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Assistant / Associate / Full Professor in Marketing and
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Assistant / Associate Professor in Food Marketing at Audencia
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DEFINITION DE FONCTION Page 1 /1 SOCIETE : ESII MEDIA
Organiser en collaboration avec le marketing des salons et autres manifestations (Organisation de démonstration générale) Prendre le standard téléphonique des autres agences Phoning pour prise de RDV commerciaux et détection de projet France Déplacement : Optimisation des déplacements
UTOPIES RECRUTE Assistante Vie d’Équipe UTOPIES
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Projet Professionnel
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FICHE DE POSTE : ASSISTANTE SPA MANAGER
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ASSISTANT(E) EN COMMUNICATION ET ADMINISTRATION
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ASSISTANT·E COMMUNICATION DU FORUM PROFESSIONNEL Stage rémunéré de 4 mois – 1er mars 2021 au 30 juin 2021 Poste basé à Lille DESCRIPTIF Pour sa 4è édition lilloise, qui aura lieu du 28 mai au 5 juin 2021, le Festival International
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Fiche poste Assistant.e Vie d'Equipe - Utopies 1
UTOPIES RECRUTE...
Assistant.e Vie d'Équipe
UTOPIES
Reconnue comme " l'agence pionnière dans le conseil en développement durable » par Enjeux/Les Echos
en 2000 et n°1 au classement français des agences conseil en développement durable du magazine
Décideurs depuis la première édition en 2011, Utopies a pour mission, depuis sa création en 1993 par
Elisabeth Laville, d'inscrire la responsabilité soc iale et environnementale au coeur des strat égies des
entreprises : nous croyons qu'une entreprise ne vit bien que dans un double cercle vertueux où elle
prospère en contribuant à la prospérité de ses environnements, mais aussi où elle innove par des produits
ou services qui changent le monde et la vie de ses clients ! A pa rtir du conseil en R SE classi que, que nous exerçons de puis plus de 25 ans, nous avo nsprogressivement diversifié nos activités dans quatre directions qui correspondent à des leviers importants
pour mieux intégrer le développement durable au business et à la stratégie : les stratégies d'innovation
durable, la construction de marque positives, les études d'impacts et l'exploration du volet économique
du développement durable (analyse du modèle économique de l'entreprise, responsabilité fiscale, études
d'impacts, etc.). Attachée à s'appliquer au quotidien les principes qu'elle promeut auprès de ses clients,
Utopies a également été la première entreprise certifiée BCorp en France, et est désormais en charge du
développement de la communauté BCorp dans l'hexagone - des entreprises engagées à mettre l'efficacité
de l'entreprise privée au service de l'intérêt général (une communauté qui compte désormais près de 80
entreprises dont Veja, Nature & Découvertes, la Ruche qui dit Oui, la CAMIF, etc.). Utopies compte à ce jour une cinquantaine de salariés.Pour plus d'infos, sur Utopies : www.utopies.com
MISSIONS
L'Assistant ou l'Assistante Vie d'Équipe aura notamment en charge le soutien à la Direction mais aussi et
surtout à l'ensemble de l'équipe.Il/elle aura pour miss ion d'assurer la fluidité des échanges entre Utopies et ses parties prenantes
(prestataires, cabinet comptable, partenaires, visiteurs, candidats, etc.) et entre la Direction et l'équipe
(par exemple sur les dimensions administratives) mais aussi d'oeuvrer pour le bien-être de l'équipe en
favorisant la communication interne.Son rôle " d'interface centrale » étant clé, sa sérénité est primordiale pour la Direction et le reste de
l'équipe. Il/elle est l'un des piliers de " l'excellence relationnelle » que nous visons collectivement chez
Utopies. Il/elle a une obligation de confidentialité et de discrétion absolue.Ses missions se font en lien étroit et transversal avec la Direction, tous les pôles de l'entreprise, les fonctions
supports et la Directrice des Ressources Humaines. Il/elle aura notamment dans son périmètre les missions
suivantes, sans que la présente liste revête un caractère exhaustif :1. Vie de l'équipe
Accueil, courrier et standard téléphonique
- Accueil des personnes visitant les bureaux (clients, fournisseurs, partenaires, candidats) : ouverture des portes, proposition de rafraîchissements, information du pilote/responsable interne concerné, accompagnement à la salle désignée, etc. - Ouverture et tri du courrier, répartition et classement - Réponses au standard téléphonique ou désignation d'un/plusieurs responsable(s) au sein de l'équipe pendant les absences (courtes ou longues)Fiche poste Assistant.e Vie d'Equipe - Utopies 2
Relation avec les prestataires
- Téléphone, photocopieuse, informatique - Assurances - Chaudière, Alarme, Jardiniers, Ménage Achat et matériel - aussi responsables que possible - Courses et consommables - Matériel de bureau - Matériel informatique : s uivi de parc, achats/remplacements en partenariat avec le prestataire MacOS - Suivi du rangement de la salle photocopieuse et alertes éventuelles à l'équipe2. Administratif et financier
- Soutien sur les tâches de classement et archivage - Pointage des relevés de CB sur la base des justificatifs3. Évènements / Soutien sur la logistique
Soutien aux Ressources Humaines et à l'équipe Marketing et New Business pour desévénements ouverts à l'externe
- Fêtes de fin d'année - Teambuilding / sé minaires (2 par a n) : sélec tion des presta taires, réservations et organisation du passage de dossier en interne le cas échéant - Conférences / formations (soutien logistique)PROFIL RECHERCHE
Pour réussir dans cette fonction et compte tenu du contexte de l'entreprise, les principales qualités du
candidat doivent être : - Communication aisée, écoute et respect de l'équipe et des clients - Rigueur et organisation - Attitude positive et sereine en toutes circonstance - Capacité à travailler avec différents interlocuteurs - Dynamisme et réactivité - Curiosité, polyvalence et sens critique - AutonomieCOMPETENCES
- Accueillir et renseigner les clients, les fournisseurs, les visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous - Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande (suivi de commandes, informations, etc.) - Orienter le client et tr ansférer son appel vers l'int erlocuteu r approprié (technicien, commercial, chargé de clientèle, ...) - Faire preuve de pragmatisme : savoir être en adé quation avec les objectif s et les contraintes spécifiques de l'entreprise - Aptitude à gé rer des sujets trè s différent s, grandes capacités d'organisation , d'adaptation et de réactivité- Capacité à anticiper les consé quences économiques et financ ières des ac tivités
quotidiennes - Appétence pour la gestion de tâches multiples - Capacité à prendre des initiatives et à être force de proposition - Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word...)