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ARC/DOSSIER DU MOIS DE JUILLET 2016/WWW.ARC-COPRO.FRFaut-il prévoir uneréduction des honoraireslorsquelagestion des archivesest déjàexternalisée?La loi ALUR a modifié l"article 18 de la loi du 10 juillet 1965, en obligeant le syndic àmettre à l"ordre du jour le choix de confier lagestion des archivesde la copropriété àunesociétéspécialisée.En parallèle, le décret du 26 mars 2015, qui définit le contrat type, a prévu unedisposition qui contraint le syndic à mentionner un montant de réduction de seshonorairesen cas d"externalisationdes archives à une société spécialisée.La situation peutse compliquer lorsqu"une copropriété a déjà choisi de faire appel àunesociété d"archivageet décide (au cours du contrat d"archivage) de changer desyndic.La question est donc de savoir si, dans ce cas, le syndic est tout de même tenu dementionner dans son contrat un montant de réduction de ses honoraires en casd"externalisation de la gestion des archives.En effet, cette disposition semblerait incohérente avec la réalité de la situationpuisqu"à la date de la souscription du contrat de mandat, aussi bien le syndic que lesyndicat de copropriétaires savent pertinemment que la gestion des archives estexternalisée.Nous allons donc, dans un premier temps, reprendre brièvement ce que prévoit la loien matière d"externalisation des archives, pour ensuite aborder la question descontrats d"archivage qui continuent à s"exécuter dans le cadre d"unchangement desyndic.I.La gestion des archives: une tâche de gestion couranteQue ce soit la loi du 10 juillet 1965 ou le décret du 17 mars 1967, la gestiondesarchives des copropriétés mandantes reste bien une obligation de base du syndicdevant être incluse dans les honoraires de gestion courante.Cette règle est clairement définie par l"article 33 dudit décret qui précise que"laconservation et la gestion des archives sont comprises dans lamission ordinaire dusyndic».Ce même article ne fait pas de distinction entre les différents types de documents ouencore en fonction de leur ancienneté (archives "utiles» ou "dormantes»).Le syndic est donctenu de conserver l"intégralité des archives de la copropriété, etce indépendamment de leur ancienneté.
A) Une possibilité d"externalisationde la gestion des archivesprévue par la loiALURComme indiqué précédemment, l"article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par laloi ALUR,donne la possibilité au syndic de soumettre au vote de l"assembléegénéralela décision d"externaliser la gestion des archives. Cette disposition légalen"est enaucun cas une obligation pour le syndicat des copropriétaires de voter enfaveur de l"externalisation.Cette décision reste donc un choix souverain de l"assemblée générale qui peut, sansaucun préjudice financier, refuser cette décision.En effet, le syndic ne peut en aucun cas réclamer des honoraires supplémentaires sila copropriété refusait d"externaliser les archives.Au même titre, il ne peut pas imposer de prendre en charge qu"une partie desarchives et laisser le reste à la responsabilité du syndicat des copropriétaires.Toute tentative "d"intimidation» exercée dans ce sens par le syndic est doncillégale et contraire aux textes légaux et réglementaires (voirà ce sujet lesabusnuméro4112www.arc-copro.com/g94xnuméro4037:www.arc-copro.com/s9bfetnuméro3953:www.arc-copro.com/ytbs).B) Une réduction des honoraires en cas d"externalisation desarchives.En parallèle de la modification de l"article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le décret du26 mars 2015 définissant le contrat type a prévu une clause qui oblige le syndic àprésenter un montant de réduction des honoraires en cas d"externalisation desarchives.Quinze mois après l"entrée en vigueur du contrat type, il est à remarquer que cettedisposition a été neutralisée par laplupart des syndics puisque dans la quasi-totalitédes cas, soit le syndic raye de son contrat cette clause réglementaire, soitil prévoitun coût symbolique de 1 à 30 euros, ce qui est loin de couvrir les frais d"archivage dusyndicat de copropriétaires en cas d"externalisation.Cette pratique s"avère être doublement gagnante pour le syndic et doublementpénalisante pour le syndicat des copropriétaires. En effet, le syndic se dégagera detoute responsabilité en cas de perte ou de vol des archives dont la gestion estexternalisée, mais en plus augmentera de manière sournoise ses honoraires.Et pour cause, le syndic imputera lafacture de l"archiveur sur le compte du syndicatdes copropriétaires alors que la gestion des archives était jusqu"alorssupportée parle cabinet.En revanche, le syndicat des copropriétaires est doublement lésé puisqu"en parallèledumaintien des honoraires du syndic, il devra à présent supporter une facturesupplémentaire émanant de la société d"archivage.
Mais encore, alors que le syndic est responsable de l"intégralité des archives sansque ne soit prévu un plafond des indemnités, les contrats d"archivage souscritsauprès d"une société spécialisée prévoient quant à eux unelimitationdesremboursements en cas desinistre.C"est d"ailleurs pour cela que l"ARC préconise de ne pas accepter l"externalisationdes archives à une société tierce, mais de laisser le syndic en place responsable decette mission.II.Un contrat type de syndic à négocierBien que le décret du 26 mars 2015 ait normalisé le contrat type, ce dernier doit êtrenégocié en amont par le conseil syndical avec le syndic.Il y a en effet certaines variables dans le contrat qu"il faut impérativement définirentre les parties, comme le nombre de visites au sein de l"immeuble comprises dansle forfait ou les réunions du conseil syndical.Mais encore, les syndics ont verrouillé toutes les clauses leur étant défavorables,comme les pénalités de retard en cas de défaut de remise de la fiche synthétique, lesclauses relatives à la dispense d"extranet ou encore aux réductions des honorairesen cas d"externalisation des archives...Il est donc essentiel que le conseil syndical gère au mieux la négociation du contratavec le(s) syndic(s) consulté(s), en ayant au préalable des arguments solides pourpouvoir imposer un montant de réduction des honoraires cohérent.A) Une réduction des honoraires pourl"externalisation des archives qui doit sesituer entre cinq et six euros par lotComme nous l"avons indiqué précédemment, l"ARC n"est pas favorable àl"externalisation des archives.Néanmoins, si le syndicat des copropriétaires souhaite tout de même opter pourcette solution, il est impératif que la résolution traitant de cette question aborde lecoût de la réduction des honoraires.Il n"est en effet pas cohérent ni judicieux de dissocier le choix de l"externalisation desarchives du coût de la réduction des honoraires.Le montant à prévoir est en réalité simple à déterminer; il suffit de réduire leshonoraires du syndic, au minimum, du coût équivalent à la facture de la sociétéd"archivage. Ce tarif se situe entre sept et huit euros par lot TTC.Même en appliquant cette réduction, le syndic reste toujours gagnant. En effet, lesyndicat des copropriétaires prend en charge la facture d"un service qui étaitauparavant assuré par le syndic, tout en étant moins protégé en cas deperteou dedégradationdes archives.
Ce qui pourrait sembler être une réduction des honoraires s"avère en réalité être uneactualisation des tarifs qui prend en considération la diminution des tâches que lesyndic doit assurer.B) Une négociation préalable avec le syndic en cas de contrat de gestion desarchives en coursComme indiqué précédemment, la gestion des archives est une tâche de base dusyndic. En l"occurrence, ses honoraires sont calculés en prenant en considération lesfrais qu"elle engendre.Dans le cas où un syndicat des copropriétaires a souscrit un contrat d"archivageauprès d"une société spécialisée (qu"i l souhait e conserver ) prév oit en parallèlechanger de syndic, le conseil syndical devra alors procéder par étapes.Dans un premier temps, il devra réclamer une proposition tarifaire aux différentssyndics prospectés sans préciser que la copropriété fait appel à une sociétéspécialisée pour gérer les archives de l"immeuble.Les syndics interrogés vont donc présenter un montant d"honoraires qui inclut cettetâche.C"est après avoir obtenu les différentes tarifications que le conseil syndical pourraentamer la deuxième phase.Celle-ci consiste à indiquer aux syndics prospectés que le syndicat descopropriétaires prend déjà en charge la gestion des archives, afin de demander ausyndic une réduction de ses honoraires à hauteur du coût de la facture de la sociétéd"archivage.Le syndic retenu devra donc présenter dans son contrat le montant global de seshonoraires en indiquant dans la clause spécifique à l"externalisation des archives, lemontant qu"il consent à déduire de son forfait de base.D"ailleurs, une question pourra être portée àl"ordre du jour pour préciser de façonclaire la situation. Il s"agira de repréciser que la copropriété a décidé de faire appel àune société d"archivage et qu"en contrepartie le syndic réduit ses honoraires àhauteur du montant convenu qui devra être supérieur ou égal à la facture d"archivageréclamée par la société.Comme on le constate à travers ce dossier, la réponse à la question n"est pasforcément juridique, mais suppose de mettre en uvre avant tout une bonnenégociation, dans laquelle le conseilsyndical a une position prédominante pourobtenir une réduction des honoraires conforme à la réalité de la situation.
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