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COURS BARDON - ACCESS 2010

© Chantal BOURRY, 2010

Sommaire

CHAPITRE 1 ACCESS 2010, BASE DE DONNEES ET OBJETS _________________ 3 FONDAMENTAUX OFFICE 2010 ________________________________________________________________________ 3

1. ACCESS, ACCEDER _____________________________________________________________________________________ 3

2. ACCESS EST UN SGBDR _______________________________________________________________________________ 3

3. LA BASE DE DONNEES : UN DOMAINE, UN FICHIER _______________________________________________ 4

4. BASE DE DONNEES ET OBJETS _______________________________________________________________________ 4

5. CREER, FERMER, OUVRIR UNE BASE ________________________________________________________________ 5

A4CB ǯA33 --ͳ- ________________________________________________________ 7

7. PARAMETRAGE DU LOGICIEL ________________________________________________________________________ 9

CHAPITRE 2 TABLES : ANALYSE PREALABLE ET CREATION _____________ 10

1. ANALYSE PREALABLE ______________________________________________________________________________ 10

2. EXEMPLE : ANALYSE, TABLES ET ENREGISTREMENTS _________________________________________ 11

3. TABLES : METHODES DIVERSES DE CREATION __________________________________________________ 13

ǯDB C ǯAA A ǯAD42 _________________________________________________ 13

8. ENREGISTRER ET FERMER UNE TABLE __________________________________________________________ 18

CHAPITRE 3 TABLE : GESTION DES DONNEES ___________________________ 19

1. DESCRIPTION ET SAISIE EN MODE FEUILLE DE DONNEES _____________________________________ 19

4 0233CB 3 CBB3 ǯDB 4A _________________________________ 25

3. IMPORTER ET EXPORTER DES DONNEES_________________________________________________________ 26

CHAPITRE 4 TABLE : RECHERCHER ET REMPLACER, TRI ET FILTRE _____ 28

1. RECHERCHER ET REMPLACER UNE CHAINE DE CARACTERES ________________________________ 28

2. TRI SIMPLE OU TRI AVEC FILTRE _________________________________________________________________ 30

CHAPITRE 5 TABLE : GESTION APPROFONDIE DES CHAMPS _____________ 36

1. GESTION DES CHAMPS EN MODE CREATION _____________________________________________________ 36

2. PROPRIETES (ONGLET " GENERAL »)

A. Taille du champ, B. Nouvelles valeurs, C. Format, D. Décimales, E. Masque de saisie, F. Légende, G. Valeur par défaut,

H. Valide si et Message si erreur, I. Null interdit, J. Indexé, K. Aligner le texte ______________________________________ 37

3. LISTES DE CHOIX ____________________________________________________________________________________ 49

CHAPITRE 6 RELATIONS ENTRE LES TABLES ____________________________ 52

2. CHAMPS IDENTIFIANTS, CLES PRIMAIRES ET CLES ETRANGERES ____________________________ 52

3. TYPES DE RELATIONS ET TABLES DE JONCTION ________________________________________________ 55

4. CREATION, MODIFICATION ET IMPRESSION DES RELATIONS _________________________________ 58

5. INTEGRITE REFERENTIELLE_______________________________________________________________________ 61

CHAPITRE 7 TABLES ET ENREGISTREMENTS, EXEMPLES ________________ 65

1. STRUCTURES ET RELATIONS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES _____________________________ 65

2. ENREGISTREMENTS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES _______________________________________ 66

CHAPITRE 8 LES REQUETES : INTRODUCTION ___________________________ 68

1. REQUETES SELECTION ET REQUETES ACTION __________________________________________________ 68

COURS BARDON - ACCESS 2010

2 CHAPITRE 9 - REQUETE DE SELECTION AVEC UN ASSISTANT _____________ 71

1. " REQUETE SIMPLE » AVEC UN ASSISTANT ______________________________________________________ 72

2. " REQUETE ANALYSE CROISEE » AVEC UN ASSISTANT _________________________________________ 74

3. " REQUETE TROUVER LES DOUBLONS » AVEC UN ASSISTANT _________________________________ 75

4. " REQUETE DE NON CORRESPONDANCE » AVEC UN ASSISTANT ______________________________ 76

CHAPITRE 10 - REQUETE DE SELECTION EN MODE CREATION ____________ 77

2. AFFICHAGE DES TABLES ET DES CHAMPS ________________________________________________________ 79

3. TRI ____________________________________________________________________________________________________ 81

4. CRITERES ____________________________________________________________________________________________ 81

5. CALCULS EFFECTUES SUR LES DONNEES_________________________________________________________ 86

6. LES PROPRIETES DES CHAMPS DANS LA TABLE RESULTAT ___________________________________ 86

CB4D2 B42 D8 4A3 _____________________________________________ 87

8. REQUETE PARAMETREE ___________________________________________________________________________ 90

CHAPITRE 11 REQUETE DE SELECTION EN MODE SQL ___________________ 91

1. CLAUSES SELECT ET FROM ________________________________________________________________________ 93

2. CHAMPS OPERES ____________________________________________________________________________________ 96

3. CHAMP DE FONCTION ______________________________________________________________________________ 97

4. CLAUSE WHERE _____________________________________________________________________________________ 98

5. DATES ET HEURES _________________________________________________________________________________ 103

6. REQUETE PARAMETREE __________________________________________________________________________ 105

7. TRI DES ENREGISTREMENTS _____________________________________________________________________ 106

8. SOUS-REQUÊTES ___________________________________________________________________________________ 107

9. REQUETES DE REGROUPEMENTS ________________________________________________________________ 109

CHAPITRE 12 REQUETES ACTION ______________________________________ 112

1. REQUETES ACTION EN MODE CREATION________________________________________________________ 112

2. REQUETES ACTION EN MODE SQL _______________________________________________________________ 116

CHAPITRE 13 LES FORMULAIRES ______________________________________ 121

1. CREER UN FORMULAIRE __________________________________________________________________________ 121

34CB 3 CBB3 ǯDB C2DA2 ____________________________________________________ 125

4. LES CONTROLES ____________________________________________________________________________________ 128

5. CREER UN SOUS-FORMULAIRE ___________________________________________________________________ 135

CHAPITRE 14 LES ETATS _______________________________________________ 137

1. CREER UN ETAT ____________________________________________________________________________________ 137

2. AFFICHAGE, MISE EN PAGE ET IMPRESSION ____________________________________________________ 141

4. CREER UN SOUS-ETAT _____________________________________________________________________________ 147

COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1

CHAPITRE 1 ACCESS 2010, BASE DE

DONNEES ET OBJETS

FONDAMENTAUX OFFICE 2010

Pour étudier des méthodes et éléments essentiels, communs aux logiciels Microsoft

Office 2010, donc applicables à Access 2010, voir sur notre site www.coursbardon- microsoftoffice.fr le document suivant :

FONDAMENTAUX OFFICE 2010

(8 pages téléchargement gratuit)

Vous y verrez en particulier :

- Le mode Backstage - La constitution du ruban

1. ACCESS, ACCEDER

accéder rapidement aux informations souhaitées concernant des ensembles de données. gérer sont nombreuses, donc difficiles à traiter " à la main ». 10 Pour démarrer Access 2010 : cliquez sur le bouton Démarrer > Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Access 2010.

2. ACCESS EST UN SGBDR

Access est un SGBDR, ce sigle signifie : Système informatique de Gestion de Bases de

Données Relationnel.

: les données sont en effet organisées en ensembles s Lancé en 1992, Access est le SGBDR le plus utilisé actuellement. Il existe SGBDR plus puissants, parmi lesquels Oracle et SQL Server.

COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1

3. LA BASE DE DONNEES : UN DOMAINE, UN FICHIER

Une base de données est un ensemble , qui concerne un domaine précis.

Exemples :

On peut créer une base de données pour faciliter : On enregistre une base de données réalisée avec Accessfichier.

9 Extension

Les fichiers de bases de données créées sous Access 2010 portent communément .accdb. Ce sigle signifie access database-à-dire base de données Access. Exemple : bibliotheque.accdb est une base de données créée sous Access 2007 ou sous Access 2010.

Les fichiers créés sous Access 2007 ont extension .accdb, tandis que ceux créés sous Access

2003 extension .mdb. Ce sigle signifie microsoft datab-à-dire base de données Microsoft.

Exemple : le fichier bibliotheque.mdb a été créé sous Access 2003.

Il existe deux autres extensions2007 ou 2010 :

- Les fichiers uniquement exécutables .accde (e comme execute). - Les fichiers qui sont des modèles de bases de données portent .accdt (t comme type, qui signifie modèle).

4. BASE DE DONNEES ET OBJETS

Sous Access, on utilise souvent le terme " objet »

Les principaux sont :

Les tables

Les tables constituent les éléments essentiels. Elles sont la charpente de la base. Chaque table représente un ensemble homogène de données.

Exemple : la base de données concernant

pourra contenir les tables Client, Produit, Facture et Commande.

Les requêtes

Dans le langage courant, faire une requête consiste à demander quelque chose. Dans une base de données, on réalise principalement des requêtes pour interroger la base afin de sélectionner et les informations souhaitées (requêtes de sélection).

COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1

Exemple :

cours. On peut également créer une requête pour agir sur les valeurs ou sur les tables de la base .

Les formulaires

faciliter la saisie des données.

Les états

Un état sert de document récapitulatif de données. Il peut contenir également des résultats, tels que totaux ou moyennes. Ce document est généralement réalisé pour être imprimé. ne connaît de la base que les formulaires et les états. Il ne voit ni les tables, ni les requêtes.

Macros et modules

On effectue une macro pour automatiser simplement une ou plusieurs actions basiques.

Exemple

formulaire. Un module est un programme écrit en VBA (Visual Basic for Applications). Son étude ressort du domaine de la programmation.

5. CREER, FERMER, OUVRIR UNE BASE

Créer une base de données

- Par démarrer Access 2010 - Ou bien, une base de données étant affichée, activez onglet Fichier >

Nouveau.

Cliquez sur " Base de données vide » (choix ordinaire) ou choisissez de créer une base à

La entraîne son affichage

sur le volet droit de la fenêtre.

9 Nom du fichier

Saisissez le nom de fichier de la future base. Choisissez un nom significatif, afin de le retrouver ensuite facilement.

COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1

9 Choix du dossier

Par défaut, le fichier sera inséré dans le dossier Documents sous la zone de saisie de " Nom de fichier ». Vous pouvez choisir un autre dossier toutes vos bases de données créées sous Access 2010 : voir § 8 de ce chapitre " Paramétrage du logiciel ». Pour choisir un autre dossier dans lequel sera insérée la nouvelle base de données,

commencez par afficher la fenêtre " Fichier Nouvelle base de données » : cliquez sur le

bouton dont est un dossier ouvert info-bulle est " Cherchez un emplacement pour votre base de données » (à droite de la saisie du nom du fichier).

A partir de cette fenêtre : soit vous choisissez un dossier préalablement créé, soit vous

créez un nouveau dossier. Pour créer un nouveau dossier : cliquez sur le bouton représentant

un dossier, Nouveau dossier », puis nommez ce nouveau dossier.

Après avoir nommé le fichier de la future base de données, et indiqué son dossier

nsertion, il reste à créer la base. Pour cela, cliquez sur le bouton Créer. 9 Il existe une autre méthode pour créer une base de données vide, dont le fichier sera placé sur le Bureau de Windows : faites un clic droit sur le Bureau > Nouveau > Microsoft

Access Base de données.

Pour renommer le fichier créé : faites un clic droit sur son nom ou sur son icône >

Renommer, puis tapez le nouveau nom. Double-

base de données.

Fermer une base de données

Pour fermer la base de donnés seulement (sans quitter Access) : cliquez sur le

Fichier > " Fermer la base de données ».

Pour fermer la base (seule ouverte) et quitter Access, cliquez sur la croix , en haut à Pour fermer une ou plusieurs bases et quitter Access : menu Fichier > Quitter.

Ouvrir une base de données

onglet Fichier : - Si la base a été récemment ouverte, son nom apparaît dans le menu, sinon cliquez sur " Récent », puis sur le nom de la base pour ouvrir celle-ci. - Si le nom de la base recherchée Ouvrir » pour afficher la fenêtre " Ouvrir », qui vous permettra de retrouver, puis -glisser sur le bord droit de

Dans la fenêtre " Ouvrir » :

- Double-cliquez sur le dossier dans lequel se trouve le fichier. Son adresse a zone de saisie supérieure. - Le type de fichier recherché est " Microsoft Access » (zone de saisie située à droite du nom du fichier).

COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1

7 - Cliquez sur le nom du fichier recherché. Il inférieure. - Cliquez sur " Ouvrir ». Ou bien, dans le cadre principal, double-cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir directement ce dernier. 9 Dans la fenêtre " Ouvrir », la commande Ouvrir 6 propose plusieurs options :

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COURS BARDON - ACCESS 2010

© Chantal BOURRY, 2010

Sommaire

1. ACCESS, ACCEDER _____________________________________________________________________________________ 3

2. ACCESS EST UN SGBDR _______________________________________________________________________________ 3

3. LA BASE DE DONNEES : UN DOMAINE, UN FICHIER _______________________________________________ 4

4. BASE DE DONNEES ET OBJETS _______________________________________________________________________ 4

5. CREER, FERMER, OUVRIR UNE BASE ________________________________________________________________ 5

7. PARAMETRAGE DU LOGICIEL ________________________________________________________________________ 9

1. ANALYSE PREALABLE ______________________________________________________________________________ 10

2. EXEMPLE : ANALYSE, TABLES ET ENREGISTREMENTS _________________________________________ 11

3. TABLES : METHODES DIVERSES DE CREATION __________________________________________________ 13

8. ENREGISTRER ET FERMER UNE TABLE __________________________________________________________ 18

1. DESCRIPTION ET SAISIE EN MODE FEUILLE DE DONNEES _____________________________________ 19

3. IMPORTER ET EXPORTER DES DONNEES_________________________________________________________ 26

1. RECHERCHER ET REMPLACER UNE CHAINE DE CARACTERES ________________________________ 28

2. TRI SIMPLE OU TRI AVEC FILTRE _________________________________________________________________ 30

1. GESTION DES CHAMPS EN MODE CREATION _____________________________________________________ 36

2. PROPRIETES (ONGLET " GENERAL »)

3. LISTES DE CHOIX ____________________________________________________________________________________ 49

2. CHAMPS IDENTIFIANTS, CLES PRIMAIRES ET CLES ETRANGERES ____________________________ 52

3. TYPES DE RELATIONS ET TABLES DE JONCTION ________________________________________________ 55

4. CREATION, MODIFICATION ET IMPRESSION DES RELATIONS _________________________________ 58

5. INTEGRITE REFERENTIELLE_______________________________________________________________________ 61

1. STRUCTURES ET RELATIONS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES _____________________________ 65

2. ENREGISTREMENTS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES _______________________________________ 66

1. REQUETES SELECTION ET REQUETES ACTION __________________________________________________ 68

COURS BARDON - ACCESS 2010

1. " REQUETE SIMPLE » AVEC UN ASSISTANT ______________________________________________________ 72

2. " REQUETE ANALYSE CROISEE » AVEC UN ASSISTANT _________________________________________ 74

3. " REQUETE TROUVER LES DOUBLONS » AVEC UN ASSISTANT _________________________________ 75

4. " REQUETE DE NON CORRESPONDANCE » AVEC UN ASSISTANT ______________________________ 76

2. AFFICHAGE DES TABLES ET DES CHAMPS ________________________________________________________ 79

3. TRI ____________________________________________________________________________________________________ 81

4. CRITERES ____________________________________________________________________________________________ 81

5. CALCULS EFFECTUES SUR LES DONNEES_________________________________________________________ 86

6. LES PROPRIETES DES CHAMPS DANS LA TABLE RESULTAT ___________________________________ 86

8. REQUETE PARAMETREE ___________________________________________________________________________ 90

1. CLAUSES SELECT ET FROM ________________________________________________________________________ 93

2. CHAMPS OPERES ____________________________________________________________________________________ 96

3. CHAMP DE FONCTION ______________________________________________________________________________ 97

4. CLAUSE WHERE _____________________________________________________________________________________ 98

5. DATES ET HEURES _________________________________________________________________________________ 103

6. REQUETE PARAMETREE __________________________________________________________________________ 105

7. TRI DES ENREGISTREMENTS _____________________________________________________________________ 106

8. SOUS-REQUÊTES ___________________________________________________________________________________ 107

9. REQUETES DE REGROUPEMENTS ________________________________________________________________ 109

1. REQUETES ACTION EN MODE CREATION________________________________________________________ 112

2. REQUETES ACTION EN MODE SQL _______________________________________________________________ 116

1. CREER UN FORMULAIRE __________________________________________________________________________ 121

34CB 3 CBB3 ǯDB C2DA2 ____________________________________________________ 125

4. LES CONTROLES ____________________________________________________________________________________ 128

5. CREER UN SOUS-FORMULAIRE ___________________________________________________________________ 135

1. CREER UN ETAT ____________________________________________________________________________________ 137

2. AFFICHAGE, MISE EN PAGE ET IMPRESSION ____________________________________________________ 141

4. CREER UN SOUS-ETAT _____________________________________________________________________________ 147

COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1

CHAPITRE 1 ACCESS 2010, BASE DE

DONNEES ET OBJETS

FONDAMENTAUX OFFICE 2010

FONDAMENTAUX OFFICE 2010

Vous y verrez en particulier :

1. ACCESS, ACCEDER

2. ACCESS EST UN SGBDR

Données Relationnel.

COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1

3. LA BASE DE DONNEES : UN DOMAINE, UN FICHIER

Exemples :

9 Extension

2003 extension .mdb. Ce sigle signifie microsoft datab-à-dire base de données Microsoft.

Il existe deux autres extensions2007 ou 2010 :

4. BASE DE DONNEES ET OBJETS

Les principaux sont :

Les tables

Exemple : la base de données concernant

Les requêtes

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Exemple :

Les formulaires