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Fiche outils
BTSBureautique
Le publipostage
I- DÉFINITION
Le publipostage est un cas particulier d'édition : il sert à contacter un grand nombre de personnes en leur
faisant parvenir un courrier personnalisé (nom, adresse,) mais dont le contenu est presque identique pour
tout le monde (prospection de clients, invitation du personnel). Pour effectuer un publipostage (mailing),
l'utilisateur doit créer deux types de documents : - l), - la source de données (le fichier des destinataires).II- RÉALISATION DU PUBLIPOSTAGE
1) Création du document type
traitement de texte. Cette lettre qui ne contient que des éléments fi situation identique se présentera.9 Créez votre document principal (Ex : lettre. Enregistrez votre document.
9 Ouvrir le document à publiposter.
9 Cliquer sur le menu publipostage.
9 Cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis lettre.
2) Création ou recherche de la source de données
La deuxième étape consiste à créer ou ouvrir un fichier composé des informations variables propres à
chaque destinataire. Ce fichier va contenir des noms de champs (Ex ) et desenregistrements (coordonnées des clients). Celui-ci peut être saisi sous un logiciel de traitement de texte
(Ex : Word) ou un système de gestion de base de données (Ex : Access).9 Cliquez sur Sélection des destinataires, puis entrer une nouvelle liste.
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9 Dans cette fenêtre, cliquer sur personnaliser colonnes, Ajouter ou supprimer ou modifier les
champs à faire apparaître sur votre document principal (Ex : titre, nom, prénom, adresse, code postal,
ville pour une lettre), puis ok.9 Saisir les coordonnées de la 1ère ligne, puis cliquer sur nouvelle entrée pour saisir les suivantes.
9 Cliquer sur Insérer un champ de fusion, la fenêtre suivante apparaît :
9 Insérer les champs sur votre document principal, un par un, à ne pas oublier de
laisser un espace entre chaque champ).9 Cliquer sur Aperçu des résultats pour vérifier que vos champs sont bien remplacés par les
enregistrements de votre base de données.3) Fusion
La fonction Publipostage (fusion) va fusionner automatiquement le document principal avec chaque
enregistrement de la source de données.