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plus exatement, ela revient à lui demander de saisir une valeur et à utiliser la valeur qu’il a saisie, typiquement pour effectuer une comparaison Exemple: on veut afficher une fiche client (sous-entendu, les données d’un lient, ontenue dans la tale lient, et dont l’utilisateur nous préisera le numéro)

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ISO 9001:2015 et Connaissances organisationnelles

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES Plan de Gestion des Données Catégorie Document Extension fichier Nom Exemple Partage Archive ID iso 9001 Rapport audit pdf aaaa­mm­jj­RA_type 2017­09­26­ RA_processus_4 GED\P1 oui ID iso 9001 Fiche de poste pdf aaaa­ fiche_poste_corps_metier _nom 2017­

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ISO 9001:2015

et

Connaissances organisationnelles

Isabelle Paintrand, LMGP, Grenoble

18/10/2017 ANF Traçabilité des activités de recherche et gestion des connaissances

PLAN' Connaissances organisationnelles

' Informations documentées ' Organisation des données ' Nommage des fichiers 'Choix du format ' Métadonnées ' Pa r t a ge s d e s d o n n é e s ' Plan de gestion des connaissances organisationnelles et des informations documentées 2

Connaissances organisationnelles (7.1.6)

L'organisme doit déterminer les connaissances

nécessaires à la mise en oeuvre de ses processus et à l'obtention de la conformité des produits et des services ' Connaissances propres à l'organisme ' Connaissances internes utilisées et partagéespour atteindre les objectifs de l'organisme 'Connaissances acquises par l'expérience (savoirʐfaire, traçabilité des données) ' Connaissances externes (exigences des tutelles, bibliographie, propriété des clients)

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES3

Connaissances nécessaires à la mise en

oeuvre des processusProcessus de management : stratégie, conseil scientifique,...

Processus support RH : règlement intérieur, gestion des formations, gestion des congés, gestion des nouveaux

entrants, ...

Processus support finances : gestion des missions, procédure achat,...Processus support Ressources matérielles : inventaire du matériel, responsabilité, réservation, notices d'utilisation,...

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES3

Connaissances acquises par l'expérience

Processus de réalisation : ' Projet de recherche - Gestion des données de la recherche - Protocoles expérimentaux - Données bibliographiques,... ' Prestation de service - Gestion des échantillons - Gestion des utilisateurs - Protocoles expérimentaux - Gestion des données expérimentales

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES4

Informations documentées (7.5)

Le SMQ doit inclure les informations documentées exigées par la norme ISO9001:2015 et celles que l'organisme juge nécessaires à l'efficacité du système de management par la qualité

Les informations documentées doivent être :

' Identifiées et décrites (titre, date, auteur, numéro de référence, métadonnées)

' Accessibles et partagées ' Protégées (confidentialité, perte d'intégrité, propriété intellectuelle) ' Stockées (préservation de la lisibilité)

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES5

Liste des informations documentées exigées (doit)

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES6

' Domaine d'application du SMQ (4,3) ʐ> Cartographie des processus

' Fonctionnement des processus (4.4.2) ʐ> Fiche processus, tableau des indicateurs, rapport audit, CR revue de processus, planification des actions (fonctionnement dans un PDCA)

' Politique qualité (5.2.2) ' Objectifs qualités (6.2)

' Surveillance et mesure (7.1.5.1) ʐ> Rapport d'étalonnage, rapport de contrôle, rapport de maintenance

' Compétences (7.2) ʐ> Fiche de poste, habilitation, responsabilité ' Conception et développement (8.3.5) ʐ> Eléments de sortie ' Evaluation des prestataires externes (8.4)

' Production et prestations de service (8.5) ʐ> Libération des produits, preuve de conformités

Liste des informations documentées exigées (doit)

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES7

' Elément de sortie non conformes (8.7) ' Evaluation des performances (9) ʐ> Tableau des indicateurs, de pilotage ' Audit interne (9.2) ʐ> Planning des audits, rapport d'audit ' Revue de direction (9.3) ʐ> CR revue de direction ' Amélioration (10) ʐ> Plan d'actions

Absence de formalisme

Pas de procédure documentée pour définir la maitrise des informations documentées

Moins de papier, plus de numérique

Pyramide documentaire/Organisation des

informations documentées

Iso 9001:2008

Iso 9001:2015

Informations

documentées obligatoires selon l'ISO 9001:2015

Informations documentées

jugées nécessaires par l'organisme

Connaissances

organisationnelles

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES8

Plus de numériques

' Respecter les règles de nommage des fichiers pour faciliter la sauvegarde ' Utiliser des formats ouverts pour faciliter le partage ' Ajouter des métadonnées pour faciliter la recherche de documents ' Organiser les dossiers ' Stocker et sauvegarder les fichiers ' Conserver les informations documentées

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

9 Respecter les règles de nommage des fichiers pour faciliter la sauvegarde

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Unique, court et descriptif ' Éviter les caractères de ponctuations : \/:*? ''< > ' Pas d'espace, utiliser - ou _ ' Indiquer la date aaaammjj ou aaaaʐmmʐjj (norme ISO 8601) (aaaa_mm_jj sera lu comme du texte et non comme une date)

' Fournir à l'utilisateur des exemples de nommage de fichiers pour les différents types d'informations documentées

10 Utiliser des formats ouverts pour faciliter le partage

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Diversité

des formats (D'après Scott M, 2013 donnees.xls

Date.csvnotice.pdf

lisezmoi.txt rapport.docx manuscrit.rtf imagerie.dicom photo.jpg image.tif film.avi video.mp4 music.mp3 son.wav

Save.rdata python.pyw

data.dat source.javmetadata.xml database.php internet.htmldiapo.ppt compress.zip sig.shp dessin_cao.dwg sequence_ADN.fastaastonomie.fits cristallo.cifmicroscopie.zvi quantitativePCR.eds confocal.lsm 11 Utiliser des formats ouverts pour faciliter le partage

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Privilégier des formats ouverts, nonʐpropriétaires, largement utilisés ' Quelques exemples https://dmptool.org/dm_guidance#formats ' Indiquer aux utilisateurs les formats à utiliser Excel (.xls, .xlsx) Comma Separated Values (.csv)

Word (.doc, .docx) Plain text (.txt)

If formatting is needed, PDF/A (.pdf)

PowerPoint (.ppt, .pptx) PDF/A (.pdf)

Photoshop (.psd) TIFF (.tif, .tiff)

Quicktime (.mov) MPEGʐ4 (.mp4)

12

Les métadonnées

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

"Les métadonnées sont de l'information structurée qui décrit, explique, localise ou facilite autrement l'obtention, l'utilisation ou la gestion d'une ressource d'information. Les métadonnées sont souvent appelées données sur des données ou information sur l'information" National Information Standards Organization' Définir les métadonnées nécessaires pour organiser les informations documentéeshttp://www.ands.org.au/guides/metadataʐworking

13

DONNEES

METADONNEES

Exemples de caté

g orie de métadonnée pour les informations documentées

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Catégorie de métadonnée Elément : choix

Titre du document

Référence du document numéro

Version Lettre ou chiffre 1.0

Date du document

Accessibilité Ouvert, restreint, confidentiel

Type d'information documentée (ID) ID ISO 9001, ID_labo, connaissances organisationnelles_labo, connaissances organisationnelles externes Catégorie de documents Politique qualité, fiche processus, rapport d'audit, fiche de poste, notice utilisation, ... Rattachement processus principal Management, réalisation, support RH, finances, ressources matérielles,... Rattachement processus secondaire Management, réalisation, support RH, finances, ressources matérielles,...

Commentaire

14 Exemple de fichier word avec les métadonnées

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Vous pouvez personnaliser les métadonnées du modèle de document 15

Espace CoRe : gestion des métadonnées

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Paramètres du site

Gestion du magasin de termes

Description de la métadonnée

Possibilité d'ajouter un terme

sans impact sur la bibliothèque 16 E x e m p l e d ' u n e b i b l i o t h è q u e espace CoR e (bibliothèque sharepoint)

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Liste des métadonnées

17

Organisation des fichiers

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Dans une arborescence de dossiers : exemple d'arborescence pour un projet de recherche (thèse) ' Dans une bibliothèque ou une base de données

Arborescence_mes_documents

Donnees_brutesDonnees_traitees

18

Métadonnées et plans de classement des

informations documentées

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Les métadonnées permettent d'établir différents plans de classement des informations documentées :

ʐ> informations documentées pour l'ISO

ʐ> informations documentées d'un processus

ʐ> notices d'utilisation d'un instrument

ʐ> connaissances organisationnelles du laboratoire Une seule bibliothèque ou BDD avec les fichiers et les métadonnées associées 19 Plans de classement : affichage (CoRe)Informations documentées du processus 1

Les rapports d'audit

Protocoles de biochimie

20

Partager les données

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Répertoires partagés ʐ> l'information est parfois difficile à retrouver. ' Intranet ' Espace collaboratif (CoRe) 'Cloud Avant de choisir l'espace de partage, s'interroger :

ʐ> sur la confidentialité des données

ʐ> la conservation de l'intégrité

ʐ> la sauvegarde de l'espace partagé et la disponibilité

Faire une analyse de risques

21

Exemple de partage des données dans un Centre

de documents (CoRe)

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Environnement de création ʐ> contrôle de version

Archive de contenu ʐ> consultation,

téléchargement

Gestion des droits d'accès

22
Centre de documents : exemple d'archives de contenu

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Gestion des droits d'accès (lecture seule, modification,..) ' Choix de l'affichage (tri, filtre,...) 23

Exemple de partage des données sur une page de

site (CoRe)

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Les données sont dans une bibliothèque du Centre de documents ' Un seul document accessible sur plusieurs pages (lien) 24

Partager les données : dans la pratique

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

' Les données d'un laboratoire ne sont pas toutes au même endroit ʐ> Les informations documentées ISO 9001:2015 et du LMGP sont sur l'espace CoRe ʐ> Les connaissances organisationnelles (protocoles, notices d'utilisation sont sur l'espace CoRe

ʐ> Les données relatives à un projet de recherche (CR, plan de manip,...) sont sur un espace CoRe dédié au projet

ʐ> Les données issues d'instruments sont sur un répertoire partagé (Transfert Manip) 25

Partager les données issues des instruments

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Dossiers créés par le responsable de

l'équipement lors de la formation de l'utilisateur

Dossiers créés par l'utilisateur :

classement par date recommandé 25
Partager les données : comment savoir où elles sont

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Plan de Gestion des Données

Catégorie Document Extension

fichierNom Exemple Partage ArchiveID iso 9001 Rapport audit .pdf aaaaʐmmʐjjʐRA_type 2017ʐ09ʐ26ʐ

RA_processus_4GED\P1 oui

ID iso 9001 Fiche de poste .pdf aaaaʐ

fiche_poste_corps_metier _nom2017ʐ fiche_poste_ingenieur_re cherche_synthese_mater iaux_jimenezGED\P4 non

ID iso 9001 Rapport

maintenance.pdf aaaaʐmmʐjjʐ rapport_maintenance_cod emanip2017ʐ07ʐ11ʐ maintenance_C33P:\Groupe

Projets\Instrume

ntation\Base de données

Ressources

matériellesoui

ID labo Compte rendu de

réunion.pdf aaaaʐmmʐjjʐCR_type 2017ʐ01ʐ

10_CR_SMQ_point_mens

uelGED oui

CO Procédure .pdf PROCED_XYY (X=numéro

processus, YY =numéro ordre)PROCED_407_arrivee_de part_personnel_laboratoi reGED non

CO Mode opératoire

d'utilisation des appareils.pdf MODOP_XYY_ZZZ_codem anip (XYY=numéro de la procédure, ZZZ=numéro d'ordre)MODOP_501_005ʐ evaporateur_P06GED\P5 non 27

Les étapes pour la gestion des données

A • Etablir la liste des données (informations documentées et/ou connaissances organisationnelles B • Établir la liste des métadonnées C • Définir le mode de partage D • Etablir le plan de gestion de données

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES28

En conclusion

18/10/2017 ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

29

GDS ASYMU :

http://www.gdsʐasymu.cnrs.fr/ MERCI

DE VOTRE ATTENTION

ET

DE VOTRE PARTICIPATION

18/10/2017 ANF Traçabilité des activités de recherche et gestion des connaissances

quotesdbs_dbs5.pdfusesText_9