CHARTE de larchivage modifiee 2001

disposition de l'ensemble des adhérents D'avance merci Site web : www arseg asso en date du 19/06/75 – N° Siren 383 964 343 Association des Responsables de Services Généraux Facilities Managers Association Paris Strasbourg Lille Nantes/Rennes Lyon Nice/Marseille 24 rue J Ibert 92300 LEVALLOIS Tél : 0147489339 Fax : 0147489340

[PDF] CONVENTION DE PRET D UN VEHICULE MUNICIPAL

[PDF] PRÊT AU LOGEMENT PRÊT JEUNE MÉNAGE PRÊT À L INSTALLATION

[PDF] Conditions Générales de Vente et d Utilisation

[PDF] Donner l un signe de vie. Guide «Testament, succession et legs»

[PDF] Copropriété : Nom de la copropriété : Nombre total de bâtiments dans la copropriété : Nombre total de logements dans la copropriété :

[PDF] TUTORIEL d installation SPIP sur votre site internet

[PDF] TOUT SAVOIR SUR LE COMPTEUR LE COMPTEUR LA TECHNOLOGIE L UTILITÉ LE DÉPLOIEMENT LES DONNÉES LA POSE LA PRÉPARATION LEXIQUE À PROPOS D ERDF

[PDF] CONDUITE DE PROJET WEB

[PDF] Autorité de Certification OTU

[PDF] L'officier du ministère public près la juridiction de proximité de Fréjus s était pourvu en cassation.

[PDF] Pour obtenir les services de DÉMÉNAGEMENT PERFORMANCE vous pouvez communiquer avec eux de deux façons : En communiquant avec Monsieur Pierre Panneton<

[PDF] Barème intra-académique du mouvement national à gestion déconcentrée 2015

[PDF] POLITIQUE EUROPÉENNE AMWAY APPLIQUÉE AUX SITES INTERNET DES EIA

[PDF] COMITÉ DE LA RÉGLEMENTATION COMPTABLE RÈGLEMENT N 2009-01 DU 3 DÉCEMBRE 2009

[PDF] Le PNRA prévoit 6 actions pour atteindre cet objectif :

CHARTE D'ARCHIVAGE

Avertissement

: ce document est un exemple de charte d'archivage établi pour un besoin particulier. Il ne s'agit en aucun cas d'un mod

èle type

élaboré par l'Arseg. Nous vous recommandons de croiser plusieurs s ources d'information pour affiner votre document et le conformer à vos besoi ns.

Pensez à vos collègues

: une fois votre propre document élaboré, pensez à le communiquer à l'Arseg. Il servira à enrichir la base documentai re mise à disposition de l'ensemble des adhérents. D'avance merci.

Association des Responsables

de Services Généraux

Facilities Managers Association

Paris

Strasbourg

Lille

Nantes/Rennes

Lyon

Nice/Marseille

24 rue J. Ibert

92300 LEVALLOIS

Tél. : 0147489339

Fax : 0147489340

E-mail : arseg@arseg.asso.fr

Site web : www.arseg.asso.fr

Association Loi 1901 - N° de déclaration

28/8176 à la Préfecture des Hauts-de-Seine

en date du 19/06/75 - N° Siren 383 964 343 2/15 1. P

REAMBULE

Définition

: Les archives sont l'ensemble des documents émis En général, les documents conservés se répartissent dans trois catégories : - le classement de proximité ou archives courantes (documents actifs), - l'archivage intermédiaire (documents semi-actifs) - l'archivage définitif (documents passifs) L'organisation d'un système d'archivage commence dès la production ou la réception des documents et se poursuit soit jusqu'à l'élimination du document, soit jusqu'à son archivage définitif. Une des premières nécessités, en amont des opérations proprement dites d'archivage, est de respecter une procédure de "classement des documents émis ou reçus". Ce classement "organique" regroupe les documents en ensembles selon leur provenance. Un tableau de classement des documents, commun à l'ensemble de la société, permet de réaliser ensuite les plans d'archivage nécessaires aux trois opérations de gestion des archives : versement, consultation,

élimination.

Selon sa nature, un document archivé a une durée de conservation déterminée par des

contraintes légales et réglementaires, l'utilité de retrouver l'information ou la sauvegarde du

patrimoine historique. Ceci conduit à établir un guide sur les durées de conservation des archives, en fonction des catégories de documents (archives courantes ou historiques) dans les différents domaines traités : administration, technique, commercial, personnel ... 3/15

OBJET DE LA CHARTE

A - LE CADRE GENERAL DE "CONSERVATION" DES DOCUMENTS

I - Le classement de proximité

Enregistrement "émis" - "reçus"

Consultation (tableau de classement)

Versement en archives.

II - L'archivage intermédiaire

Procédure de versement

Procédure de consultation

Délais de conservation, prescription (guide de durées)

III - L'archivage définitif

Procédure de versement

Procédure de consultation.

B - LA FORME DES DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT DES ARCHIVES (ANNEXES)

1. Registre de classement

2. Tableau de classement

3. Guide sur les durées de conservation

4. Bordereaux de mouvements et d'identification

4.1 - Versement en archive

4.2 - Consultation (sortie, retour), fiche de sortie

4.3 - Elimination (P.V.) ou modification de position

5. Inventaire

4/15 A chaque niveau de la société, les secrétariats respectifs (de Direction, de Division, de

Service) sont chargés de la gestion des documents. Dès leur réception ou leur création, les

documents sont dits "actifs" et demeurent en "classement de proximité" durant une période

correspondant à la nécessité de consultation fréquente (de l'ordre d'une année) ; puis, la

fréquence de consultation déclinant, ils deviennent semi-actifs et sont archivés localement

durant une période intermédiaire (de l'ordre de 3 à 5 ans). Enfin, la fréquence de consultation

devenant épisodique voire inexistante, les documents sont considérés alors comme "périmés"

ou "passifs" et sont, soit éliminés soit archivés définitivement.

I - LE CLASSEMENT DE PROXIMITE

Tout document "émis" ou "reçu" doit faire l'objet d'un enregistrement qui est son "acte de naissance". Cet enregistrement peut se réaliser, soit sur un registre de classement, soit sur un support informatique adéquat.

Les éléments de cet enregistrement sont :

- les initiales du niveau de traitement (DIR, DIV, ...) - l'année d'édition - le n° d'ordre (chronologique annuel et continu) - les initiales du signataire du document - les initiales de la dactylographe (facultatif) - le destinataire - la date d'émission ou de réception - le libellé succint de l'objet - le code classement (voir projet de tableau, annexe 2) - la durée de conservation (en années) (si possible). Les classeurs de documents sont repérés sur la tranche par le n° de code classement et éventuellement un libellé en clair permettant une recherche pour consultation rapide ; dans la mesure du possible, le classement est centralisé par niveau de responsabilité et ordonné dans les armoires dans l'ordre du tableau de classement. En fin de chaque année, la secrétaire chargée du classement reverse en "archives

intermédiaires" les documents de l'avant-dernière année écoulée (A - 1) ne nécessitant

pas une consultation fréquente. Des versements peuvent être réalisés périodiquement (trimestriellement) pour "soulager" le classement de proximité. Ces versements s'effectuent sur production d'une "demande de versement en archives" adressée aux Services Généraux par le système informatisé de demandes de services ; les boîtes d'archives sont accompagnées, lors du versement, d'un bordereau de versement et d'identification (cf. annexe 5.1). 5/15 La responsabilité du conditionnement des boîtes d'archivage (modèle commun à toute la société, type IMPEGA en largeur de 10 ou 15 cm) incombe aux secrétariats. Eviter autant que possible d'archiver des documents en "classeurs". Sur les étiquettes de "tranche", sont apposées les mentions suivantes : - l'entité d'origine (dept, div, service) - l'année - le code de classement Dès lors, la conservation, les opérations de sorties et entrées pour consultation incombent aux Services Généraux.

II - L'ARCHIVAGE INTERMEDIAIRE

L'archivage intermédiaire est réalisé dans une annexe de la société X., par du personnel

gérant la conservation, la recherche et la mise à disposition des documents à consulter.

Dès réception des boîtes d'archives provenant des secrétariats, les Services Généraux

effectuent : - le conditionnement et le rangement des boîtes dans les rayonnages - la saisie informatique des boîtes d'archives. Lorsqu'un document doit être consulté, le secrétariat demandeur adresse aux Services Généraux une demande de consultation d'archives par le système informatisé de demandes de services ; en cas de besoin urgent, la demande peut, exceptionnellement Les Services Généraux traitent alors la demande de recherche.

Les délais prévus sont :

- demande avant 12 H : livraison l'après-midi, - demande après 12 H : livraison le lendemain. Les documents ainsi archivés et consultés sont conservés en fonction des délais "indicatifs" prévus par le "Guide des durées de conservation intermédiaire" (cf. annexe 4). Lorsqu'ils parviennent au terme de ce délai (de l'ordre de 3 à 5 ans), les Services Généraux adressent au secrétariat d'origine : soit un P.V. de proposition d'élimination (cf. annexe 5.3) ; si cette proposition est validée, la boîte subit une destruction conformément à la réglementation (à charge d'une société habilitée et sous contrôle des Services Généraux). soit un P.V. de versement en archivage définitif (cf. annexe 5.4) ; dans ce cas, un bordereau de versement est adressé pour compte-rendu au secrétariat d'origine et la boîte d'archive est stockée dans des conteneurs "longue durée", selon un plan d'archivage établi entre les Services Généraux 6/15

III - L'ARCHIVAGE "DEFINITIF"

Les documents archivés définitivement peuvent néanmoins être consultés sur demande, dans un délai de 24 à 48 H (selon l'urgence), en respectant la procédure classique de demande de consultation déjà vue plus haut (§ II). Conservés pour des durées longues mais variant selon la nature du document et les contraintes légales, les documents archivés font l'objet d'un inventaire, actualisé annuellement (cf. annexe 6). Trois "durées de vie" type sont habituellement prises en considération : - 5 à 10 ans - 11 à 30 ans - plus de 30 ans (illimité) Lorsqu'une boîte d'archive arrive à la limite de presciption, les Services Généraux adressent au secrétariat d'origine une proposition d'élimination ou de prorogation de délai de conservation (cf annexe 5.3). En fonction de la décision de l'ordonnateur, la boîte est : - soit détruite sous contrôle des Services Généraux, - soit maintenue en archivage pour la tranche de durée supérieure, sauf indication particulière.

REMARQUE :

TRAITEMENT DU "SUPPORT" DE L'INFORMATION ARCHIVEE

L'objet de cette charte est de traiter essentiellement l'archivage sur support papier ; néanmoins, de plus en plus, une complémentarité s'établit entre l'emploi de ce support et l'utilisation de moyens électroniques de traitement de textes, de gestion électronique de documents, de scannérisation, numérisation et transformation en images consultables indexées ou non, transcriptibles sur disque optique (DON, CD/ROM,

CD/WORM, etc...) des documents.

Tant qu'ils demeurent "actifs", ces derniers supports sont traités par les services eux- mêmes ou par la division informatique ; dès qu'ils deviennent "semi-actifs" ou "passifs", leur archivage peut rejoindre les modalités exposées dans la présente charte. 7/15

DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT DES ARCHIVES

(exemple)

I - REGISTRE DE CLASSEMENT

Un registre est ouvert pour les documents émis et un pour les documents reçus ; chaque

document est enregistré dans l'ordre chronologique et l'enregistrement présente les éléments

clés du document, nom du signataire, du destinataire, la date, ainsi que l'objet succinct.

Le code classement est inscrit sur l'enregistrement et reporté sur le document (cf.§ II suivant);

Exemple d'enregistrement

N° SIGN. DEST. DATE LIBELLE

/ CODE DUREE OBSERV.

EDF CJF 04/01 Contrat

EDF D6-08 30 ans

FT LdH 05/01 L.S

D6-12 1 an

8/15 II - TABLEAU DE CLASSEMENT (établi par chaque secrétariat)

Chaque division établit son propre code de classement en fonction de ses spécificités la seule

obligation étant de commencer le code par l'année d'archivage suivie par la division.

LIBELLES CLAIRS CODE CLASSEMENT

Affaires juridiques

.................... 2005/LA - 04

DEPT EXPLOITATION (DIRECTION)

.................... 2005/DE - 03

DIVISION 2

COMPTABILITE

9/15

NOTES IMPORTANTES :

- chaque boîte a un code unique - une seule année de référence par boîte Pour chaque document émis, le code classement est apposé dans l'attache du service, sous la forme :

2005/ D6 / 06 / 630 / XXXX. / XXXX

code class. N° enregistrement

Pour chaque document reçu, le code classement est inséré dans une case réservée à cet effet

dans le tampon "ARRIVEE COURRIER" de la divison, ex. :

ARRIVEE EN DIV. 6

ARCHIVAGE EXTERNE

ANNEE CODE CODE ARCHIVAGE MOUVEMENTS OBSERVATIONS

RANG EMPLAC. ENTREE SORTIE

III - GUIDE SUR LES DUREES DE CONSERVATIONS

3.1 - Principes de base

Tous les documents "actifs" sont conservés en classement de proximité pendant une année, au-delà de l'année d'émission ou de réception. Ex : les chronos de courriers émis en 94 sont conservés en classement jusqu'en décembre 95, puis sont reversés en archives intermédiaires. 10/15 Les documents administratifs "courants" sont conservés en archives intermédiaires pour une durée de 3 ou 5 ans, selon leur teneur (à discrétion du dépositaire). Les documents à caractère "officiel" sont conservés en archives définitives selon le tableau ci-après :

[PDF] CHARTE de larchivage modifiee 2001