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Manuel de procédures internes Modèle pour le professionnel
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
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MANUEL DE PROCEDURE
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Manuel de Procédures Comptables - mcama
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MANUAL OF PROCEDURE
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Le manuel de procédures est un document susceptible d’être modifié au fur et à mesure de l’évolution de l’institution, de ses activités et des bonnes pratiques internationales En cas de révision, la nouvelle version du manuel doit faire foi par tous les utilisateurs
Méthodologie d’élaboration du manuel des procédures
un manuel des procédures qui a pour objet de décrire son fonctionnement interne, et surtout, afin de pouvoir vérifier le respect des objectifs généraux du contrôle interne (l’exhaustivité, la réalité et l’exactitude), car le respect de ces derniers permet à l’entreprise d’atteindre la
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ALIDé - MANUEL DE PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE - 2009 Page 4 Introduction ALIDé, dans l’exercice de ses activités fait face à une diversité de risques Pour réduire au maximum ces risques, elle s’est dotée d’un service d’audit interne dont la mission est de gérer ces risques en les identifiant et en les réduisant
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REPUBLIQUE DU CAMEROUN
MINISTERE DES AFFAIRES ECONOMIQUES, DE LA PROGRAMMATION ET DEL'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE
DIVISION DE LA PLANIFICATION ET DU DEVELOPPEMENT
CELLULE DU DEVELOPPEMENT RURAL
PROGRAMME NATIONAL DE DEVELOPPEMENT PARTICIPATIF
PROCEDURES DU SYSTEME DE GESTION DE L'INFORMATION
COMPTABLE, FINANCIERE ET TECHNIQUE
(SGI -PNDP)MANUEL Novembre 2003
Procédures du système de gestion de l'information comptable, financière et technique1Sommaire
Abréviations et acronymes.....................................................................................................................................4
Présentation du programme...................................................................................................................................7
Objectif du programme.........................................................................................................................................7
Les bénéficiaires du programme...........................................................................................................................7
Un programme d'exécution en plusieurs phases..................................................................................................7
Les composantes du programme..........................................................................................................................8
Résultats attendus.................................................................................................................................................9
Financement du programme...............................................................................................................................10
L'administration du programme.........................................................................................................................10
Introduction et but du manuel.............................................................................................................................12
A. Aperçu général du système : intervenants, rôles, attentes, obligations et ramifications...........................13
B. Objectifs et définitions.....................................................................................................................................14
B1. Le suivi comptable et financier....................................................................................................................14
B2. Le suivi évaluation technique......................................................................................................................14
B3. Le suivi de la pauvreté.................................................................................................................................14
C. Données et codification....................................................................................................................................16
C1. Importance de la Codification......................................................................................................................16
C2. La codification des données comptables, budgétaires, financières et des marchés.....................................16
C3. La codification des données techniques (réalisation physique)...................................................................18
C3. La codification des données géostatistiques................................................................................................21
C4. Définition des indicateurs de suivi évaluation.............................................................................................21
D. Les Procédures de programmation des activités du PNDP..........................................................................23
D1. Programmation et budgétisation des micro projets (PBAAb).....................................................................23
D2. Programmation et budgétisation des activités hors micro projets (PBAAt)................................................24
E. Directives en matière de rédaction des contrats d'exécution des actions PNDP........................................27
E1. Les gardes-fous contractuels........................................................................................................................27
E2. Partage des responsabilités en matière de rédaction des contrats................................................................27
F. Les procédures intégrées de suivi financier et technique..............................................................................29
A. Les procédures de suivi financier et technique au niveau des CC.................................................................29
B. Les procédures de suivi financier et technique au niveau de l'Exécutif communal (EC).............................30
C. Les procédures de suivi financier et technique au niveau de la CPP.............................................................31
D. Les procédures de suivi financier et technique au niveau de la CNC............................................................33
G. Les procédures de suivi évaluation des impacts............................................................................................36
G1. Les indicateurs d'impact du programme.....................................................................................................36
G2. Le suivi évaluation des indicateurs d'impact du programme......................................................................36
G3. L'implication des communautés dans l'évaluation participative des impacts et la définition des projets de
H. Procédures d'élaboration et de diffusion des rapports de restitution.........................................................37
H1. Les rapports mensuels..................................................................................................................................37
H2. Les rapports trimestriels...............................................................................................................................37
H3. Les rapports semestriels...............................................................................................................................38
H4. Tableau des échéances de diffusions des rapports et comptes-rendus.........................................................39
I. Termes de références des acteurs du suivi évaluation....................................................................................40
I1. Les acteurs :...................................................................................................................................................40
Procédures du système de gestion de l'information comptable, financière et technique2J. Dispositif informatisé du système de gestion de l'information comptable, financière et technique (SGI -
J1. Spécifications du volet suivi comptable et financier.....................................................................................42
J2. Spécifications du volet suivi-évaluation technique.......................................................................................43
J3 Spécifications du volet suivi de la pauvreté...................................................................................................44
J4. Schéma général du système d'information et de gestion..............................................................................45
K. Annexes.............................................................................................................................................................46
Procédures du système de gestion de l'information comptable, financière et technique3Abréviations et acronymes
A.I.DAppui aux Initiatives de Développement
ADPIC Accord sur les aspects des droits de propriété intellectuelle qui touchent au commerce.AFD Agence Française de Développement
AFDCRAppui Financier au Développement des Communautés Rurales AGROCOMAgriculture Agro-Industrie et Communication APICAAssociation pour la Promotion des Initiatives CommunautairesAPLAdaptable Program Lending Credit
APNVApproche Participative au Niveau Village
AsAAccord sur l'agriculture
ASPPAAppui aux Stratégies Paysannes et à la Professionnalisation de l'AgricultureASSOBACAMAssociation Bananière du Cameroun
AVZAgent de Vulgarisation de Zone
BADBanque Africaine de Développement
BMBanque mondiale
CAACaisse Autonome d'Amortissement
CACCentimes Additionnels Communaux
CAMCCULCameroon Cooperative Credit Union League.
CAMSUCOCameroon Sugar Company
CANADELCentre d'Accompagnement de Nouvelles Alternatives de Développement LocalCAPACellule d'Appui à la Politique Agricole
CARBAPCentre Africain de Recherches sur Bananiers et Plantains (ex CRBP)CAVComité d'Actions Villageois
CCComité de Concertation de Base
CCSEComité Communal de Suivi Evaluation
CCSPPTEComité Consultatif et de Suivi de la gestion des ressources PPTECDCCameroon Development Corporation
CDCComité de Développement Communal
CEACCentre d'Education et d'Actions Communautaires CEMACCommunauté Economique et Monétaire de l'Afrique Centrale CENEEMACentre d'Etude et d'Expérimentation du Machinisme AgricoleCERCentre d'Education Rurale
CFRCentre de Formation Rurale
CIATCentre International de l'Agriculture TropicaleCICCComité Interprofessionnel café cacao
CIPCRECercle International pour la Promotion et la Création CIRAD-SARCentre de Coopération Internationale en Recherche Agronomique pour le Développement - Département des Systèmes Agro-alimentaire et RurauxCNLSComité National de Lutte contre le Sida
CNOPComité National d'Orientation et de PilotageCNCCellule Nationale de Coordination
CNRCIPCameroon National Root Crops Improvement ProgramCOOPECCoopérative d'Epargne et de Crédit
CORCAMConfédération des Organisations Rurales au Cameroun CPACComité Paritaire d'Approbation et de supervision de niveau Communal CPAPComité Paritaire d'Approbation et de supervision de niveau ProvincialCPPCellule Provinciale du Programme
CPAPComité Paritaire d'Approbation et de supervision de niveau ProvincialCRA Collège Régional d'Agriculture
CRTVCameroon Radio and Television office
CVECACaisses Villageoises d'Epargne et de Crédit AutogéréesCVSEComité villageois de suivi évaluation
DAODossier d'Appel d'Offre
DEPADivision des Etudes et des Projets Agricoles
DFIDDepartment for International Development
DGRDCDirection de Génie Rural et de Développement CommunautaireDPADirection de la Production Agricole
DPGTProjet de Développement Paysannal et de Gestion des Terroirs Procédures du système de gestion de l'information comptable, financière et technique4 DSCNDirection de la Statistique et de la Comptabilité Nationale. DSDSRDocument de Stratégie de Développement du Secteur Rural DSRP Document de Stratégie de Réduction de la Pauvreté ECAMEnquête Camerounaise Auprès des MénagesEMExécutif Communal
EMFEtablissement de Micro Finance
ENIR Ecole Nationale des Instituteurs Ruraux
ENSAEcole Nationale Supérieure Agronomique
ENSIAACEcole Nationale Supérieure des Industries Agroalimentaires du CamerounFAOFood & Agriculture Organization
FASAFaculté Agronomique et des Sciences Agricoles FDCPPROMEXFood Crop Producers Processors and Marketing Experts FEICOMFonds spécial d'Equipement et d'Intervention intercommunale FIDAFonds International pour le Développement Agricole FIMACFonds d'Investissement de Micro-Réalisations Agricoles et Communautaire FONDAORFonds national d'Appui aux Organisations Rurales FRPCFacilité pour la Réduction de la Pauvreté et la CroissanceGICGroupe d'Initiative Commune
GICAGroupe d'Initiative Commune Agricole
GTZCoopération Technique Allemande
HEVECAMHévéa du Cameroun
HIMOHaute Intensité en Main d'OEuvre
IBWInstitutions de Bretton Woods
IDAInternational Development Association
IDHIndice de Développement Humain
IITAInternational Institute for Tropical AgricultureIMFInstitution de Micro-Finance
INADESInstitut Africain pour le Développement Economique et SocialIPHIndice de Pauvreté Humaine
IRADInstitut de Recherche Agronomique et du DéveloppementLANLocal Area Network
MC²Mutuelle Communautaire de Croissance
MEGMédicaments Essentiels Génériques
MIDENOMission de Développement du Nord-Ouest
MINAGRIMinistère de l'Agriculture
MINASMinistère des Affaires Sociales
MINATMinistère de l'Administration TerritorialeMINCOFMinistère de la Condition Féminine
MINDICMinistère du Développement Industriel et Commercial MINEFMinistère de l'Environnement et des ForêtsMINEFIMinistère de l'Economie et des Finances
MINEPIAMinistère de l'Elevage des Pêches et des Industries AnimalesMINMEEMinistère des Mines, Eau et Energie
MINEPATMinistère des Affaires Economiques, de la Programmation et de l'Aménagement duTerritoire
MINSANTEMinistère de la Santé Publique
MINRESTMinistère de la Recherche Scientifique et TechniqueMINTOURMinistère du Tourisme
MINTPMinistère des Travaux Publics
MINTRANSPORTMinistère des Transports
NPANouvelle Politique Agricole
ONADEFOffice National de Développement des ForêtsONCCOffice National de Café Cacao
ONGOrganisation non Gouvernementale
ONVCOrdre National des Vétérinaires CamerounaisOALOrganisme d'Appui Local
OPAOrganisation Professionnelle Agricole
OPCCOrganisation des Producteurs de Coton du Cameroun OTCObstacles Techniques au Commerce (Accord sur les)PAAProgramme Annuel d'Activités
Procédures du système de gestion de l'information comptable, financière et technique5 PAAOBProjet d'Appui à l'Auto promotion des Initiatives de base et des Groupements deSoutien'
PAARProjet d'Appui à l'Auto promotion Rurale
PADCProjet d'Appui au Développement Communautaire PAIDERProgramme d'Appui à la Décentralisation de l'Entretien RoutierPAPLOProgramme d'Appui aux populations de Lagdo
PAPTProjet de Développement de la Plaine Tikar
PARFRProgramme d'Amélioration du Revenu Familial RuralPDLPlan de Développement Local
PCRDProjet Crédit Rural Décentralisé
PDBBProgramme de Développement du Bassin de la BénouéPDCPlan de Développement Communal
PDRMProjet de Développement de la Région des Monts MandaraPDRP - L & C -Projet de Développement Rural Participatif dans le Département du Logone et Chari
PFNLProduits forestiers non ligneux
PGPAProjet de Promotion des Producteurs Agricoles dans la Province du CentrePIBProduit Intérieur Brut
PMLSProgramme Multi-sectoriel de Lutte contre le Sida PNDPProgramme National de Développement Participatif PNUDProgramme des Nations Unies pour le Développement PNVRAProgramme National de Vulgarisation et de Recherche AgricolePPDRProjet Pôle de Développement Rural
PPEPrêt Programme Evolutif
PPTEPays Pauvres Très Endettés
PRASACPôle de Recherche Appliquée au Développement des Savanes d'Afrique Centrale PSSAProjet Spécial de Sécurité AlimentairePSTPlan Sectoriel des Transports
RDCRépublique Démocratique du Congo
RNCRadio Nationale Camerounaise
SAILDService d'Appui aux Initiatives Locales de DéveloppementSBMSociété Bananeraie de la Mbomé
SDRADDTSchéma Directeur Régional d'Aménagement et de Développement Durable du Territoire SEMRYSociété d'Expansion de Modernisation de la Riziculture de YagouaSFDSystèmes Financiers Décentralisés
SIFACSyndicat Interprofessionnel de la AFDCRière Avicole Camerounaise.SNRASystème National de la Recherche Agricole
SNVService Néerlandais de Volontariat.
SOCAPALMSociété Camerounaise des Palmeraies
SODECOTONSociété de Développement du Coton.SOWEDASouth West Development Authorithy
SPNPSociété des Plantations Nouvelles de Penja SPS Accord sur l'application des mesures sanitaires et phytosanitaires.UEUnion Européenne
UFAUnités Forestières d'Aménagement
UNVDAUpper Noun Valley Development Authority
UPUnité de production
UPNDPUnion phytosanitaire d'Afrique Centrale
Procédures du système de gestion de l'information comptable, financière et technique6Présentation du programme
Contexte
Le Gouvernement a pris des engagements pour que les investissements publics répondent aux besoinsréels des populations à la base à travers leur participation à tout le processus notamment
d'identification, d'exécution, de suivi et d'évaluation des micro-projets. Le Gouvernement a ainsi opté
pour une responsabilisation des collectivités territoriales décentralisées dans le cadre du processus
progressif de décentralisation, consacré par la Constitution de 1996. Pour une participation effective
des populations dans l'élaboration des Budgets d'Investissements Publics (BIP), des directives ont été
données pour la revitalisation des comités de développement dont les textes sont en cours
d'élaboration. Le Programme National de Développement Participatif (PNDP), qui entend donner aux populationsles moyens d'une participation effective au processus de développement, se définit donc comme étant
un des cadres opérationnels de la stratégie du développement rural. Ce programme sera chargé
d'impulser et de soutenir des actions fortes, concertées, diversifiées et inscrites dans la durée.
Objectif du programme
Le Programme vise à promouvoir un développement durable, axé sur l'organisation des bénéficiaires,
le renforcement de leurs capacités, leur implication dans l'identification de leurs besoins prioritaires, la
recherche des solutions, la planification et la mise en oeuvre des actions concrètes pour le
développement social et économique de leurs localités. Il s'agira de mettre en oeuvre des mécanismes
visant à responsabiliser les communautés rurales et les collectivités territoriales décentralisées de
l'État afin de les rendre acteurs de leur propre développement, ceci dans le cadre du processus
progressif de décentralisation.Les bénéficiaires du programme
Les communes rurales et leurs communautés de base constituent le principal groupe cible du
Programme. Elles profiteront directement des investissements réalisés à travers l'appui financier au
développement des communautés rurales d'une part, des activités d'appui aux communes dans le
cadre du processus progressif de décentralisation d'autre part, enfin des activités de renforcement des
capacités comprenant outre les activités de formation, celles d'appui conseil, d'animation et de
communication.Les autres parties prenantes notamment les administrations publiques, les organisations de la société
civile, bénéficieront d'un renforcement des capacités leur permettant d'assurer un montage cohérent,
une mise en oeuvre et un suivi efficace du programme.Un programme d'exécution en plusieurs phases
iLe Programme, prévu sur 10/15 ans, se découpera en plusieurs phases. -S'agissant de la Coopération Française il s'agira de phases successives de trois ans dans le cadre du Contrat Désendettement Développement (C2D), -S'agissant de la Banque Mondiale, le Programme sera découpé en 3 phases de 5 années.iPour cette dernière et de manière à couvrir progressivement l'ensemble du territoire national,
les diverses phases se présentent comme suit : Procédures du système de gestion de l'information comptable, financière et technique7Passage de la Phase 1 à la Phase 2 :
H50% des communautés cibles1 ont entériné un plan de développement local et ont élu un
comité de concertation ;H50% de celles qui ont entériné un plan de développement local ont réalisé un micro-projet ;
H50% des communes cibles ont enregistré un plan de développement communal auprès duProgramme ;
H25% des communes cibles ont réalisé un micro-projet prévu dans leur plan de développement
communal ;H50% des communes cibles ont bénéficié d'un programme de formation des personnels
communaux ; HValidation par le Gouvernement des textes et décrets d'application du processus de décentralisation.Passage de la Phase 2 à la Phase 3
H100 % des communes sont touchées ;
HLes fonds publics sont transférés aux communes de façon transparente ;H50% des communautés cibles ont entériné un plan de développement local et élu un comité de
concertation ; H50 % de ces communautés ont réalisé un micro-projet ;H25 % des communes cibles ont réalisé un micro-projet dans leur plan de développement
communal ; HAdoption des textes et décrets d'application du processus de décentralisation.