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GUIDE DU CAHIER
DES CHARGES
- EDITION 2010 -Guide du cahier des charges / Etat de Vaud
Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010 1TABLE DES MATIERES
Introduction................................................................................................................................................. 2
I. Définitions......................................................................................................................................... 3
1. Cahier des charges et organisation.............................................................................................
2. Cahier des charges et entretien d'appréciation........................................................................... 3
33. Cahier des charges et fiche emploi-type..................................................................................... 3
II. Etablissement d'un cahier des charges............................................................................................ 4
III. Précisions techniques ...................................................................................................................... 9
Foire Aux Questions (FAQ)......................................................................................................................... 10
" Il [Le Conseil d'Etat] veille à ce que chaque poste soit décrit par un cahier des charges. » (LPers, art. 17 al. 2) " L'autorité d'engagement établit le cahier des charges. Elle adapte ce document à l'évolution du poste. » (RLPers, art. 30)2 Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010
INTRODUCTION
e cahier des charges permet de connaître de manière précise et concise la position occupée, les attentes
professionnelles et les responsabilités inhérentes au poste. Il décrit l'ensemble des activités exercées.
e formulaire édition 2010 s'inscrit dans une logique poste. Sur la base des missions et prestations du service,
l'autorité d'engagement définit les missions et activités des postes qui vont permettre de mener à bien les
prestations de son service. Ainsi, il s'agit avant tout de décrire de manière factuelle les activités du poste afin
d'identifier son contenu.nscrit dans un ensemble d'outils de gestion des ressources humaines (GRH), le cahier des charges est à
utiliser en complémentarité avec les autres outils, en particulier le plan des postes, l'organigramme de l'entité,
l'entretien d'appréciation et la fiche emploi-type.e cahier des charges constitue un outil indispensable à la GRH. Il intervient à plusieurs étapes de son
processus, à savoir :L'organisation du service.
La détermination de la collocation du poste, et par conséquent, du niveau de classe salariale.Le recrutement et la sélection.
L'appréciation.
La formation.
Schéma 1. Modèle de gestion intégrée des ressources humaines. L L I LGuide du cahier des charges / Etat de Vaud
Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010 3I. DEFINITIONS
1. Cahier des charges et organisation
e cahier des charges décrit le poste qui s'inscrit dans une organisation formalisée par le plan des postes.
e plan des postes est un document officiel fixant la structure organisationnelle (organigramme), l'effectif total et
le niveau des postes d'une entité (en principe un service ou un office) en regard des missions qui lui sont
attribuées.2. Cahier des charges et entretien d'appréciation
e cahier des charges est une description factuelle des missions, activités et exigences liées à un poste. Il
constitue un document de référence lors de l'entretien d'appréciation sur lequel il est possible de s'appuyer pour
clarifier les attentes réciproques entre le/la responsable hiérarchique et le/la collaborateur-trice.
n outre, l'entretien d'appréciation constitue l'occasion appropriée pour traiter de l'évolution du cahier des
charges d'un poste. Il peut s'agir d'une mise à jour des missions et/ou des activités du poste. Le/la
collaborateur-trice et le/la responsable dressent respectivement la liste de toutes les prestations et activités
supplémentaires de nature permanente et non formalisées dans le cahier des charges depuis sa dernière
révision, ainsi que les activités abandonnées.3. Cahier des charges et fiche emploi-type
e cahier des charges et la fiche emploi-type sont deux outils distincts et complémentaires. La fiche emploi-type
est une description générique d'un métier. Elle décrit le contenu d'un emploi-type au travers de :
Sa mission.
Ses activités essentielles.
Ses compétences.
Son parcours professionnel.
Son contexte.
Ses tendances et facteurs d'évolution.
e cahier des charges et la fiche emploi-type ne peuvent pas se substituer l'un à l'autre. Leur objectif est
différent, le cahier des charges s'attachant à décrire non pas un métier mais un poste, soit une situation de
travail bien spécifique. L L L E L L4 Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010
II. ETABLISSEMENT D'UN CAHIER DES CHARGES
e cahier des charges est défini par plusieurs rubriques :Actualisation.
Identification du poste.
Mission générale du poste.
Conduite (ETP directement subordonné-s).
Mode de remplacement prévu, en cas d'absence du titulaire.Missions et activités.
Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire.Exigences requises.
Astreintes particulières.
Signatures.
Rubriques du formulaire Commentaires / Indications1. Actualisation
Etabli le Date de création ou de mise à jour du document. Par Nom et prénom (ou fonction) de la personne qui a établi le cahier des charges. En principe, il s'agit du/de la supérieur-e direct-e, par délégation de l'autorité d'engagement. Il ou elle peut se faire appuyer par un-e CoRH ou un-e RRH. Remplace la version du Date de la version précédente, le cas échéant.Motif d'actualisation Exemples :
Réorganisation de l'entité / du service
Evolution de la mission / des tâches
Création du poste
Suite à l'entretien d'appréciation
2. Identification du poste
Département Choisir dans la liste déroulante le département auquel est rattaché le poste.
Service Choisir dans la liste déroulante le service auquel est rattaché le poste. Entité Toute subdivision du service à laquelle est rattaché le poste.N° de poste
(division, secteur, établissement, office...) Numéro du poste de référence figurant dans le plan des postes du service auquel est rattaché le poste.Intitulé du poste dans
l'entité L'intitulé du poste peut être différent du libellé de l'emploi-type en fonction
notamment de l'organisation du service. LGuide du cahier des charges / Etat de Vaud
Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010 5II. ETABLISSEMENT D'UN CAHIER DES CHARGES
N° Emploi-type Le Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l'Etat de Vaud.
Libellé Le Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l'Etat de Vaud.
Chaîne
Niveau La grille des fonctions est accessible sur les sites Internet et Intranet de l'Etat deVaud, ainsi que sur Padoc (Lotus Notes).
3. Mission générale du poste
Elément de mission 1
Elément de mission 2
Elément de mission 3
Elément de mission 4
Elément de mission 5 Il s'agit de la raison d'être du poste à décliner en cinq éléments principaux
maximum. Chaque élément de mission est défini par : un verbe d'impact : - assurer, garantir, maintenir, veiller, ... lorsque le titulaire est seul responsable du résultat - contribuer, participer, concourir, ... lorsque le titulaire partage avec d'autres la responsabilité du résultat un résultat une ou des actions qui expriment comment le résultat est obtenuExemple : Responsable financier
Mission générale 1 : Coordonner et diriger l'ensemble des activités de l'unité financière.Mission générale 2 : Contribuer à la prévention, à la maîtrise des risques financiers
de l'unité et à la recherche des irrégularités éventuelles. Mission générale 3 : Apporter un appui technique en gestion comptable et financière. N.B. : Exemple à titre indicatif et non exhaustif Ces éléments de mission doivent permettre de répondre à la question : " Pourquoi ce poste a-t-il été créé ?». L'insertion automatique dans les champs de la rubrique 6 a lieu dès que vous passez au champ suivant à l'aide des flèches du clavier.