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Absences (élèves)
AABSENCES (ÉLÈVES)
AUTORISATIONS
Définir les autorisations des utilisateurs administratifsPrérequis Il faut être connecté en SPR.
1. Rendez-vous dans le menu Fichier > Administration des utilisateurs.
2. Sélectionnez le groupe d"utilisateurs à gauche.
3. Sélectionnez la catégorie Absences élèves.
4. Cochez les actions autorisées.
Définir les autorisations des personnels en mode vie scolaire1. Rendez-vous dans l"onglet Ressources > Personnels > Profils d"autorisations.
2. Sélectionnez le profil dans la liste à gauche.
3. À droite, déployez la catégorie Absences et retards et Feuille d"appel des permanences et
des personnels.4. Cochez les actions autorisées.
Définir les autorisations des professeurs
1. Rendez-vous dans l"onglet Ressources > Professeurs > Profils d"autorisations.
2. Sélectionnez le profil dans la liste à gauche.
3. À droite, déployez les catégories Absentéisme et Feuille d"appel.
4. Cochez les actions autorisées.
PARAMÉTRAGE
Paramétrer le décompte des demi-journées d"absence Prérequis Il faut être un utilisateur du groupe Administration ou CPE.1. Rendez-vous dans le menu Paramètres >
ABSENCES ET APPELS > Options.
2. Renseignez la Référence mi-journée, en fonction de laquelle sont déterminées les demi-
journées.3. Pour le décompte des demi-journées d"absence, vous choisissez entre :
les demi-journées brutes : une demi-journée d"absence est comptée même si l"élève est
absent une heure ;les demi-journées calculées : les demi-journées sont calculées en fonction de la durée
de l"absence. Si la demi-journée fait 4 heures et que l"élève est absent 2 heures, PRONOTE comptabilise la moitié d"une demi-journée d"absence. 4Absences (élèves)
Récupérer les absences depuis une autre application Prérequis Il faut être un utilisateur du groupe Administration. La commande Imports/Exports > PARTENAIRES > ... permet de récupérer les absences et les retards saisis dans :Arc-En-Self
ARD ACCESS
COBAScola Concept
Turboself
Modifier la date de clôture de saisie des absences pour le trimestrePar défaut, la saisie des évènements de la vie scolaire est automatiquement clôturée à la
fin du trimestre (date définie dans le menu Paramètres >ÉTABLISSEMENT> Périodes
officielles). Prérequis Il faut être un utilisateur du groupe Administration.1. Rendez-vous dans l"onglet Ressources > Classes > Clôture des périodes.
2. Sélectionnez toutes les classes qui ont la même date de clôture.
3. Cliquez sur le bouton en haut de la colonne Vie scolaire du trimestre concerné.
4. Dans la fenêtre qui s"affiche, modifiez la date à partir de laquelle les éléments de vie
scolaire ne doivent plus être comptabilisés pour ce trimestre.Définir les motifs d"absence possibles
Motifs d"absence, p. 229
Définir le seuil de signalement aux parents / à l"académieAbsentéisme, p. 11
Définir le seuil pour le décrochage scolaireDécrochage scolaire, p. 90
SAISIE DES ABSENCES
Les absences peuvent être saisies par les personnels ou par les professeurs, depuis un Client PRONOTE ou depuis leur Espace sur Internet. Elle sont saisies sur la grille d"emploi du temps ou via la fiche d"appel. Saisir une absence sur la grille d"emploi du temps La saisie sur la grille d"emploi du temps permet de saisir rapidement une absence prévue à l"avance.1. Rendez-vous dans l"onglet Absences > Saisie > Grille des absences et retards.
2. Sélectionnez l"élève dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur la semaine concernée dans la réglette en haut.
4. Sélectionnez Absence.
5. Sélectionnez un motif dans le menu déroulant ou laissez Motif non encore connu.
5Absences (élèves)
6. Cliquez-glissez sur les jours où l"élève est absent : l"absence apparaît de la couleur du
motif. Remarque : pour réduire ou supprimer l"absence, cliquez-glissez à nouveau sur la zone.7. Nouveauté Pour informer le professeur principal et / ou à l"équipe pédagogique,
sélectionnez l"absence en bas dans la liste, faites un clic droit et choisissez Informer le professeur principal. Ouvrir / Fermer une absence qui s"incrémente au fil du temps Prérequis La saisie des absences ouvertes doit être autorisée dans le menu Paramètres >ABSENCES ET APPELS > Options.
1. Rendez-vous dans l"onglet Absences > Saisie > Grilles des absences et retards.
2. Sélectionnez l"élève dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur le créneau où commence l"absence.
4. PRONOTE propose d"ouvrir l"absence : cliquez sur Oui.
5. L"absence s"incrémente au fil du temps.
6Absences (élèves)
6. Pour fermer l"absence, cliquez sur le bouton qui s"affiche à la fin de l"absence.
Saisir un élève absent en cours ou en permanenceFeuille d"appel, p. 158
Saisir une absence à la demi-pension
Demi-pension, p. 92
Saisir une absence à l"internat
Internat, p. 184
Saisir une absence pour un élève en stage
Prérequis L"option Autoriser la saisie d"absence sur les jours de stage doit être autorisée
dans le menu Paramètres >ABSENCES ET APPELS > Options.
1. Rendez-vous dans l"onglet Absences > Saisie > Grille des absences et retards.
2. Sélectionnez l"élève dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur la semaine concernée dans la réglette en haut.
4. Sélectionnez Absence.
5. Sélectionnez un motif dans le menu déroulant ou laissez Motif non encore connu.
6. Cliquez-glissez sur les jours où l"élève est absent : l"absence apparaît de la couleur du
motif.7. Le nombre d"heures d"absences saisies sur la période de stage s"affiche dans la colonne
Absences (en heures) de l"onglet Stages > Stagiaires > Liste.Indiquer une absence à un devoir
1. Rendez-vous dans l"onglet Notes > Saisie des notes > Saisie.
2. Saisissez à la place de la note :
A pour une absence justifiée, le devoir ne sera pas compté dans la moyenne ; Z pour une absence injustifiée, le devoir comptera pour 0 dans la moyenne. 7Absences (élèves)
VISUALISATION DES ABSENCES
Savoir combien d"élèves sont absents ce matin dans l"établissementTableau de bord de la journée, p. 335
Éditer la liste des absences du jour, de la semaine, etc.1. Rendez-vous dans l"onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards.
2. Allumez sur la réglette les semaines concernées et / ou définissez une période en haut à
droite.3. Pour afficher uniquement les absences aux cours, cliquez sur le bouton en haut à
gauche et décochez dans la fenêtre qui s"affiche les retards et autres types d"absence.4. La liste des absences peut être triée sur n"importe quelle colonne. De cette manière,
vous pouvez retrouver en un clic sur le titre de la colonne : les absences non réglées administrativement (clic sur la colonne RA) ; les absences sans motif (clic sur la colonne Motif) ; les absences d"un élève (clic sur la colonne Nom) ; les absences pour une matière (clic sur la colonne Matière), etc.SUIVI DES ABSENCES
Prévenir les parents
Vous publiez en temps réel les absences sur l"Espace Parents : les parents sont informés lorsqu"ils se connectent à leur Espace. Pour les prévenir sans attendre qu"ils se connectent à leur Espace, vous pouvez leur envoyer un SMS ou un e-mail. Prérequis Les parents doivent avoir un e-mail / un numéro de portable renseigné, accepter ces moyens de communication et l"établissement doit être abonné au service de SMS le caséchéant.
8Absences (élèves)
1. Rendez-vous dans l"onglet Absences > Publipostage > Publipostage des absences et
des retards.2. Utilisez si nécessaire les filtres en haut de l"écran pour réduire la liste à certains
événements.
3. Si les lettres types / SMS types n"ont pas été définis par défaut en fonction du motif
( Motifs d"absence, p. 229), il faut indiquer ceux que vous souhaitez utiliser : sélectionnez les absences, faites un clic droit et choisissez Modifier > Lettre type / SMS type.4. La colonne Échéance permet de saisir la date à laquelle il faut envoyer le courrier pour le
retrouver rapidement le jour J (il s"affiche en rouge)..5. Sélectionnez tous les événements à prendre en compte, faites un clic droit et choisissez
Envoyer un courrier / un SMS à la sélection. Remarque : vous pouvez également prévenir les parents depuis le tableau de bord de la journée ( Tableau de bord de la journée, p. 335) ou à la fin de la semaine, du mois, etc., depuis l"onglet Absences > Publipostage > Publipostage des absences et des retards.Renseigner le motif de l"absence
Rendez-vous dans l"onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards : Si les parents ont donné un motif depuis leur Espace , il s"affiche dans la colonne Raison. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l"afficher ( Liste, p. 193). Pour accepter le motif donné : faites un clic droit sur l"absence et choisissez Modifier > Accepter la raison donnée par les parents comme motif. Si le motif vous a été transmis autrement , double-cliquez directement dans la colonne Motif. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l"afficher ( Liste, p. 193).Joindre un certificat médical à une absence
Rendez-vous dans l"onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards : Si les parents sont habilités à justifier une absence depuis l"Espace Parents, ils peuvent directement charger le certificat médical depuis leur Espace.Si le certificat vous a été transmis par e-mail ou a été scanné, double-cliquez dans la
colonne . Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l"afficher ( Liste, p. 193). Remarque : la taille maximale des pièces jointes est définie par un administrateur dans l"onglet Commande > Courriers/SMS/Messagerie.Modifier les statuts d"une absence
Le statuts d"une absence (Justifié / Injustifié, Santé Oui / Non, Hors établissement Oui /
Non) dépendent par défaut de son motif ( Motifs d"absence, p. 229), mais vous pouvez les modifier manuellement.