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Politique en matière de dons - IFAD Central Login
en matière de justification, d’efficience et d’efficacité dans leur usage, leur gestion et leur impact 2 Afin de remédier aux inconvénients perçus de la Politique (révisée) du FIDA en matière de dons établie en 2009 et aux faiblesses de sa mise en œuvre, la direction du FIDA a mené un examen interne de décembre 2013 à avril 2014
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Note pour les représentants au Conseil d"administrationResponsables:Questions techniques:Transmission des documents:Michel MordasiniVice-Présidenttéléphone:+39 06 5459 2518courriel: m.mordasini@ifad.orgDeirdre McGrenraChef du Bureau des organesdirecteurstéléphone: +39 06 5459 2374courriel: gb_office@ifad.orgChitra DeshpandeConseillère du Vice-Présidenttéléphone:+39 06 5459 2573courriel: c.deshpande@ifad.orgConseil d'administration-Cent quatorzième sessionRome, 22-23 avril 2015Pour:Information
Cote du document:EB 2015/114/INF.5FDate:10 avril 2015Distribution:PubliqueOriginal:Anglais Politique en matière de dons: procédures demise enuvreEB 2015/114/INF.5
iTable des matièresSigles et acronymesiIntroduction1Étape I:de l'orientation stratégique à l'approbation de la noteconceptuelle du projet3Étape II:de la conception détaillée du projetau contrôle de la qualité7Étape III:de la validation par le Comité d'examen de l"assurance qualitéjusqu'aux stades de l'approbation, du démarrage et de la miseen uvre9AnnexesI.Vue d"ensemble des procédures par type de don13II.Responsabilités aux différentes étapes du processus de gestion des dons15III.Liste consolidée des directives, formulaires et modèles17Sigles et acronymesAQAssurance qualitéCFSDivision du Contrôleur et des services financiersGRIPSSystème de projets d'investissement et de donsLEGBureau du Conseiller juridiqueNCPNote conceptuelle du projetOSCComité chargé des stratégies opérationnelles et de l'orientation despolitiquesPMTPlan à moyen termeQEAmélioration de la qualitéQUASARSystème d'archivage des données relatives à l'assurance qualitéRIDERapport sur l"efficacité du FIDA en matière de développement
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1Politique en matière de dons: procédures de mise enuvreNote explicativeLe Conseil d'administration est invité à approuver, à sa cent quatorzième session, laPolitique en matière de dons.La direction a décidé de publier simultanément lesprocéduresde mise en uvre de cette nouvelle politique.Le présent document exposeun avant-projet de ces procédures, dont la version définitive sera établie et publiée parla direction après approbation par le Conseil d"administration de la Politique en matièrededons.Intitulé "Politique en matière de dons: procédures de mise enuvre", cedocument est destiné à fournir au Conseil d"administration des informations luipermettant d'étayer ses délibérations concernant la Politique en matière de dons.I.Introduction1.Les présentes procédures visent à rendre opérationnelle la nouvelle Politique enmatière de dons, approuvée par le Conseil d'administration en avril2015.2.Elles constituent, à l'intention des cadres et du personnel du FIDA, un processuscohérent, harmonisé et transparent,qui s'applique à tous les dons accordéspar le FIDAetcouverts par cette politique1. Elles ménagent en outre davantagede réactivité et de souplesse grâce aux éléments suivants:i)des possibilités de traitement rapide clairement définies;ii)différentes options pourla documentation d"appui; etiii)un examen simplifié et allégé de la qualité des donsde faible montant.L'annexeI présente une vue d'ensemble des procédures par type de don, décrivantschématiquement les processus simplifiés et les grandes étapes de validation.3.Les procédures de mise enuvresont construites selon un diagramme de gestiondes dons (graphique1).Ce schéma facilitera l'utilisation des plateformes existantesde gestion électronique des dons (Système de projets d'investissement et de dons-GRIPS-et Système d'archivage des données relatives à l'assurance qualité-QUASAR), ce qui améliorera la fiabilité, la transparence et la tenue des registres, etréduira considérablement le volume de papier utilisé et les coûts detransaction.4.La structure des procédures de mise enuvreest illustrée par le graphique1, quidécrit chaque étape du processus, attribue clairement les responsabilités, indique-le cas échéant-le calendrier ou la durée de chaque étape, et renvoie à unensemble complet de documents deréférence, formulaires et autre documentationd'appui. Les procédures de mise enuvrese composent de troisétapesdistinctes:i)de l'orientation stratégique à l'approbation de la note conceptuelle du projet;ii)de la conception détaillée du projet au contrôle de la qualité;iii)de la validation par le Comité d'examen de l"assurancequalité jusqu'auxstades de l'approbation, du démarrage et de la mise en uvre.5.Les procédures de mise enuvreconstituent un document évolutif qui seraactualisé en tant que de besoin. Les tableaux décrivent les principalesphasesausein des trois grandesétapesdu cycle d'un don. La documentation de référence secompose de directives, de formulaires et de modèles,à la disposition du personnelsurxdesk.Elle est présentée en détail dans les tableaux et sous forme de listeconsolidée à l'annexe III.6.L'annexe II résume les responsabilités tout au long du processus.1Pour une définition des dons couverts par ces procédures, voir le paragraphe9 de la Politique 2015 en matière dedons.
Achèvement,suspension etclôture
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3ÉtapeI: de l'orientation stratégique à l'approbation de la note conceptuelle duprojet1.Alignement sur les orientations stratégiquesdu FIDA1.1Élaborationde la section "don" du Plan àmoyen terme (PMT), décrivant les grandes lignesd'une stratégie robuste et claire à moyen terme enmatière d'utilisation et de gestion des dons.Le Groupeassurance qualitéconsolidelescontributions detous lesdépartements etdivisionsconcernés.
Directive1: Rédaction de la section"don" du PMTDirective2: Partenaires stratégiquespour les dons du FIDA1.2Approbation du PMTComité exécutifde gestion (EMC)Procès-verbal de la réunion de l"EMC1.3Formulation du projet d'orientationstratégique annuelle, fondéesur les orientationspour les dons exposées dans le Cadre stratégiqueet le PMT, et tenant compte des enseignementstirés de l'examen annuel du portefeuille, du Rapportannuel sur les résultats et l"impactdes opérationsdu FIDA (RARI) et du Rapport sur l'efficacité duFIDA en matière de développement (RIDE), ainsiquedes conclusions d'une large consultation desdépartements et des divisions duFIDA. Lesorientations stratégiques reflèteront les priorités enmatière de donssur la période du PMT, mais serontajustées chaque année de façon à revoir larépartition ou à intégrer des priorités émergentes.
Groupeassurancequalité, enconsultation avectous lesdépartementsoudivisionsconcernés.Juin-juillet(àtitre indicatif)Directive3: Rédaction de la note del"EMC sur l"orientation stratégiqueannuelleModèle1: Projet de note surl"orientation stratégiqueannuellerelative aux dons du FIDA
1.4Décision sur l"orientation stratégique annuelleEMCFin juillet(à titreindicatif)Procès-verbal de la réunion de l'EMC1.5Communication à l'ensemble du personneld'un mémorandum sur l"orientationstratégique annuellepour l'année suivante,précisantle calendrier et les délais.Chef dupersonnelFin juillet (à titreindicatif)Modèle2: Mémorandum du Présidentsur l"orientation stratégique annuelle
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42.Élaborationdes notes conceptuelles de projet (NCP)2.1FormulationdesNCPpour tous les donsmondiauxet régionaux et pour les donsautonomes spécifiques à un pays, y comprispour les pays classés "rouge" et "jaune", sur labase del"orientation stratégique annuelle et desbesoins ou demandes des pays membres. Lacollaboration des différents départements etdivisions est encouragée, en vue de la soumissionde contributions conjointes.
Promoteur, enconsultation avecle directeur dedivision.Deux mois(estimation)Formulaire 1: Note conceptuelle deprojet (NCP), applicable à tous les dons,mais plus ou moins détaillée selon qu'ils'agit de dons de montant faible ou élevé.En particulier, laNCPinclut unedescription résumée du projet et duprocessus concurrentiel proposé.Directive4: Dépenses et fraisgénéraux admissiblesdans le casd"undon2.2Pour les dons spécifiques à un pays et inclusdans un prêt, la justification du don s'inscriradans la note conceptuelle et la conception duprojet d"investissement, de façon à mettre enévidence la valeur ajoutée spécifique du don, sesrésultats et son impact attendus ainsi que sesavantages sur le plan des savoirs. S'il s'avère,après l'approbation d'un prêt, qu'un don lié à uninvestissement spécifique est nécessaire, uneNCPsera établie comme s'il s'agissaitd"un donautonome spécifique à un pays (voir 2.1 et sectionssuivantes).
Promoteur, enconsultation avecle directeur dedivision.Formulaire relatif à la conception desprojets d'investissement(modifié pourrefléter la valeur ajoutée qu'apporte ledon au projet d'investissement et lesrésultats attendus).
3.Examen desNCPpar thème et par décision3.1LesNCPpour les dons mondiaux et régionauxet pour les dons autonomes spécifiques à unpays sont soumis auGroupe assurance qualitéen fonction des délais, avec une note decouverture rédigéepar le chef du départementpromoteur, mettant en évidence, outrel'alignement sur l"orientation stratégique del"EMC,la nature, la portée et les prioritésdu don, ainsiqueles demandes de financement consolidées.
Chef dedépartementMi-novembre(à titreindicatif)Modèle3: Soumission de notesconceptuelles pour les dons (note decouverture)
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53.2Pour les dons spécifiques à un pays etoctroyésdansle cadre d"un projet financé parun prêt, une liste consolidée de dons à alloueraux pays classés "vert" dansle cadre deprojets d"investissement est soumiseauGroupe assurance qualitépar le chef dudépartement promoteur.Chef dedépartementMi-novembre,liste mise à jouren mai.Modèle4: Liste des pays et allocationproposée pour les dons spécifiques àun pays inclus dansdesprojetsd'investissement prévus3.3Examen détaillé desNCPpour les donsmondiaux et régionaux et pour les donsautonomes spécifiques à un pays, aboutissantà la formulation, parleGroupe assurancequalité,d'une note de fondà soumettre auxmembres du Comité chargé des stratégiesopérationnelles et de l'orientation despolitiques (OSC)cinq jours ouvrables avant laréunion.
Groupeassurance qualitéDeux semaines(minimum)Directive5: Mobilisationd'examinateurs (internes et externes)pour étudier la note conceptuelle dudon, avec des modalités différentes selonqu'il s'agit d'un don de montant faible ouélevé.Formulaire 2:Mandat desexaminateurs externes desNCP,assorti de modalités différentes selonqu'ils'agit d'un don de montant faible ouélevé.Formulaire 3: Modalités de mise enuvre, à l'intention des partenairesstratégiques du FIDA,d"unfinancement sous formededon,précisant éventuellement des dispositionsspéciales, y compris les modalitésadministratives et financières de cepartenariat.Formulaire 4: Note de fond duGroupeassurance qualitésur l'examen de laNCP, sous forme de documentthématique de l'OSCModèle5: Note d'orientation-Sélection des notes conceptuelles surles dons mondiaux et régionaux
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63.4Approbation ou rejet desNCP, et proposition,parl"OSC, d'un processus de sélection despartenaires, et décision quant à la nécessitéd'organiser ultérieurement une réunionsupplémentairede l'OSC ou décision relative à uneautre question stratégique.OSCDécembre, avecnouvelleréunionpossible avantfin mars.Bulletin du Président concernant lerôle et la composition de l'OSC3.5Publication du procès-verbal détaillédans lescinq jours ouvrables.Groupeassurance qualitéDansles cinqjours ouvrablessuivant laréunion del'OSC.Formulaire 5: Procès-verbal de laréunion de l'OSC sur les dons3.6Toutes lesNCPapprouvées sont enregistréessur les plateformes informatiques appropriées(GRIPS et QUASAR), aux fins du suivi et d'unfluxde gestion sans papier.PromoteurPlateformes à jour etNCPrépertoriées dans les systèmesinformatiques
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7ÉtapeII: de la conception détaillée du projet au contrôle de la qualitéÉtapes détailléesQuiCalendrierDocuments de référence4.Conceptiondu projet4.1Sélectiondubénéficiairedudon, avec validationdes vérifications préalables par le Bureau duConseiller juridique (LEG) et la Division duContrôleur et des services financiers (CFS).PromoteurDirective6: Processus de sélectionconcurrentiel des bénéficiaires desdons, avecexplication des exceptions etmodalités de justification des processusnon concurrentiels.Formulaire 6: Contrôle préalable desbénéficiaires des donsDirective7: Contrôle préalable etmodalités spéciales pour les dons ausecteur privé4.2Réalisation et finalisation de la conception duprojet, y compris le cadre logique.PromoteurFormulaire 7: Document deconception d'un prêt de montantélevé(y compris obligations de base àremplir pour le plan de gestion dessavoirs).Formulaire 8: Document deconception d'un prêt de faiblemontantCourrielenvoyépar CFS et LEGauGroupe assurance qualitéconfirmantla conformité juridique et fiduciaire4.3Examen de la conception du projet au titre del'amélioration de la qualité (QE),avecpublication du procès-verbal détaillé dans les cinqjours.Gestion QE par ledirecteur dedivisionDirective8: Examen de l'améliorationde la qualité pour les dons, précisantles modalités différentesà appliquerselonqu'il s'agit d'un don de montant faible ouélevé.Formulaire 9: Note de l'examinateurQEProcès-verbal de la réunion de QE
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84.4Révision du document de conception du projetreflétant les commentaires QE.TransmissionauGroupe assurance qualitédu documentreflétant l'amélioration de la qualité.PromoteurDirective9: Documentation requisepour le traitementAQ, avecindicationclaire desexigences spécifiquesselon qu'ils'agit d'un don de montant faibleou élevé.5.Assurance qualité5.1Examen de fond du document deprojet auxfins du contrôle de sa conformité avec lapolitique et les normes en matière d'assurancequalité, et préparation de la réunion du Comitéd'examen de l"assurancequalité.Groupeassurance qualitéDeux semaines(minimum)Directive10: Examen de l'assurancequalitépour les dons,avecdesmodalitésdifférentes selon qu'il s'agit d'undon de montant faible ou élevé.Formulaire 10:Mandat desexaminateurs externesde l'assurancequalité desdons,avecdesmodalitésdifférentes selon qu'il s'agit d'un don demontant faible ou élevé.Formulaire 11: Évaluation del'assurance qualité des dons-Note del'examinateur externesur laforme et lastructure.Modèle6: Note de synthèse duGroupe assurance qualitésurl'examen de la qualité,avec desmodalités différentes selon qu'il s'agit d'undon de montant faible ou élevé.5.2Évaluation de la qualité initiale des donsExaminateursindépendantsDirective11:Critères d'évaluation dela qualité initiale des dons,avec desmodalités différentes selon qu'il s'agit d'undon de montant faible ou élevé.5.3Décision de valider ou non le document deprojet en vue de son traitement pourapprobation finale, avec publication duprocès-verbal détaillé dans lescinq jours.Comité d'examende l"assurancequalitéBulletin du Président concernant lerôle et la composition duComitéd'examen de l'assurance qualitéFormulaire 12: Procès-verbal de laréunion du Comité d'examen del"assurancequalité5.4Rapport annuel àl"OMC sur les enseignementstirés du processus d'examen de l"assurancequalitéGroupeassurance qualitéRapport annuel de synthèse sur lesexamens del"assurance qualité
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9ÉtapeIII: de la validation par le Comité d'examen de l"assurancequalité jusqu'aux stadesde l'approbation, du démarrage et de la mise en uvre6.Approbation des projets6.1Soumission au Président, pour approbation,des dons de faible montant validés par leComité d'examen de l"assurancequalité, avectous les documents pertinents et la note decouverture duGroupe assurance qualité.Groupeassurance qualitéFormulaire 13a): Note de couvertureduGroupe assurance qualitépoursoumission du dossier à l'approbationdu Président,aveclalistede vérificationde toutes les annexes requises.Formulaire 14: Approbation de la noted'information sur les dons de faiblemontant6.2Soumission au Président, pour validation envue de leur soumission au Conseild"administration, des dons de montant élevévalidés par le Comité d'examen de l"assurancequalité, avec tous les documents pertinents et lanote de couverture duGroupe assurance qualité.Groupeassurance qualitéFormulaire 13b): Note de couvertureduGroupe assurance qualitépoursoumission du dossier à la validationdu Président,aveclalistede vérificationde toutes les annexes requises.Directive12: Processus d'approbationpar le Conseil d"administration desdons de montant élevé et des dons ausecteur privéFormulaire 15: Rapport du Présidentau Conseil d'administrationconcernant une proposition de don
7.Rédaction et signature de l'accord de don7.1Rédaction et validation de l'accord de don,comprenant un plan de travail annuel (en rapportavec le cadre logique) et un projet de budget sur labase duquel les fonds serontdécaissés.LEG (pour lesdons de montantélevé), avecvalidation par lepromoteur etCFS.Formulaire 16: Accord de don demontant élevéFormulaire 17: Accord de don defaible montantFormulaire 18: Plan de travail etbudget annuels
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10Promoteur dudon (pour lesdons de faiblemontant), avecvalidation parCFS.Courriel de CFSconfirmantlavalidation finale7.2Signature de l'accord de prêtpar le Président(pour lesdons de montant élevé) ou par ledirecteur de division (pour lesdons de faiblemontant).Président (pourlesdons demontant élevé)Directeur dedivision (pour lesdons de faiblemontant)
Accord signé
7.3Modification de l'accord de don: toutchangement apporté à la date d'achèvement, aubudget, à la date de clôture ou à la description duprojet doit être soumis à l'accord écrit préalable dubénéficiaire du don. Les demandes de modificationdoivent être soumises par le bénéficiaire du don aupromoteur, qui sollicitera l'autorisation du directeurde la division, de CFSetde LEG, selon les cas.
Promoteur, enconsultation avecCFS et LEG, encas demodification dela description duprojetFormulaire 19: Demande demodification: a)mémorandum deréaffectation du budget;b)mémorandum deprolongementsans coût supplémentaireFormulaire 20: Lettre d'approbationde la modification: a)pourlaréaffectation du budget;b)pourunprolongement sans coûtsupplémentaire8.Mise en uvre8.1Soumission, par le bénéficiaire du don, d'unrapportde situation semestriel sur la base duplan de travailet du cadre logique.Lepromoteur du don est chargé de transmettre lerapport à l'équipe de conception du projet et auresponsable de la gestion des savoirs, et derépondre au bénéficiaire du don au sujet de toutequestion soulevée ou action requise. Le promoteurdu don établit le rapport sur le statut dudon.
PromoteurFormulaire 21: Rapportde situationconcernantleprojet, y compris sur leplan financier,mettant l'accent sur lesenseignements tirés, les résultats etd'éventuelles difficultés importantes demise en uvre.Modèle7:Exemple de rapportsemestrielde situationconcernantleprojetFormulaire 22: Rapport surl"étatd"avancement desdons
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118.2En cas de problèmes particulièrementpréoccupants, ouprésentant unintérêtspécial, par exemplesur le plan desinnovations ou desmeilleurespratiques, unemission de supervision sera organisée.Unrapport de supervision sera rédigéen tempsopportun.Promoteur, enaccord avec ledirecteur dedivision.Directive13: Note d'orientation sur lasupervision des donsFormulaire 23: Aide-mémoire sur lasupervision des donsModèle8:Exemple de rapport desupervision8.3Rapport sur la performance et les résultatsdes projets financés par un don.Chaquedépartementrendra compte,une fois par an, del'ensemble des dons par le biais de l'examen de sonportefeuilleet/ou à l'aide des données etinformations disponibles sur GRIPS/QUASAR.PromoteurModèle9: Section consacrée aux donsdans l'examen annuel du portefeuille(directives relatives à l'examen duportefeuille)8.4Rapport sur la mise en uvre de laPolitiqueen matière de dons et sur la performance duprogramme de dons du FIDA.Sur la base desdonnées issues de l'examen du portefeuille et duprocessus d'examen de l'assurance qualité, uneannexesur la performance des dons est rédigéechaque année pour le RIDE.Consolidation parleGroupeassurance qualitéavec l'aide detous lesdépartementsconcernés.Formulaire 24: Mise en uvre de laPolitique en matière de dons: étatd'avancement et performance(annexe au RIDE)9.Achèvement, suspension et clôture9.1Dans un délai de six mois après l"achèvementdu projet, le bénéficiaire du don soumet unrapport finalsur la mise en uvre globale duprojet, ses résultats et son impact, comprenant unétat desdépenses final.PromoteurFormulaire 25: Rapport d"achèvementde projetModèle10:Exemple de rapportd'achèvement de projet9.2Le don est clos à compter de la soumission etde la validation du rapport finalpar lepromoteur du don et CFSPromoteur etCFS
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129.3Lepromoteurdu donouCFS peut prendrel"initiative de suspendrele projetoud"ymettre finLEG rédige unprojet de lettre,à valider par lepromoteur etCFS.Formulaire 26: Note à LEG sur laproposition de suspension ou decessationFormulaire 27: Lettre de suspensionou decessationDirective14: Procédures internes declôture d'un don expiré, accordé à unbénéficiaire non gouvernemental(circulaire d"information de CFS)10.Phases suivantes10.1Tout projet faisant l'objet d'une demande definancement pour une nouvelle phasedoit êtresoumis à un examen10.2Pour tout projet faisant l'objet d'une demandede financement en faveur d'un bénéficiaireayant reçu plus de cinq dons au cours destrois années précédentes, les activitésfinancées par ces dons doivent être soumisesà un examen
PromoteurPromoteurFormulaire 28:Mandat desévaluateursFormulaire 29: Rapport d'évaluationd"undonModèle11:Exemple de rapportd'évaluation d'un don
Annexe I
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13Vue d'ensemble des procédures par type de donDon de montant élevé (de 500000USD à 3,5millions d"USD)Type de donNatureConcurrenceEMCOSCQEAQTyped'accordApprobationMondial/régionalOrdinaireet/ousecteur privéOuiNonOui-NCPOuiOuiDon demontantélevéCAPartenairestratégiqueNonOui1)Oui-NCPOuiOuiDon demontantélevéCASource uniqueNon2)NonOui-NCPOuiOuiDon demontantélevéCASpécifique à unpaysAutonomeet/ousecteur privéOuiNonOui-listeOuiOuiDon demontantélevéCAIntégré à un prêtNonNonOui-listeQE du prêtAQdu prêtPrêtCAContributionPartenairestratégiqueNonOuiOui-NCPNonNonContributionCAPriorité du FIDANonOuiOui-NCPNonNonContributionCADon de faible montant (moins de 500000USD)Type de donNatureConcurrenceEMCOSCQEAQTyped'accordApprobationMondial/régionalOrdinaireOuiNonOuiOui3)Oui4)Don defaiblemontantPrésidentSecteur privéOuiNonOuiOuiOuiDon defaiblemontantCAPartenairestratégiqueNonOui1)Oui-NCPOuiOui4)Don defaiblemontantPrésidentSource uniqueNon2)NonOui-NCPOuiOuiDon defaiblemontantPrésident
Annexe I
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14Moins de100000USDNonNonOuiOui3)Oui4)Don defaiblemontantPrésidentSpécifique à unpaysAutonomeOuiNonOui-listeOui3)Oui4)Don defaiblemontantPrésidentAutonomeetsecteur privéOuiNonOui-listeOuiOuiDon defaiblemontantCAIntégré à un prêtNonNonOui-listeQE PrêtAQPrêtPrêtCAContributionPartenairestratégiqueNonOuiOuiNonNonContributionPrésidentPriorité du FIDANonOuiOuiNonNonContributionPrésidentMicro-donMaximum75000USD pardépartement/annéeNonOui5)Oui-listeNonNonContributionChef dedépartementNotes:1)EMC approuve la liste du PMT, avec confirmation annuelle.2)OSC décide quant à l'absence de concurrence.3)Examen QE électronique via courriel ou QUASAR.4)ExamenAQ-Examen QE électronique via courriel ou QUASAR; deuxième réunion annulée en l'absence de questions en suspens.5)Lors de l'approbation de la note d'orientation stratégique, EMC décide ou non d'allouer des micro-dons au cours d'une année donnée et confirme l'allocationpar département.
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15Responsabilités aux différentes étapes du processus degestion des donsPour que la mise en uvre de la Politique en matière de dons soitefficace et efficiente,les responsabilités doivent être clairement attribuées aux différents acteurs participant aucycle de gestion des projets financés par des dons. Les responsabilités se présententcomme suit.1.Pour ce qui est de la pertinence, de l"efficacité, de l'efficience et des résultats desopérations financées par un don, la responsabilitépremièrerevient aux deuxacteurs principaux: le promoteur du don et le bénéficiaire.2.Le promoteur du don est responsable de l'élaboration de laNCP, qui esttransmisepar le directeur de division au chef de département. Le promoteur est chargéd'organiser le processus de sélection des bénéficiaires des dons, en consultationavec CFS et LEG. Il gère l'ensemble de la conception du projet, organise l'examende QE avec le directeur de division, apporte les révisions découlant des examens deAQet QE, et vérifie que tous les documents sont soumis correctement et dans lesdélaisimpartis. Le promoteur assure une gestion efficace du don et, encollaboration avec le directeur de division, fait en sorte que le budget et le tempsprévus correspondent aux besoins en matière de suivi, de soumission de rapportset de gestion des savoirs. Les promoteurs de dons mondiaux et régionaux doiventen outre s'assurer que les membresdu personnel du FIDA qui sont concernés-chargésde programme de pays, responsables de la gestion des savoirs,économistes régionaux et responsables des dons, entre autres-sont tenusinformés des objectifs et des résultats des dons.3.La responsabilité du bénéficiaire du don consiste à gérer de manière efficace etefficiente les ressources allouées au titre du don, et à produire les résultatsindiqués dans l'accord de don approuvé. Le bénéficiairerendrégulièrementcomptedel'état d'avancement de la mise en uvre,prendtoutes lesmesuresnécessairespour faire face aux risques et problèmes qui peuvent apparaître, informe en tempsopportun le promoteur du don de tout fait nouveau, contribue activement auprogramme de gestion des savoirs en rapport avec l'opération, et soumet le rapportd"achèvement dans les délaisimpartis. Il est pleinement responsable de lasatisfaction de toutes les exigences du FIDA sur le plan fiduciaire, juridique et durespect des normes.4.Les responsabilités des autres acteurs importants en matière de proposition, devalidation et de gestion des opérations financées par un don sont résuméesci-après.Promotion des dons5.Le directeur de division est responsable de la coordination et de la sélection desNCPau sein de la division,et de leur alignement sur les priorités de la division etdudépartement ainsi que sur lesorientationsstratégiquesdu FIDA en matière dedons. C'est à luiqu'incombe la responsabilité de décider du niveau de QE requis etde vérifier que la conception dudon est techniquement solide et conforme auxexigences fiduciaires, juridiques et en matière de normes, qu'elle met enuvrelesmeilleurespratiques et les enseignements tirés, et qu'elleestpertinente etcorrespond au portefeuille d'investissements du FIDA, présent et futur. Le directeurde division veille à ce que des ressources suffisantes soient allouées à la gestion etau suivi du don. Il assigne la fonction de coordonnateur du don au sein de ladivision à un membre du personnel qui sera chargé de superviser le portefeuille dedons de la division et de s'assurer que les dons font l'objet d'une gestion, d'un suiviet de rapports efficaces.
Annexe IIEB 2015/114/INF.5
166.La responsabilité du chef de département consiste à fournir des informationspermettant de définirl'orientation stratégique annuelle. Il est chargé de soumettreàl"OSC une liste consolidée, classée par ordre de priorité, des notes conceptuellesrédigées par les divisions,assortie d'une note de couverture expliquant leurjustification et d'une demande de financement sous forme de don.Examens de la qualité et validation7.CFS a la responsabilité de vérifier que le devoir de diligence fiduciaire est honorélors de la sélection des bénéficiaires des dons dans le cadre du processus de QE; defournir aux promoteurs etaux bénéficiaires de dons des orientations et une aidepour tous les aspects fiduciaires de la gestion des dons; de superviser les dépenseset les audits relatifs aux dons; et de veiller àce que les projets achevéssoient closdans les meilleurs délais.8.LEGest chargé de vérifier l'admissibilité et le statut juridique des bénéficiaires desdons dans le cadre du processus de QE; d'apporter son appui à la préparation desrapports du Président et aux projets d'accord de don de montant élevé; et de veillerà la conformité de l'opération avec la proposition de don validée. LEG est égalementresponsable de la rédaction des lettres de modification de la description des projetsainsi que des lettres de suspension et de résiliation.9.LeComité d'examen de l'assurancequalité2vérifie que tous les projets financés parun don qui sonttransmisau Présidentpour approbation ou pour soumission auConseil d"administration sont conformes à la Politique du FIDA en matière de dons,y compris à toutes les exigences juridiqueset fiduciaires ainsi qu'à l'orientationstratégique annuelle de l'EMC; qu'ils sont techniquement solides; et qu'ilscontribuent à la réalisation des objectifs stratégiques du FIDA et des objectifs de lapolitique en matière de dons.10.Il revient auGroupe assurance qualitéde favoriser un examen efficace et efficient,parl"OSC, desNCPet de faciliter l'examenAQde la conception des projets financéspar un don.LeGroupe assurance qualitéest chargé de rendre compte chaqueannée, dans le RIDE, de la mise enuvre de la politique en matière de dons et desenseignements tirés des examens de la qualité, et de consolider, avec lesdépartements concernés, les informations relatives au programme de dons pour leRIDE, à partir de l'examen du portefeuille de dons des divisions et des donnéesissues des systèmes informatiques du FIDA.Approbation des dons11.Le Comité exécutif de gestion (EMC) est responsable de l'approbation du PMT(incluant une stratégie claire en matière de dons) et de l'orientation stratégiqueannuelle pour le portefeuille de dons, après consultation des départements.12.La responsabilité de l'OSC consiste à sélectionner lesNCPqui serontétoffées pouraboutir à une conception de projet détaillée, et à approuver les modalités desélection des bénéficiairesdes dons.13.Le Président approuve les dons de faible montant (par délégation du Conseild"administration) et valide les dons de montant élevé, ainsi que les dons au secteurprivé, en vue de leur soumission au Conseil d"administration.14.Le Conseil d"administration est responsable de la surveillance stratégique duprogramme de dons ainsi que de l'approbation des dons de montant élevé et detous les dons au secteur privé.
2Tel qu'établi par le mémorandum du Président en date du 12 juin 2014.
Annexe IIIEB 2015/114/INF.5
17Liste consolidée des directives, formulaires et modèlesDirectivesDirective1:Rédaction de la section "don" du Plan àmoyen terme (PMT)Directive2: Partenaires stratégiques pour les dons duFIDADirective3:Rédaction de la note de l"EMC surl"orientation stratégique annuelleDirective4:Dépenses et frais généraux admissiblesdans le cas d"un donDirective5:Mobilisation d'examinateurs (internes etexternes) pour étudier la note conceptuelle du donDirective6: Processus de sélection concurrentiel desbénéficiaires des donsDirective7: Contrôle préalable et modalités spécialespour les dons au secteur privéDirective8: Examen de l'amélioration de la qualitépour lesdonsDirective9: Documentation requise pour letraitementAQDirective10: Examen de l"assurance qualitépour lesdonsDirective11: Critères d'évaluation de la qualitéinitiale des donsDirective12: Processus d'approbation par le Conseild"administration des dons de montant élevé et desdons au secteur privéDirective13: Note d'orientation sur la supervision desdonsDirective14: Procédures internes de clôture d'un donexpiré, accordé à un bénéficiaire non gouvernemental(Circulaire d'information de CFS)
Étape I/1.1Étape I/1.1Étape I/1.3Étape I/2.1Étape I/3.3Étape II/4.1Étape II/4.1Étape II/4.3Étape II/4.4Étape II/5.1Étape II/5.2Étape III/6.2Étape III/8.2Étape III/9.3
Annexe IIIEB 2015/114/INF.5
18FormulairesFormulaire 1: Note conceptuelle deprojet (NCP)Formulaire 2:Mandat desexaminateurs externes desNCPFormulaire 3:Modalités de mise en uvre, àl'intention des partenaires stratégiques du FIDA, d"unfinancement sous forme de donFormulaire 4:Note de fond duGroupe assurancequalité sur l'examen de la NCP, sous forme dedocument thématique de l'OSCFormulaire 5:Procès-verbal de la réunion de l'OSCsur les donsFormulaire 6: Contrôle préalable des bénéficiaires desdons (liste de contrôle)Formulaire 7: Document de conception d'un prêt demontant élevé (y compris obligations de base àremplir pour le plan de gestion des savoirs)Formulaire 8: Document de conceptiond'un prêt defaible montantFormulaire 9: Note de l'examinateur QEFormulaire 10:Mandat desexaminateurs externes del'assurance qualitédes donsFormulaire 11: Évaluation de l'assurance qualité desdons-Note de l'examinateur externeFormulaire 12: Procès-verbal de la réunion du Comitéd'examen de l'assurance qualitéFormulaire 13:Note de couverture duGroupeassurance qualité pour soumission du dossier àl'approbation du Présidentavec la liste de toutes lesannexes requisesFormulaire 14: Approbation de la note d'informationsur les dons de faible montantFormulaire 15: Rapport du Président au Conseild'administration concernant une proposition de donFormulaire 16: Accord de don de montant élevéFormulaire 17: Accord de don de faible montantFormulaire 18: Plan de travail et budget annuelsFormulaire 19:Demande de modification: a)mémorandum deréaffectation du budget;b)mémorandum deprolongement sans coûtsupplémentaire
Étape I/2.1Étape I/3.2Étape I/3.2Étape I/3.2Étape I/3.5Étape II/4.1Étape II/4.2Étape II/4.2Étape II/4.3Étape II/5.1Étape II/5.1Étape II/5.3Étape II/6.1Étape III/6.1Étape III/6.2Étape III/7.1Étape III/7.1Étape III/7.1Étape III/7.3
Annexe IIIEB 2015/114/INF.5
19Formulaire 20:Lettre d'approbation de lamodification: a)pour la réaffectation du budget;b)pour un prolongement sans coût supplémentaireFormulaire 21:Rapport de situationconcernantleprojetFormulaire 22:Rapport sur l"état d"avancement desdonsFormulaire 23: Aide-mémoire sur la supervision desdonsFormulaire 24:Mise en uvre de la Politique enmatière de dons: état d'avancement et performance(annexe au RIDE)Formulaire 25: Rapport d"achèvement de projetFormulaire 26: Note à LEG sur la proposition desuspension ou decessationFormulaire 27: Lettre de suspension ou decessationFormulaire 28:Mandat desévaluateursFormulaire 29: Rapport d'évaluationd"undons
Étape III/7.3Étape III/8.1Étape III/8.1Étape III/8.2Étape III/8.4Étape III/9.1Étape III/9.3Étape III/9.3Étape III/10.1Étape III/10.2ModèlesModèle1:Projet de note sur l"orientation stratégiqueannuelle relative aux dons du FIDAModèle2:Mémorandum du Président sur l"orientationstratégique annuelleModèle3:Soumission de notes conceptuelles pour lesdons (note de couverture)Modèle4:Liste des pays et allocation proposée pourles dons spécifiques à un pays inclus dans des projetsd'investissement prévusModèle5:Note d'orientation-Sélection des notesconceptuelles sur les dons mondiaux et régionauxModèle6:Note de synthèse duGroupe assurancequalité sur l'examen de la qualitéModèle7:Exemple de rapport semestriel de situationconcernantle projetModèle8:Exemple de rapport de supervisionModèle9: Section consacrée aux dons dans l'examenannuel du portefeuille (directives relatives à l'examendu portefeuille)
Étape I/1.3Étape I/1.5Étape I/3.1Étape I/3.2Étape I/3.3Étape I/5.1Étape III/8.1Étape III/8.2Étape III/8.3
Annexe IIIEB 2015/114/INF.5
20Modèle10:Exemple de rapport d'achèvement deprojetModèle11:Exemple de rapport d'évaluation d'un donÉtape III/9.1Étape III/10.2
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