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AIDE A LA MISE EN PLACE D'UN COMITE STRATEGIQUE La mise en place d'un comité stratégique aide dans les prises de décision et fait prendre du recul sur la stratégie (mise en oeuvre, risques et opportunités). Indépendant du conseil d'administr ation, un comité stratégique est un orga ne consultatif. Sa mission consiste à accompagner le dirigeant dans sa réflexion quant à la valid ation et la mise en oeuvre de la stratégi e. Composé de 2 à 4 person nes totalement indépendantes de l'entreprise et avec d es profils complémentair es, le comité stratégique se réunit tous les trois mois pour une réunion d'une demi-journée. Les 3 rôles du membre du comité stratégique s'articulent autour : 1. du challenge constructif de la stratégie, avec l'esprit critique 2. du soutien objectif de la stratégie, avec engagement et indépendance 3. du c ontrôle dynamique de l'implémentatio n de la stratégie, avec vi gilance et rigueur afin d'identifier les signaux faibles (risques). Une des cl és de succ ès du comité stratégique sera la compl émentarit é et la compatibilité des membres du comité stratégique e t plus particulièrement la compatibilité avec la personnalité du dirigeant. Cadre juridique en quatre points : 1. Respect absolu de la confidentialité 2. Rôle strictement consultatif 3. Diligence dans les conseils 4. La prise de poste de chaque membre du comité stratégique sera formalisée par la signature de la charte du comité stratégique. 1. Le Plan Stratégique Sur tous l es sujets à ab order visant à construire une ré flexion stratégique, un document écrit synthétiqu e devra être fourni. Il est le garant d'une réflexion préalable, objective et probablement partagé au sein d'un comité de direction. Il doit mettre en relief les enjeux à court et moyen terme et privilégier trois approches : 1. Business model et marché (innovation produit, marchés, point sur les concurrents et les clients) 2. Croissance interne/externe voire géographique 3. Financement (l'adéquation des moyens résultant des p oints ci-dessus) Ce document doit être écrit et devra au minimum donner la vision de l'entreprise sur un horizon de trois à cinq ans à partir d'un état des lieux chiffré et factuel. Ce n'est ni un rapport annuel, ni un business plan. La stratégie est l'expression d'une volonté, de la capacité à la mettre en oeuvre et de l'all ocation de ressources associées. En abordant la stratégie de l'entreprise, le comité se donne l'occasion de questionner et d'unifier ses positions sur ces trois dimensions.
AIDE A LA MISE EN PLACE D'UN COMITE STRATEGIQUE 2. La Cartographie des Risques La gestion des risques au 'feeling' est très présente dans les entreprises. La prise de risques est l'essence même de l'entreprise et constitue la contrepartie inévitable de la création de richesse. L'objectif d'un dispositif de contrôle interne n'est donc pas d'annihiler toute prise de risque mais de doter l'entreprise d'une organisation homogène et cohérente lui permettant d'assurer : - La protection du patrimoine des actionnaires, - La régularité des opérations effectuées, - Une application sincère des orientations stratégiques définies, - La qualité de l'information transmise aux actionnaires, - L'efficacité du fonctionnement de l'entreprise. Un comité stratégique soucieux de ses responsabilités, se doit donc d'initier ou de faire évoluer par le dirigeant un management des risques. Chaque risque significatif doit être identifié. Le caractère du risque significatif s'apprécie par : - La nature du risque - Le montant financier correspondant - La probabilité d'occurrence du risque - La période de son impact : exercice en cours, moyen terme Il est donc souhaitable, au moins une fois par an, de procéder en comité stratégique à une revue de ces risques, sur la base d'un audit préparé à l'initiative de la direction générale. Cette revue cons istera à rappeler la méthode utilisée pour identi fier l es risques, les responsables en charge des différentes zones de risques. 3. Les KPI de pilotage opérationnel Il s'agit pour le comité stratégique, d'identifier avec la direction opérationnelle deux ou trois KPI (Key Performance Indicators) permettant de mesurer l'avancement de l'implémentation de la stratégie, en plus des deux ou trois KPI financiers. C'est ce jeu restreint (5 à 8 KPI) de KPI financiers et opérationnels qui sera suivi tout au long de l'année pour mesurer l'avancement de l'implémentation de la stratégie tout en s'assurant que les performances financières ne se dégradent pas. Cette approche évite d'attendre que les résultats financiers de l'implémentation de la nouv elle stratégie soient visibles, ce qu i permet de pren dre des décisions d'ajustement de la stratégie, si nécessaire, beaucoup plus rapidement. Le tableau de bord mensuel peut faire ressortir ces 5 à 8 KPI.
AIDE A LA MISE EN PLACE D'UN COMITE STRATEGIQUE En synth èse, il pourrait être util e de main tenir un état de la matrice SWOT. Dans chaque cas, les items (3 ou 4) seront classés par ordre décroissant d'importance ou d'occurrence. Cela donnera une vision globale de l'entreprise, du marché, et de l'impact sur la stratégie global. EXEMPLE DE REGLEMENT INTERIEUR CI-APRES (à titre purement informatif et à adapter naturellement à chaque situation)
AIDE A LA MISE EN PLACE D'UN COMITE STRATEGIQUE Société ..... représentée par ...... (" le dirigeant »). PREAMBULE: Le règlement intérieur du Comité Stratégique a pour objet de définir la composition, les attributions et les modalités de fonc tionnemen t du Comité Stratégique de ______________. Chaque membre du Comité est individuellement tenu au respect de ce règlement. Ce règlement intérieur est à usage interne et ne se substitue pas aux statuts de la Société mais les met en oeuvre de façon pratique. Il ne peut être opposé à la Société par des tiers. Son existence sera portée à la connaissance de tous les actionnaires. ARTICLE I : COMPOSITION DU COMITE STRATÉGIQUE Le Comité Stratégique est composé d'au moins trois membres parmi les Actionnaires de ______________. Les membres du Comité sont nommés pour une durée d'un an renouvelable par tacite reconduction. Le dirigeant est associé aux travaux. Le Comité peut compter au moins un administrateur indépendant dont la nomination serait approuver par les membres en place et le dirigeant. La soci été considère l'indépendance d 'un Administrateur au regard des crit ères suivants: - Ne pas être salarié ou mandataire social dirigeant de la Société, ou d'une société de son Groupe et ne pas l'avoir été au cours des trois dernières années; - Ne pas être client, fournisseur, banquier significatif de la Société ou de son Groupe ou pour lequel la Société ou son Groupe représente une part significative de l'activité; - Ne pas être actionnaire de référence de la Société ; - Ne pas avoir de lien familial proche avec un mandataire social ou un actionnaire de référence. - Ne pas avoir été auditeur de l'entreprise au cours des trois dernières années. Le Président désigne la personne en charge du secrétariat. ARTICLE II : ATTRIBUTIONS DU COMITE STRATÉGIQUE Le Comi té Stratégique est chargé d' examiner les q uestions de stratégie, de performance (financière et commerciale) et de risques. A ce titre, il doit : - évaluer la position s tratégique d e la soci été, compte tenu de l'évolution de l'environnement de la Société et de ses marchés ainsi que ses axes de développement à moyen et long terme ; - étudier des projets de développement en mati ère de croissance interne, externe et en particu lier su r les op érations de partic ipation, d'endettement, d'investissement. .. ; - examiner les projets d'implantation à l'étranger ; - examiner les orientations en matière de communication ; - étudier les opérations de financement significatives ou susceptibles de
AIDE A LA MISE EN PLACE D'UN COMITE STRATEGIQUE modifier substantiellement la structure financière de la société ; -apprécier les risques con tenus dans le s opérations mentionnée s ci-dessus ; ARTICLE III : MODALITES DE FONCTIONNEMENT Le Comité se réunit au moins 4 fois par exercice comptable et à chaque fois que les membres du Comité le jugent n écessaire afin d'examiner les directions et engagements de la Société. Les membres sont convoqués par tous moyens par son dirigeant. Les réunions du Comité sont valablement tenues dès lors que deux tiers des membres sont présents. Sont également réputés présents, les m embres qui participent a ux réunions par des moyens de visioconférence ou de télécommunication. Les avis consult atifs peuvent faire l'objet d'un accord com mun. Il s sont pris à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, la voix du dirigeant est prépondérante. Les membres du Comité doivent se faire communiquer, au moins trois jours avant la tenue du Comité, tous les documents relatifs aux points de l'ordre du jour et ceux nécessaires à l'accomplissement de sa mission. Le Comi té peut recourir si b esoin à des exp erts et autres conseils ext ernes indépendants, aux frais de la sociét é, et da ns l'intérêt exclu sif de celle-ci, après accord du dirigeant. Chaque réunion du Comité fait l'objet d'un compte-rendu et des documents annexes si nécessaire, diffusé à tous ses membres. ARTICLE IV : RESPONSABILITES DU COMITE STRATÉGIQUE Il n'existe pas de responsabilité propre des membres du Comité : ces derniers ne sont responsables de leurs actes qu'en qualité de membres du Conseil d'Administration, et non en tant que membre du Comité Stratégique. ARTICLE V : EVALUATION DU FONCTIONNEMENT DU COMITE STRATEGIQUE Une fois par an, le Comité consacrera un point de son ordre du jour à l'évaluation de son fonctionnement. Une évaluation formalisée du fonctionneme nt du Comité est présentée au Conseil d'Administrat ion tous les trois ans. Les critères d'évaluation doivent être approuvés par le Conseil d'Administration. ARTICLE VI : MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR Le présent règlement pourra être modifié sur proposition approuvée par le Comité et le dirigeant. A ____________, le Signatures
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