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cterrier.com 11/09/07 1 / 9
Service production
Service comptable
et financierService commercial
Service du personnel
Système d'information
Solliet SA
Sélection des
informationsEnregistrement
des informationsTraitement des
informationsDiffusion des
résultats BTS 2. Auteur : C. Terrier ; mailto:webmaster@cterrier.com ; http://www.cterrier.com Utilisation : Reproduction libre dans un cadre non commercial21. Introduction
et la communication. La communication forme un cycle continu qui consiste à sélectionner les informations, puis à les mémoriser afin de les utiliser pour obtenir des résultats qui seront diffusés. La communication des résultats va à son tour produire des informations qui devront être prises en compteExemple :
sélectionnez et enregistrez les informations importantes, vous traitez ces informations concrétisez sur le terrain. Sa mise en place va produire des rétroactions susceptibles de vous faire procéder à des ajustements. Par est un ensemble complexe à appréhender, composé de nombreuses données utilisées dans des chaines de communications et de décisions. Ces chaînes se situent elles- mêmes dans des contextes géographi- ques, organisationnels et humains qui vont produire des rétroactions suscepti- modifier le système.22 Analyser un système dinformations
LPour comprendre cette
richesse et cette complexité, les analystes utilisent la méthode systémique qui prend en compte toutes les
dimensions du système. est menée à partir : des instructions ou procédures connues, des documents utilisés, des interviews du personnel. eprise et pour en simplifier décomposé en sous systèmes centrés sur les finalités organisationnelles de la société. Celles-ci recoupent cterrier.com 11/09/07 2 / 9Veille
concurrentielleCommandes,
livraisons, facturationsEfficacité
commercialeStratégie commerciale
Sous Système Commercial (SIC)
Gestion des commandes
Gestion des stocks
Gestion des livraisons
Gestion des facturation
Suivi statistique
Les sous-systèmes
Chaque service peut être décomposé à son tour en sous système plus simple à analyser. Concrètement se sont des ensembles de tâches confiées à des personnes différentes. Ces sous systèmes sont matérialisés par des personnes, des locaux, des matériels et une organisation.Les flux
Les différents services inter-l
ainsi :Les tâches
Un processus de travail est composé de tâches qui se suivent de façon chronologique.Le plus simple service,
consiste finalement à décomposer le champ en tâches simples à comprendre et à expliquer. Exemple : Sous système de gestion des commandes, livraisons et facturations es, les traitements, les contrôles et la qualité du système. Le schéma suivant explique bien cette problématique.Source :
http://espace.muc.free.frOrigines des informations
Stockage informations
Traitement des
infomationsDiffusion des
informations cterrier.com 11/09/07 3 / 9 des tâches Toute tâche génère un flux informations réalisé par des hommes ou des machines programmes. Ce sont ces composants qui doivent être analysés processus.Méthode de travail :
1. Indiquer dans la colonne de droite la personne ou le service concerné par la tache,
2. Décomposer dans la 2e colonne la chronologie des opérations réalisées de façon très détaillée et
rigoureuse sans rien oublié,3. Noter dans la 3e
4. Inscrire dans la partie droite les problèmes rencontrés.
Processus : Vente
Service ou
personnes Taches réalisées : informations saisies, stockage, traitement, contrôle, éditions etc.Matériels et
logiciels utiliséesRemarques / Problèmes
Caissière Lecture du code barre Pistolet Code barre souvent illisibleCaissière Edition de la facturette
Encaissement de la vente
Caisse
Transfert automatique des infos sur CEGID
- MAJ des stocks - MAJ des ventes et statistiques de ventesServeur +
Logiciel CEGID
Processus : Gestion des stocks
Service ou
personnes Taches réalisées : informations saisies, stockage, traitement, contrôle, éditions etc.Matériels et
logiciels utiliséesRemarques / Problèmes
Directeur Chaque soir édition :
- Statistiques journée par produit et par vendeur - Stocks minimum atteintServeur +
Logiciel CEGID
Stocks de sécurité trop faible =>
Rupture de stock
Nuit : Transfert des infos journées au siège sociale à Paris Serveur +Logiciel CEGID
Paris - Transfert automatiques des commandes à la centrale - Confirmation de la commande auprès du magasinServeur +
Logiciel CEGID
Centrale
Livraison sous 7 à 10 jours Rupture de stocks fréquentes - etc. ensemble des tableaux doit décrire etImportant :
rigoureuse et méthodique technique du QQOQCP (Qui, Quand, Où, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien) peut vous aider dans ce travail. Le plus simple est de décrie cette chronologique. cterrier.com 11/09/07 4 / 9Exercice 1
Exemple: Régulièrement des commandes sont prises et enregistrées par des représentants pour des clients
insolvables. Cela génère des conflits avec les représentants et donne une mauvaise image de la société
auprès des clients concernés.Le des prises de commande est le suivant :
Services ou
personnes Taches réalisées Matériels Problèmes rencontrésReprésentant
(1) Saisie des commandes auprès des clients (2) La commande est envoyées au serveur par connexion ADSL sécuriséePC Portables du
représentantConnexion
internetService
commercial (3) Accusé réception de la commande au représentant par Mel (4) MAJ fichier client (5) Contrôle disponibilité (6) Contrôle fiabilité clientServeur +
Ciel gestion
commercialeMagasin
préparation de la commande par le réseau intranet (8) Préparation de la commande (9) Validation du bon de livraison sur le réseauServeur +
Ciel gestion
commercialeService
expédition (10) Edition du bon de livraison et de la facture (11) Le bon de livraison et la facture sont joints au colis (12) ExpéditionServeur +
Ciel gestion
commercialeService
commercial (13) MAJ Statistique commerciale (14) MAJ statistiques représentantServeur +
Ciel gestion
commercialeOrigine du problème
Solution possible
23. Visualisations
Le SIC représente l'ensemble du dispositif (moyens, procédures, personnes) de collecte, d'analyse et de
diffusion de l'information commerciale au sein d'une entreprise.Les décrivent de façon linéaire les tâches et ne montrent pas les rétroactions. La
résout ses difficultés et rend les explications plus efficaces et en simplifie la