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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
COBROS DE UNA EMPRESA COMERCIALIZA
TESIS PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIASECONÓMICAS POR
ANA LUCÍA PIRIR ELVIRA
AL CONFERÍRSELE EL TÍTULO DE
EN EL GRADO ACADÉMICO DE
LICENCIADA
GUATEMALA, OCTUBRE DE 2011
HONORABLE JUNTA DIRECTIVA
DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Decano Lic. José Rolando Secaida Morales
Secretario Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
Vocal I Lic. M.Sc. Albaro Joel Girón BarahonaVocal II Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero
Vocal III Lic. Juan Antonio Gómez Monterroso
Vocal IV P.C. Edgar Arnoldo Quiché Chiyal
Vocal V P.C. José Antonio Vielman
EXONERADO DE EXÁMENES DE ÁREAS PRÁCTICAS BÁSICAS De conformidad con los requisitos establecidos en el Capítulo III, artículo 15 y 16 del Reglamento para la Evaluación Final del Exámenes de Áreas Prácticas Básicas y Examen Privado de Tesis del Numeral 6.8, del punto SEXTO del Acta27-2006, de la sesión celebrada por Junta Directiva el 24 de agosto de 2006.
PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS Presidente: Lic. Esperanza Roldán de Morales. Secretario: Lic. Moisés Mardoqueo Sapón Ulín. Examinador: Lic. Jorge Luis Monzón Rodríguez.DEDICATORIA
A DIOS TODO PODEROSO Fuente de Vida, Amor y Fortaleza.A MIS PADRES Roena Elvira Soto
y Erwin Rubén Pirir Barrios, por su apoyo incondicional A MI ESPOSO Alberto Ronaldo Archila Tinti, por el amor y apoyo brindado. A MIS HERMANOS Byron, Mónica y Hugo, por su cariño y apoyo. A MI ASESOR DE TESIS Lic. Oscar Noé López CordónPor su apoyo incondicional.
A MI SUPERVISOR DE TESIS Lic. Francisco Israel Ayala MoralesPor su asesoría y apoyo incondicional.
A MIS AMIGAS Por su amistad, compañerismo y gratos momentos compartidos. A MI CENTRO DE ESTUDIOS Universidad de San Carlos deGuatemala. Alma Mater forjadora de
profesionales útiles a la sociedad.ÍNDICE
DESCRIPCIÓN No. PÁGINA
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE LLANTAS1.1 Definición de empresa 1
1.2 Formas de constitución de las empresas 2
1.3 Clasificación de las empresas 3
1.4 Antecedentes 7
1.5 Estructura organizacional 8
1.6 Marco Legal 10
1.6.1 Constitución Política de la República de Guatemala 10
1.6.2 Código de Comercio (Decreto 2-70 y sus reformas) 10
1.6.3 Código de Trabajo (Decreto No. 1441 y sus reformas) 11
1.6.4 Ley Reguladora de la Prestación del Aguinaldo (Decreto 76-78) 11
1.6.5 Ley de Bonificación Anual para empleados del sector privado y público 11
1.6.6 Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Decreto 295) 11
1.6.7 Código Tributario (Decreto 6-91 y sus reformas) 12
1.6.7.1 Ley del Impuesto Sobre la Renta (Decreto No. 26-92 y sus reformas) 12
1.6.7.2 Ley del Impuesto al Valor Agregado (Decreto No. 27-92 y sus reformas) 12
1.6.7.3 Ley del Impuesto de Solidaridad. (Decreto 73-2008) 13
1.6.7.4 Ley del impuesto Sobre Productos Financieros (Decreto No. 26-95) 13
1.6.7.5 Ley de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos 14
1.6.7.7 Otras leyes aplicables 15
1.7 Principales operaciones de las empresas comercializadoras de llantas 15
CAPÍTULO II
DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROS
2.1 Definición 17
2.2 Objetivos 17
DESCRIPCIÓN No. PÁGINA
2.3 Importancia 18
2.3.1 Apoya al departamento de ventas 18
2.3.2 Administra la cuenta por cobrar 19
2.3.3 Minimiza el impacto de negocios equivocados 19
2.3.4 Maximiza utilidades 19
2.4 Estructura organizacional 20
2.5 Funciones 21
2.6 Operaciones relacionadas con el Departamento de Créditos y Cobros 29
2.6.1 Revisión independiente y aprobación de crédito 29
2.6.2 Revisión de autorización de precios y términos especiales 30
2.6.3 Papelería multicopia para procedimientos específicos 30
2.6.4 Control independiente de los registros de cuentas por cobrar 30
2.6.5 Registro y control 31
2.6.6 Oportuno y adecuado sistema de reporte 31
2.6.7 Envío de estados de cuenta a clientes 31
2.6.8 Disponibilidad de cuentas por cobrar 32
2.6.9 Relación con la devolución de mercadería 32
2.6.10 Control de ajustes que afecten saldos de cuentas por cobrar 32
2.6.11 Cancelación de cuentas malas 33
2.6.12 Otorgamiento de líneas o niveles de crédito 33
2.6.13 Impacto de relaciones con los clientes 34
2.7 Riesgos aplicables al departamento de créditos y cobros 34
CAPÍTULO III
AUDITORÍA OPERACIONAL
3.1 Definición de Auditoría 36
3.2 Clasificación de la Auditoría 36
3.2.1 Por la persona que la realiza 36
3.2.2 Por el objeto que persigue 37
3.3 Definición de Auditoría Operacional 39
3.4 Objetivo de la Auditoría Operacional 39
DESCRIPCIÓN No. PÁGINA
3.5 Alcance para realizar una Auditoría Operacional 41
3.6 Participación del Contador Público y Auditor 41
3.7 Aplicación de la Auditoría Operacional 42
3.8 Características de la Auditoría Operacional 43
3.9 Limitaciones de la Auditoría Operacional 43
3.10 Estándares para la práctica de la Auditoría Operacional 44
3.11 Diferencia entre Auditoría Operacional y Auditoría Financiera 44
3.12 Papeles de Trabajo 44
3.12.1 Concepto de Papeles de Trabajo 44
3.12.2 Contenido de los Papeles de Trabajo 45
3.12.3 Objetivos de los Papeles de Trabajo 46
3.12.4 Requisitos de los Papeles de Trabajo 47
3.12.5 Estructura de la Cédulas de Auditoría 48
3.12.6 Clasificación de los papeles de trabajo 49
3.12.7 Índices 50
3.12.8 Marcas 51
3.12.9 Propiedad de los Papeles de Trabajo 52
CAPÍTULO IV
METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA OPERACIONAL4.1 Definición de Metodología 53
4.2 Familiarización 53
4.2.1 Estudio Ambiental 54
4.2.2 Estudio de la Gestión Administrativa 54
4.2.3 Visita a las instalaciones 55
4.3 Investigación y Análisis de Información 55
4.3.1 Entrevistas 56
4.3.2 Evaluación de la Gestión Administrativa 57
4.3.3 Examen de documentación 57
4.4 Diagnóstico 57
4.4.1 Fase creativa 57
DESCRIPCIÓN No. PÁGINA
4.4.2 Reverificación de hallazgos 58
4.4.3 Elaboración del informe 58
4.5 Informe 58
4.5.1 Importancia y Concepto 58
4.5.2 Naturaleza 59
4.5.3 Estructura 60
4.5.4 Evaluación y efecto de los problemas 61
4.5.5 Responsabilidad 61
4.6 Forma 62
CAPÍTULO V
AUDITORÍA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROS DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE LLANTAS (APLICACIÓNPRÁCTICA)
5.1 Metodología del desarrollo de la auditoría 63
5.2 Índice de Papeles de Trabajo 65
5.3 Cedula de Marcas de Auditoría 66
5.4 Propuesta de Servicios Profesionales 69
5.5 Planeación de la Auditoría Operacional 74
5.6 Programa General del Desarrollo de la Auditoría 78
5.7 Papeles de Trabajo 80
5.8 Informe 147
CONCLUSIONES 163
RECOMENDACIONES 165
BIBLIOGRAFÍA 167
INTRODUCCIÓN
La empresa comercializadora de llantas objeto de estudio fue constituida en1974, con el propósito de comercializar llantas nuevas para transporte pesado,
agrícolas y automóviles. Actualmente, para exceder las expectativas del cliente en servicio y calidad se ofrecen productos con precios competitivos en el mercado, de óptima calidad y con excelentes servicios. Para el registro y control de todas las transacciones realizadas por la empresa, relacionada con las ventas al crédito y su posterior recuperación, se cuenta con un Departamento de Créditos y Cobros. El Departamento de Créditos y Cobros es responsable por el mantenimiento de un alto nivel de calidad de cartera al vender a clientes que representen niveles de riesgo prudentes. Es su responsabilidad el no asumir riesgos innecesarios y velar por que los pagos sean realizados de conformidad con los términos de ventas. Informará al Departamento de Ventas acerca de clientes que representen situaciones de riesgo y hará esfuerzos para limitar la exposición de la empresa en estas áreas. Las necesidades han aumentado en los últimos años y es preciso lograr adecuar el funcionamiento actual del Departamento de Créditos y Cobros al nivel de operaciones y desarrollo alcanzado, con el fin de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones. Para alcanzar estos objetivos es necesario el desarrollo de una Auditoria Operacional, evaluando los procedimientos, controles y desempeño, de acuerdo a los objetivos de la gerencia. La auditoría operacional, que puede definirse como el servicio que presta el Contador Público y Auditor cuando examina ciertos aspectos administrativos, con I con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficacia operativa de la entidad. Por lo anteriormente expuesto, se considera de importancia la investigación delAUDITORÍA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE
CRÉDITOS Y COBROS DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE objetivo dar a conocer la metodología general para la realización de una Auditoria Operacional y la aplicación de ésta en un caso práctico. El desarrollo de la presente tesis se dividió en cinco capítulos, los cuales exponen los puntos que se consideraron más importantes de una Auditoría Operacional al Área de Créditos y Cobros de una Empresa Comercializadora de Llantas, realizada por un Contador Público y Auditor como asesor. En el capítulo uno, se abarcan temas generales sobre una empresa comercializadora de llantas, antecedentes, estructura organizacional, marco legal y sus principales operaciones. En el capítulo dos, se desarrolló el tema relacionado al departamento de créditos y cobros, definición, objetivos, importancia, estructura organizacional, funciones, operaciones relacionadas con éste departamento y los riegos aplicables a éste. En el capítulo tres, se expone los temas relacionados a la auditoría operacional,tales como la definición de auditoría, clasificación, objetivos de la auditoría
operacional, alcance para realizar una auditoría operacional, diferencias entre auditoría operacional y auditoría financiera, y papeles de trabajo. II El capítulo cuatro, incluye toda la metodología a seguir para la realización de una auditoría operacional, tales como: familiarización, investigación y análisis de la información, diagnóstico, detalle de hallazgos e informe. En el capitulo cinco, se presenta una Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros de una Empresa Comercializadora de Llantas, desarrollada siguiendo la metodología descrita en el capítulo cuatro. Por último, se presentan las conclusiones y recomendaciones, producto de la investigación realizada, que pretenden proporcionar a la empresa comercializadora de llantas lineamientos de utilidad, que se obtienen con el desarrollo de una Auditoría Operacional al Área de Créditos y Cobros realizada por un Contador Público y Auditor como asesor. En el estudio realizado se logró la comprobación de la hipótesis planteada al inicio de la investigación, puesto que se confirmó que la metodología a ser considerada por el Contador Público y Auditor como asesor al realizar una auditoría operacional al departamento de créditos y cobros de una empresa comercializadora de llantas, que permita evaluar las actividades de dicho departamento, para determinar la efectividad de los procedimientos y recomendar modificaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa, para mejorar la recuperación de la cartera, es: familiarización, visita a instalaciones, investigación y análisis de información a través de entrevistas y examen de documentación específica, para llegar a proporcionar detalle de hallazgos e informe de los mismos. III 1