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DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de s aisie dans SIECLE - 1 / 10 -Guide des bonnes pratiques

de saisie dans SIECLE pour une base ENT fiable Guide réalisé avec le concours des référents numériques personnel de direction

et de leurs secrétariats de direction. Table des matières

I.Importation des fiches des élèves11.Dossier depuis affectation12.Dossier depuis un autre EPLE23.n autre logiciel3

4.Depuis SIECLE directement31. Affectation massive dans les groupes42. Affectation individuelle dans les groupes4II.Création des fiches des élèves directement dans SIECLE5III.Mise à jour des fiches des élèves61.Recherche62.Mise à jour6IV.Sorti e des élèves de 61.72.7V.Gestion des responsables légaux71.Recherche de doublons de responsables82.Contrôle et mise à jour9VI.Exportatio10I.Importation des fiches des élèves

1.Dossier depuis affectation

Affelnet 6e et Affelnet lycées, vous devez procéder à la bascule dans SIECLE durant la campagne de préparation de la rentrée. Une fois dans SIECLE : aller dans importation puis dossier depuis affectation ; sélectionner ensuite le ou les élèves à importer puis cliquer sur importer.campagne pour le collège DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 2 / 10 -

Cette fonction permet de réceptionner et de valider les dossi lèves issus des résultats de

lffectation.

Important

Cette opération est préalable à l des dossiers des élèves entre les établissements via

SIECLE et à la création des nouveaux entrants.

SIECLE Affelnet lycées.

la création dans la Base Élève Établissement (BEE : ensemble des données des élèves) de SIECLE des

fiches des élèves sélectionnés affectés dans ltablissement ;

la répartition des élèves dans les MEF et les structures, auxquels ils ont été affectés et qui ont été

préalablement définies dans STSweb la création de la date et du motif de sortie dans ltablissement igine de llève ;

le transfert des items et des compétences acquises par lélève et du dossier de bourses sont transférés en

même temps que le dossier de llève.

Après vérification :

sélectionner Importer.

Important

Affelnet 6e, il est indispensable de

contrôler et modifier SIECLE

Les informations en provenance du premier degré ont sans doute évolué au cours du temps (données

des élèves et de leurs responsables légaux).

2. Dossier depuis un autre EPLE

Aller dans importation puis dossier depuis un autre EPLE. Sélectionner ensuite le ou les élèves à importer puis cliquer sur importer.

Ltablissement eil a la possibilité :

de visualiser tous les dossiers qui ont été transmis par un ou plusieurs établissementigine ;

de tri tri en cliquant sur les entêtes de colonnes appropriées ; de refuser un ou plusieurs dossiers en choisissant sélection élèves puis supprimer ; choisissant sélection élèves puis importer. DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 3 / 10 -

3. "ƒ"-‹" †ǯ—n autre logiciel

La constitution des groupes dans lENT est étroitement liée aux saisies réalisées dans STSweb. Les

établissements qui utilisent un autre logiciel (par exemple etc.) pour constituer les groupes, doivent les injecter ensuite dans STSweb.

Pour ce faire :

afficher le peuplement des groupes dans le logicie ;

ensuite exporter les liens élèves-groupes de votre logiciel emploi du temps vers la base élèves.

Vous diichier XML produit par votre application.

Vous devez maintenant déposer ce fichier dans SIECLE en utilisant le menu importation : sélectionner depuis un logiciel privé (ci-dessous) :

Lintégration des données aura lieu dans la nuit et vous aurez la possibilité de visualiser le compte-rendu des

opérations le lendemain, via le menu suivi des échanges, BEA Historique.

Important : pour une correspondance fiable :

les groupes doivent être créés dans STSweb de la manière suivante :

9 STSweb ;

9 importer la base élèves depuis SIECLE ;

9 affecte ;

9 SIECLE.

Ainsi, vous obtenez une parfaite concordance des noms des groupes entre les trois bases. leur nom ne doit pas dépasser 8 caractères. Dans le cas contraire le nom sera tronqué dans sera donc nécessaire de modifier le nom des groupes dans STSweb ;

STSweb

des liens élèves- ; certains symboles sont également à proscrire, par exemple : * / & $ # ; un espace est un caractère perturbateur, donc à éviter.

4. Depuis SIECLE directement

SIECLE pour affecter les élèves à des groupes déjà existants dans STSweb. Mais la DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 4 / 10 -

1. Affectation massive dans les groupes

2. Affectation individuelle dans les groupes

Sélectionner le menu recherche et mise à jour :

9 aller dans scolarité puis cliquer sur le crayon jaune à droite de scolarité actuelle ;

9 aller dans groupe puis ajouter (" + » vert) ou retirer (" - » rouge) ;

9 les groupes sont créés dans siècle par importation depuis STSweb.

DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 5 / 10 - II. Création des fiches des élèves directement dans SIECLE cas, il est important de se p

Pour le passage du collège au lycée et du premier degré au collège (campagne), il faut éviter de saisir une fiche avant

t importées à partir de la (Affelnet). 9 :

9 à droite des colonnes, cliquer sur le symbole qui permet .

Attention

de la rentrée scolaire (début septembre) est indiquée. responsables légaux.

Important :

Concernant les fratries :

il est préférable, avant de créer les responsable légaux, de : chercher (voir " Gestion responsables légaux » ci- dessous).

Attention : doit être

conservé

ENT, lève et éventuellement de ses

responsables légaux. Les noms et prénoms de ces derniers sont obligatoires (voir "Gestion

responsables légaux » ci-dessous). DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 6 / 10 -

III. Mise à jour des fiches des élèves

1. Recherche

9 aller dans recherche et mise à jour chercher :

5. Mise à jour

9 élève à modifier puis cliquez sur le petit crayon jaune pour modifier (vérifier bien tous les

champs et tous les onglets) :

Important :

¾ ex.

adresse électronique,

¾ ex. : les caractères - ou / ENT ;

compléter impérativement le champ " parents » sinon les bulletins ne pourront pas être édités ;

ne pas ajouter de commentaires à la suite des noms et prénoms des responsables. Cela aura pour

légaux et de cocher le champ " accepter les SMS », nécessaire pour la notification des absences.

La transmission des données des élèves entre les établissements est très important leur permet ir

accès à lENT de leur établissement de rattachement. On constate, dans certains cas, deélèves en double

dans la BEA (Base Élèves Académiqudéscolarisation. DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 7 / 10 -

Scolarité

nouvel

établissement. Indiquez alors le code motif

Important

Si vous connaissez la destination de llève dans lémie, il est nécessaire dtiliser la procédure

tation de la fiche via SIECLE (voir VI. Expor ci-dessous) afin que ses données soient intégralement transmises à ltablissement eil.

Cette procédure ne fonctionne pas avec les établissements privés qui ntilisent pas SIECLE pour la

transmission de dossiers.

V. Gestion des responsables légaux

Bien spécifier légal 1, légal 2 et responsabilité financière. Le légal 1 et le légal 2 seront également les détenteurs

(pour la consultation des notes, par exemple).

Dans un premier temps :

DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 8 / 10 - vérifier dans la fiche élève la présence du bon responsable ; sinon modifier ou ajouter un responsable.

1. Recherche de doublons de responsables

La présence de doublons parmi les responsables revient à enregistrer plusieurs fois les mêmes parents d

fratrie donnée dans votre base SIECLE. Le risque est de causer des rejets bloquants pour la création des

comptes des parents

Ces doublons perturbent également :

la gestion des éditions, des listes, le paiement des reversions des bourses et -services ; lttribution des comptes de connexion et la consultation du service de vie scolaire dans lENT.

Important

La modification des données dlusieurs responsable(s) doit être faite en vérifiant les liens avec

les élèves rattachés. Au ritraîner la suppression des comptle lien élève-responsabl de réattribuer tous les enfants à un responsable donné. Il est donc primordial de supprimer les doublons de la base SIECLE. Exemple représentatif : pour les élèves entrants en 6e

collège, il est impératif de supprimer les responsables légaux issus des données du CM2 et de les rattacher

aux responsables légaux déjà présents dans les bases.

Une partie de ces doublons est créée automatiquement, et sans que vous puissiez immédiatement les identifier, par

les procédures de réception des affectations ou par limportatilèves en provenance tre établissement de

lémie.

Dans llet Responsables (légal 1, légal 2, financier et correspondant), il est toujours possibller un écran

de contrôle pour rechercher les responsables déjà créés pour un nom ou un prénom donné.

Pour cela :

9 cliquer sur Doublons Responsables dans la fiche élève dans SIECLE et lancer une recherche :

DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 9 / 10 -

7. Contrôle et mise à jour

Pour contrôler :

cliquer sur sélectionner puis afficher : les responsables en double à supprimer apparaissent alors deux

fois.

Pour cela :

9 cliquer sur supprimer pour le responsable inutile ;

9 cliquer sur remplacer pour conserver le bon responsable et enfin sur modifier pour valider.

Lors de la validation de la suppression, le responsable conservé récupère les rattachements associés à la personne

supprimée.

9 Doublons responsables,

responsable légal, accepte les SMS et à saisir son courriel). supprimé, remplacé DSI-DANE Nancy-Metz Guide des bonnes pratiques de saisie dans SIECLE - 10 / 10 -

Les deux transactions Exporter des dossiers et Importer des dossiers permettent lhange de dossiers entre

des établissements (publics comme privés) utilisant SIECLE dans une même académie à tout moment de

La date et le motif de sortie de ces élèves seront automatiquement renseignés et seront donc récupérés par

ltablissement eil. Le dossier de lélève arrivant de ltablissement igine comprend : les données relatives à llève (dont lE) ; les données relatives aux responsables de llève ; les données relatives à la scolarité des années précédentes et année en cours. Important : cette procédure ne fonctionne pas avec pour la transmission de dossiers.quotesdbs_dbs32.pdfusesText_38