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2

SOMMAIRE

1 INTRODUCTION ................................................................................................................... 3

2 ADMINISTRATION DES UTILISATEURS ET DES FAX DE GROUPE ............................... 3

3 ADMINISTRATION MULTIPLE ............................................................................................ 9

4 PAGES DE GARDE ............................................................................................................ 10

5 GESTION DE MOTS DE PASSE ....................................................................................... 11

6 RECEPTION & ROUTAGE DES FAX ENTRANTS ............................................................ 12

7 LES DIFFERENTS PROFILS ............................................................................................. 13

8 LES EXTENSIONS CLIENT ............................................................................................... 14

1 Introduction

Faxbox est Fax & SMS du groupe j2 Global®. Elle répond aux besoins de gestion des

trafics fax & SMS des entreprises, quelle que soit leur taille, sans installation et avec une

administration simplifiée.

2 Administration des utilisateurs et des fax de Groupe

2.1 ?

XML et un compte administrateur.

fax selon son profil.

Le bouton

numéros SDA préalablement réservés. administrateur » une pag intermédiaire lui est présentée (cette page est désactivable) : 1. 2. ) 3. ) 4 Chaque Client est caractérisé avant tout par son Compte Client. Ce Compte Client représente la racine hiérarchique de son organisation. Ne pas confondre ici avec la notion de " Fax de Groupe » explicitée au chapitre 2.3 -Groupe ? Un Groupe contient des Utilisateurs et des Fax de Groupe.

Un Groupe peut être Administré par un Administrateur ou par un Administrateur Délégué.

Un administrateur gère son Groupe et les Sous-groupes.

2.2 Comment administrer les utilisateurs ?

Un utilisateur correspond à une adresse email (réelle ou virtuelle) enregistrée dans FaxBox.

Comment créer ou gérer un utilisateur ?

Pour chaque utilisateur, les informations suivantes peuvent être renseignées :

Civilité

Nom Prénom » (ex : HUGO Victor)

Société

N° Tel

Identifiant fax

Préfixe International

Langue par défaut

Rôle

Adresse(s) de messagerie (adresse principale et éventuellement secondaires)

Numéro de fax (SDA)

Seuls principale et le nom sont obligatoires.

Création assistée (Wizard) ?

Créer un nouvel

utilisateur administrateur » soit via le choix " » disponible dans la liste des fonctions de configuration (icône ).

Page " »

Renseignez les champs selon les indications mentionnées sur " Choix du numéro » sinon cliquez sur " créer sans numéro »

Page " Allouer un numéro »

Pour accéder à cette page, cliquez sur " Choix du numéro » Choisissez un numéro dans la liste des numéros disponibles

Validez en cliquant sur " Cr »

Ou retournez à la page précédente en cliquant sur " »

Ou quitter en cliquant sur " Annuler »

6 Renseignez les champs de la page suivante. Seuls les champs " NOM », " Code Pays » et " Adresse Principale » sont obligatoires. NB : le code pays (33, 44, 49, etc.) est important pour une bonne gestion des numéros nationaux et internationaux.

Info " Réception » :

Tous les fax : permet de recevoir une copie de tous les fax du compte client y compris les fax attribués par ailleurs Fax non assignés : permet de recevoir les non attribués par ailleurs Vue avancée du trafic : donne accès à la vue obligatoire du trafic du groupe (OU) et des " sous-groupes » (sous OU) est de type " Utilisateur »). 7 fax fax fax, il convient de renseigner de manière spécifique le champ " Téléphone » de la configuration Utilisateur, selon 2 hypothèses :

1. par exemple . Dans ce cas, la page de garde

des Fax téléphone », voir exemple

2. GSM par exemple . Dans ce cas, la page de garde

des Fax envoyés par cet utilisateur est renseignée avec le contenu du champ " téléphone », voir exemple.

Précisions :

Si les règles de routage FaxBox font que le fax est routé vers plusieurs utilisateurs alors : " Si un relai SMS est demandé vers UN seul et même numéro, un seul SMS sera émis et un seul sera facturé (le 1er utilisateur) " Si un relai SMS est demandé vers plusieurs numéro, autant de SMS seront envoyés et autant seront facturés. " Chaque SMS donne lieu à un accusé de remise (fonctionnement classique) 8

2.3 Comment administrer les fax de Groupe ?

-fax de Groupe ? fax traditionnelle, disponible en libre-service pour un groupe de collaborateurs en émission comme en réception. Un utilisateur peut envoyer en tant que fax de groupe. Un fax de Groupe peut avoir une adresse email réelle ou virtuelle.

Un copieur multifonctions peut être assimilé à un fax de Groupe, les émissions et les réceptions

étant alors partagées par les utilisateurs de ce Fax de Groupe.

Un fax fax (SDA).

Plusieurs utilisateurs peuvent être rattachés à un Fax de groupe et un utilisateur peut appartenir

à plusieurs Fax de Groupe.

3 Administration Multiple

3.1 Administration multiple des utilisateurs

Pour commune, renseigner les champs avec les valeurs à propager, cocher seulement les propriétés r sur OK.

3.2 Administration multiple des fax de Groupe

fax de Groupe est comparable à celle des Utilisateurs (voir point "

3.1 » ci-dessus).

4 Pages de garde

4.1 Comment gérer les pages de garde ?

Les pages de garde en 4 étapes

n Création du fond de page et positionnement des variables : préalablement être déployée sur le poste de travail. une application Windows (Word par exemple) le fond de page qui devra servir de page de garde. Celui-ci pourra contenir images et textes. Faire précéder les champs (noms prédéfinis) personnalisés par un double signe " $ » et enfin Astuce : réserver la place nécessaire en utilisant des " _ ». Ex : $$Subject__________ o Conversion du document en page de garde commençant sauvegarder la page finalisée sous le type " Fax». p Téléchargement de la page de garde vers FaxBox Il convient de contacter le département Customer Service de FaxBox pour la mise en ligne des pages de garde (tel : +33 4 89 87 10 42 ou support@faxbox.com). q Affectation de la page de garde à un utilisateur ou un Fax de Groupe

La configuration des utilisateurs et des fax de Groupe permet de définir la page de garde

affectée par défaut. 11

5 Gestion de mots de passe

5.1 Attribution initiale

est généré automatiquement par le système. Dans le même temps un message est expédié au nouvel utilisateur lui spécifiant la création de son compte et de son mot de passe.

5.2 Changement de mot de passe

Dè changer son mot de passe. Il doit pour cela se connecter à FaxBox (avec son mot de passe actuel) puis cliquer sur le bouton " Changer le mot de passe " Profil » en haut à droit de l'écran. de Passe, puis le nouveau lui seront demandés. Le changement effectif est pris en compte après

5.3 Réinitialisation du message

un nouveau mot de passe sur le même principe que celui décrit au point 5.1. utilisateurs et plus précisément à la fonction de réinitialisation du mot de passe. Un me

NB est pas possible de se connecter à Fax de

Fax de Groupe.

6 Réception & Routage des Fax entrants

6.1 Réception

Pour activer la réception des fax un certain nombre de conditions doivent être réunies : " Le service doit être activé " Au moins une adresse email (réelle ou virtuelle) peut recevoir le trafic " Un numéro de fax est attribué à un Utilisateur ou à un fax de Groupe fax reçu : " Adresse email " Fax de Groupe " (1)

Les numéros de fax (SDA) sont affectés en fonction de la commande client selon une répartition

fax peut-être attribué à plusieurs destinations. (1) stématiquement un fax reçu sur un numéro particulier la

procédure requise est la suivante : une boîte aux lettres particulière est désignée pour recevoir

-on vendu en option est installé (module PRNAUTO). Cet add-on scrute cycliquement une ou plusieurs boîtes aux lettres destinées à cet effet et en imprime le contenu.

6.2 Fax (SDA)

En mode fax de groupe se

Deux méthodes de sélection sont possibles :

" Si on clique sur la zone géographique concernée (ex: South East) FaxBox attribue automatiquement le premier numéro disponible dans cette zone. indiqué entre parenthèses stipule que ce numéro est déjà affecté 2 fois. On peut alors désaffecter les premières correspondances ou au contraire en ajouter une nouvelle. 13

7 Les différents profils

7.1 " Administrateur (1) (Groupe) et des OU filles (Sous-Groupes) " Utilisateur avec pouvoir : Dispose des droits de self administration (modification de ses propres paramètres uniquement) " Utilisateur bouton " Administrer » sur la partie droite de son écran et son rôle sera affiché en haut à droite de la page " Admin ». (1) OU = Organizational Unit (Unité Organisationnelle)

7.2 Profils de visualisation

Il existe 3 profils de visualisation

" Utilisateur : Un utilisateur voit son trafic en émission comme en réception. " Fax de groupe : Un fax de groupe est un espace collaboratif de trafic fax en émission et en réception. Un utilisateur voit le trafic du ou des fax de groupe auxquels il appartient. Un fax de groupe est partagé par plusieurs utilisateurs " Visualisation avancée de son OU (Groupe) et des OU filles (Sous-Groupes). 14

8 Les extensions Client

8.1

Les extensions clients sont principalement

le FaxBox et du client dédié

SMS mailing.

Le téléchargement se réalise soit à partir de la

Espace Client (extranet)

en cliquant sur " Télécharg » soit par téléchargement, sur le lien suivant : http://download.faxbox.com/setup.exe virtuelle FaxBox " Création de Fax Mailing professionnel avec Bon à Tirer et Compte rendu synthétique " Recherche sémantique du numéro de fax du destinataire dans le corps du document à faxer (automatisation des processus, gain de productivité et de qualité) par

Clé: numérofax)

" en une seule communication fax tout ou partie de documents variés prévisualisation, envoi différé, changement de compte de facturation, choix de la page de garde. Rappel des fonctions principales du client dédié SMS " Saisie simplifiée avec comptage des caractères " SMS Mailing simple, rapide, efficace " Historique des envois 8.2 adresse 15

8.3 Paramétrage particulier imprimante virtuelle

Si -Notes connecté ou non à un

serveur de messagerie celui- installation et une configuration automatique adaptée.

Si on ne dispose pas de ce type de client de

messagerie ou si pour des raisons aux lettres par défaut de la session utilisateur il convient alors de configurer virtuelle de façon particulière.

Sélectionner " SMTP intégré »

comme indiqué ci-dessousquotesdbs_dbs6.pdfusesText_11

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