Préparer entretien embauche

Activité 1 Mise en route : au secrétariat Descriptif de l’activité pour l’enseignant : cette activité de mise en route vise à contextualiser la séance et à faire le point sur le lexique relatif à la communication téléphonique Consigne : C’est où ? Qui est-elle ? Que fait-elle ? A votre avis, que dit-elle ?

CONSEILS POUR LA COMMUNICATION TELEPHONIQUE

Merci beaucoup Je vous en prie Au revoir Meri d’avoir appelé Au revoir Au revoir madame/monsieur Acheminer un appel Je vous le passe Je vous mets en ommuniation ave Justifier l’asen e de la personne appelée Il est absent Il n’est pas au ureau en e moment Il est à l’extérieur

CHAPITRE Communiquer pourquoi et avec qui

médecin, même s’il est indirect C’est, en quelque sorte, le début de la consultation Il est donc important que la communication passe au mieux La personne étant déjà en conﬁance, elle viendra avec moins d’appréhension que si elle s’imagine arriver dans un lieu où elle sera mal reçue

COMPORTEMENT DE LA SECRETAIRE : P A Sa personnalité Sa

A ce stade plus ou moins rapide, et au fur et à mesure que son domaine s’élargit, la jeune secrétaire prend davantage d’autorité ; elle se met progressivement au courant de toutes les tâches qui incombent à son chef et elle y participe de plus en plus personnellement C’est alors qu’elle devient une véritable secrétaire

Optimiser les fonctions du secrétariat? L’exemple de VISIS

La’ccès au dossier est ainsi immédiat, permettant de renseigner ou de donner directement un RDV à partir de la fiche en consul - tant les informations de la dernière consultation Une secrétaire (cela pourrait être un mais l’ensemble de notre personnel de secrétariat est féminin) bien formée peut, en une demi-journée, répondre à

1 Téléphone-répondeur : émettre et recevoir des appels (p 5)

Que faites-vous ? Il faut décrocher au plus tard après la 3e sonnerie Comment vous présentez-vous ? Il faut toujours décliner la raison sociale de l’entreprise et son nom La personne demandée est absente Que dites-vous ? Il faut proposer de prendre un message et offrir ses services Votre correspondant est en colère Comment

1 QUELQUES EXEMPLES DE MAILS EN CONTEXTE FORMEL

plus tard, ce mail sera rédigé en forme impersonnelle (il ne s’adresse pas au destinataire en tant que personne, mais à sa fonction) comme les écrits professionnels traditionnels (sauf la lettre), quel que soit le degré d’intimité entre les correspondants Le mail (courriel) adressé à l’extérieur de l’entreprise