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Guide du stagiaire
ORH 6410
Coordonnateur : Denis Morin, Ph.D.
Révisé le 20 avril 2016
2Table des matières
INTRODUCTION 4
CE QU'IL FAUT SAVOIR ............................................................................................................................ 5
Responsabilité et autonomie ....................................................................................................................................... 5
Soutien offert ............................................................................................................................................................... 5
Lieu de stage et identification du mandat ................................................................................................................... 5
Exemples de mandats de stage
.................................................................................................................................... 6
LES ACTEURS
ET LEUR RÔLE ................................................................................................................ 8
Le superviseur terrain (organisation d'accueil) ............................................................................................................ 8
Le stagiaire ................................................................................................................................................................... 9
Le superviseur académique (professeur) ..................................................................................................................... 9
Le coordonnateur des stages ..................................................................................................................................... 10
LES INDISPENSABLES À MAÎTRISER ................................................................................................. 11
Formulation des objectifs d'apprentissage 11
Savoir .......................................................................................................................................................................... 11
Exemples d'objectifs : ................................................................................................................................................ 12
Exemples de moyens selon l'objectif
: ....................................................................................................................... 12
Le journal de bord 13
Démarche de rédaction d'un événement critique ..................................................................................................... 13
DESCRIPTION DU PROCESSUS DE STAGE ....................................................................................... 14
1. Activités préparatoires au stage ..................................................................................................................... 14
Avant l'inscription au cours ORH 6410 ....................................................................................................................... 15
2. Début du mandat de stage ............................................................................................................................. 15
Rencontre d'accueil des stagiaires (5%) ..................................................................................................................... 15
Début du mandat de stage dans l'organisation d'accueil .......................................................................................... 16
3. Rencontre d'objectif : Première rencontre individuelle entre le superviseur académique
et le stagiaire (10%) ........................................................................................................................................ 16
4. Suivi de mi-parcours ....................................................................................................................................... 17
5. Remise des recommandations au superviseur académique (10%) .................................................................. 18
6. Rencontre d'évaluation avec le superviseur terrain (en milieu d'accueil) ...................................................... 18
37. Remise des livrables aux superviseurs académique et terrain (75%) .............................................................. 18
8. Fin du stage .................................................................................................................................................... 18
Coaching individualisé ............................................................................................................................................ 18
LES DIFFÉRENTS LIVRABLES .............................................................................................................. 19
RECOMMANDATION OU LES MEILLEURES PRATIQUES (10 %) ................................................................................. 19
Plus de précisions sur la rédaction de la
" recommandation » .................................................................................. 20
Plus de précisions sur la rédaction des " meilleures pratiques » ............................................................................... 22
Mode de transmission des recommandations ou des meilleures pratiques au superviseur académique ................ 23
Le rapport de stage (30%) ....................................................................................................................................... 23
Le rapport de stage de gestion courante ................................................................................................................... 23
Le rapport de stage à mandat de diagnostic / développement ................................................................................. 24
Objectif global poursuivi par le rapport de stage ....................................................................................................... 24
Forme ......................................................................................................................................................................... 24
Contenu
...................................................................................................................................................................... 25
Ampleur de la production
.......................................................................................................................................... 25
Modalités particulières .............................................................................................................................................. 25
Rapport d'apprentissage (35%) ............................................................................................................................... 25
Forme et longueur ..................................................................................................................................................... 25
Contenu
...................................................................................................................................................................... 26
Longueur du rapport d'apprentissage ....................................................................................................................... 26
Rappel de l'échéancier pour la remise des rapports ................................................................................................ 26
Dépôt des rapports ................................................................................................................................................. 26
ANNEXES .................................................................................................................................................... 27
FICHE DU MILIEU PAR
LE STAGIAIRE .............................................................................................. 31
4Introduction
Introduction
Les compétences professionnelles et personnelles visées par le programme de baccalauréat en gestion
des ressources humaines s'acquièrent à la fois par une formation fondée sur les connaissances théoriques,les mises en situation au moyen de travaux pratiques (cas, simulations), les exposés oraux et la possibilité
d'effectuer un stage en entreprise au cours de la troisième année de formation.Le stage est un cours
optionnel de 6 crédits. Ce cours présente un ensemble de préalables et d'exigences à respecter avant et
au cours du stage dont par exemple, les démarches à réaliser pour l'acceptation du mandat et des
livrables à déposer selon un échéancier précis.Ce guide du stagiaire
est complémentaire au plan de cours et constitue l'outil de référence à lire et àconserver tout au long du stage. Il fournit tous les renseignements utiles pour guider et faciliter la
réalisation d'une expérience enrichissante de la pratique professionnelle dans une organisation.
L'équipe universitaire associée aux stages est composée des personnes suivantes :Coordonnatrice des stages Marie Berdin
Roxanne De Gagné
Agent de stage Christine Bergeron
Coordonnatrice du cours Denis Morin, Ph.D.
Superviseur terrain Responsable du stagiaire dans l'organisation d'accueil 5Ce qu'il faut savoir
Ce qu'il faut savoir
Le stage est une occasion de développement tant sur le plan professionnel que personnel. Il est en
premier lieu un moment privilégié d'apprentissage du métier, incluant l'observation et l'exécution des
tâches de ce métier. Le stage offre l'occasion de participer activement à des situations réelles de gestion
des ressources humaines en entreprise dans toutes leurs complexités, de réfléchir sur le métier de
gestionnaire et de développer/améliorer certaines habiletés de gestion avec l'appui d'un gestionnaire
expérimenté et de son équipe.Le stagiaire devient donc un membre de l'équipe où il agit à titre d'observateur actif et acteur dans le
cadre des mandats qui lui sont confiés.Responsabilité et autonomie
L'étudiant est le premier responsable de
son stage. C'est donc à lui qu'il appartient de bien choisirl'organisation d'accueil et de définir, en collaboration avec son superviseur en milieu de stage, le mandat
qu'il entend remplir au sein de l'entreprise qui l'accueille. Les démarches de recherche d'un lieu de stage
et de négociation du mandat ne sont pas de simples préalables au stage, mais constituent déjà en soi des
occasions d'apprentissage que l'étudiant doit assumer de façon autonome et responsable.Soutien offert
L'étudiant sera
soutenu dans sa démarche de recherche de stage, par le coordonnateur des stages,responsable de la coordination des stages et en lien direct avec les organisations d'accueil. De plus, s'il le
désire, il pourra assister à différents ateliers complémentaires or ganisés par le Service d'aide à l'emploi età l'orientation de l'UQAM (http://vie-etudiante.uqam.ca/emploi-orientation/nouvelles-ressources.html)
ou encore par le Carrefour des stages de l'École des sciences de la gestion (https://stages.esg.uqam.ca). Ilincombe personnellement à l'étudiant de gérer les démarches requises, en s'assurant également de
respecter les exigences, procédures et échéances prescrites.Que l'étudiant ait le statut de " chercheur de stage » ou de stagiaire, il est responsable d'informer le
coordonnateur des stages et le coordonnateur du cours advenant une situation non désirée en milieu
organisationnel, et ce, le plus rapidement possible.Lieu de stage et identification du mandat
Le mandat de stage est élaboré par l'étudiant et l'organisation accueillant le stagiaire avec la collaboration
du coordonnateur des stages et du coordonnateur du cours. Le mandat doit faire l'objet d'une entente formelle écrite que l'on retrouve dans le formulaire Convention de stage. Ce formulaire est disponible surle site internet du Carrefour des stages (https://stages.esg.uqam.ca). S'il juge que le mandat n'est pas
assez lié à la gestion des ressources humaines, le coordonnateur des stages peut demander des précisions,
voire refuser le stage. Il est donc important que cette démarche se fasse en collaboration avec les parties
concernées. 6Les organisations les plus diverses peuvent constituer un lieu de stage, pourvu que le mandat présente un
défi et une occasion d'apprentissage dans le domaine de spécialisation de l'étudiant. Que ce soit une
petite, une moyenne ou une grande entreprise, une usine, le siège social d'une grande organisation, une
entreprise de services, une organisation du secteur public, syndical ou une organisation sans but lucratif(OSBL), l'organisation d'accueil retenue doit être en mesure d'encadrer adéquatement le stagiaire.
Exceptionnellement, un étudiant peut réaliser un stage dans son milieu de travail, à la condition :
1. qu'il se voie confier un mandat différent de ses tâches habituelles et;
2. que son superviseur soit différent et/ou que le département dans lequel aura lieu le stage soit
différent. L'étudiant devra faire clairement la démonstration qu'il respecte ces deux exigences dans la rédaction du mandat (Convention de stage).La rémunération
du stagiaire est une condition obligatoire au stage. Elle permet au stagiaire de seconsacrer essentiellement à ses apprentissages et à rencontrer les exigences d'un stage de qualité.
Exemples de mandats de stage
Les mandats de stage peuvent être très variés, pourvu qu'ils portent sur un des domaines de pratique ou
de recherche en gestion des ressources humaines. En effet, les étudiants peuvent travailler au sein d'uneéquipe de ressources humaines et effectuer des tâches normalement dévolues à l'un des professionnels
de cette équipe (mandat de stage de gestion courante ou à mandats multiples) où ils peuvent se voir
confier un mandat plus spécifique et le mener de façon plus autonome (mandat de stage de diagnostic /
développement).Puisqu'il existe deux grands types de stage possible, les objectifs spécifiques ainsi que le contenu du
rapport vont varier, selon qu'il s'agit d'un :1. mandat de stage de gestion courante (ou à mandats multiples)
2. mandat de stage de diagnostic / développement
1. Mandat(s) de stage de gestion courante
Un stagiaire effectuant un mandat
de gestion courante se rapporte habituellement à une personneoccupant un poste de spécialiste en gestion des ressources humaines. Il peut agir à titre de stagiaire
adjoint à cette personne sans pour autant se voir confier uniquement des tâches de soutien administratif.
À titre d'exemple, le mandat de stage suivant se qualifie de stage à gestion courante : "Assister la coordonnatrice des ressources humaines dans l'ensemble des fonctions, principalement le recrutement : gérer la banque de C.V., annoncer les postes à combler, annoncer les postes dans les écoles, etc.» 72. Mandat de stage de diagnostic / développement
Un stage à mandat de diagnostic / développement est habituellement un stage de type uniquecomportant des tâches et des responsabilités non récurrentes qui ne font pas partie du quotidien de la
gestion des ressources humaines de l'entreprise.À titre d'exemple
, le mandat de stage suivant pourrait se qualifier de stage de diagnostic / développement : "Structurer et mettre en place un service des ressources humaines. Participer à la mise en place d'un système d'équité salariale.» 8Les acteurs et leur rôle
Les acteurs et leur rôle
LES ACTEURS
Adaptée de : Villeneuve, Louise. L'encadrement du stage supervisé. Édition Saint-Martin, 1994.
Le superviseur
terrain (organisation d'accueil)Le rôle principal du superviseur terrain est d'actualiser le projet de stage. Plus spécifiquement, le
superviseur terrain:1. s'assure de la qualité de l'encadrement offert au stagiaire dans le milieu de stage;
2. prend connaissance du mandat de stage, y apporte précision et ajustements lorsque cela est
nécessaire;3. accueille et guide le stagiaire dans son intégration du milieu;
4. offre des moyens concrets pour atteindre les objectifs d'apprentissage du stage;
5. supervise les actes professionnels du stagiaire;
6. interviens auprès du coordonnateur de stage lorsque surviennent des difficultés;
7. réalise un suivi de mi-mandat avec le superviseur académique, sous l'initiative de ce dernier;
8. procède à l'évaluation formative du stagiaire lors d'une rencontre de rétroaction structurée à la
fin du stage;9. complète le formulaire d'évaluation du stagiaire et le transmet dans une enveloppe scellée à ce
dernier;10. au besoin, présente ses recommandations à l'établissement d'enseignement.
SUPERVISEUR TERRAIN
(coordonnateur du milieu de stage)ACTUALISE LE PROJET DE STAGE
ÉTUDIANT / STAGIAIRE
FAIT L'EXPÉRIMENTATION DE SA
PROFESSION
SUPERVISEUR ACADÉMIQUE
(professeur)JOUE LE RÔLE PÉDAGOGIQUE DANS
L'ENCADREMENT DU STAGE
COORDONNATEUR DES STAGES
(programme de baccalauréat enGestion des Ressources Humaines)
MAINTIENT LES LIENS ENTRE LES
ACTEURS
9Le stagiaire
L'étudiant, dans sa fonction de stagiaire, fait l'expérimentation de sa future profession. Au cours de cette
expérience, le stagiaire est l'acteur principal de son stage.À ce titre, il est responsable :
1. du choix de son orientation;
2. de la formulation du projet de stage;
3. de soumettre au superviseur de stage pour approbation de ses objectifs et de son mandat de
stage;4. d'acquérir des connaissances sur son milieu de stage;
5. d'acquérir une compréhension de la problématique dans son milieu;
6. d'exécuter les activités du mandat de stage;
7. de préparer ses rencontres de supervision et participer aux rencontres d'évaluation;
8. de mettre les efforts nécessaires au développement de savoirs adéquats;
9. de rédiger et de remettre tous les rapports de stage et d'apprentissage définis dans le processus
de stage selon l'échéancier déterminé. Ces rapports doivent être de facture professionnelle au
niveau du format et de la qualité du français;10. Dans l'ensemble de ses activités, démontrer du professionnalisme.
Le superviseur académique (professeur)Le superviseur académique est l'acteur qui joue le rôle pédagogique dans l'encadrement du stage.
Ce dernier :
1. initie le stagiaire au stage supervisé en lui brossant le tableau des activités et des livrables
(processus);2. assiste le stagiaire dans l'élaboration de ses objectifs et de son mandat de stage en lui donnant
une rétroaction;3. évalue les apprentissages à des moments précis et intervient au besoin;
4. guide le stagiaire dans l'intégration de la théorie et de la pratique;
5. organise un suivi (planifie le mode de suivi et le moment du suivi);
6. organise des rencontres individuelles avec tous les stagiaires ou une partie d'entre eux;
7. est responsable de la correction des travaux, de la mise en commun des évaluations et de la
notation du stagiaire (évaluations). 10Le coordonnateur de
s stagesLe coordonnateur des stages doit principalement maintenir les liens entre les acteurs. Concrètement, il :
1. transmet les objectifs du programme aux différents acteurs;
2. harmonise les attentes de chacun des acteurs;
3. aide le stagiaire à choisir le stage et son contenu;
4. guide le stagiaire dans son intégration du milieu;
5. s'assure de l'application des normes et des politiques en matière de stage;
6. tient régulièrement tous les acteurs informés;
7. en collaboration avec le superviseur terrain, s'assure de la qualité de l'encadrement offert au
stagiaire dans le milieu de stage;8. au besoin, reçoit les recommandations de tous les acteurs.
11LES INDISPENSABLES À MAÎTRISER
Les indispensables à maîtriser
Formulation des objectifs d'apprentissage
Les objectifs d'apprentissage doivent exprimer en termes clairs et concrets ce que l'étudiant veut
atteindre en termes de connaissances, d'habiletés et d'améliorations personnelles par le moyen de son
stage. L'étudiant est ainsi le maître d'uvre de la formulation de ses propres objectifs. Le superviseur
académique ne conserve qu'une responsabilité de validation et d'aide à l'énonciation, si nécessaire. Deux
objectifs par catégorie d'apprentissage sont requis.La proposition d'objectifs est un art difficile à maîtriser. Un bon objectif doit engager son auteur et doit
être énoncé avec le plus grand soin.
Les objectifs présentent certaines caractéristiques dont voici les principales : S Spécifiques pour l'étudiant même, soit lui appartenir en propre M Mesurables et observables, qualitativement ou quantitativement afin de fournir matière à une rétroaction significative de la part de l'étudiant et de son superviseur académique A Atteignables à court terme afin de pouvoir en analyser l'atteinte à la fin du mandat de stage (280 heures ou 40 jours) R Réalistes et stimulants, au niveau des capacités de l'étudiant tout en exigeant de lui un effort pour les atteindre T Tout en considérant le TEMPS (280 heures ou 40 jours)Savoir-
faireSavoir-
être
Savoir
" On reconnaît une compétence chez une personne lorsqu'elle est en mesure d'intégrer (SAVOIR) et de mobiliser (VOULOIR) l'ensemble de ses ressources pour réaliser un ensemble d'activités pertinentes dans un contexte de travail par ticulier (POUVOIR) afin de produire les résultats attendus. » (Le Boterf) 12Exemples d'objectifs :
Objectif de connaissance (savoir)
" À la fin de mon stage, je connaîtrai mieux le sujet... / j'aurai pris connaissance de .../ je me serai
familiarisé avec ... » ;Objectif d'habileté (savoir faire)
" À la fin de mon stage, je serai capable d'appliquer la technique... / je serai capable de diriger une
entrevue .../ je serai capable de rédiger une description de tâches ... » ; Objectif de développements personnels (savoir être)" À la fin de mon stage, j'aurai acquis l'habitude de ... / je me serai défait de tel comportement ... /
je serai en mesure d'agir de telle façon ... ».Bien déterminer les actions permettant d'atteindre les objectifs est important, car chaque type d'objectif
requiert des procédés spécifiques. Les moyens doivent être cohérents avec l'objectif choisi et réalistes
pour le stagiaire.Exemples de moyens selon l'objectif :
Objectif de connaissance (savoir)
" Pour acquérir ces connaissances, je compte lire tels livres, revues ou articles... / je compte faire
telles recherches sur l'Internet ... / je compte rencontrer telle personne afin de savoir telle chose ... » ;Objectif d'habileté (savoir faire)
" Pour développer ces habiletés, je compte faire X entrevues sous la supervision de ... / je compte
prendre une part active à telle activité ... » ; Objectif d'améliorations personnelles (savoir être)" Pour améliorer ou modifier tels comportements, je compte me questionner régulièrement ... / je
compte prendre du recul, m'évaluer, modifier ... / je compte être pro actif dans telle situation ...».
N.B. Deux objectifs par catégorie d'apprentissage sont suffisants. 13Le journal de bord
Le journal de bord est l'outil qui incite le stagiaire à expliciter et à cristalliser par écrit les apprentissages
qu'il faquotesdbs_dbs10.pdfusesText_16