LA COMMUNICATION PROFESSIONNELLE
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1 Note de service n° 1-2014 concernant l'organisation du travail au sein de la municipalité.
En complément du règlement intérieur, qui régit les travaux du seul conseil municipal, une note de service
s'impose afin de bien organiser le travail de la municipalité, notamment celui des services. Plusieurs acteurs
entrent en ligne de compte : le maire tout d'abord qui, outre ses responsabilités de Président de l'assemblée
locale et de chef de son exécutif, exerce des responsabilités administratives spécifiques lui venant de l'Etat ;
les services administratifs ensuite (secrétariat de mairie, école, voirie notamment) et bien sûr les maires-
adjoints, les conseillers délégués et les conseillers municipaux. Il est indispensable que chacun soit à sa place
au sein d'une organisation simple, réactive et transparente. ILes missions des membres du bureau municipal
1.1) La mission du maire-adjoint en charge du personnel et de la communication
Madame Rampon est responsable des commissions "personnel" et "accueil/communication". En accord avec
le maire, elle en prépare, convoque et anime les réunions.Madame Rampon a délégation pour tout ce qui concerne la supervision du secrétariat, celle de la gestion
administrative de l'ensemble des personnels adminis tratif s (le secrétariat de mairie, les cantonniers, le
personnel chargé de l'entretien de l'école et de l'ensemble des bâtiments communaux, et celle de la personne en
charge du cyberespace). Elle participe au suivi des relations administratives avec l'école dans le cadre des
instances compétentes.Elle prépare les réunions tenues avec le maire et le secrétariat de mairie pour gérer le courrier, mails compris,
et pour tenir à jour les plannings des réunions des commissions, les rendez-vous et réunions du maire et des
membres du bureau et des délégués dans les organismes extérieurs, autrement dit l'agenda de la municipalité.
Cet agenda est régulièrement communiqué à tous les membres du conseil municipal.Madame Rampon a autorité sur le secrétariat pour tout ce qui touche aux relations avec le public et la gestion
des supports d'information municipaux. Elle est en charge de la communication municipale (site internet,
bulletin, "trait d'union, affichages publics, communiqués de presse...) et doit être informée de tout projet de
diffusion.Elle décide de l'emploi du budget alloué pour le fonctionnement du secrétariat en concertation avec le maire-
adjoint chargé des finances. Tous deux établissent des points réguliers à l'initiative de l'un ou de l'autre.
Elle valide les demandes de congés et elle en fixe, en accord avec le maire et après consultation des membres
du bureau et des responsables de commission, le planning annuel et trimestriel. Un tableau est établi qui est
communiqué au bureau municipal.En lien avec le maire, elle assure le suivi statutaire et la supervision de la gestion de l'ensemble des personnels
rémunérés par la commune a insi que la préparation d es recrutements. Elle prépare les réunions de la
commission "personnel".Elle prépare, en lien avec les adjoints, et les conseillers délégués qui ont autorité sur les personnels, l'entretien
annuel qui remplace la notation. Elle assiste le Maire lors de ces entretiens. Elle est la garante de la discrétion
due à chaque personnel concernant sa carrière.Elle veille au bon déroulement des carrières et, lorsqu'il y a lieu, à l'accès des personnels à des formations.
Elle suit et propose les actions de formation susceptibles d'améliorer le travail des élus et de répondre à leurs
attentes.Elle a la charge de préparer un nouveau rangement des documents qui en permette l'accès rapide ne toute
circonstance. La responsable du cyberespace est placée sous son autorité. 2Madame Rampon assure l'org anisation de l'entretien d es bâtime nts municipaux. L'agent en charg e de
l'entretien est placé sous son autorité.Madame Rampon fait régulièrement le point, à sa diligence, avec les services administratifs et rend compte de
leur bon fonctionnement ou de leurs difficultés et attentes au regard notamment de la réactivité avec laquelle
les dossiers sont traités et suivis. Elle assure le relevé de décision des réunions du bureau et s'enquiert auprès
de ses membres des points qu'ils souhaitent y voir aborder.1.2) La mission du maire-adjoint en charge des Finances
Monsieur Nicaud a la responsabilité des commissions "finances" et "économie locale". En accord avec le
maire, il en prépare l'ordre du jour, il les convoque et il les anime.Par délégation du maire, Monsieur Nicaud, maire adjoint en charge des Finances a la responsabilité de la
préparation du budget et de sa bonne exécution ainsi que de la supervision ou de la saisie, à sa diligence, de
tout sujet ayant une incidence financière sur le fonctionnement et sur l'action de la commune, en lien, en tant
que de besoin, avec d'autres membres du bureau.Il supervise la préparation du contrat pluriannuel avec le Département, les demandes de subvention et les
emprunts dont il assure également la négociation et le suivi.Il négocie et gére les assurances.
Il vise l'ensemble des factures avant paiement.
Monsieur Nicaud est assisté, à ce titre, par le secrétariat qui est placé sous son autorité en ce qui concerne les
sujets de caractère budgétaire, comptables et financiers.Monsieur Nicaud, assisté par le secrétariat, contrôle les comptes du cyberespace et sa régie.
1.3) La mission du maire-adjoint en charge de l'urbanisme et des bâtiments
Monsieur Bellessort est responsable des commissions "urbanisme" et "bâtiments". En accord avec le maire, il
en prépare l'ordre du jour, il les convoque et il les anime.Par délégation du maire, Monsieur Bellessort à la responsabilité de l'analyse, en lien avec la commission
urbanisme, des demandes de permis de construire et de toutes les procédures liées à l'application du code de
l'urbanisme ainsi qu'à la mise en application du PLU.S'agissant des bâtiments municipaux il veille, avec la commission bâtiments, à leur bon entretien, il anticipe
les travaux à effectuer et il les planifie dans le temps, il prépare et gère les consultations d'entreprises, les
appels d'offres et assure le suivi des travaux.Il est assisté, à ce titre, par le secrétariat. En tant que de besoin, il est également assisté par les agents
communaux et par la personne en charge de l'entretien des bâtiments. Il se concerte, en ce cas, avec le
conseiller délégué en charge de la voirie et avec l'adjointe en charge de l'entretien.1.4) La mission du conseiller délégué en charge de la voirie.
Monsieur Favre est responsable de la commission "voirie et réseaux". En accord avec le maire il en prépare,
convoque et anime les réunions.Par délégation du maire, Monsieur Favre, conseiller délégué en charge de la voirie, prépare les propositions de
travaux intéressant la voirie et les réseaux, il gère l'enveloppe allouée à ces travaux.
Il a autorité sur les employés de voirie. Il établit leur programme de travail et il en vérifie la bonne exécution.
1.5) La mission de la conseillère déléguée chargée des relations avec les associations, de l'attribution
des salles mises à la disposition du public et du fleurissementMadame Brochot, en accord av ec le maire convoque, prépare et a nime les réunions des commissions
3 "animation" et "fleurissement".Elle veille, en concertation avec l'adjointe en charge du personnel, à la bonne utilisation des salles et des
bâtiments municipaux ouverts au publi c et susceptibles d'être loués et elle fait de même pour la mise à
disposition des salles de la maison associative ouvertes aux associations.Elle organise les travaux de fleurissement, de décoration du village en fonction des saisons et de mise en
valeur des espaces paysagers publics. Elle accomplit cette mission en lien avec la commission "fleurissement"
et en concertation avec le conseiller délégué en charge de la voirie.1.6) La mission de la conseillère en charge de l'intergénérationnel.
Madame Labruyère, en accord avec le maire convoque, prépare et anime les réunions de la commission
"solidarité intergénérationnel".Elle assure sa mission en concertation avec l'adjointe en charge des personnels et de la communication ainsi
qu'avec la conseillère déléguée en charge de l'animation.1.7) La mission des conseillers municipaux en charge du suivi de questions scolaires
Monsieur Velay et Madame Gerin, en accord avec le maire convoquent, préparent et animent les réunions de
la commission "Ecole".Ils sont chargés des relations avec l'équipe enseignante, le Sou des Ecoles, les parents d'élèves. Ils sont à leur
écoute pour tout ce qui concerne la vie scolaire. Ils étudient leurs demandes, leurs suggestions, leurs besoins
concernant les fournitures et le matériel nécessaires aux élèves afin d'en rendre compte au conseil municipal.
Ils participent au conseil d'école.
1.8) La mission du conseiller délégué chargé de la coordination.
Monsieur de Romefort peut aider le secrétatriat de séance afin d'assurer la conformité des procès-verbaux du
conseil municipal au regard de la nature des décisions prises et de la fidélité de la transcription des débats
avant leur présentation au conseil municipal. Il peut aider à la préparation du compte rendu établi par le maire.
Il veille, également, à la transparence et à l'accessibilité de l'information concernant l'action municipale ainsi
qu'à la réalité de la concertation avec la population lorsque celle-ci est requise par les procédures ou paraît
souhaitable compte tenu de l'importance d'un projet.Il propose au bureau municipal l'agenda à échéance longue de l'action municipale afin d'en permettre le calage
opérationnel et il veille ensuite au suivi de cet agenda, résultant notamment des engagements de campagne.
Cet agenda fait l'objet à intervalles réguliers de réunions du bureau municipal. Afin d'exercer le suivi de cet
agenda, et sa mission de coordination, Monsieur de Romefort participe à toutes les commissions municipales.
Il peut proposer au maire et au bureau toute suggestion susceptible d'améliorer l'action municipale et pouvant
être débattue en commission.
Il est chargé de suivre et d'évaluer la bonne application de la présente note de service en lien avec l'ensemble
des élus et des agents concernés en vue d'en permettre l'amélioration. IILes tâches des personnels municipaux
2.1) Les tâches du secrétariat de mairie.
Le secrét ariat assure la frappe, le suivi et l e classement des courriers éma nant de tous les conseillers
municipaux concernant leur participation à la vie municipale. 4 Le secrétariat assure les convocations des commissions et leur logistique.Sous l'autorité du maire et avec l'adjointe en charge des personnels, le secrétariat prépare le tri du courrier.
Chaque secrétaire peut traiter directement les courriers suivants : questions simples d'état civil, informations
de portée générale, transmission immédiate aux conseillers municipaux de tout courrier (convocations, notes
et rapports divers) les concernant, notamment au titre des intercommunalités...Le secrétariat est présent aux réunions au cours desquelles est décidée la répartition du traitement du courrier.
Il participe au bouclage des ordres du jour décidés par le maire. Il tient à jour un tableau (calendrier affiché)
des réunions communales et intercommunales, auxquelles participent les conseillersLe secrétariat (Madame Perrault) peut assurer les prises de notes concernant les réunions du conseil municipal.
Cette prise de notes sert de base, avec recours éventuel aux enregistrements du conseil, à l'établissement du
compte-rendu et du procès verbal. Cette prise de note est aussitôt transmise au ou à la conseiller(ère) en charge
du procès verbal.Pour ce faire, le secrétariat de mairie transmet simultanément au maire et à l'élu en charge du secrétariat de
séance ses prises de notes de façon à ce qu'elles soient corrigibles sur ordinateur. Par commodité, ces prises de
notes peuvent être mises en forme de compte-rendu. Le secrétaire de séance confronte ses notes avec celles du
secrétariat de mairie s'il le juge utile et rajoute, et presente, en toute liberté et sans être corrigé par quiconque,
les informations qui lui paraissent nécessaires à la fidélité du procès-verbal. Ces rajouts peuvent être
manuscrits, le secrétariat de mairie en assure alors la frappe.Le secrétariat de mairie assure le suivi du calendrier des réunions des salles de la maison associative afin
d'accrocher les clés au tableau permettant l'accès à celles-ci.Le secrét ariat peut passer directement les comma ndes de fournitures s uivantes : tisanerie, timbres, petite
papeterie, de préférence dans les commerces du village.Le secrétariat assure, sous l'autorité de l'adjoint en charge des finances, les tâches suivantes, notamment
l'ensemble des paiements - les titres de recettes - le suivi budgétairela préparation du budget et des décisions modificatives - la gestion des paies et des cotisations
la régie du cyberespace - le suivi du contrat pluriannuel avec le départementLe secrétariat assure, sous l'autorité de l'adjoint en charge de l'urbanisme et des bâtiments, les tâches suivantes:
Le suivi administratif (courrier, classement..) de tous les documents d'urbanisme instruits par l'adjoint
à l'urbanisme.
L'accueil et l'information de base du public demandeur ; (une formation complémentaire pouvant être
nécessaire dans ce domaine)Le secrétariat assure l'accueil du public, en matière d'information et de traitement des différentes procédures
concernant les administrés.2.2) Les taches des ATSEM et du personnel lié à l'école.
Les ATSEM assurent l'assis tance aux enseignants, l'accueil et l'accompagnement des enfants lors des
Pour certain poste : l'entretien courant des locaux scol temps scolaire et le "grand ménage" des classes et couloirs pendant les vacances d'été.2.3) Les tâches de la responsable du cyberespace.
La responsable du cyberespace gère la bibliothèque (achat, collecte, prêts, mise au pilon...)
Elle assure les formations informatiques aussi bien celles ouvertes au public que celles mises en place en lien
avec l'école ou à destination des enfants en période de congés. 5 Elle tient à jour les statistiques de fréquentation et leur analyse. par l'usage de l'outil informatique.Elle assure l'entretien du local du cyberespace.
2.4) Les tâches des employés de voirie
Les employés de voirie assurent l'entretien des voiries intercommunales et urbaines, le fleurissement et
l'arrosage ainsi que divers travaux occasionnels et de petit bricolage2.5) Les tâches de madame Barraud
Mme Barraud a la charge de l'entretien de l'ensemble des bâtiments municipaux : mairie, escaliers, salle des
fêtes et ses sanitaires, toilettes publiques, salles de réunion, cuisine et entrée de la maison associative, espace
loisirs, partie toilettes et abords du bâtiment près des Tennis III Dispositions réglementaires complémentaires. a) Locaux du secrétariatLes personnels municipaux n'appartenant pas au secrétariat n'ont pas accès à l'espace de travail du secrétariat
de mairie. Ils doivent se tenir devant le comptoir réservé au public.A l'exception du maire et de l'adjointe en charge des personnels, les membres du bureau municipal n'ont accès
à l'espace réservé au secrétariat que dans le seul exercice de leurs délégations. b) Accès aux documents.Avant d'avoir accès à un document administratif, les conseillers municipaux devront prévenir le secrétariat au
plus tard la veille de leur passage en mairie. Ils consulteront les documents que les secrétaires leur remettront
sur place. Aucun document ne devra quitter la mairie. Lorsque la consultation aura lieu durant une période
d'ouverture de la mairie au public ils s'attacheront à laisser le secrétariat exercer sa tache d'accueil sans être
dérangé. c) Demandes d'autorisations d'absence, congés, heures supplémentairesCes demandes doivent être préalablement visées par les membres du bureau municipal ayant respectivement
autorité sur le secrétariat, le cyberespace, l'entretien, la voirie et pour le personnel travaillant à l'école en
accord avec les enseignants.