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Le Mmoc du Cr2pa / Mars 20151
Bien archiver / désordre numérique
S7Archivage managérial attitude
Comment se déroule un projet
d'archiǀage ͍ Combien
Est-ce que tous les projets se
ressemblent ?
LES TAPES DU PROJET D'ARCHIVAGE
L'objectif d'un projet d'archiǀage
managĠrial est de doter l'entreprise d'un dispositif qui permet : de maîtriser tous les documents à risque (engageant, stratégique, de mémoire) tout au long de leur cycle de vie, de bien les conserver, escient et contrôlables.
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Bien archiver / désordre numérique
LES SIX ÉTAPES DU PROJET
Oui car chaque entreprise est
différente mais la démarche repose sur les mêmes fondamentaux.
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C'est bien de partir d'un
adapter à son contexte.
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Bien archiver / désordre numérique
L'engagement managĠrial au bon niǀeau
décide formellement de traiter la question, et au bon niveau. En effet, le risque lié à la mauvaise gestion des documents engageants ou stratégiques dans le temps impacte la responsabilitĠ de l'entreprise, propriétaire de ces documents. Si les documents ne sont pas produits ou mal produits (ambigus, pour les documents à conservation longue; si on n'est pas en mesure de accessibles à tort et à travers, les conséquences peut être graves pour l'entreprise. L'engagement des instances de direction sur le sujet est primordial car il tĠmoigne de la prise de conscience des dirigeants et permet d'allouer les ressources nécessaires à la conduite du projet. La dĠsignation d'un sponsor parmi les cadres dirigeants concrétise cet engagement.
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Liǀrables de l'Ġtape:
mandat ou lettre de mission
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Bien archiver / désordre numérique
Énoncer les exigences de conservation
Sur le plan de son contenu, le projet d'archiǀage managĠrial repose sur Il s'agit de dĠduire de l'enǀironnement rĠglementaire, de l'analyse de risque et des besoins des métiers: Quels documents doivent être créés au sein de quels processus pour tracer les obligations, les engagements et les droits. Pendant combien de tempson doit ou on a intérêt à conserver ces traces et pour quelle(s) raison(s). Quelles sont les exigences opérationnelles liées à la durée de conservation de ces documents, à la protection des données, à l'accğs ă l'information. C'est un travail collectif et itératif, impliquant les juristes, les experts métier, les experts du document, les qualiticiens, les gestionnaires de L'objectif est que, à la fin du projet, tout document à risque dans l'entreprise soit associĠ ou associable ă au moins une rğgle d'entreprise.
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Liǀrable de l'Ġtape:
Le référentiel de conservation (règles de conservation, sécurité et accès)
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Transposer les rğgles en plan d'action
projet devra transposer ces exigences dans la réalité, en distinguant dans ses priorités: les processus où les documents à risque sont déjà bien gérés, sécurisés, conservés (et détruits); pour certains processus (industriel ou comptable par exemple), l'archiǀage est dĠjă rigoureudž du fait des règles existantes (normes Qualité, comptabilité informatisée, etc.); les processus où les documents à risque ne sont pas gérés de façon tout à fait satisfaisante (conservation trop longue, métadonnées insuffisantes) même si les conséquences sont modérées; un risque élevé pour l'entreprise(action engageante non tracée, documents de mémoire essentiels gardés dans les dossiers personnels du collaborateur, document de référence dans un format instable, etc.).
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Liǀrable de l'Ġtape:
Liste des actions à mettre en
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méthodologiques et techniques La liste des actions destinĠes ă amĠliorer la situation d'archiǀage constitue
On peut distinguer:
les opérations plus légères, consistant à modifier une procédure existante ou un outil existant; les exigences non satisfaites seront indiquées au les opérations plus lourdes, formant des sous-projetsau sein du projet d'archiǀage managĠrial. Ce sera par exemple͗ un programme d'archiǀage des mails, l'Ġtablissement de la liste ou registre des formats d'archiǀage de la conservation papier et/ou numérique, une reprise partielle du stock pour retrouver des documents majeurs égarés, un programme de migration de données.
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Liǀrables de l'Ġtape:
Prescriptions d'amĠlioration
Cahiers des charges, documents juridiques
et techniques des solutions
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Accompagner le changement
L'accompagnement du changement est une Ġtape d'autant plus nĠcessaire La transǀersalitĠ de la dĠmarche d'archiǀage managĠrial impose de conǀaincre l'ensemble des collaborateurs, et aussi les partenaires. L'accompagnement du changement pour une dĠmarche d'archiǀage managérial doit se faire à deux niveaux: valorisant les actions entreprises et les résultats obtenus; au sein de chaque processus, aǀec l'interǀention actiǀe du management sur le terrain pour accompagner chaque changement de procĠdure ou d'outil dĠcoulant du plan d'actions d'une explication bĠnĠfices pour l'utilisateur (ne pas perdre du temps ă rĠinǀenter les règles, clarifier les responsabilités, pouvoir faire confiance au système).
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Liǀrables de l'Ġtape:
Présentations aux équipes
Animation de réunions
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Clôturer le projet
Comme il a ĠtĠ dit lors de la semaine 4, un projet d'archiǀage managĠrial, comme tout projet, doit avoir une fin. La clôture du projet et de ses sous-projets est indispensable pour évaluer le projet et formaliser la structure qui fera vivre la fonction archivage dans l'entreprise. D'un côté, il faudra déterminer les modalités de contrôle interne des actiǀitĠs d'archiǀage et choisir des indicateurs de mesure de la performance du dispositif. De l'autre, il faudra dĠcider du passage de la phase "projet d'archiǀage» à la phase "organisation pĠrenne de l'archiǀage», chargée de la coordination des (nombreux) acteurs impliqués (métiers, juristes, informaticiens, prestataires). Cette fonction est liĠe ă la gestion transǀerse de l'information (les documents engageants sont des actifs de l'entreprise ͊) sera rattachée à la direction générale ou au secrétariat général (et non aux moyens généraux).
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Liǀrables de l'Ġtape:
Modalités de contrôle et indicateurs
Description de la fonction pérenne
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Agencement des étapes
Entre l'engagement initial du management de réaliser ce projet et la fin du projet, les étapes décrites précédemment ne se déroulent pas systématiquement de façon séquentielle et leur durée respective peut varier en fonction de divers facteurs propres ă l'entreprise. L'agencement des étapes dépend tout à la fois de la situation existante, de la nature et du degré des risques identifiés, de Il existe ainsi de nombreuses variantes de projets d'archiǀage managĠrial, aǀec quelques invariants en termes de facteurs de réussite, à savoir: le soutien du management pendant toute la durée du projet, l'implication des utilisateurs, la production de livrables.
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Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201510
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DURÉE ET POSITIONNEMENT DU
PROJET D'ARCHIVAGE MANAGRIAL
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Comment organiser mon projet
pour aboutir dans un délai raisonnable à des résultats satisfaisants?
Le Mmoc du Cr2pa / Mars 201511
Bien archiver / désordre numérique
DurĠe d'un projet
La durĠe d'un projet d'archiǀage managĠrial est la durée nécessaire à la les règles de conservation dĠfinies. Il n'inclut pas le suiǀi de l'archiǀage au quotidien (sinon, le projet ne serait jamais fini!) ni la reprise du stock. La durĠe optimale d'un projet d'archiǀage managĠrial se situe entre dix-huit mois et deux ans.
Comment faire? Il est recommandé:
¾debien dimensionner le projet en fonction des priorités de l'entreprise et du contedžte (autres projets, moyens alloués) ; entreprises.
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Les différentes étapes dun projet de construction : de l