de versement récapitulant les documents pris en charge par les Archives départementales D’un échantillon après tri (lettre T) A l’issue de leur DUA certains documents à conserver définitivement font l’objet d’un tri avant leur versement Les critères de tri sont donnés par l’archiviste avec l’accord des Archives
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GUIDE OPERATIONNEL DE
DOCUMENTS DE SCOLARITÉ
DAJI ± DEVE 2019-2020
1INTRODUCTION
apporter aux acteurs de la fonction scolarité un éclairage sur un domaine souvent mal connu ou mal perçu, pour les gestionnaires et pour les étudiants,direction des études et de la vie étudiante et le service des archives de la direction des affaires
juridiques et institutionnelles, en interaction étroite avec les services de scolarité des composantes
Conçu comme un document opérationnel, ce guide est présenté selon une logique de process, sur la
POURQUOI ARCHIVER ?
support électronique, est une archive dès sa création.Les archives portent sur tous les domaines
pédagogiques), la recherche (archives scientifiques) et la vie étudiante (archives associatives). enseignants et administratifs, titulaires et non titulaires comme tous les étudiants, en formation initiale ou Marseille, et toutes les structures qui lui sont attachées (composantes, fondations, UMR etc.). ont une valeur historique. Ils doivent, à ce titre, être conservés indéfiniment.Les archives sont des biens culturels protégés. Les archives forment, avec les musées et les
et réglementaires relatives aux archives sont fixées dans le livre II du Code du Patrimoine qui régit
la collecte, la conservation, la protection et la communication des archives publiques. Interministériel des Archives de France (SIAF). 2 (articles L.212-10 et R. 212-3 et 4 du Code du patrimoine). Archives départementales des Bouches-du-Rhône. départementales. départementales. On ne détruit pas des archives publiques comme on veut ni quand on veut, sousEn résumé, archiver permet de :
¾ Se conformer à la réglementation.
prévenir les recours, justifier des droits.¾ Sauvegarder le patrimoine local et national.
LES ARCHIVES ELECTRONIQUES
La conservation et la destruction des archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux régissant les archives papier. Une archive est un documentLes archives électroniques sont de 2 types :
- Les documents nativement électroniques comme les mails, les fichiers bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation etc.), les applications métiers, les bases de données, les données échangées par télé procédures, les sites internet etc. vers un support électronique.Les archives électroniques doivent être conservées selon les mêmes durées de
conservation imposées par la loi que pour les archives papier. En effet, les informationscontenues dans un fichier, une base de données ou une application informatique ont la même valeur
opérationnelle, administrative, financière, juridique et/ou patrimoniale que celles qui se trouvaient
Départementales pour toute " purge » des données ou documents électroniques issus des
applications métiers ou des outils bureautiques et verser, de manière électronique, ceux qui revêtent
un caractère patrimonial.QUELQUES DEFINITIONS
LA DUA : DUREE LEGALE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS 3encore utilisé pour des raisons administratives, financières et juridiques. Cette période constitue sa
durée minimale de conservation pendant laquelle il ne peut en aucun cas être détruit. lorsque la DUA est révolue.Exemples :
2021).
LE SORT FINAL : QUE FAIRE DES DOCUMENTS APRES LEUR DUA ? La destruction réglementée et sécurisée (lettre D)2 :scientifique ou statistique peuvent être éliminés après contrôle et autorisation des Archives
départementales des Bouches-du-Rhône. ensuite visé par les Archives départementales des Bouches-du-Rhône.L212-3 et R 212-51 du Code du patrimoine).
On parle de " purge » pour la destruction des données et des documents électroniques issus des
applications métiers ou des outils bureautiques. De la même manière que pour les documents papier,
la purge est soumise au contrôle et au visa des Archives départementales des Bouches-du-Rhône.
La conservation définitive à titre historique3 : ¾ De la totalité des dossiers : le versement (lettre V)Les documents concernés sont à conserver définitivement et dans leur intégralité. Ils doivent être
La demande de versement doit être adressée au service des archives qui rédige alors un bordereau
de versement récapitulant les documents pris en charge par les Archives départementales.départementales des Bouches-du-Rhône. Ils sont détaillés dans la colonne " indications
quelques spécimens selon le type de documents ou de dossiers.2 Cf. Fiche pratique n°4.
3 Cf. Fiche pratique n°5.
4SOMMAIRE
Partie 1 : Les durées de conservation des documents relatifs à la scolarité ................................. 5
La Candidature ................................................................................................................ 6
Les Etudes ..................................................................................................................... 14
Les Examens .................................................................................................................. 18
Les Résultats .................................................................................................................. 22
les Diplômes................................................................................................................... 24
Partie 2 : Les 3 questions qui fâchent ................................................................................... 27
Qui archive ? 1/2 ............................................................................................................ 28
Qui archive ? 2/2 ............................................................................................................ 29
Où archiver ? .................................................................................................................. 30
Quand archiver ? 1/3 ....................................................................................................... 31
Quand archiver ? 2/3 ....................................................................................................... 32
Quand archiver ? 3/3 ....................................................................................................... 33
FICHE PRATIQUE n°2 : Conditionner ses archives ................................................................... 36
FICHE PRATIQUE n°3 : Rédiger un inventaire ........................................................................ 37
FICHE PRATIQUE n°4 : Détruire les documents ...................................................................... 38
FICHE PRATIQUE n°5 : Verser ses documents ........................................................................ 39
Partie 4 : Cadre réglementaire ..................................................................................................... 40
5PARTIE 1 : LES DUREES DE CONSERVATION DES
DOCUMENTS RELATIFS A LA SCOLARITE
6LA CANDIDATURE
71 V = Versement aux Archives départementales et conservation intégrale ; D = destruction réglementée ; T = tri ou conservation partielle selon des critères définis au
sont versés aux Archives départementales.Les documents électroniques originaux (outils bureautiques) et les données originelles (applications métier) sont soumis à la même réglementation que
les documents papier.PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS
Description des documents
DUA administrative SORTFINAL1
INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR
Dossiers de pré-inscription, demandes
d'admission, dossiers de candidature : refusés, sans suite, abandonnésFormulaire de demande d'inscription, fiche
individuelle de renseignements, pièces justificativesSupport papier et électronique
1 an D Y compris VAE et VAP
Dossiers de pré-inscription, demandes
d'admission, dossiers de candidature : acceptés2 ans D
8 9PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS
Description des documents
DUA administrative SORTFINAL1
INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR
Récapitulatifs de la situation
administrative et pédagogique desétudiants
Dossiers-fiches papier
récapitulatifs ApogéeSynthèse IP et synthèse IA 50 ans V
Fiches individuelles papier
Registre d'inscriptions et de suivi du
cursus Support papier 10 ans V Inscription à la formation à distance Fiches, formulaires 2 ans DDossiers individuels des étudiants en
formation initialeEtat civil,
Cursus,
individuelles de la commission pédagogique, dispenses ouInscriptions administratives et
pédagogiques,Pièces justificatives,
Attestations et évaluations des
stages,Contrat/convention pédagogique
dans le cas d'accord de la césure,Courrier accord césure ou
courrier refus césure10 ans si les
documents récapitulatifs ont été conservésSinon 50 ans
T de 1968, E. Faure et réforme 2nd cycle).Après 1976, si les documents récapitulatifs
existent, trier les dossiers selon le cadre total.Voir avec l'archiviste.
1 V = Versement aux Archives départementales et conservation intégrale ; D = destruction réglementée ; T = tri ou conservation partielle selon des critères définis au
sont versés aux Archives départementales.Les documents électroniques originaux (outils bureautiques) et les données originelles (applications métier) sont soumis à la même réglementation que
les documents papier. 10