Direction des finances vos comptes - Université de Montréal

Transaction interd”partementale ¨, nÕoubliez pas de pr”ciser les r”f”rences de la d”pense que vous voulez transf”rer (n o de commande ou de formulaire, n r”f”rence carte dÕachats, matricule, É) Lors de transferts salariaux, distinguez bien les montants de salaire des mon-tants dÕavantages sociaux Taux de conversion :␣

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Direction des finances

Bulletin dÕinformation de la Direction des financesN o

11 Ð Dcembre 2003

Ë vos comptes...Ë vos comptes...

Nouvelles règles de délégation

à l"UdeM

Ë sa runion du 11 novembre 2003

le Comit excutif a modifi la dlga- tion de pouvoir de signer certains con- trats pour lÕachat et la location de biens et services. Les modifications sont justi- fies par le nombre et lÕampleur des transactions et les exigences de trans- parence et dÕquit exiges par les orga- nismes pourvoyeurs de fonds.

Le Comit excutif a distingu

nettement entre le pouvoir dÕengager lÕUniversit et celui de dcider dÕune dpense. De plus, il a statu sur le type de dlgations que peuvent faire les officiers de lÕUniversit. Ë lÕexclusion des contrats de construction, de location de locaux et des acquisitions aux biblio- tution lors dÕune dpense (moins de

1ÊMÊ$) est dornavant rserv au

la Directrice des approvisionnements.

Nous vous invitons ˆ consulter

les modifications aux articles 8 et 10 contrats de lÕUniversit (numro 10.6) sur le site du Secrtariat gnral (www.secgen.umontreal.ca) ainsi que la directive DF-10 de la Direction des finances sur les normes dÕapprobation (www.fin.umontreal.ca).

Rappel concernant l"application

des directives et méthodes du guide administratif de la Direction des finances (DF-4, DF-7 et DF-8)

1. Pièces justificatives originales

Pour toutes dpenses, vous devez

justificatives originales. Les relevs de transaction de carte de crdit ou de dbit, les tlcopies ainsi que les tats de compte ne sont pas accepts.

Pour les billets dÕavion, vous devez

nous faire parvenir la facture originale de lÕagence de voyage ainsi que le billet dÕavion. Pour les billets lectroniques pagnie arienne, fournir le billet dÕavion ainsi que les cartes dÕembarquement.

2. Utilisation du bon formulaire

pour les dépenses courantes

Frais de voyage -

Frais de déplacement :

¥ Paiement de dplacement (Avion,

train, location de voiture, taxi, kilo- mtrage, É); ¥ Frais de sjour (H™tel, repas, station- nement, É);

¥ Frais dÕinscription ˆ des colloques/

Frais de réception

et de représentation :

¥ Divers repas ˆ des fins de reprsenta-

tion universitaire, runions de travail ainsi que des frais de rception.

Avance sujette à rapport :

¥ Accorde pour les billets dÕavion et

frais dÕinscription;

¥ De plus, pour les personnes non

admissibles ˆ la carte entreprise (employs, tudiants, personnes invi- tes), une avance peut galement tre octroye pour les frais de sjour prvus. Les employs admissibles ˆ la carte entreprise nÕont pas droit ˆ une avance pour ces frais;

¥ Dans tous les cas, une preuve de

paiement est exige si la demande nous parvient plus de 45 jours avant le dpart.

Réquisition de paiement :?

¥ Appropri pour les remboursements

ˆ des tudiants pour des achats de

fournitures ainsi que pour des trans- ferts de fonds ˆ dÕautres institutions.

Autrement, ce formulaire ne devrait tre

et/ou la nature des achats en cause, uti- lisez plut™t votre petitepetitepetitepetitepetite caissecaissecaissecaissecaisse, la cartecartecartecartecarte dÕachatsdÕachatsdÕachatsdÕachatsdÕachats ou une demandedemandedemandedemandedemande

3. Bien remplir son formulaire?

(oublis et/ou erreurs les plus fréquents)

Taxes :?

Sur les formulaires Ç Frais de rcep-

tion et de reprsentation

ÈÊet Ç Frais de

voyage Ð Frais de dplacement

È, vous

devez remplir les cases

T.P.S. Ð T.V.Q.

pour obtenir les remboursements prvus par la loi. Sinon, aucun remboursement ne sera crdit ˆ votre compte et la dis- ponibilit sera rduite inutilement. Il sÕagit dÕune perte nette, tant pour votre unit / fonds de recherche que pour lÕIns- titution. Vous trouverez sur notre site web ( www.fin.umontreal.ca/procedures_ taxes.htm ) un tableau aidant ˆ dter- miner les taxes payes.Afin de ne pas retarder indment le traitement de vos formulaires, la Direc- tion des finances tient ˆ vous rappeler les lments suivantsÊ:

Échéancier - Bourses

de bourse payables le 1 er janvier 2004 avant le cong des Ftes, les formulaires

Ç Honoraires-Bourse-Droits dÕauteur È

doivent tre reus ˆ la Direction des finances au plus tard le 10 dcembre 2003.

Document disponible ˆ lÕadresse :

www.fin.umontreal.ca

Pour nous rejoindre :

poste 4637

Codes de ventilation :?

Indiquer un code de ventilation cor-

respondant ˆ la nature de la dpense est obligatoire. Une liste ˆ jour des codes de ventilation sera bient™t disponible sur notre site web.

Nom des personnes invitées? :

Pour le remboursement des frais de

reprsentation, le nom des personnes invites est obligatoire (sinon, le mon- tant vers devient un avantage impo- sable). Pour les frais de voyage, si le voyageur demande le remboursement dÕune facture pour plusieurs personnes, les noms doivent tre inscrits.

Référence :?

Lorsque vous compltez le formulaire

Transaction interdpartementale È,

nÕoubliez pas de prciser les rfrences de la dpense que vous voulez transfrer (n o de commande ou de formulaire, n o rfrence carte dÕachats, matricule, É).

Lors de transferts salariaux, distinguez

bien les montants de salaire des mon- tants dÕavantages sociaux.

Taux de conversion :?

Lorsque vous remboursez un membre

du personnel pour un sjour ou un achat ˆ lÕtranger, nÕoubliez pas dÕeffectuer votre conversion en dollars canadiens en utilisant le site web www.oanda.com (cliquez sur Full currency converter). Les remboursements seront traits plus rapi- dement.

Pour toute information supplmen-

taire, communiquer avec monsieur Alain

Sauvageau au poste 4628.

4. Honoraires professionnels

Particulier résident canadien :?

LÕadresse personnelle et le numro

dÕassurance sociale (

NAS) sont obliga-

toires pour lÕmission des feuillets fiscaux.

Particulier non-résident canadien :?

LÕadresse personnelle est obligatoire

pour lÕmission des feuillets fiscaux. Les services rendus au Canada sont impo- sables (fd. : 15 %; prov. : 9 %); toute-

fois, une drogation dÕimp™t des non-rsidents peut tre accorde par lÕAgence

des douanes et du revenu du Canada sur prsentation dÕune demande.

Taxes à la consommation :?

Les services rendus au Canada sont

taxables. Les numros dÕenregistrement

ˆ la

TPS et ˆ la TVQ doivent tre indiqus

sur la facture du fournisseur (socit ou particulier). Les montants des taxes doi- vent tre indiqus distinctement sur le formulaire Ç

Honoraires-Bourse-Droits

dÕauteur

È (FGFD10). Pour obtenir le droit

de ne pas facturer les taxes, le fournis- seur doit signer la demande dÕexon- ration de petit fournisseur (maximum

30Ê000 $ de revenus par an sujets ˆ la

TPS et la TVQ) au bas du formulaire

Rquisition dÕhonoraires professionnels È.

Changements d"adresses

(feuillets fiscaux)

Nous sollicitons votre collaboration

pour rappeler ˆ vos personnels et tu- diants quÕils doivent vous aviser de tout changement dÕadresse afin de rduire le volume de feuillets fiscaux retourns ˆ lÕUniversit et lÕmission de duplicatas.

Les changements dÕadresses du

personnel doivent tre traits au sys-

DRH. Par ailleurs, un chan-

gement dÕadresse dÕtudiant fait au

Registrariat ou sur le Guichet tudiant

nÕentra"ne pas la mise ˆ jour du dossier fiscal; vous devez nous en informer ˆ brigitte.bernard@umontreal.ca en mentionnant le code permanent de lÕtu- diant.

Formation en interrogation -

Système financier

Des sances de formation en interro-

offertes sur demande pour les nouveaux utilisateurs ou pour ceux qui dsirent un rafra"chissement. Celles-ci sont offertes environ une fois par mois, ˆ raison dÕune demi-journe. Pour vous inscrire, veuillez

crire ˆ nicole.peladeau@umontreal.ca.

avis de la date.

Non aux importations avec

la carte d"achats

La Division approvisionnements rap-

pelle que les achats de produits dÕim- portation font partie des restrictions, conformment ˆ la politique dÕachats dcentraliss par carte dÕachats. Dans la les achats occasionnent une double im- putation des taxes (

TPS/TVQ). Aussi, le

traitement des factures de courtiers en douanes est plus lourd, les recherches dÕinformation sont plus laborieuses et peuvent entra"ner des dlais de livraison importants. tembre 2001, il y a un resserrement des mesures de contr™le aux postes fron- taliers. La Division approvisionnements sÕassure de la conformit desÊtransac- tions dÕimportation afin dÕviter lÕappli- cation dÕamendes en vertu du nouveau

Rgime de sanctions administratives

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