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D ǯC2

AB3A4CB

ǯDB C0244CB ǯA4243

TABLE DES MATIÈRES

Formation d'un comitĠ 3

LiVWe Te vérificaWion 7

Niveaux Te compéWiWion 9

MemanTe Te VancWion 10

Horaire 13

RèglemenWV 14

ŃinancemenW 17

RéVulWaWV 18

CommunicaWionV 19

OfficielV 20

ANNNXNS 21

I - ÉpreuveV officielleV en Valle 21

ÉpreuveV combinéeV - relaiV en Valle

II- ÉpreuveV officielleV en plein air 23

ÉpreuveV combinéeV - relaiV en plein air

III- MiVWance eW UauWeur TeV UaieV 26

IV- Plancher d'effectifs d'officiels majeurs 29

Plancher d'effectifs des bĠnĠǀoles

V- SpécificiWé pour le VWeeple-cUaVe 31

FORMATION D'UN COMIT

Organigramme

port. Le comiWé organiVaWeur TevraiW compWer Vur TeV perVonneV aux poVWeV Te reVponVabiliWéV

VuivanWV J

Responsable de l'organisation

Directeur de rencontre

Directeur technique

Responsable des bénévoles

Responsable du marketing et communications

Annonceur

Il eVW imporWanW Te bien Téfinir leV rôleV eW reVponVabiliWéV Te cUacun avanW eW TuranW la compéWiWion. Voici leV rôleV eW reVponVabiliWéV Te cUacun TeV inWervenanWV TanV une compéWiWion J

Responsable de l'organisation

(peut être la même personne que le directeur de rencontre) Fait la réservation du site de compétition ;

Forme son comité organiVaWeur ;

Nomme les responsables des sous-comiWéV ;

Établit un budget prévisionnel ;

Établit un plan de commandite avec le responsable du marketing ;

MirecWeur Te renconWre

Responsable du bon déroulement de la compétition ; Assure la liaison entre la ŃéTéraWion eW le comiWé organiVaWeur ; Il doit rencontrer les responsables des installations où la compétition va se tenir ; soit publié pour confirmer la disponibilité de la journée ; Met sur pied un comitĠ organisateur pour l'ĠǀĠnement en collaboraWion avec le responsable de l'organisation; Participe à la rédaction du document technique ; Prend contact avec le gérant des officiels désigné pour cette compétition par le CORO; Prend toutes les décisions en ce qui a trait au niveau technique à la compétition (avant et

TuranW) ;

Collabore avec le directeur technique de la rencontre dans la disponibilité et la vérificaWion Te WouV leV enginV eW équipemenWV néceVVaireV au bon TéroulemenW Te la compéWiWion ; le soir.)

Directeur technique

Assure que tous les engins sont certifiés et conformes aux règles IAAF ; Voit à ce que tous les équipementV VoienW conformeV aux règleV IAAŃ ; pour la compétition et que tout le matériel nécessaire pour la tenue de la compétition

VoiW préVenW ;

lancers ; Il est possible d'aǀoir des adjoints pour l'aider dans sa tąche.

Responsable des bénévoles

Recrute les bénévoles pour la durée de la compétition ; S'assure des besoins en bĠnĠǀoles dans WouV leV aVpecWV Te la compéWiWion ;

Collabore avec le gérant des officiels ;

Aǀoir des discussions aǀec les responsables des sous comitĠs de l'organisation pour savoir leur besoin en bénévoles ; Communique avec les bénévoles avant et après la compétition ; Durant la compétition, il fera la tournée des différents sites de compétition pour s'assurer la prĠsence des bĠnĠǀoles ;

Responsable Marketing - CommunicaWionV

Recherche des commandites ;

Assurer la participation de représentants des commanditaires au proWocole; Prends entente avec les hôtels; incluant ceux avec lesquels la FQA a déjà des ententes, ie

ComforW InnH QualiWy SuiWeV;

Prends entente avec les fournisseurs en commandites de services (ex J alimenWaWion) Te la compéWiWion; Travailler en collaboration aǀec la FYA dans ses dĠmarches et l'informer de ses ententes lors de championnats provinciaux; Assure la visibilité des commanditaires durant la compétition ; Prends des ententes avec les médias élecWroniqueV eW écriWV; Envoyer une lettre de remerciemenWV aprèV la compéWiWion.

Annonceur

Assure le lien entre les officiels et les participants afin de permettre un bon déroulement

Te la compéWiWion;

Présente les athlètes qui vont participer à une épreuve ;

Annonce les résultats TeV gagnanWV ;

Décrit les courses ;

Choisit et fait jouer de la musique durant les pauses ; Fait les annonces protocolaires; remises de médailles, présentation des commanditaires, eWc. fait de la compétition qui se déroule sous les yeux des spectateurs.

L'annonceur se documente sur les diffĠrents athlğtes aǀant le dĠbut de la compétition, afin

d'identifier les faǀoris, les gagnants des annĠes prĠcĠdentes, les champions proǀinciaudž, les

épreuves de concourV.

Mentionner le couloir (si piste) , le nom de l'athlğte, club et si possible un bref descriptif des

Prendre entente au préalable avec les arbitres des concours ou des chefs de plateau pour

enligner leV aWUlèWeV Vur une ligne face aux VpecWaWeurV.

Il serait souhaitable d'aǀoir deudž annonceurs (piste t concourV). Il VeraiW imporWanW que

l'annonceur des concours ait en sa possession les feuilles de dĠpart de tous les concours (finales)

et un micro sans-fil afin Te lui faciliWer la WâcUe Te Ve Téplacer Vur le Werrain à Va guiVe.

MÉDICAL

Durant la compĠtition, l'organisateur deǀra s'assurer d'une prĠsence d'une personne ayant suiǀi

avec succès un stage de formation en premiers soins équivalent au cours de secourisme général

de l'Ambulance St-Jean afin de prodiguer les premiers soins en cas d'accident durant la compétition. La prĠsence d'un mĠdecin ou d'un physiothĠrapeute est d'autant plus souhaitable. pouvoir le mettre à exécution au moment jugé opportun.

LISTE DE VRIFICATION POUR L'ORGANISATEUR

CHANCIER POUR L'ORGANISATION D'UNE COMPTITION AVANT LA COMPTITION

Détails Personne responsable Délai

Former un comité organisateur et

nommer les responsables Responsable de l'organisation 4 mois Réserver le stade et autres Responsable de l'organisation 4 mois Faire parvenir la demande de sanction à la FQA Responsable de l'organisation 4 mois Prendre entente avec un ou des hôtels Responsable de l'organisation 4 mois Faire parvenir le document technique (provisoire) Directeur de rencontre 3 mois Réserver les tentes et barrières Responsable de l'organisation 3 mois

Faire parvenir les besoins en matériel

au responsable du site

Directeur de rencontre +

Directeur technique 3 mois

Vérifier les équipements de la compétition Directeur technique 2 mois Faire du recrutement de commanditaires Responsable Marketing 2 mois Recrutement des bénévoles Responsable des bénévoles 2 mois Prendre entente avec l'opérateur photofinish Directeur de rencontre 2 mois Arrangements pour emprunts d'équipements Directeur technique 2 mois Finalisation du document technique Directeur de rencontre - Organisation 2 mois Activation du site d'inscription Directeur de rencontre 2 mois Achat de rubans ou médailles Responsable de l'organisation 2 mois Confirmation du nombre d'officiels majeurs Responsable de l'organisation 1 mois Communiquer avec les bénévoles Responsable des bénévoles 1 mois Informer les médias de la tenue de la compétition Responsable des communications 1 mois Communiquer avec le gérant des officiels Responsable des bénévoles 2 semaines Envoyer un communiqué de presse aux médias Responsable des communications 1 semaine Production de la liste des participants Directeur de rencontre 1 semaine Finalisation de l'horaire final Directeur de rencontre 1 semaine PrĠǀoir l'amĠnagement d'une section de traǀail rĠserǀĠe aux communications (incluant accès internet) Responsable des communications 1 semaine Achat de la nourriture pour bénévoles + officiels Responsable de l'organisation 1 semaine Finaliser l'horaire des bénévoles Responsable des bénévoles 1 semaine Montage des sites de compétition (gros matériel) Directeur technique 1 jour Préparation du petit matériel pour les sites de compétitions Directeur technique 1 jour Disposition du petit matériel selon les sites de compétition Directeur technique

Jour de la

compétition

PENDANT LA COMPÉTITION

APRÈS LA COMPÉTITION

Communiquer les résultats et faits saillants de la compétition aux médias intéressés et à la FQA pour son site internet et ses réseaux sociaux (Facebook ou Twitter) Responsable des communications 1 jour Retourner les équipements empruntés Directeur technique 1-2 jours Envoyer les résultats à la FQA Directeur de rencontre 1 jour

Envoyer des lettres de remerciements aux

commanditaires Responsable de l'organisation 1 semaine Envoyer une lettre de remerciements aux bénévoles Responsable de l'organisation 1 semaine Organisation d'une rencontre post compétition Responsable de l'organisation 1 mois

NIVEAUX DE COMPÉTITION

Régionale

Ces compétitions sont souvent présentées en fin de soirée ou en fin de semaine et ne

comprennenW paV néceVVairemenW WouWeV leV épreuveV. CelleV-ci réponTenW à un beVoin régional.

La liste d'Ġpreuǀes lors de ce niǀeau peut ġtre restreinte ă certains groupes d'Ġpreuǀes.

Murée J 3-4 UeureV

AffiliaWion J Aucune affiliation n'est obligatoire LeV réVulWaWV Te ceV compéWiWionV ne peuvenW êWre reconnuV aux VWaWiVWiqueV provincialeV.

Provinciale

Murée J 3-4 UeureV à 2 journéeV

InVcripWionV J Via le site d'inscriptions de la FYA, aucune inscription sur place. Pour les compĠtitions de type ͨcrĠpusculeͩ, donc de moins d'une journĠe, les o[ quotesdbs_dbs23.pdfusesText_29