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©FontainePicard

FICHE MÉTHODE Rédiger un courrier

1 >

Objectifs du courrier

Le courrier peut être rédigé à l'occasion de nombreuses situations de communication : - Transmettre une information, faire connaître des décisions. - Demander des renseignements, de la documentation. - Passer une commande. - Émettre des réclamations pour faire valoir ses droits. - Vanter un produit, argumenter pour convaincre. - Faire des réservations... 2 >

Structure du courrier

Il respecte un formalisme, présenté sur une feuille de format A4 (21 x 29,7 cm) selon la norme AFNOR (marge de

haut : 0,5 cm - haut, gauche, droite : 2 cm) : Logo

Adresse de l'émetteur

Q

Nom du destinataire

Adresse du destinataire

W

Vos références :

xxx R

Objet :E Lieu,

" rédaction de l'objet »Date de création T PJ : xxx Y

Titre de civilité

U

Paragraphe introductif

I

Corps de la lettre

O

Conclusion

P

Formule de politesse

Poste

Prénom Nom

Ligne 9

Tabulation à 9 cm

Retrait 1

re ligne pour le corps de la lettre

Ligne 20

Tabulation à 9 cm

©FontainePicardDossier 3 - Communiquer par écrit pour développer la relation clie nt

Conseils pour la mise en forme :

Q

Destinataire

: 6 lignes maximum - Respect de l'interlignage - Pas de virgule dans la saisie de l'adresse - Code postal sans espace - Ville en majuscules sans tiret W

Vos réf :

Références du destinataire

Nos réf. :

Références de l'émetteur. En général, initiales de la personne d'origine du courrier / initiales du rédacteur du courrier + ordre chronologique E

Ville et date d'émission :

Ville en minuscule, sauf la 1

re lettre, suivie d'une virgule, mois en toutes lettres sans majuscule R

Objet :

Fait référence directement au contenu de la lettre,

être court et précis

T PJ : Pièces jointes indique la présence de documents annexés au courrier Y

Titre de civilité :

En minuscule, sauf la 1

re lettre, suivi d'une virgule Si on s'adresse à une entreprise : " Messieurs, » Si on connaît le destinataire : " Monsieur, » ou " Madame, »

Si on souhaite indiquer la fonction : " Monsieur

le Directeur, »U Paragraphe introductif :

Rappel précis et complet des faits

I

Corps de la lettre :

Contenu du document structuré par parties

O

Conclusion

- Indique au destinataire ce qui l'attend - Attire l'attention sur un point important - Correspond à une simple phrase courtoise P

Formule de politesse :

- Obligatoire et indépendante (ne jamais écrire " Dans l'attente d'une réponse favorable, veuillez croire... » - Interpellation reprise dans la formule de politesse P our un client : " Nous vous prions de croire,

Monsieur, en l'expression de nos sentiments

dévoués. » Pour un supérieur hiérarchique : " Nous vous prions de croire, Monsieur, en l'expression de nos sentiments respectueux. »

Pour un f ournisseur : " Nous vous prions

d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées » 3 >

Rédaction du courrier

Q

Le plan :

Il se compose toujours :

- d'une introduction qui rappelle la situation antérieure, présente les faits...

- d'un développement qui explique, apporte des données complémentaires pour traiter le besoin...

- d'une conclusion qui résume, présente les solutions, les suites à donner...

Exemples de plans pour une réclamation :

Introduction : Accuser réception de la livraison

Développement : Détailler la réclamation

Formule de conclusion : Demander réparation

Formule de politesseOuIntroduction : Accuser réception de la livraison en précisant la date, l'erreur

Développement

: 1 Confirmer les réserves émises lors de la livraison (...) 2. Demander réparation du préjudice et informer du renvoi des marchandises ou demander des instructions au fournisseur (...)

Conclusion

: Émettre le voeu que le problème ne se reproduira plus

Formule de politesse

W

Le ton et expression :

- Être neutre, objectif, factuel ; - Être précis ;

- Utiliser des formules positives : éviter " Nous n'avons pas... » et écrire " Nous avons constaté que ... » ;

- Soigner l'expression, l'orthographe ; - Respecter les règles de ponctuation.quotesdbs_dbs28.pdfusesText_34