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Définition Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier mise en forme de document ) et transmet les informations (e-mail notes fax ) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise

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M1607 - Secrétariat

Appellations (Métiers courants)

Assistant administratif / Assistante administrativeSecrétaire

Secrétaire juridique

Définition

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un

responsable selon l'organisation de l'entreprise.

Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).

Peut coordonner une équipe.

Accés à l'emploi métier

Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.

Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.

La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.

La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.

Remarque ADEM : Les informations décrites dans cette rubrique ne sont pas applicables au Luxembourg

Conditions d'exercice de l'activité

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services

(responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).

Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.

ActivitésCompétences

Activités et compétences de base

Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous

Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages

électroniques

Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes

Modalités d'accueil

Techniques de prise de notes

Techniques d'écriture rapide

Sténographie

Règles d'affranchissement du courrier

Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)

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M1607 - Secrétariat

Activités et compétences spécifiques

CompétencesActivités

Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)

Suivre et vérifier l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...

Préparer et suivre ( mise à jour, clôture, ...) les dossiers professionnels (fichiers clients, recouvrement,

Terminologie juridique

Normes rédactionnelles

Eléments de base en droit commercial

Saisie avec dictaphone

Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)

Eléments de base en droit du travailRéaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et

des formations

Eléments de base en comptabilité

Utilisation de logiciels de gestion comptable

Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structure

Coordonner l'activité d'une équipe

Environnements de travail

SecteursStructuresConditions

Association

Cabinet juridique

Collectivité territoriale

Entreprise

Agriculture

Assurance

Bâtiment et Travaux Publics -BTP-

Education / Enseignement

Au domicile de l'intervenant

Au domicile de particulier

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M1607 - Secrétariat

Environnements de travail

SecteursStructuresConditions

Entreprise publique/établissement public

Etablissement scolaire

Société de services

Finance

Immobilier

Industrie

Recherche et développement

Santé et action sociale

Sport et loisirs

Transport/logistique

Mobilité professionnelle

Emplois proches

VersDepuis

Toutes les appellationsD1401 - Assistanat commercial

Emplois envisageables si évolution

VersDepuis

Secrétaire juridiqueK1902 - Collaboration juridique

Toutes les appellationsK2111 - Formation professionnelle (Formateur / Formatrice secrétariat assistanat)

Toutes les appellationsM1604 - Assistanat de direction Toutes les appellationsM1605 - Assistanat technique et administratif Toutes les appellationsM1608 - Secrétariat comptable Toutes les appellationsM1609 - Secrétariat et assistanat médical ou médico-social

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