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service achat est-elle décrite ?) ou pertinents ; la vérification de Auditer les modalités d'archivage et de conservation des pièces principalement d'en apprécier la centralisation/décentralisation et Evidemment des fiches techniques comme l'examen des achats de fin plusieurs fournisseurs ( candidats potentiels) ?

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GUmE DBS ACHATS INTERNES

NOTE DE SERVICE

Guide des procédures d'achat à l'EPF Lorraine

Il est rappelé à titre liminaire qu'aux termes de l'article 1er II du code des marchés publics :

" Les marchés publics et les accords-cadres soumis au présent code respectent les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures. Ces principes permettent d'assurer l'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics ».

ils exigent une définition préalable et précise des besoins de l'acheteur public, le respect

d'obligations de publicité et de mise en concurrence, ainsi que le choix de l'offre

économiquement la plus avantageuse.

Les services auront donc pour constante attention de respecter les principes généraux de la commande publique, de liberté d'accès, de mise en concurrence et de transparence, de

laquelle découle la traçabilité des opérations effectuées. Ces prescriptions présentent, dans

le respect des dispositions du code des marchés publics qui prévalent, un caractère obligatoire à l'égard de tout agent de l'EPF Lorraine concourant à la passation de tout

contrat conclu à titre onéreux ayant pour objet de répondre à des besoins en matière de

travaux, de fournitures ou de services. Toute dérogation au présent guide est soumise à décision motivée de la Direction

Générale.

Un contrôle a posteriori permettant de s'assurer des grands principes de la commande publique et des procédures est institué. La présente note de service annule et se substitue à la note n° 2012/05.

GUffiE DES ACHATS INTERNES

Montant de l'Unîté

Fonctionnelle considérée

Modalités de

consultation

MAPAONllNE.fr

A titre exceptionnel,

possibilité de consulter directement 3 ou 5 prestataires (décision du Directeur Général ou du Directeur * Général Adjoint) jusqu'à 90 000 HT

Délais de

consultation minimum

90001 àl30000 HT

Pour les prestations 'intellectuelles et les [

fournitures et services l

90001 à500000 HT j

Pour les travaux !

MAPA avec publicité

sur le profil * ^ d'acheteur et dans un

JAL (Journal

d'Annonces Légales choisi par le Bureau des Marchés sur proposition des services) ou au .

BOAMP .

.s '

22 jours calendaires ;

minimum à compter de ] la date d'envoi de l'avis ;

500 001 à 5 000 000 !.HT !Pour les travaux ,

MAPA avec publicité

. sur le profil ' ' d'acheteur et dans un

JAL (Journal

d'Annonces Légales choisi par le Bureau des Marchés sur proposition des services) ou au BOAMP

22jourscalendaires

minimum à compter i de la date d'envoi de ll'avis !

Supérieur à 130 000 HT i

Pour les prestations i

intellectuelles et les j fournitures et services l l

Supérieur 5 000 000 HT j

Pour les travaux i

Marché formalisé avec

publicité au JOUE, j

BOAM Pet profil j

d'acheteur : fl

52 jours calendaires i

minimum a compter de la date d'envoi de , l'avis j

40jourscalendairessi '

application des ' dispositions de 'j l'article 57 II 1°, 4°, 5' et6°duCMP En matière de MAPA, toute dérogation doit faire l'objet d'une décision expresse et motivée de la Direction Générale.

En application de l'article 30 du Code des Marchés Publics, le pouvoir adjudicateur peutconclure un MAPA pour tous les services listés au présent article.

GUffiE DES ACHATS INTERNES

En raison du caractère spécifique des prestations, soumises à agrément ministériel, etdu caractère " intuitu personae » du contrat, les missions de Coordination de la

Sécurité et de Protection de la Santé (CSPS) et de Contrôle Technique (CT) continueront à être passées sous la forme d'un MAPA, même si leur montant n'excède pas 15 000 HT. Il convient enfin de relever que la définition des besoins, ainsi que l'évaluation de leurs

montants peuvent toujours faire, à la demande du service prescripteur en charge del'opération, l'objet d'un passage en Commission des Achats Interne préalable au

commencement de l'opération afin de déterminer les modalités d'appréciation des seuilsrelatifs à cette opération.

De même, l'ouverture des plis peut toujours faire, à la demande du service prescripteuren charge de l'opération, l'objet d'un passage en Commission des Achats Interne.

En tout état de cause, ces modalités, qu'elles soient appréciées par le Service ou qu'ellesaient fait l'objet d'un passage en CAI, doivent figurer dans la décision d'attribution

signée par le Pouvoir Adjudicateur complétée en fin de procédure d'attribution du marché, afin de permettre les contrôles internes et externes à l'EPF Lorraine.

NB : En cas d'exercice d'une activité " d'opérateurs de réseaux » au sens des articles 135

et suivants du Code des Marchés Publics, il est fait application de la " Deuxième Partie »du code portant dispositions applicables aux entités adjudicatrices (absence d'obligationde publicité et de mise en concurrence en-deçà du seuil de 20 000 HT, possibilité de

recourir dans tous les cas à la procédure négociée,...). TITRE II - LES ORGANES DE PASSATION DES MARCHES A L'EPF Lorraine

1.1 Le Pouvoir adjudicateur

Aux termes des dispositions du Code des Marchés Publics et de celles du décret n° 73-

250 du 7 mars 1973 modifié prévoyant que le Directeur Général signe les contrats del EPF Lorraine, celui-ci est le représentant du pouvoir Adjudicateur pour l'Etablissement.

Toutefois, conformément aux dispositions du décret n°73-250 du 7 mars 1973 modifié:

Pour les marchés inférieurs à 5 000000 HT, ont délégation de signature pour exercertoutes les attributions du représentant du Pouvoir Adjudicateur

Le Directeur Général Adjoint;

Pour les marchés inférieurs à 500 000 HT, ont délégation de signature pour exercertoutes les attributions du représentant du Pouvoir Adjudicateur les membres de la

Direction, côté ordonnateur, et notamment :

Le Directeur administratif et financier ;

La Directrice Ingénierie Foncière;

Le Directeur Etudes et Travaux ;

Le Directeur des Ressources Humaines

GUroË DES ACHATS INTERNES

La liste des personnes habilitées à engager des dépenses dans le cadre de dépenses directes dans la limite de 15 000 HT en qualité de représentant du Pouvoir Adjudicateur est fixé par les décisions de délégations de signatures. Il est rappelé qu'une prestation prenant la forme d'une lettre de commande est un marché.

1.2 La Commission des Achats Interne (CAI)

A - composition

Conformément aux dispositions du décret n°2ro8-1355 du 19 décembre 2008, la Commission d'Appel d'Offres est supprimée. Afin de répondre aux obligations de transparence et de traçabilité induites par le nouveau code des marchés publics, la

Commission des Achats Interne est maintenue.

Il est toutefois rappelé que le jury de concours est maintenue dans les conditions fixés par le Code des Marchés Publics et notamment son article 24. La Commission des Achats Interne (CAI) est composée ainsi : o Dîi-flWéur Btudes A

Tïiïiwsux

. ËîréatWee de . DIi'ëjtteur AdnniriiStratif

ètfînantiier

. Dwetîteur des

Ressfeurees Humaines

PRBaBEMTOUI

?Un reprêSientanï du Bureau >des AlïàireS' Juritliques et

Marchés

Membre à voix dêlibérativeOUI

.ite Chargé d'Opération iconcenaeMembreà xotxjdéWaéraByeOUI

3fAgeiWComptaWe;de l'EPF

.LorBîne ou son arepfêsesntant

Membre à voix consultativeNON

'1-es prsstataires eidér-ieyrs .intêresàés a la passation du marché (mdître d'ouvre, asstetant à la maîtrise

â'ouvrage, coordonnaient-

SPS, consultant,...)

Membre à voix consultativeNON

Un '. représentant de la

Collectivifé Locale 'Membre à voix consultativeNON Les administrateurs, amenés à siéger en CAI sont désignés par le Conseil

GUmE DES ACHATS D4TERNESn

d'Administration. Les administrateurs s'organisent librement pour désigner les personnes amenées à assister aux CAI. Il est rappelé que l'invitation des collectivités partenaires (cas de coflnancement,...) est

placée sous la responsabilité des Services Prescripteurs après avis, si nécessaire, de la

Direction Technique. Ces collectivités sont donc invitées à la CAI lorsque l'objet du marché le

justifie.

B- Compétences

La Commission des Achats Interne est un organisme consultatif ayant les compétences suivantes: l:,^*-.f- .^.^ '. RcMio'^^/*' tdimatenfléUeiiïfwteureâ

IS-OOBêHT

/ a'UTOh^e^SWgrttli xtitilxdu prestatair-eNéant

Quvytufé-^ plis

EnffiS'AfBMBitt éicaww»

dennainite ,é»ipB8tuelle Se d'une wiité^BnctioBnëlle EnreSsuwient du contenu

Deinandè éïèntuéUe de

candldatuse (art. 52 du

CMPji;

Andïse "tes ®ndidaturés .

etttssKffies -

PropgsWén d'^tfJbBUon au

Pot^BirfttljudteateuroM î

son repfésentant ;-r ' i\',.. ^ Kterçhésâflfocéïlure ;..., adaptée daiwle cadre ^ ; d'ase unité fenaionReile comprls^CTtré 15 QOl HT ; et 130 OOB HT pour tes . : î&UfhButesS-ï d'une consultation restreinte'.;ïl-

OuVeffiuce.tliBs.pMset

enregîsBienlient du contenu

Deman^eîventt^Ne ^e /

pifleescàmpfémentalresdc ieandidatuffi (art. 52 du -'; .. CMP)'.-':-;^.; ::

Analyse des cafldldatures ;

. Envfti de la lettre de ' consultation aux candidats admis ' ..' ^%,: Anal^e des offres .

Proposition d'une liste de

candidats admis à prÊieiiter une offre au

Piouvùiradjudisateur ou

son representantau cours PrOjîoatton d'attfibutlon au

Pouvou- Adjudicateur ou

son représentant lors d'une deuxiènneCAI " " ; ^ Marchés négociés en application de l'article 35 ^ ; s Ouverture des plis

Enregistrement du contenu

Proposition d'attribution au

Pouvoir Adjudicateur ou

GUoE DES ACHATS INTERNES

COMPETENCESRGil-E'iîESSEîftSCËS

PR6SCRIPTEURSROLED-EWCAI

^dtiCMPDen'iandeWèntusIlsdB

INescomjîténwittSreiii.d

cantltdaturé'(an. sa dé san représentant

Anal^Bdas cartdidaturas

Ne^iaaiRB

Anilityse dtsaoffces

çasetttiré dBsyiîS^

enïRropgsISpnd'une'tei}»BNurte^utldéi.ii'e^; pourlè^iïavaiixèn praeéttiïï&ouverte ligCBS^Gandliilaturi8>!(iai"t.52 du

AnalyçB^SieSfldNa*ÎJr8s

Analysa des offres

Piniiwiii-ftdjtittieâtetifcôu

s6nrépr.êBStttant

Ouvj?riMi"edç5plisat

en

BeftiaitâfeïiNitaiefle'dê

PropodlapR d'une liste ^de

eanWats admis et proptKition tfBdassement des offres candidature îatfcSMu

Cflflcours puvert ou

restrtlftt

NSgetfaiïttrt'avéeJes

canïBdafe

Proposition d'attrfbuttonau

PouyBirAdjudicateurou

son reprêBentant aujurij^UincotiB}

PropiwWw d'yne lîSte dé

(gjnâtdatsadmi&à présenter une isKbtt tons d'tinpFemferjaryét proj»ositiandeclasgement des offres soumise pour avis motive ai.fjui'y toi'a d'une se'oande sesston (concours restreint)

Les projets d'a venants avee

eoJeiiiHnanciçr ,

Rédaction d'une note

sy[ittiâBq!ie;çiy»ljca(iyeAvîs obligatoire Les ouvertures de plis doivent obligatoirement être réalisées en présence d'au minimum deux personnes du service concerné. Les avenants avec enjeu financier s'entendent comme étant ceux portant sur une modification de dix (10) % du montant initial du marché, étant précisé : o Que les avenants successifs se cumulent o Que les modifications à la hausse comme à la baisse s'additionnent (somme des valeurs absolues)

GUIDE DES ACHATS D^TERNES

Nb l : les marchés à bon de commande avec mini/maxi ne seraient pas concernés par cette disposition (BPU supplémentaire ne modifiant pas le mini ni le maxi) Nb 2 : idem par exemple pour les avenants modifiant la durée sans modifier les prestations ni le coût.

La CAI est également compétente pour formuler un avis sur toute question relative auxpolitiques d'achat de l'EPF Lorraine qui lui est posée par le Directeur Général.

La CAI peut aussi être saisie, en tant que de besoin, de questions relatives à la

préparation, à la passation et à ['exécution des Marchés. Sont notamment concernées.

les fiches descriptives de définition des besoins (programmes prévisionnels d'étude ou de travaux, questions relatives à t'assurance dommage-ouvrage...) et les fiches descriptives d'évaluation des seuils de procédure. Les avenants ne présentant pas d'enjeu financier au sens de la présente note de service.

les projets de marchés complémentaires ainsi que les faits et actes susceptibles demodifier ['économie du marché et les demandes de modification de programme d'étude

ou de travaux devront faire l'objet pour leur part d'une note synthétique explicative, soumises, avant engagement contractuel du titulaire, à l'avis conforme préalable du

Bureau des Marchés.

C- Modalités de saisine de la CAI

Les séances de la CAI se déroulent de manière habituelle le mardi à partir de 14h30. La saisine de la CAI s'effectuera à l'initiative des Chargé(e)s d'Opérations, des

Inspecteurs et inspectrices fonciers, des membres des services généraux et deschargé(e)s de Service, et sous la responsabilité des Chargés de Service. Néanmoins, le

Service responsable des Marchés Publics pourra saisir la CAI dans le cadre d'une procédure d'alerte juridique.

Le Service Juridique et Financier centralise les demandes de passage en CAI et se charge duplanning de la Commission. Les demandes doivent parvenir au plus tard ie vendredi dela semaine N-2 pour la session se tenant en semaine N afin de prévenir avec un délairaisonnable les administrateurs qui souhaiteraient y assister et de lisser le nombre dedossiers inscrit à l'ordre du jour des CAI.

L'avis de réunion de ia Commission est adressé par le Service Juridique et Financier . aux administrateurs, par courriel valant convocation . au(x) cadres(s) dirigeant(s) qui seront susceptibles de présider la CAI; . au chef de service et au chargé d'opérations concernés . à l'Agent Comptable. Les autres invitations sont soumises par le Service Prescripteur à la Direction Technique | envoi,

Un tableau prévisionnel " ordre du jour CAI » a été crée afin de faciliter l'inscription d'un

GUIDE DES ACHATS INTERNES

dossier et la consultation de son planning. Les services sont invités à s'inscrire et à le consulter avant tout passage devant la Commission. Toute demande de CAI exceptionnelle doit faire l'objet d'une autorisation expresse des Directeur Etudes et Travaux/ Directeur de l'Ingénierie Foncière/Directeur Administratif et Financier/ Directeur des Ressources Humaines chacun pour les services relevant de leurs compétences

Les plis sont réceptionnés par une personne habilitée à en accuser la réception (cf. livret

d'accueil - délégations de signature-), qui devra utiliser le récépissé unique de réception,

et centralisés au Bureau des Affaires Juridiques et des Marchés après enregistrement au

courrier général par le Service en charge du courrier comme il est précisé dans la fiche de

progrès n°19 relative au respect du délai de paiement Afin de permettre une meilleure ventilation, il sera indiqué dans les documents de consultation que le prestataire mentionnera obligatoirement sur l'enveloppe extérieure l'objet du marché, le nom du chargé d'opération l'inspecteur et inspectrice foncier, des membres des services généraux ou du chargé(e)s de Service ainsi que la mention " ne pas

ouvrir avant la séance d'ouverture des plis ». En cas de procédure restreinte il sera exigé

dans l'avis que la mention " À l'attention de M... » figure sur les plis des candidats. Dans ce même but, la réception de plis en vue de la tenue d'une CAI devra se produire au plus tard la veille de celle-ci à 12 heures. Dans tous les cas, seuls pourront être ouverts les plis arrivés avant la date limite de réception indiquée aux documents de consultation et consignés au cahier d'enregistrement du courrier arrivé. Le Bureau des Affaires Juridiques et des Marchés est chargé de la tenue du registre des plis et du stockage des plis avant ouverture par le service prescripteur ou la Commission.

Le Service Prescripteur établit et complète les pièces nécessaires au travail de la CAI, ces

pièces étant normalisées et, le cas échéant, mises à jour par le Service Juridique et Financier

Le mode d'emploi de ces modèles est présent dans la rubrique assistance marchés du site .du Bureau des Affaires Juridiques et des Marchés.

TITRE III - DISPOSITIONS DIVERSES

1.1 Rappel sur les principes régissant la commande publique

Outre les règles énoncées à titre liminaire, il est rappelé que sont notamment applicables à

l'ensemble des marchés, quelque soit leur montant ou leur procédure de consultation, les règles suivantes : l. La nature et l'étendue des besoins doivent être préalablement déterminés ;

2. La durée d'exécution doit être énoncée ;

3. Le prix et ses caractéristiques (unitaire ou forfaitaire) doivent être déterminés ;

4. La notification est obligatoire avant tout commencement d'exécution ;

5. Une avance obligatoire représentant 5% du montant total du marché doit être

prévue lorsque le montant du marché dépasse 50 000 HT (article 87 du CMP).

GUIDE DES ACHATS INTERNES

6. Le paiement doit être effectué dans un délai maximum de 30 jours calendaires

(décret n°2013-269 du 29 mars 2013);

7. Le recensement des marchés (obligation de publier au cours du premier trimestre de

l année la liste des marchés de l'année précédente) s'applique à tous les marchés

d'un montant supérieur ou égal à 20 000 HT (arrêté du 21 juin 2011).

1.2 Rappel réglementaire

1.2.1 Les avenants et les marchés complémentaires

L'encadrement juridique entourant les avenants est précisé et clarifié, notamment en cas de sujétions techniques imprévues. Un avenant ou une décision de poursuivre peut intervenir quel que soit son montant par rapport à celui du marché, en cas de sujétions techniques imprévues ne résultant pas du fait des parties. Un avenant ou une décision de poursuivre peut intervenir en cas de sujétions techniques imprévues ne résultant pas du fait des parties, avec toutefois limitation du montant par

rapport à celui du marché. Au-delà d'un certain seuil, apprécié au cas par cas, un marché

complémentaire négocié est passé. Les avenants présentant un enjeu financier au sens de la présente note de service doivent faire l'objet d'un avis obligatoire de la Commission des Achats internes avant signature par le Représentant du Pouvoir Adjudicateur. Les autres avenants sont soumis, avant leur signature par le titulaire, à l'avis conforme préalable du Bureau des Marchés. Tout marché complémentaire doit faire l'objet, avant leur signature par le titulaire, à l'avis conforme préalable du Bureau des Marchés.

1.2.2 Les avances

Une avance est accordée au titulaire d'un marché lorsque le montant initial du marché ou de la tranche affermie est supérieur à 50 000 Euros HT et dans la mesure où le délai d exécution est supérieur à deux mois. Cette avance n'est due au titulaire du marché que sur la part du marché qui ne fait pas l'objet de sous-traitance. Dans le cas d un marché à bons de commande, comportant un montant minimum supérieur à 50 000 Euros HT, l'avance est accordée en une seule fois sur la base de ce montant minimum. Le titulaire peut refuser le versement de l'avance. Le montant de l avance est fixé à 5 % du montant initial, toutes taxes comprises, du

marché ou de la tranche affermie si leur durée est inférieure ou égale à douze mois ; si

cette durée est supérieure à douze mois, l'avance est égale à 5 % d'une somme égale à

douze fois le montant mentionné ci-dessus divisé par cette durée exprimée en mois ; Le montant de lavance ne peut être affecté par la mise en ouvre d'une clause de variation de prix. Le marché peut prévoir que l'avance versée au titulaire du marché dépasse les 5 %

GUH3E DES ACHATS INTERNES

En tout état de cause, l'avance ne peut excéder 30 % des montants mentionnés précédemment. L'avance peut toutefois être portée à un maximum de 60 % des montants mentionnés ci- dessus, sous réserve que le titulaire constitue une garantie à première demande conformément aux dispositions de l'article 90 du Code des Marchés Publics.

En tout état de cause, toute avance supérieure à 5% doit être autorisée préalablement par

les membres de la Direction, côté ordonnateur, notamment le Directeur général, le Directeur

général Adjoint, le Directeur Etudes et Travaux, le Directeur de l'Ingénierie Foncière, le

Directeur Administratif et Financier ou le Directeur des Ressources Humaines. Le taux et les conditions de versement de l'avance sont fixés par le marché. Ils ne peuvent être modifiés par avenant. Les dispositions du présent article s'appliquent aux marchés reconductibles, sur le montant de la période initiale et aux marchés reconduits, sur le montant de chaque reconduction.

1.2.3 Notes méthodologiques

Le Bureau des marchés a mis en place des fiches méthodologiques afin de préciser différents points de la réglementation des marchés publics (tranches conditionnelles, variations des prix etc...) au lien suivant Il est en tout état de cause rappelé que les tranches conditionnelles doivent être

impérativement affermies dans les délais imparties par les pièces de marchés. A défaut,

elles sont automatiquement considérées comme abandonnées.

1.2.4 Les Cahiers des Clauses Administratives Générales

Le législateur a fait évoluer les Cahiers des Clauses Administratives Générales en 2009.

Sont désormais disponibles :

- Le CCAG TRAVAUX - Le CCAG Prestations Intellectuelles - Le CCAG Fournitures Courantes et Services - Le CCAG TechnoloKies de l'Information et de la Communication - Le CCAG Marché Industriel Des tables de correspondance sont aussi disponibles au lien suivant

GUmE DES ACHATS INTERNES

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