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SharePoint 2016

L"environnement de travail collaboratif

Collection

Référence Bureautique

Extrait

Mettre en place et piloter

un intranet avec SharePoint 2016

Travail collaboratif,

gestion documentaire et publication

Collection

Solutions Business

Extrait

Gestion des fichiers d'une bibliothèque

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Gestion des fichiers d'une bibliothèque

Bibliothèques

Vue d'ensemble

SharePoint propose deux types d'applications : les bibliothèques et les listes. Dans un site SharePoint, les bibliothèques permettent de stocker des éléments de type différent : des fichiers, des images, des pages Wiki, des formulaires, etc. Le contenu de ces bibliothèques peut être partagé ou non avec d'autres utilisateurs du site. Chaque type de bibliothèque dispose de fonctionnalités différentes selon son type de contenu. La création et la gestion des bibliothèques sont accessibles pour les niveaux d'autori- sation Contrôle total et Conception qui dispose de l'autorisation Gérer les listes (cf. chapitres Création de bibliothèques et Gestion des bibliothèques et des listes). Les types de bibliothèques SharePoint sont les suivantes : Bibliothèque de documents: contient des fichiers de tous types (Word, Excel, PDF...). Le contrôle de versions, la création de dossiers et l'extraction d'un fichier sont disponibles dans ce genre de bibliothèque. Bibliothèque d"images : contient une liste d'images pouvant être partagées avec d'autres utilisateurs. Une gestion et des types d'affichage spécifiques sont proposés dans cette bibliothèque ainsi que le contrôle de versions et la création de dossiers. Bibliothèque de pages Wiki : contient des pages Wiki en liaison ou non entre elles, qui peuvent être partagées et modifiées très facilement par les utilisateurs. Bibliothèque de formulaires : contient des formulaires XML, tels que des rapports d'état ou des bons de commande. Vous devez disposer d'un éditeur XML compatible avec SharePoint comme Microsoft InfoPath. Bibliothèque de biens : contient des biens multimédias enrichis tels que des fichiers image, audio et vidéo. Bibliothèque de connexions de données : contient des fichiers d'informa- tions sur les connexions de données externes. Bibliothèque de rapports : contient des pages web et des fichiers permet- tant de suivre les métriques, les objectifs et les informations d'aide à la dé- cision.

SharePoint 2016

Bibliothèques

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Afficher le contenu d'une bibliothèque

iAccédez au site dans lequel se trouve la bibliothèque à afficher. iSi le lien de la bibliothèque est visible dans le volet Lancement rapide, cliquez sur son lien ; dans le cas contraire, affichez le Contenu du site en cliquant sur le lien corres- pondant dans le volet Lancement rapide ou sur l'option dans la liste de l'outil Para- mètres . iCliquez ensuite sur l'icône de la bibliothèque pour afficher son contenu.

Créer un dossier

Pour classer les fichiers, vous pouvez avoir recours à des dossiers. iAffichez la bibliothèque dans laquelle le dossier doit être créé. iCliquez sur l'onglet FICHIERS puis sur le bouton Nouveau dossier. iSaisissez le nom du dossier. L'option INVITER DES PERSONNES permet de partager le contenu du dossier avec d'autres utilisateurs. iCliquez sur Créer. iPour ouvrir le dossier, cliquez sur son icône ou sur son nom. iPour revenir au contenu de la bibliothèque, cliquez sur son nom, visible dans l'en-tête de liste.

Gestion des fichiers d'une bibliothèque

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Sur cet exemple, la bibliothèque est nommée Documents :

Créer un nouveau fichier

iAffichez la bibliothèque et, si besoin, ouvrez le dossier dans lequel le fichier doit être créé. iCliquez sur l'onglet FICHIERS puis sur la partie supérieure du bouton Nouveau docu- ment ou, si plusieurs types de fichier ont été définis, ouvrez la liste du bouton Nou- veau document pour choisir le type de fichier à créer. Suivant le type de fichier choisi lors de la création de la bibliothèque ou dans la liste du bouton Nouveau document, c'est l'application correspondante installée sur l'ordinateur qui s'ouvre afin de créer le fichier. iCréez le fichier en utilisant les fonctionnalités de l'application puis enregistrez-le et fermez l'application.

Ajouter un ou plusieurs fichiers

Les procédures décrites dans ce titre permettent d'ajouter des fichiers enregistrés sur votre poste de travail dans une des bibliothèques SharePoint d'un site. iAffichez la bibliothèque et, si besoin, ouvrez le dossier dans lequel le ou les fichiers doivent être ajoutés.

Première méthode

iDans la barre de commandes de l'en-tête de la liste, cliquez sur le bouton Nouveau ou, sur l'onglet FICHIERS, cliquez sur Télécharger un document. iCliquez sur Parcourir pour accéder au dossier dans lequel se trouve le ou les fichiers. iPour télécharger un seul fichier, double cliquez sur son icône ; pour télécharger plusieurs fichiers, sélectionnez-les en utilisant la touche s pour une sélection conti- nue et/ou la touche C pour une sélection discontinue. iCliquez sur le bouton Ouvrir.

SharePoint 2016

Bibliothèques

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Il est également possible de sélectionner un dossier pour pouvoir télécharger tous les fichiers de ce dossier. iSi le ou les fichiers ajoutés sont destinés à remplacer des fichiers de même nom dans la bibliothèque, laissez cochée l'option Ajouter en tant que nouvelle version aux fichiers existants. Le bouton Choisir un dossier permet de sélectionner un autre dossier de destination dans la bibliothèque de documents. iSi besoin, saisissez un commentaire dans la zone Commentaires de version. iCliquez sur OK.

Deuxième méthode

iOuvrez l'Explorateur de fichiers de Windows puis affichez le contenu du dossier dans lequel se trouvent les fichiers à ajouter à la bibliothèque. iRéorganisez, si besoin, la fenêtre de l'Explorateur de fichiers et la fenêtre de la bibliothèque afin de les placer côte à côte. iDans la fenêtre de l'Explorateur de fichiers, sélectionnez les fichiers à ajouter à la bibliothèque : utilisez la touche s pour une sélection continue et/ou la touche C pour une sélection discontinue.

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iFaites glisser ensuite la sélection dans la fenêtre de la bibliothèque SharePoint, dans le cadre Déposer ici qui s'affiche. De la même façon, il est également possible de faire glisser un dossier. Tout nouveau fichier ajouté est doté de ce symbole vert .

Trier une liste de fichiers

iAffichez la bibliothèque concernée. iPour trier par ordre croissant, cliquez sur le nom de la colonne sur laquelle le tri doit être réalisé. Cliquez à nouveau sur son nom pour effectuer un tri décroissant. Vous pouvez également ouvrir la liste de la colonne concernée puis choisir l'option

Croissant ou Décroissant.

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Bibliothèques

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Sur cet exemple, la liste des fichiers a été triée par ordre alphabétique des noms de fichier. Une flèche située à droite du nom de la colonne (ici, la colonne Nom) indique le sens du tri.

Filtrer une liste de fichiers

Les filtres proposés dépendent du contenu de la liste. iOuvrez la liste de la colonne sur laquelle le filtre doit s'appliquer et sélectionnez le critère du filtre à exécuter. Certaines colonnes, comme la colonne Nom, ne peuvent pas être utilisées pour appli- quer un filtre, dans ce cas, aucun filtre n'est proposé dans la liste de la colonne.

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SharePoint 2016

L"environnement de travail collaboratif

Collection

Référence Bureautique

Extrait

Mettre en place et piloter

un intranet avec SharePoint 2016

Travail collaboratif,

gestion documentaire et publication

Collection

Solutions Business

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Chapitre 3

Créer un site collaboratif simple

A. Le site d"équipe et ses possibilités par défaut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

B. Organiser une bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

C. Classement : bons et mauvais usages des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

D. Page d"accueil et navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

E. Quelques outils complémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

F. Apparence du site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

G. Organiser l"approbation de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

H. Réseau social d"entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

I. Récapitulatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Chapitre 3 : Créer un site collaboratif simple

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Chapitre 3 : Créer un site collaboratif simple

Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 2016 A. Le site d"équipe et ses possibilités par défaut

1. Introduction

Ce chapitre présente le cœur des outils collaboratifs par un parcours de découverte indispensable pour le débutant mais aussi utile comme révision pour le lecteur expéri- menté. SharePoint propose un modèle de site, le site d"équipe, qui convient dans près de 80 % des cas comme base de travail, mais qu"il est toujours nécessaire de personnaliser.

Qu"est-ce qu"un modèle de site ?

Le modèle de site permet de structurer un site dès sa création en définissant divers

éléments, dont :

ydes fonctionnalités, c"est-à-dire des possibilités d"action associées à des types de contenu ; ydes conteneurs prédéfinis, bibliothèques et listes ; yune page d"accueil préformatée.

Le modèle Site d"équipe

Le site d"équipe permet de disposer dès le départ : yd"une bibliothèque de documents ; yd"une bibliothèque de pages, incluant la page d"accueil ; yd"outils d"organisation : calendrier, tâches, contacts. G Le modèle est une notion statique: sa modification n"impacte pas les sites créés d"après lui auparavant. Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 2016 52
Travail collaboratif, gestion documentaire et publication Dans une grande structure avec un intranet utilisé de façon intensive, le modèle de site standard peut avoir été adapté pour vous donner des options différentes de celles pen- sées par Microsoft.

2. Démarrer avec un site d"équipe standard

La collection de site ou un site secondaire a été créé par votre administrateur qui vous le

confie et vous en fait propriétaire en vous accordant le niveau Contrôle total. Le premier niveau est la racine de l"arborescence que vous allez construire. Il contient un site d"équipe. Observez la page d"accueil qui s"intègre dans la disposition générale : yLe volet Lancement rapide et le bandeau supérieur, incluant le logo, le titre de la page et la barre de liens supérieure, sont définis par une page maître (une disposition générale). yLe volet central, la partie dynamique de la page, est une page modifiable par les outils de l"onglet PAGE. G Ces bibliothèques et listes sont des conteneurs mais aussi des applications puisqu"elles sont destinées à faire vivre le contenu en leur appliquant des actions. C"est pourquoi la version 2016 a systématisé ce terme d"applications. G Un " groupe Office 365 » dispose en standard d"un site d"équipe partagé entre les membres du groupe. Au lieu de partir d"une collection et d"en paramétrer les utilisa- teurs, le point de départ est le groupe auquel on donne des outils, dont le site.

Chapitre 3 : Créer un site collaboratif simple

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yLe volet Mise en route de votre site composé d"icônes dynamiques, au centre, est un composant disponible pour assister le concepteur dans ses premiers pas ; utilisez-le au début puis supprimez-le en cliquant sur le lien SUPPRIMER CET ÉLÉMENT. yEn haut à droite, l"outil Paramètres est disponible, selon les autorisations de l"utilisateur, pour l"administration et la conception du site.

3. Créer un site secondaire (sous-site)

Si vous êtes propriétaire d"un site, vous pouvez lui ajouter des sites secondaires. Faites- le dès le départ : vous mettrez au point votre site racine plus tard, en n"y mettant que le minimum de contenu mais en travaillant l"esthétique. bPour créer un sous-site, cliquez sur l"outil Paramètres puis sur l"option Contenu du site. bCliquez sur le lien Sous-sites, en bas de la page. bCliquez sur Nouveau - Sous-site. bDans le formulaire qui s"affiche, renseignez les informations indispensables à votre site : yUn titre explicite, si possible sans homonyme. yUne URL identifiante et facile à mémoriser. yLe modèle : Site d"équipe. yL"option Utiliser des autorisations uniques. Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint 2016 54
Travail collaboratif, gestion documentaire et publication Dans ce formulaire il est conseillé de conserver l"option Utiliser les mêmes autorisa- tions que le site parent. En effet, la création d"un nouveau site implique, dans 95 % des cas, une personnalisation des autorisations, mais il est préférable d"y revenir plus tard, une fois que les conteneurs seront définis. yLa navigation souhaitée : intégrée au site parent ou dissociée.quotesdbs_dbs45.pdfusesText_45