera integra- ción. Y, por supuesto, sus decisiones tendrían que alcanzar el grado de norma dequotesdbs_dbs17.pdfusesText_23

[PDF] [PDF] Integración de la gestión documental en la administración - CORE

Integración de la gestión documental

María del Valle Palma Villalón

Universitat Pompeu Fabra

RESUMEN

ABSTRACT

Introducción

1. Mis agradecimientos a Anna Lorente del Servei d'Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya y Cris-

2. No se ha considerado necesario explicar la fase de transferencia porque está muy normalizada y no existen grandes di-

A. Conceptos globales

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Normativa

1992c). En concreto, la Generalitat de Catalunya lo ha aplicado,

3. El Sistema de Gestión de la Documentación Administrativa de la Generalitat (traducción): "se ha definido como una síntesis

TABLA2: CONCEPTO DE ARCHIVO DE GESTIÓN

Generalitat de Catalunya Ajuntament de Barcelona

Normativa Normativa

Generalitat de Catalunya Ajuntament de Barcelona

Normativa Normativa

A.2 Organigrama, coordinación e integración

Generalitat de Catalunya Ajuntament de Barcelona

Normativa Normativa

Generalitat de Catalunya

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4. "La creación de un mando único, de rango funcionarial elevado, y con autoridad por encima de toda la administración

5. Sistema de Gestión de Documentación Administrativa de la Generalitat (traducción): "Desde un primer momento, se in-

6. Información ofrecida por Cristina Dominguez de la unidad Organització de l'Administració de la Generalitat.

DE GESTIÓN INTEGRADA DE DOCUMENTOS

Proyecto ATRIO y SICRES

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7. La dirección del lugar web del Ministerio de Administraciones Públicas, proyectos: ATRIO, SICRES: http://www.

Ajuntament de Barcelona

Normativa

Generalitat de Catalunya

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8. La dirección de la sede web del Comissionat per a la Societat de la Informació de la Generalitat de Catalunya es

Generalitat de Catalunya

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ño de los procedimientos administrativos.

Supercomputació de Catalunya...»

9. Cita recogida en la página web del Centre de Terminologia (Termcat): http://www.termcat.es/termcat/centre/cent_ca.htm

10. La información sobre el Consorci de Normalització Lingüística se encuentra en el SIAL (Sistema d'Informació d'Admi-

PROBLEMAS SI NO SE FORMA AL PERSONAL

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A.3 Posibles soluciones para la integración