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Die elektronische Rechnung -

© AWV e.V.

Verlag

Inhaltsverzeichnis

1

Rechtliche Grundlagen der Rechnung

Definition der Rechnung ........................................................................ .................................... 2

Definition der Gutschrift ........................................................................

.................................... 2 2

Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung

Definition der elektronischen Rechnung ........................................................................

.............. 4

Steuerliche Pflichtangaben auf E-Rechnungen ........................................................................

..... 5

Relevante Gesetze und Verwaltungsanweisungen ........................................................................

. 5 ...... 6

Abschluss einer EDI-Vereinbarung ........................................................................

...................... 6

Hinweis zur Vermeidung von Duplikaten ........................................................................

.............. 6

Keine Duplikate bei ZUGFeRD-Rechnungen ........................................................................

........ 7 3 ng

Aufbewahrungsanforderungen ........................................................................

............................ 8

Sicherstellung der Lesbarkeit ........................................................................

............................. 9

Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit ........................................................................

... 9

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen ........................................................................

...................... 10

Auslagerungen von Rechnungsmanagementfunktionen an Dienstleister .......................................... 10

Aufbewahrung von Rechnungen im Ausland ........................................................................

........ 11

Risiken bei Verletzung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ....................................................... 12

Art und Umfang des Datenzugriffs bei der Umsatzsteuerprüfung und der

Umsatzsteuer-Nachschau .......... 12

Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes ........................................................................

....... 12 4

Allgemeine Anforderungen an die Rechnungsprüfung ................................................................... 14

Prüfung des Zahlungsanspruchs ........................................................................

......................... 14

Prüfung der steuerlichen Pflichtangaben ........................................................................

............. 15 t von ZUGFeRD-Rechnungen ........... 15 ler Signatur oder EDI-Verfahren ...... 15

Anbringen von Kontrollvermerken ........................................................................

........................ 16 1

Mit Wirkung zum 1. Juli 2011 sind die Pa

pierrechnung und die elektronische Rechnung gleich zu behandeln. Ziel dieses Leitfadens ist es, einerseits die Vorschriften darzustel len, welche sowohl für die Papierrechnung als auch für die E-Rechnung gelten und anderer ten der E-Rechnung in den Bereichen Über mittlung, Zustimmung zur E-Rechnung, Rech nungsberichtigung und Aufbewahrung genau er zu beleuchten.

Dabei soll aufgezeigt werden, dass die Einfüh

rung der E-Rechnung insbesondere bei KMU‘s bei gezielter Nutzung bereits im Unternehmen lich ist.

Der Leitfaden wurde im Forum für elektroni

sche Rechnung Deutschland (FeRD) vom Ar beitskreis "Recht und EU" entwickelt. FeRD der elektronischen Rechnung in Deutschland. lin unter Beteiligung verschiedener Ministeri

Dach der vom Bundesministerium für Wirt

schaft und Energie auf Beschluss des Deut- meinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) gegründet. Das Forum soll die Akzep tanz und die Verbreitung elektronischer Rech

Aufgabe, das Thema "elektronische Rechnun

schaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektro nischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordi

Vorwort

nieren und umzusetzen. Es vertritt die Inter internationaler Ebene.

In einer digitalen Wissens- und Informati

vation immer wichtiger. Sie ist entscheidend und Verwaltung. Eine moderne und effizien te Prozessgestaltung in Unternehmen, die In ist dabei ein bedeutender Faktor. Die digi tale Bereitstellung von Rechnungsdaten hat diese innovative Kraft: schnellere und effi

Portokosten. Die Fehlerquote wird gesenkt,

die Transparenz verbessert und die Prozess schritte bei der Rechnungsbearbeitung wer den insgesamt beschleunigt.

Viele Unternehmen in Deutschland haben

die Chancen erkannt, die sich mit elektro helfen, Hemmschwellen abzubauen, elekt ronische Rechnungen auszustellen bzw. zu empfangen und weitere Unternehmen moti zu realisieren.

Der Praxisleitfaden zeigt auf, dass die ge

wünschten Innovationen bei der elektroni schen Rechnung nicht durch rechtliche Hür den verhindert werden, sondern weitestge hend durch die Anwendung der bereits be kannten rechtlichen Prinzipien erfolgreich

Gerd Bichler

Dr. Wolfgang Matt

Stefan Engel-Flechsig

2

Definition der Rechnung

Ein leistendes Unternehmen ist bei einer Leis

tung an ein anderes Unternehmen verpflich tet - und bei Leistungen an andere Leistungs stellen.

Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem

ausstellung verpflichtet.

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem

über eine Lieferung oder sonstige Leistung

abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses wird.

Definition der Gutschrift

Die Pflicht des Leistungserbringers zur Rech

wurde.

Obwohl in diesem Leitfaden der Begriff Gut

schrift meist nicht ausdrücklich angeführt ist, gelten alle Regelungen gleichermaßen für

Rechnungen und Gutschriften.

Verfahrensdokumentation

beim Rechnungsaussteller und Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonstiger notwendiger Aufzeichnungen erfordert eine tion der Verfahren, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nach weist. Änderungen an den IT-Systemen und 1

Rechtliche Grundlagen der Rechnung

3 teilung. Diese umfasst neben Arbeitsanwei sungen auch das Konzept für den Betrieb des

IT-Systems und die Datensicherheit im Re

chenzentrum. Zudem werden technische De tails zur IT-Infrastruktur und den Schnittstel len zwischen IT-Systemen einerseits und Or ganisationseinheiten andererseits dargestellt.

Die Verfahrensdokumentation ist in einer ver

angemessener Zeit nachvollziehbar ist. Dabei hat diese stets den in der Praxis eingesetzten

Komponenten und Prozessen des Rechnungs

schen Dokumentation und angewendeten Pro zessen). den sonstigen aufbewahrungspflichtigen chen Aufbewahrungszeitraums so aufzube wahren, dass die Lesbarkeit und die Aus wertbarkeit des ursprünglichen Formats sichergestellt ist; z.B. müssen Verlinkun gen auf andere referenzierte Datenquellen (Arbeitsanweisungen etc.) für berechtigte

Dritte (Betriebsprüfung, Wirtschaftsprüfer

etc.) abrufbar sein.Verfahren müssen inhaltlich und zeitlich lü- tion sind ebenfalls lückenlos aufzubewahren.

Insbesondere sind folgende Themenbereiche

zu beschreiben:

Entstehung der Rechnungsdaten

Erstellung der Rechnung

Versand und Empfang der Rechnungen

Prozess der Speicherung der Rechnungsda

ten sowie der Aufbewahrung der Rechnung

Beschreibung der eindeutigen Indexierung

zur Selektion und nachfolgenden maschi nellen Auswertbarkeit von Rechnungsdaten und Rechnungen

Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust und

Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern,

Buchstaben und Symbolen

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den

Ablauf im Rechnungswesen und in der IT-Ab

4 2

Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung

Definition der elektronischen

Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist eine Rech

nung, die in einem elektronischen Format aus gestellt, übertragen und empfangen wird. Da bei wird unterschieden zwischen strukturierten Daten (z.B. EDI, XML) unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-

Mail-Text) und

hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD).

Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u.

a.

E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-

Server oder Web-Download zur Verfügung.In Papierform eingegangene und in elektro- nische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der elektro nischen Rechnung nach dem Umsatzsteu ergesetz. "EDI"

Unter EDI (englisch, electronic data inter

change) versteht man den Austausch von

Informationen zwischen IT-Anwendun

gen unter Nutzung elektronischer Daten

übermittlungsverfahren. Im engeren Sin

ne steht der Begriff EDI für den unterneh mensübergreifenden Austausch von Ge unter Anwendung genormter Verfahren. 5

Steuerliche Pflichtangaben auf

E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen dieselben steuerlichen

Pflichtangaben wie Papierrechnungen bein

halten, welche zusammen mit anderen Rech und maschinell auswertbar sein müssen.

Relevante Gesetze und Verwal

tungsanweisungen

Die relevanten Anforderungen an E-Rechnun

gen sind in den folgenden Vorschriften gere gelt:

Abgabenordnung (AO)

BMF-Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004

vom 2. Juli 2012

BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/12/10001

vom 14. September 2012

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

sion 94/820/EG vom 19. Oktober 1994 und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich nungen und Unterlagen in elektronischer

Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schrei

ben IV A 4 - S 0316/13/10003 vom 14. No vember 2014 (GoBD))

Handelsgesetzbuch (HGB)

Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

"XML"

Mittels des XML (englisch, extensible

ten in Textdateien hierarchisch struktu riert werden. Der Vorteil dieses Formats verwendeten IT-Plattform und der genutz ten Programmiersprache der jeweils be teiligten IT-Systeme zum Austausch von

Daten genutzt werden kann.

"ZUGFeRD"

ZUGFeRD heißt das einheitliche Daten

format für elektronische Rechnungen, das seit dem 25. Juni 2014 als Version 1.0 allen interessierten Unternehmen und (www.zugferd.de). Das ZUGFeRD-Daten format basiert auf der Cross-Industry-In voice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm

19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf

sage User Guidelines" (MUG).

Bei der Entwicklung des einheitlichen

Datenformats ZUGFeRD wurden Unter

nehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Banken sektor, dem Gesundheitswesen und der fentliche Verwaltung einbezogen. Da das

Format den Anforderungen der internati

rung entspricht, kann es unter Berück sichtigung der jeweils relevanten nati onalen Vorschriften auch beim grenz

überschreitenden Rechnungsaustausch

verwendet werden. 6

Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung

(UStDV)

Umsatzsteuergesetz (UStG)

Zivilprozessordnung (ZPO)

hang mit der Erstellung, Übermittlung, Bu chung und Aufbewahrung der Papierrech

Grundre-

geln des Rechnungsmanagements). der E-Rechnung

Die gesetzlich erforderliche Zustimmung des

E-Rechnung kann entweder schriftlich oder

stillschweigend durch Akzeptanz und Bezah lung der Rechnung erfolgen.

Die Übermittlung ist erfolgt, wenn die Rech

lich gemacht worden ist, dass er von ihrem

Inhalt Kenntnis nehmen kann. Dies ist u.

a. dann der Fall, wenn eine E-Mail-Rechnung eingegangen ist oder der Rechnungsaussteller die Rechnungen an einem zwischen ihm und cherort (z.B. Server zum Datenaustausch oder

Kundenportale) abgelegt hat.

Zur Sicherstellung der pünktlichen Bezah-

Abschluss einer

EDI-Vereinbarung

ner EDI-Vereinbarung zwingend vorzusehen.

Als Orientierungshilfen bieten sich die EDI-

Mustervereinbarung der GS1 Germany sowie

die syntaxneutrale Spezifikation DIN SPEC

16567 an.

Rechnungsberichtigung

Bei der Korrektur von Papierrechnungen ist es

gelebte Praxis, die Originalrechnung - soweit sie noch nicht gebucht ist - zurückzuverlangen, um im Anschluss daran eine neue (Original-)

Rechnung zu versenden. Bei einer E-Rechnung

ist die Rückgabe der Originalrechnung aus sprüngliche Rechnung per Korrekturrechnung zu neutralisieren und parallel dazu eine korri gierte E-Rechnung zu versenden.

Hinweis zur Vermeidung

von Duplikaten

Werden für ein und dieselbe Leistung mehre

re Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als

Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden,

muss die dabei ausgewiesene Umsatzsteu 7 er mehrfach bezahlt werden. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Rechnungspflichtangaben nach §

14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG)

in den Duplikaten oder Kopien inhaltlich zu 100
% mit dem Original übereinstimmen (in- haltlich identische Mehrstücke).

Da es sich bei dieser Regelung um eine

Besonderheit der deutschen Finanzverwal

tung handelt, sollte im internationalen Ge der Zusatz "Kopie" auf dem Duplikat bzw. der Kopie enthalten sein.

Keine Duplikate bei

ZUGFeRD-Rechnungen

Bei korrekter Implementierung durch den

Rechnungsaussteller besteht bei ZUGFeRD-

den XML-Daten und dem PDF-Rechnungsbild.

Die korrekte Implementierung sollte der Rech

nungsaussteller vor der Inbetriebnahme der

Rechnungsversendung von ZUGFeRD-Rech

-nungen ausreichend testen. Unter Berücksich-tigung dieser Voraussetzungen führt die Nut-zung dieses Rechnungsformats trotz Ausweis

der Umsatzsteuer in beiden Formaten nicht zur doppelten Umsatzsteuerbelastung. muss sich zwischen der Verarbeitung der XML-

Daten oder des PDF-Rechnungsbildes ent

scheiden. Die Prüfung der inhaltlichen Identi benenfalls wird er jedoch die XML-Daten für den Rechnungsverarbeitungsprozess in sein IT-

System einlesen und den Mitarbeitern seines

nungsbild zur Prüfung der sachlichen Rich tigkeit und Zahlungsfreigabe anzeigen. Hier bei sollte eine Sichtprüfung der übernomme nen Rechnungsdaten anhand des PDF-Rech nungsbildes erfolgen. Diese Prüfung wird der nischem Eigeninteresse vornehmen. Sofern es

Abweichungen zwischen den eingelesenen Da

ten und dem PDF-Rechnungsbild gibt, ist die zuweisen. 8 3

Gemeinsame Anforderungen an den Aus-

Aufbewahrungsanforderungen

Elektronische Eingangs- und Ausgangsrech

nungen und die dort enthaltenen Daten sind vor nalformat aufzubewahren. Eine Aufbewahrung ausschließlich in ausgedruckter Form oder in

Form von Datenextrakten, Reports oder Druck

erfolgte Konvertierung sowie die weitere Ver arbeitung und Archivierung der Rechnungen ist zu protokollieren. Die hierbei entstehenden

Protokolle sind ebenfalls aufzubewahren.

Der Unternehmer hat sein IT-System gegen

Verlust (z.B. Unauffindbarkeit, Vernichtung,

Untergang und Diebstahl) zu sichern und ge

gen (z.B. durch Zugangs- und Zugriffskontrol sind, setzen sich aus einer Kombination von

Hard- und Software sowie prozessimmanenten

Kontrollen zusammen.

Falls das vom Rechnungsaussteller über

mittelte Rechnungsformat (

Originalfor-

mat) zur Einspielung in das IT-System des nungsformat konvertiert wird, sind sowohl das übermittelte Originalformat als auch das für die Eingangsbuchung konvertierte

Rechnungsformat unterschiedlich zu kenn

zeichnen und unter Verwendung desselben

Identifizierungskennzeichens (Index) auf

zubewahren. Dies gilt ebenfalls, wenn eine

PDF-Rechnung mittels optischer Zeichener

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